Sei spesso confuso quando approvi i verbali delle riunioni del consiglio?

Senza un processo strutturato, può volerci del tempo per garantire che tutti siano sulla stessa pagina.

Questo articolo ti guiderà attraverso le migliori pratiche per una procedura di approvazione ben condotta e un modo per semplificare questo processo.

Perché i membri del consiglio dovrebbero sempre approvare i verbali delle riunioni

Sì, approvando ogni volta che prendi un verbali delle riunioni del consiglio è fondamentale. Non è solo una piccola formalità:

• Da un punto di vista legale, l'approvazione dei verbali delle riunioni è spesso un requisito normativo. Molte giurisdizioni richiedono alle società di tenere registri accurati delle riunioni del consiglio di amministrazione. Possono essere prove cruciali nei procedimenti legali, in quanto dimostrano che il consiglio ha agito in modo responsabile e in conformità con leggi e regolamenti.
• L'approvazione dei verbali ritiene tutti responsabili. Fornisce una registrazione chiara di ciò che è accaduto durante le riunioni, comprese le decisioni prese e le azioni intraprese. Questo record consente di tenere traccia dei progressi e garantire il rispetto delle responsabilità. Quando i verbali vengono approvati, diventano il documento ufficiale, che chiarisce cosa è stato concordato e chi è responsabile di compiti specifici.

La giusta procedura di approvazione dei verbali

L'approvazione dei verbali delle riunioni del consiglio deve seguire una procedura chiara. Senza un processo strutturato, le cose possono diventare complicate. Errori e incomprensioni possono insinuarsi nei tuoi verbali e le riunioni del consiglio possono trasformarsi nel caos. Dovresti ispirarti in particolare alle Regole dell'Ordine di Robert.

Henry Martyn Robert, un ingegnere dell'esercito degli Stati Uniti, ha creato queste regole dopo aver lottato con riunioni disordinate che ha incontrato. Nel corso degli anni, le Regole di Robert sono diventate il gold standard per la procedura parlamentare. È stato poi ampiamente adottato da molte aziende, compresi i consigli di amministrazione.

Ecco come funziona il Regolamento dell'Ordine di Robert:

1. Lettura del processo verbale:
   • Inizia chiedendo al presidente di chiedere al segretario di leggere ad alta voce il verbale della riunione precedente. Se hai distribuito i verbali in anticipo, puoi saltare questo passaggio. Ciò consente di risparmiare tempo e garantisce che tutti abbiano esaminato i verbali in anticipo.
2. Correzioni al processo verbale:
   • La sedia apre quindi il pavimento per le correzioni. Questa è la tua occasione per segnalare eventuali inesattezze o omissioni. Concentratevi sugli errori di fatto, non ripetendo vecchi dibattiti. Il segretario prende nota di tutte le correzioni per garantire che il verbale rifletta accuratamente la riunione precedente.
3. Mozione di approvazione del processo verbale:
   • Una volta apportate le correzioni, il presidente chiede una mozione per approvare il processo verbale. Un membro presenta la mozione dicendo: «Propongo di approvare il processo verbale nella sua versione corretta». Un altro membro deve appoggiare questa mozione. Questo formalizza il processo di approvazione e garantisce che tutti siano d'accordo sulle correzioni.
4. Votazione sulla mozione:
   • Il presidente chiede la votazione sulla mozione. I deputati possono votare verbalmente o alzando la mano. Di solito è necessario un voto a maggioranza per approvare il processo verbale. Se la mozione viene approvata, il processo verbale viene approvato ufficialmente. Questo passaggio consolida il verbale della riunione precedente, rendendolo ufficiale.
5. Registrazione dell'approvazione:
   • Il segretario registra l'approvazione nel verbale della riunione in corso, annotando eventuali correzioni e l'esito del voto. Ciò garantisce che il processo sia trasparente e che vi sia una registrazione chiara per riferimenti futuri.
6. Distribuzione dei verbali approvati:
   • Dopo l'approvazione, distribuisci tempestivamente il verbale a tutti i membri del consiglio. Ciò mantiene tutti informati e garantisce l'accessibilità del registro ufficiale. L'utilizzo di un portale del consiglio di amministrazione o dell'e-mail può semplificare questo processo, rendendo facile per tutti l'accesso ai verbali approvati.

Procedure consigliate per l'approvazione dei verbali delle riunioni

Il Regolamento d'Ordine di Robert è un buon inizio, ma non è sufficiente per una perfetta approvazione dei verbali. Ci sono altre peculiarità del processo che dovreste conoscere. Le migliori pratiche come:

Invia minuti in anticipo

Distribuisci la bozza di verbale ben prima della prossima riunione. Questo dà a tutti abbastanza tempo per rivedere e suggerire correzioni. Quando i membri hanno il tempo di leggere i verbali in anticipo, possono presentarsi alla riunione preparati con le modifiche che intendono proporre.

Usa un modello standard

La gestione di un modello standard per i verbali può aiutare a semplificare il processo di revisione. Un modello garantisce coerenza e completezza. Dovrebbe includere dettagli essenziali come la data, l'ora, il luogo della riunione, un elenco dei partecipanti e un riepilogo delle discussioni e delle decisioni.

Accetta le correzioni in anticipo

Incoraggia i membri a presentare le correzioni prima della riunione. Questo può essere fatto tramite e-mail o un portale del consiglio di amministrazione. Risolvendo tempestivamente le correzioni, è possibile ridurre il tempo impiegato per discuterne durante la riunione.

Tieni delle copie a portata di mano

Nonostante i tuoi migliori sforzi, alcuni membri potrebbero dimenticare di rivedere i verbali in anticipo. Tieni a disposizione delle copie durante la riunione per coloro che hanno bisogno di consultarle. Ciò garantisce che tutti possano partecipare al processo di approvazione, anche se non hanno esaminato il verbale in precedenza.

Aggiungi approvazione all'agenda

Assicurarsi che l'approvazione del verbale della riunione precedente sia un punto specifico all'ordine del giorno. Questa pratica aiuta a garantire che l'approvazione non venga trascurata o ritardata da altre questioni urgenti.

Modello di approvazione del verbale

‍

Registrare verbali accurati e obiettivi e approvarli facilmente è fondamentale.

Ecco un modello dettagliato di verbale delle riunioni del consiglio che puoi condividere facilmente per una rapida approvazione:

Titolo della riunione: [Riunione del Consiglio di Amministrazione]

Data: [Mese, Giorno, Anno]

Ora: [Ora di inizio] - [Ora di fine]

Posizione: [Luogo della riunione]

Partecipanti:

• [Nome del presidente]
• [Nome del segretario]
• [Nome del direttore 1]
• [Nome del regista 2]
• [Nomi dei partecipanti aggiuntivi]

Assenti:

• [Nome del regista 3]
• [Nome del direttore 4]

1. Chiama per ordinare

• La riunione è stata convocata all' [Ora di inizio] da [Nome del presidente].

2. Approvazione dei verbali delle riunioni precedenti

• Il verbale della precedente riunione tenutasi il [Data] è stato esaminato.
• Sono state annotate le correzioni: [Elenca eventuali correzioni].
• La mozione di approvazione del processo verbale così corretto è stata presentata da [nome del direttore] e sostenuta da [nome del direttore].
• Il processo verbale è approvato all'unanimità/a maggioranza.

3. Rapporti

• Relazione finanziaria
  • Presentato da [Nome del tesoriere/responsabile finanziario].
  • Punti chiave discussi: [Riepilogo della situazione finanziaria, eventuali problemi e raccomandazioni].
• Rapporti del Comitato
  • Comitato di revisione: [Sintesi della relazione del Comitato di revisione].
  • Comitato di governance: [Sintesi della relazione del Comitato per la governance].
  • Altri comitati: [Sintesi delle relazioni degli altri comitati].

4. Vecchia attività

• Punto 1 dell'ordine del giorno: [Breve descrizione dell'argomento discusso].
  • Azioni intraprese: [Dettagli di eventuali decisioni o azioni concordate].
• Punto 2 dell'ordine del giorno: [Breve descrizione dell'argomento discusso].
  • Azioni intraprese: [Dettagli di eventuali decisioni o azioni concordate].

5. Nuovi affari

• Punto 1 dell'ordine del giorno: [Breve descrizione del nuovo argomento discusso].
  • Punti di discussione: [Riepilogo dei punti chiave sollevati durante la discussione].
  • Decisione/azione: [Dettagli di eventuali decisioni prese o azioni da intraprendere].
• Punto 2 dell'ordine del giorno: [Breve descrizione del nuovo argomento discusso].
  • Punti di discussione: [Riepilogo dei punti chiave sollevati durante la discussione].
  • Decisione/azione: [Dettagli di eventuali decisioni prese o azioni da intraprendere].

6. Altre attività

• Elemento 1: [Descrizione di qualsiasi altra attività discussa].
• Elemento 2: [Descrizione di qualsiasi altra attività discussa].

7. Interruzione

• La riunione è stata interrotta al [Ora di fine].
• La prossima riunione è prevista per [Data e ora].

Verbale inviato da: [Nome del segretario]

Approvato da: [Nome del presidente]

Approvazione dei verbali rapida e precisa: Noota

La redazione e l'approvazione dei verbali delle riunioni del consiglio di amministrazione è troppo dispendioso in termini di tempo e soggetto a errori per te? L'assistente alle riunioni basato sull'intelligenza artificiale di Noota automatizza la registrazione e la condivisione dei verbali:

• ‍Registrazione e trascrizione automatizzate: Con Noota, puoi dimenticarti di prendere appunti freneticamente durante le riunioni del consiglio. Noota registra e trascrive automaticamente le tue discussioni in tempo reale. Ciò garantisce che ogni parola venga acquisita con precisione, senza lasciare spazio a dettagli o errori mancanti. ‍
• Verbali del consiglio personalizzabili : Una soluzione non va bene per tutti quando si tratta di verbali delle riunioni del consiglio. Noota ti consente di personalizzare il modello di verbale in modo che corrisponda al formato e all'agenda della riunione. Questa flessibilità consente di garantire che tutte le informazioni necessarie siano incluse senza dettagli superflui.‍
• Condivisione senza sforzo : Distribuire i verbali delle riunioni al tuo team non è mai stato così facile. Con Noota, puoi condividere i minuti con un semplice clic. Eliminando i ritardi associati alla distribuzione manuale, è possibile accelerare il processo di approvazione.‍

Vuoi registrare e approvare i tuoi verbali in modo accurato? Prova Noota gratuitamente.