La transcription intégrée de Microsoft Teams peut capturer tout ce qui est dit, afin de ne pas perdre de détails importants.

Mais comment fonctionne-t-il réellement et comment le configurer ?

Dans cet article, vous allez apprendre exactement comment.

Comment configurer et utiliser la transcription native de Microsoft Teams

Tout d'abord, assurez-vous que votre configuration Teams prend en charge la transcription. La fonctionnalité dépend de plusieurs facteurs :

• Vous avez besoin d'une licence Microsoft 365 ou Office 365 compatible (certaines fonctionnalités ne sont disponibles que dans les forfaits business/enterprise).
• L'option de transcription doit être activée par votre administrateur informatique dans le Teams Admin Center.
• Seuls certains rôles d'utilisateur (organisateur, présentateur) ou appareils peuvent avoir accès pour démarrer la transcription.
• Vous devez vous assurer que les appareils des participants à la réunion (application de bureau ou navigateur) sont compatibles, que le son est clair et que les paramètres de stockage/politique sont alignés pour que la transcription soit correctement enregistrée.

Maintenant, activons-le :

1. Dans le centre d'administration Teams, accédez à Réunions → Politiques relatives aux réunions.
2. Modifiez la politique globale existante ou créez une stratégie personnalisée. En dessous Enregistrement et transcription, basculer Autoriser la transcription pour Sur. Ensuite, sauvegardez.
3. Attribuez la politique aux utilisateurs (ou groupes) de votre choix. Vous pouvez l'appliquer à tous les utilisateurs ou uniquement à un sous-ensemble.
4. Sur votre client Teams (ordinateur de bureau ou navigateur), lorsque vous rejoignez ou démarrez une réunion, cliquez sur Plus d'actions (trois points). Choisissez Commencer la transcription (parfois présenté comme Enregistrer et transcrire).
5. L'outil informera les participants que la transcription est en cours de prise. À la fin de la réunion, ou lorsque vous le décidez, vous pouvez arrêter la transcription via le même menu.

Une fois la réunion terminée (ou la transcription arrêtée), voici où vous trouverez votre transcription et comment y accéder :

• La transcription est stockée en même temps que l'enregistrement de la réunion (si l'enregistrement était activé) ou dans les détails du chat ou de la réunion.
• Les participants disposant des autorisations appropriées peuvent télécharger ou partager la transcription depuis le chat de la réunion.
• Comme il est lié au stockage Microsoft 365 (OneDrive ou SharePoint selon la configuration de votre organisation), vous devez vous assurer que l'espace de stockage est suffisant et que les autorisations sont définies pour que rien ne soit bloqué.

Conseils rapides

L'activation de la transcription n'est qu'un début. Pour en tirer le meilleur parti, vous devez garder quelques points pratiques à l'esprit :

• Parlez clairement et un à la fois: le chevauchement des haut-parleurs ou le bruit de fond réduiront la précision.
• Utilisez un microphone/casque de qualité: Même le meilleur moteur de transcription est aux prises avec un son étouffé ou déformé.
• Vérifiez vos paramètres de politique et de rôle avant la réunion: Assurez-vous vous (ou un participant à la réunion) a le statut de présentateur et dispose des autorisations nécessaires pour démarrer la transcription. Sinon, vous pouvez entrer dans une réunion et trouver l'option manquante.
• Vérifiez votre stockage et vos autorisations: Assurez-vous que la personne qui dirige la réunion dispose d'un espace de stockage approprié et que la transcription sera enregistrée de manière à ce que les participants puissent y accéder.
• Informez les participants à l'avance: Faites-leur savoir que la transcription sera activée. Cela peut favoriser une communication plus claire et éviter les surprises lorsque la transcription sera disponible par la suite.

Résolution des problèmes de transcription liés à l'IA dans Microsoft Teams

Lorsque vous vous fiez à la transcription native de Teams pour capturer ce qui se passe lors de vos réunions, les choses sont simples doit fonctionner. Mais parfois, ce n'est pas le cas.

Problème 1 : L'option « Démarrer la transcription » est manquante ou grisée

Qu'est-ce qui se passe : Vous êtes en réunion, vous cliquez sur les trois points, et au lieu de « Commencer la transcription », soit vous ne le voyez pas, soit vous le désactivez.
Quelle en est la cause :

• La fonction de transcription n'a pas été activée dans les politiques de votre organisation.
• La réunion était prévue avant le réglage de transcription a été activé.
• Les rôles des utilisateurs (organisateur, présentateur) ou le statut d'invité signifient que l'option est restreinte.
  Une solution pour vous :
• Vérifiez auprès de votre administrateur informatique que dans Centre d'administration des équipes → Réunions → Règles relatives aux réunions → Enregistrement et transcription → Autoriser la transcription est réglé sur Sur.
• Assurez-vous d'être au moins l'un des présentateurs de la réunion ; si vous êtes uniquement un participant, la fonction « Démarrer la transcription » n'est peut-être pas disponible.
  

Problème 2 : la transcription démarre mais le fichier n'apparaît pas à la fin de la réunion

Qu'est-ce qui se passe : Vous cliquez sur « Démarrer la transcription », la réunion se termine, mais plus tard, aucune transcription n'apparaît dans le chat de la réunion ou dans le stockage.
Quelle en est la cause :

• Les paramètres de stockage pour les enregistrements/transcriptions (OneDrive/SharePoint) ne sont peut-être pas correctement configurés.
• La politique de réunion autorise la transcription mais n'achemine pas correctement l'endroit où la transcription est enregistrée.
• Un retard dans la propagation de la politique : malgré l'activation de la transcription, le changement n'a pas encore pris effet.
  Une solution pour vous :
• Vérifiez auprès de votre administrateur que votre espace de stockage et vos autorisations OneDrive/SharePoint sont correctement définis et que « Autoriser la transcription » est activé dans la politique.
• Après la réunion, vérifiez le chat ou l'emplacement de stockage désigné pour la transcription. Si rien n'apparaît 24 à 48 h plus tard, signalez-le à votre service informatique.
  

Problème 3 : la transcription est disponible mais la précision est faible ou il manque des haut-parleurs

Qu'est-ce qui se passe : La transcription existe, mais elle est pleine d'erreurs, les locuteurs qui se chevauchent ne sont pas distingués ou certains locuteurs disparaissent complètement.
Quelle en est la cause :

• Problèmes audio : plusieurs personnes parlent en même temps, micro/casque défectueux, bruit de fond.
• Utilisation d'un client ou d'un navigateur non pris en charge.
• Limitations liées à la langue/à la région : la transcription peut être prise en charge en général, mais pas pour certaines langues ou certains accents.
  Une solution pour vous :
• Demandez aux participants d'utiliser un micro/casque de qualité, d'éviter de parler entre eux et de minimiser les bruits de fond.
• Assurez-vous que tout le monde utilise une version compatible de Teams (navigateur de bureau ou application complète plutôt qu'une version obsolète). Videz le cache si nécessaire.
• Pour les réunions multilingues ou les accents trop prononcés, demandez-vous si la transcription native est suffisante ou si vous avez besoin d'un outil spécialisé.
  

Problème 4 : la transcription fonctionne pour les utilisateurs internes, mais pas lorsque des utilisateurs externes se joignent

Qu'est-ce qui se passe : Lors de réunions avec uniquement les utilisateurs de votre organisation, la transcription fonctionne ; une fois que vous invitez des participants externes (invités ou utilisateurs appartenant à un autre locataire), l'option « Démarrer la transcription » disparaît.
Quelle en est la cause :

• La politique des réunions peut restreindre la transcription lorsque les participants ne sont pas chez votre locataire.
  Une solution pour vous :
• Demandez à l'organisateur de la réunion de définir le paramètre « Qui peut enregistrer et transcrire » des options de réunion sur Organisateurs, co-organisateurs et présentateurs.
• Vérifiez auprès de votre administrateur si la politique de réunion autorise la transcription entre les locataires ou les utilisateurs invités.
  

Transcription des équipes consultable et exploitable : Noota

Lorsque vous utilisez les fonctionnalités de transcription natives de Microsoft Teams, il se peut que vous manquiez encore quelque chose d'important : transformer ce texte en action. Noota comble cette lacune.

• Il fournit une archive consultable: la transcription et l'enregistrement de chaque réunion sont regroupés au même endroit et vous pouvez retrouver instantanément ce qui a été dit, quand et par qui.
• Il propose extraction et résumés des éléments d'action: L'IA de Noota analyse la transcription, saisit les décisions, les prochaines étapes, les guillemets clés, afin que vous ne repartiez pas de zéro.
• Il s'intègre à votre flux de travail : connexion aux CRM, aux hubs de documents, à l'ATS ou tout autre outil que vous utilisez, afin que la sortie ne soit pas simplement stockée, elle est utilisée.
• Il prend en charge configurations multilingues et multiplateformes : Noota fonctionne sur Teams, Zoom, Meet et prend en charge plusieurs langues pour que vous ne perdiez pas de cohérence.

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