Se sei un fondatore, un dirigente o un team leader, dei verbali aziendali redatti con negligenza rappresentano un rischio.

Investitori, revisori e autorità di regolamentazione si aspettano registrazioni impeccabili.

Questa guida ti mostra come creare verbali brevi, incisivi e legalmente validi.

Cosa sono i verbali aziendali? (A confronto con i verbali delle riunioni del consiglio di amministrazione)

I verbali aziendali sono la prova scritta dell'effettivo svolgimento della riunione.

Documentano gli argomenti trattati, le decisioni prese e chi era presente al momento della discussione.

I verbali aziendali non riguardano solo le riunioni del consiglio di amministrazione.

Possono coprire assemblee degli azionisti, riunioni del team esecutivo, discussioni di comitati e persino le assemblee generali annuali (AGM). Ogni sessione formale in cui si discutono affari aziendali dovrebbe essere verbalizzata.

Autorità di regolamentazione, revisori e investitori attribuiscono grande importanza a questi documenti. In caso di audit, controversie legali o vendita dell'attività, i verbali aziendali sono tra i primi documenti a essere esaminati

In alcune giurisdizioni, come negli Stati Uniti o nel Regno Unito, la tenuta di verbali corretti è un obbligo legale per le società. Soprattutto se la tua azienda è costituita legalmente (Inc., Ltd., ecc.), sei tenuto a fornire una traccia documentale delle decisioni chiave. Alcuni stati ne richiedono la presentazione anche durante la dichiarazione dei redditi o nei rapporti annuali.

Elementi obbligatori e indispensabili dei verbali aziendali

Cosa è necessario includere? Analizziamo nel dettaglio cosa è obbligatorio e cosa è semplicemente una buona prassi.

✅ Elementi legalmente richiesti (nella maggior parte delle giurisdizioni):

Questi sono i punti imprescindibili. Non dimenticarli.

1. Dettagli della riunione

• Data, ora e luogo della riunione
• Se si è svolta in presenza, da remoto o in modalità ibrida

2. Registro delle presenze

• Elenco completo dei partecipanti
• Nota sugli assenti (specificando se l'assenza è giustificata)
• Per le riunioni del consiglio di amministrazione: distinguere chiaramente tra amministratori e ospiti

3. Verifica del quorum

• Una dichiarazione che confermi la presenza di un numero sufficiente di membri per tenere legalmente la riunione e votare le delibere

4. Ordine del giorno o scopo della riunione

• Una breve descrizione dei temi trattati durante la riunione (ad es. "Revisione finanziaria trimestrale e approvazione del nuovo piano azionario")

5. Delibere approvate

• Il testo esatto delle mozioni o delle delibere
• Chi ha presentato la mozione e chi l'ha appoggiata
• Risultati della votazione (ad es. "Approvato all'unanimità" o "5 favorevoli, 1 contrario")

6. Firme

• Il verbale deve essere firmato da chi lo ha redatto (solitamente il segretario)
• In molti casi, deve anche essere approvato e firmato durante la riunione successiva

🧠 Aggiunte consigliate (Smart)

Non sono sempre obbligatori per legge, ma sarai felice di averli inclusi.

7. Punti chiave della discussione

• Riassumi gli argomenti principali trattati prima di una votazione o di una decisione
• Non cercare di trascrivere tutto. Limita a riportare la logica alla base delle decisioni

8. Azioni da intraprendere

• Chi si è impegnato a fare cosa
• Scadenze o passaggi successivi
• Questo trasforma il verbale da semplice documento legale a strumento di responsabilità per il team

9. Documentazione di supporto

• Cita eventuali report, presentazioni o materiali illustrati
• Esempio: “Esaminato il report finanziario del Q3 (allegato come Exhibit A)”

10. Orario di chiusura

• Quando la riunione è terminata ufficialmente
• Semplice, ma spesso trascurato

⚠️ Errori comuni da evitare

• Scrivere come se fosse una trascrizione. Non devi riportare ogni singola parola. Concentrati sulle decisioni e sui risultati.
• Omettere i pareri contrari. Se qualcuno ha sollevato obiezioni, registrale. Tutela sia l'azienda che la persona.
• Dimenticare le firme. I verbali non approvati o non firmati potrebbero non avere valore legale.

Esempio e modello di verbale societario

Utilizza questo modello per risparmiare tempo, ridurre gli errori e garantire la conformità. Puoi copiarlo, incollarlo e personalizzarlo per qualsiasi riunione formale: del consiglio di amministrazione, degli azionisti o di comitato.

Verbale di riunione societaria di [Company Name]

Tipo di riunione: [Consiglio di Amministrazione / Azionisti / Comitato Esecutivo]
Data: [Inserire data]
Ora: [Inserire ora di inizio]
Luogo: [Inserire luogo o link alla videoconferenza]
Verbale redatto da: [Nome del verbalizzante]

1. Apertura della seduta

La seduta è stata aperta alle [start time] da [Chairperson’s full name]. È stato raggiunto il numero legale.

2. Partecipanti

Presenti:

• [Name], [Title]
• [Name], [Title]
• [Name], [Title]

Assente:

• [Name], [Title] (con o senza preavviso)

Ospiti:

• [Name], [Role, e.g., Consulente legale, Consulente]

3. Revisione dell'ordine del giorno

L'ordine del giorno è stato esaminato e approvato senza modifiche.
(Oppure: L'ordine del giorno è stato modificato per includere [additional item]).

4. Approvazione del verbale precedente

Il verbale della riunione tenutasi il [Date] è stato esaminato.
È stata presentata una mozione da [Name] per l'approvazione del verbale.
Secondata da [Name].
Mozione approvata [all'unanimità / con voti contrari / con emendamenti].

5. Argomenti trattati e delibere approvate

a. [Titolo punto all'ordine del giorno]

Discussione:
[Riassumere i punti chiave sollevati.]
Azione:
[Nome] ha proposto di [approvare/adottare/ecc.].
Secondato da [Nome].
Voto: [Approvato / Respinto / Rimandato]
Note: [Eventuali discussioni, contesti o chiarimenti rilevanti.]

b. [Titolo punto successivo all'ordine del giorno]

Discussione:
[Riassumere i punti chiave.]
Azione:
[Cosa è stato deciso, da chi e l'esito della votazione.]

Ripetere questo formato per ogni punto all'ordine del giorno.

6. Azioni intraprese e incarichi

Azione Assegnato a Scadenza

[Attività 1] [Nome] [Data]

7. Varie

Eventuali questioni aggiuntive sollevate non presenti nell'ordine del giorno formale.

Esempio:

• “[Name] ha proposto di aggiungere un check-in mensile sugli OKR di prodotto del Q3.”
• “Il consiglio ha concordato di riesaminare questo argomento nella prossima riunione programmata.”

8. Chiusura della seduta

Non essendoci altro da discutere, la riunione è stata chiusa alle [Insert time].

Mozione di chiusura presentata da [Name], appoggiata da [Name].
Approvata [all'unanimità / con obiezioni].

9. Prossima riunione

La prossima riunione è prevista per il [Date, Time, Location].

10. Certificazione

Certifico che il suddetto verbale è una registrazione veritiera e corretta della riunione.

[Name]
[Title]
[Signature]
[Data]

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