Come creare e usare un modello di email di Gmail

Quante volte questa settimana hai scritto la stessa email da zero?

È qui che i modelli di Gmail ti salvano.

In questa guida imparerai come creare, modificare e utilizzare i modelli di Gmail.

Come creare un modello di email in Gmail

Passaggio 1 — Abilita i modelli (una tantum)

Apri Gmail nel tuo browser. Vai a Impostazioni → Visualizza tutte le impostazioni → Avanzate. Attiva Modelli, quindi Salva modifiche. Se non vedi i Modelli più tardi nella composizione, torna qui e conferma che sia abilitato.

Passaggio 2 — Scrivi la bozza del messaggio che riutilizzerai

Fai clic su Componi. Scrivi il corpo esattamente come vuoi riutilizzarlo. Mantieni i segnaposto come {Nome}, {Data}, e {Role} così puoi personalizzare in pochi secondi. Quando sei soddisfatto, clicca sul Altre opzioni (⋯) menu nella parte inferiore del compositore.

Passaggio 3 — Salvalo come modello

Scegli Modelli → Salva bozza come modello → Salva come nuovo modello. Assegnagli un nome chiaro, come “Conferma colloquio — in sede.” Il tuo modello è ora salvato e pronto per essere inserito in qualsiasi momento.

Passaggio 4 — Crea varianti per i tuoi flussi di lavoro

Probabilmente ti serve più di una versione. Crea modelli separati per il primo contatto, la pianificazione, le conferme e i rifiuti. Salva ogni bozza tramite Modelli → Salva bozza come modello così potrai scegliere quello giusto rapidamente.

Opzionale — Usa i “Layout” di Gmail per email brandizzate (Workspace)

Se utilizzi Google Workspace, puoi partire da Layouts per aggiungere loghi, immagini e sezioni. Scegli un layout, personalizzalo e usalo quando invii email a gruppi più ampi. Questo si abbina bene ai modelli quando hai bisogno di una rifinitura visiva.

Come modificare un modello di email in Gmail

Non “apri un editor di modelli” in Gmail. Tu sovrascrivi un modello esistente con una nuova bozza, oppure puoi salva come nuovo. Puoi anche eliminare i modelli che non ti servono più.

Passaggio 1 — Carica il modello in una bozza

Fai clic su Componi. Apri il Altre opzioni (⋮) menu in fondo alla finestra. Vai a Modelli → Inserisci modello e scegli quello che vuoi modificare.

Passaggio 2 — Apporta le modifiche

Aggiorna il testo, i link e i segnaposto direttamente nella bozza. Mantieni il tono e la formattazione coerenti con gli altri tuoi modelli. Accorcia i paragrafi lunghi per una lettura più rapida.

Passaggio 3 — Sovrascrivi il modello esistente

Apri Altre opzioni (⋮) di nuovo. Scegli Modelli → Salva bozza come modello → Sovrascrivi modello, quindi seleziona il nome del modello per sostituirlo. Conferma quando richiesto.

Passaggio 4 — Oppure salva come nuova versione

Vuoi mantenere quello vecchio? Scegli Salva bozza come modello → Salva come nuovo modello invece. Assegnagli un nome distinto e ricercabile. Ora hai entrambe le versioni disponibili.

Passaggio 5 — Elimina i modelli che hai sostituito

Apri Altre opzioni (⋮) → Modelli → Elimina modello. Clicca sul nome del modello e conferma Elimina. Mantieni l'elenco in ordine così potrai scegliere quello giusto rapidamente.

Come usare un modello di email in Gmail

Inserisci un modello in pochi secondi

Clicca su Scrivi. Apri Altre opzioni (⋮) nella parte inferiore della finestra. Vai a Modelli → Inserisci modello e scegli quello che ti serve. Il contenuto verrà inserito direttamente nella tua bozza.

Affina i dettagli. Aggiungi nomi, date e link. Mantieni un tono coerente, poi invia.

Riutilizza i modelli con i “Layout” di Gmail (per email con il tuo brand)

Vuoi un aspetto curato e in linea con il tuo brand? Nella finestra di composizione, clicca Layouts. Scegli un layout, personalizza logo, colori e sezioni, poi inserisci il testo del tuo modello o adatta i blocchi del layout. È ottimo per gli aggiornamenti del team o le newsletter per i candidati.

Puoi duplicare o eliminare i layout salvati man mano che le tue esigenze evolvono. Mantiene i tuoi elementi visivi ordinati e riutilizzabili.

Automatizza le risposte con i filtri

Apri il menu a discesa della barra di ricerca di Gmail e definisci i tuoi criteri. Clicca Crea filtro, spunta Invia modello, quindi seleziona il modello per rispondere automaticamente quando un messaggio corrisponde. È perfetto per conferme di ricezione, conferme di appuntamenti o passaggi di consegne per assenza dall'ufficio.

Inizia in modo specifico. Usa indirizzi specifici del mittente o parole chiave nell'oggetto per evitare errori. Puoi affinare i filtri in qualsiasi momento.

Tieni presente la realtà mobile

I modelli funzionano nell'esperienza Gmail web . Google fa notare che puoi “attivare e usare” i modelli solo da un computer. Se sei su mobile, apri Gmail nel tuo browser per accedere all'interfaccia web, o affidati a componenti aggiuntivi creati per mobile come soluzione alternativa.

Se l'invio da mobile è fondamentale, valuta i componenti aggiuntivi del Marketplace che rendono disponibili i modelli all'interno dell'app Gmail. Sono di terze parti, quindi testali prima con email non sensibili.

Flusso di lavoro quotidiano rapido

Stabilisci la tua routine. Tieni un breve elenco di modelli pronti all'uso: conferma colloquio, riprogrammazione, riepilogo riunione. Inserisci, personalizza e invia in meno di un minuto.

Usa una convenzione di denominazione per velocizzare il lavoro. Aggiungi un prefisso in base allo scopo (ad es., INT-Confirm, MEET-Recap) così puoi individuare rapidamente quello giusto nel Modelli menu.

Combina con i layout quando invii comunicazioni di massa. Inserisci prima il tuo modello, quindi applica o modifica un layout per inquadrare il messaggio per gruppi più grandi. Risulterà pulito e coerente.

Risoluzione dei problemi relativi ai modelli di email di Gmail

Hai creato dei modelli, ma qualcosa non va. Inizia da qui. Risolverai rapidamente i problemi più comuni e potrai tornare a inviare.

Il menu “Modelli” non è presente

Assicurati che i Modelli siano attivati. In Gmail, vai a Impostazioni → Visualizza tutte le impostazioni → Avanzate → Modelli → Attiva, quindi Salva modifiche. Ricarica Gmail e prova a comporre di nuovo.

Non lo vedi ancora nella finestra di composizione? Apri un nuovo messaggio, fai clic su Altre opzioni (⋮) in basso, e controlla se Modelli ora appare. Se non è così, ricontrolla Avanzate e verifica che sia abilitato.

I modelli non compaiono sul tuo telefono

I modelli di Gmail sono progettati per l' web interfaccia. Puoi "attivarli e usarli" da un computer; non sono disponibili all'interno delle app mobili di Gmail. Se devi usare un telefono, apri Gmail in un browser mobile per accedere all'interfaccia web.

Hai modificato una bozza ma il modello non è cambiato

È il comportamento previsto. I modelli non si aggiornano automaticamente quando modifichi una bozza inserita. Per aggiornare il modello stesso, inserisci il modello, modifica il contenuto, quindi vai su Altre opzioni (⋮) → Modelli → Salva bozza come modello → Sovrascrivi modello (o Salva come nuovo modello se desideri una copia con versione).

Viene sempre inserito il modello sbagliato

Rivedi l'elenco e la denominazione. Elimina le versioni obsolete tramite Altre opzioni (⋮) → Modelli → Elimina modello, quindi verifica il nome che selezioni effettivamente in Inserisci modello. Usa una convenzione di denominazione chiara come INT-Confirm v2 o MEET - Riepilogo Q4 per evitare clic errati.

Il modello è stato inserito, ma la formattazione sembra strana

I modelli di Gmail supportano la formattazione normale e in linea (grassetto, corsivo, link). L'HTML ricco e complesso può comportarsi in modo incoerente se incollato da altri strumenti. Mantieni la formattazione semplice—oppure, se utilizzi Google Workspace e hai bisogno di blocchi di layout personalizzati con il tuo brand, usa Layout nel compositore per aggiungere logo/sezioni, quindi incolla il testo del tuo modello.

Hai bisogno di una newsletter o un annuncio visivo? Apri Layout dalla finestra di composizione, scegli un design e personalizzalo prima di inviare. Si abbina bene ai tuoi modelli salvati per un pubblico più ampio.

Il filtro "Invia modello" non si è attivato

Apri Impostazioni → Filtri e indirizzi bloccati e modifica il filtro. Conferma che i criteri corrispondano effettivamente ai messaggi in arrivo (Mittente, Oggetto, Contiene le parole). Quindi conferma che Invia modello sia selezionato e che il nome del modello corretto sia scelto. Prova cliccando Cerca sui criteri del filtro prima di salvare.

Se non si attiva ancora, restringi i criteri (ad esempio, oggetto esatto o una parola chiave unica). I filtri vengono eseguiti lato server e non recupereranno i vecchi messaggi—solo le nuove email corrispondenti risponderanno automaticamente.

I modelli funzionano su un account ma non su un altro

Controlla quale account Gmail stai usando nel menu dell'avatar in alto a destra. I modelli sono specifici per account. Se ti trovi in uno spazio di lavoro con controlli amministrativi, funzionalità come i componenti aggiuntivi o determinate opzioni potrebbero essere limitate; passa all'account desiderato e riattiva i modelli se necessario.

Non riesci a trovare dove si trovano i modelli

Non si trovano in una cartella separata. I modelli si trovano nella finestra di composizione sotto Altre opzioni (⋮) → Modelli. Da lì puoi Inserisci, Salva bozza come modello, oppure Elimina modello.

Gli allegati non vengono salvati nei modelli

È normale. I modelli memorizzano il corpo del messaggio, non gli allegati. Inserisci prima il modello, poi aggiungi file o link di Drive prima di inviare. Includi una riga nel modello che ti ricordi: "Allega: CV.pdf / Agenda.pdf."

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