Il verbale dell'assemblea dei soci è un documento di governance formale che la tua azienda potrebbe dover presentare in caso di audit, controversie o per supportare decisioni future.

Tuttavia, redigere un verbale da zero può essere complesso.

In questa guida scoprirai cosa includere in un verbale pratico, con l'aiuto di un modello dedicato.

L'importanza del verbale dell'assemblea dei soci

Il verbale dell'assemblea dei soci è la registrazione scritta di un incontro tra una società e i suoi azionisti.

Di solito riporta i dettagli della riunione, i partecipanti, se il quorum è stato raggiunto, quali relazioni sono state presentate, quali domande sono state sollevate, quali delibere sono state proposte, come sono stati conteggiati i voti e quali decisioni sono state approvate.

A seconda del paese, del tipo di società e dello statuto, il verbale dell'assemblea dei soci potrebbe essere un obbligo di legge.

Ad esempio, le società potrebbero essere tenute a conservare i verbali delle assemblee generali e le delibere dei soci per un determinato numero di anni. Tali documenti potrebbero inoltre dover essere messi a disposizione per la consultazione da parte dei soci o degli azionisti.

Le regole specifiche potrebbero variare. Una società privata, una società pubblica, una startup, un ente no-profit o un gruppo internazionale possono essere soggetti a requisiti differenti.

Modello di verbale dell'assemblea dei soci

Usa il modello sottostante come punto di partenza. Copialo, incollalo nel tuo documento e adattalo allo statuto, ai regolamenti interni, ai patti parasociali e ai requisiti legali locali della tua azienda.

Nome della società: [Inserire nome della società]
Numero di iscrizione al registro delle imprese: [Inserire numero]
Tipo di riunione: [Assemblea ordinaria / assemblea speciale / assemblea straordinaria]
Data: [Inserire data]
Ora: [Inserire orario di inizio]
Luogo / link alla riunione: [Inserire luogo fisico o link alla videoconferenza]
Presidente: [Inserire nome]
Segretario / verbalizzante: [Inserire nome]

1. Presenze

Azionisti presenti:
[Elenco nomi]

Azionisti rappresentati per delega:
[Elenco nomi e delegati]

Amministratori presenti:
[Elenco nomi]

Dirigenti, consulenti o ospiti presenti:
[Elenco nomi e ruoli]

Assenti giustificati:
Elenco dei nomi

Azioni rappresentate:
[Inserire numero o percentuale di azioni rappresentate, se applicabile]

Quorum:
Il Presidente ha confermato che il quorum era [presente / non presente] in conformità con i documenti costitutivi della società.

2. Apertura della riunione

Il Presidente ha aperto la riunione alle [inserire orario].

Il Presidente ha confermato che l'avviso di convocazione della riunione è stato trasmesso in conformità con il regolamento della società.

Il Presidente ha confermato che la riunione è stata validamente convocata e può procedere.

Ordine del giorno approvato: [Sì / No]
Commenti sull'ordine del giorno: [Inserire commenti o scrivere “Nessuno.”]

3. Approvazione del verbale precedente

Il verbale della precedente assemblea degli azionisti tenutasi il [inserire data] è stato presentato per l'approvazione.

Mozione: Che il verbale precedente venga approvato come resoconto veritiero e accurato.
Proposta da: [Inserire nome]
Secondata da: [Inserire nome]
Risultato: [Approvato / Approvato con modifiche / Non approvato]

Modifiche richieste:
[Inserire le modifiche o scrivere “Nessuna.”]

4. Relazioni presentate

Relazione del Presidente

Presentata da: [Inserire nome]
Punti chiave:

• [Inserire punto chiave]
• [Inserire punto chiave]
• [Inserire punto chiave]

Relazione della Direzione o dell'Amministratore Delegato

Presentata da: [Inserire nome]
Punti chiave:

• [Inserire aggiornamento aziendale]
• [Inserire aggiornamento operativo]
• [Inserire aggiornamento strategico]

Rapporto finanziario

Presentato da: [Inserire nome]
Punti chiave:

• [Inserire aggiornamento su ricavi, profitti, perdite o posizione di cassa]
• [Inserire aggiornamento su budget o previsioni]
• [Inserire aggiornamento su audit, tasse o contabilità]

Domande sollevate:
[Riassumere le principali domande degli azionisti e le relative risposte.]

5. Domande degli azionisti

Utilizzare questa sezione per registrare le domande importanti senza trasformare il verbale in una trascrizione.

Domanda: [Inserire la domanda dell'azionista]
Posta da: [Inserire il nome, se opportuno]
Risposta: [Inserire il riassunto della risposta]
Seguito richiesto: [Sì / No]
Proprietario: [Inserire proprietario, se necessario]

6. Delibere e votazioni

Delibera 1: [Inserire titolo]

Testo esatto della delibera:
“[Inserire il testo esatto della delibera]”

Proposta da: [Inserire nome]
Secondata da: [Inserire nome]
Metodo di votazione: [Alzata di mano / sondaggio / delega / voto elettronico]
Voti favorevoli: [Inserire numero]
Voti contrari: [Inserire numero]
Astenuti: [Inserire numero]
Voti per delega: [Inserire dettagli, se applicabile]
Risultato: [Approvato / Respinto]

Ripetere questa sezione per ogni delibera.

7. Elezioni, nomine o variazioni societarie

Argomento discusso: [Nomina amministratore / nomina revisore / variazione capitale sociale / approvazione dividendi / modifica statuto / altro]

Sintesi:
[Inserire breve sintesi]

Decisione presa:
[Inserire decisione]

Esito della votazione:
[Inserire risultato, se applicabile]

8. Azioni da intraprendere

AzioneResponsabileScadenzaPunto all'ordine del giorno correlato[Inserire attività][Inserire responsabile][Inserire data][Inserire punto][Inserire attività][Inserire responsabile][Inserire data][Inserire punto]

9. Chiusura della riunione

Varie ed eventuali:
[Inserire punti, o scrivere “Nessuno.”]

Il Presidente ha chiuso la riunione alle ore [inserire orario].

Data della prossima assemblea dei soci: [Inserire data, se nota]

10. Approvazione e firma

Il presente verbale è stato approvato come resoconto veritiero e accurato.

Approvato da: [Inserire nome]
Ruolo: [Presidente / Segretario]
Data di approvazione: [Inserire data]
Firma: ______________________

Prima di finalizzare il verbale, controlla attentamente nomi, presenze, deleghe, quorum, formulazione delle delibere e risultati delle votazioni. Sono i dettagli su cui le persone faranno affidamento in futuro.

Verbale dell'assemblea dei soci tramite IA: Noota

Documentare manualmente le assemblee dei soci può essere complesso.

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