Verbale dell'assemblea annuale: guida e modello

I verbali dell'assemblea annuale (AGM) costituiscono la documentazione ufficiale della riunione e rappresentano un elemento fondamentale per la governance della tua organizzazione.

In questa guida, scoprirai cosa includere nel tuo modello di verbale per l'AGM, corredato da un esempio pratico.

L'importanza dei verbali dell'AGM

I verbali dell'assemblea annuale riassumono i punti salienti dei lavori svolti durante la riunione.. Solitamente registrano i partecipanti, se è stato raggiunto il numero legale, quali relazioni sono state presentate, quali delibere sono state proposte, l'esito delle votazioni e le azioni da intraprendere in seguito.

A seconda del paese, della struttura giuridica e dello statuto, la redazione dei verbali dell'AGM potrebbe essere obbligatoria.

Ad esempio, le linee guida della Companies House nel Regno Unito stabiliscono che le società devono conservare i verbali delle assemblee generali e le registrazioni delle delibere dei soci per 10 anni. Tali documenti devono inoltre essere messi a disposizione dei soci per la consultazione su richiesta.

Le tue regole interne potrebbero essere diverse. Società, enti di beneficenza, club, associazioni, cooperative o organizzazioni no-profit possono avere obblighi differenti.

Prima di finalizzare il verbale dell'AGM, verifica il tuo statuto, il regolamento interno, l'atto costitutivo, le norme specifiche per gli enti di beneficenza, la legge sulle società o le normative locali.

Con verbali dell'AGM chiari, puoi:

• Dimostrare che l'AGM si è tenuta
• Confermare chi ha partecipato alla riunione
• Indicare se è stato raggiunto il numero legale
• Registrare le relazioni del presidente, del tesoriere, degli amministratori o dei comitati
• Documentare le delibere e i risultati delle votazioni
• Tracciare nomine, elezioni o dimissioni
• Registra le domande dei membri e le risposte ufficiali
• Annota le azioni da intraprendere e le relative responsabilità
• Conserva le prove per audit, revisioni di governance o verifiche legali

Modello per il verbale dell'assemblea annuale

Redigere il verbale dell'assemblea annuale è molto più semplice se si parte da una struttura chiara.

Usa il modello qui sotto come punto di partenza.

Nome dell'organizzazione: [Inserisci il nome dell'organizzazione]
Tipo di riunione: Assemblea annuale
Data: [Inserisci la data]
Ora: [Inserisci l'orario di inizio]
Luogo: [Inserisci la sede fisica o il link alla riunione video]
Presidente: [Inserisci il nome]
Segretario verbalizzante: [Inserisci il nome]

1. Presenze

Presenti:
[Elencare i membri, gli azionisti, gli amministratori, i fiduciari, i membri del comitato o i partecipanti presenti]

Assenti giustificati:
[Elencare le persone che hanno comunicato la propria assenza]

Ospiti o osservatori:
[Elencare ospiti, consulenti, revisori, rappresentanti legali o osservatori]

Deleghe ricevute:
[Elencare le deleghe di voto ricevute, se applicabile]

Quorum:
Il Presidente ha confermato che il quorum era [presente / non presente] in conformità con i documenti statutari dell'organizzazione.

2. Apertura della riunione

Il Presidente ha aperto l'Assemblea Generale Annuale alle ore [inserire orario].

Il Presidente ha dato il benvenuto ai partecipanti e ha confermato che l'avviso di convocazione è stato trasmesso in conformità con il regolamento dell'organizzazione.

Il Presidente ha confermato che la riunione è stata validamente convocata e può procedere.

3. Approvazione del verbale dell'Assemblea precedente

Il verbale della precedente Assemblea Generale Annuale, tenutasi in data [inserire data], è stato presentato per l'approvazione.

Mozione: Che il verbale della precedente Assemblea Generale Annuale venga approvato come resoconto veritiero e accurato.
Proposto da: [Inserire nome]
Secondato da: [Inserire nome]
Esito: [Approvato / Approvato con modifiche / Non approvato]

Modifiche richieste:
[Inserire le modifiche o scrivere “Nessuna”]

4. Relazione del Presidente

Il Presidente ha presentato la relazione annuale.

Punti chiave rilevati:

• [Inserire il principale risultato raggiunto]
• [Inserire la principale sfida affrontata]
• [Inserire l'aggiornamento strategico]
• [Inserire comunicazioni importanti ai membri o agli azionisti]

Domande poste:
[Riassumere le domande principali e le relative risposte]

La relazione è stata [ricevuta / approvata / presa in esame].

5. Relazione finanziaria

Il Tesoriere, il Direttore Finanziario o il rappresentante designato ha presentato la relazione finanziaria per l'esercizio chiuso al [inserire data di chiusura dell'esercizio finanziario].

Punti chiave rilevati:

• [Inserire aggiornamento su entrate o finanziamenti]
• [Inserire aggiornamento su spese o budget]
• [Inserire avanzo, disavanzo, utile o perdita]
• [Inserire aggiornamento su revisione contabile o contabilità]
• [Inserire rischi o priorità finanziarie]

Mozione: Che i rendiconti finanziari siano ricevuti e approvati.
Proposta da: [Inserire nome]
Secondata da: [Inserire nome]
Risultato: [Approvato / Non approvato / Rinviato]

Domande sollevate:
[Riassumere le principali domande e risposte di natura finanziaria]

6. Elezioni e nomine

L'assemblea ha esaminato le elezioni e le nomine per le seguenti posizioni:

Posizione: [Inserire ruolo]
Candidato: [Inserire nome]
Esito: [Eletto / Rieletto / Non eletto / Rimandato]

Posizione: [Inserire ruolo]
Candidato: [Inserire nome]
Esito: [Eletto / Rieletto / Non eletto / Rimandato]

La riunione ha inoltre confermato la nomina di [revisore / contabile / funzionario / membro del comitato] per [inserire periodo], se applicabile.

7. Delibere e votazioni

Le seguenti delibere sono state presentate durante la riunione.

Delibera 1: [Inserire titolo della delibera]

Testo della delibera:
“[Inserire testo esatto della delibera]”

Proposta da: [Inserire nome]
Secondata da: [Inserire nome]
Metodo di votazione: [Alzata di mano / scrutinio segreto / sondaggio / delega / voto elettronico]
Voti favorevoli: [Inserire numero]
Voti contrari: [Inserire numero]
Astenuti: [Inserire numero]
Risultato: [Approvato / Respinto]

Delibera 2: [Inserire titolo della delibera]

Testo della delibera:
“[Inserire testo esatto della delibera]”

Proposta da: [Inserire nome]
Secondata da: [Inserire nome]
Metodo di votazione: [Inserire metodo]
Voti favorevoli: [Inserire numero]
Voti contrari: [Inserire numero]
Astenuti: [Inserire numero]
Esito: [Approvato / Respinto]

8. Domande e discussione dei membri

Sono state sollevate le seguenti domande o osservazioni da parte di membri, azionisti o partecipanti:

• Domanda / osservazione: [Inserire sintesi]
  Risposta: [Inserire risposta]
• Domanda / osservazione: [Inserire sintesi]
  Risposta: [Inserire risposta]

Mantenere questa sezione neutrale. Registrare il punto principale e la risposta, non ogni parola della discussione.

9. Azioni da intraprendere

AzioneResponsabileScadenzaPunto all'ordine del giorno correlato[Inserisci attività][Inserisci nome][Inserisci data][Inserisci punto][Inserisci attività][Inserisci nome][Inserisci data][Inserisci punto][Inserisci attività][Inserisci nome][Inserisci data][Inserisci punto]

10. Varie ed eventuali

Sono state sollevate le seguenti questioni aggiuntive:

• [Inserisci punto]
• [Inserisci punto]
• [Inserisci punto]

Non sono state sollevate ulteriori questioni.

11. Chiusura della riunione

Il Presidente ha ringraziato i partecipanti per il loro contributo.

La riunione è stata chiusa alle [inserire orario].

Data della prossima riunione: [Inserisci data, se nota]

12. Approvazione e firma

Il presente verbale è stato approvato come resoconto veritiero e accurato dell'Assemblea Generale Annuale.

Approvato da: [Inserisci nome]
Ruolo: [Presidente / Segretario / Membro del consiglio]
Data di approvazione: [Inserisci data]
Firma: ______________________

Prima di utilizzare questo modello, adattalo alla tua organizzazione. Alcune assemblee annuali richiedono dettagli sulle deleghe, formulazioni specifiche per le delibere, note di revisione, depositi normativi o verbali di voto più formali.

I verbali migliori di un'assemblea annuale sono chiari, neutrali e facili da verificare. Dovrebbero aiutare la tua organizzazione a dimostrare quanto accaduto, ricordare le decisioni prese e dare seguito alle azioni successive.

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