I verbali della vostra assemblea annuale possono tutelare la vostra organizzazione non profit molto tempo dopo la conclusione della riunione.

Ecco perché i verbali dell'Assemblea Generale Annuale richiedono una struttura più rigorosa rispetto ai normali appunti di riunione.

In questa guida scoprirete cosa includere nei verbali della vostra assemblea, grazie a un semplice modello per organizzazioni non profit.

L'importanza dei verbali per l'assemblea annuale delle non profit

I verbali dell'assemblea sono particolarmente importanti per le non profit, poiché le vostre decisioni sono spesso legate a temi di governance, responsabilità e fiducia.

I vostri membri vogliono avere la certezza che l'organizzazione sia gestita correttamente. I donatori potrebbero aver bisogno di rassicurazioni sul fatto che le risorse vengano utilizzate in modo responsabile. Il consiglio direttivo necessita di un registro chiaro a cui fare riferimento in caso di dubbi futuri.

Dovrebbero indicare:

• Data, ora e luogo dell'assemblea annuale
• Chi ha partecipato alla riunione
• Se è stato raggiunto il numero legale
• Quali relazioni sono state presentate
• Quali mozioni sono state proposte
• Chi ha proposto e chi ha appoggiato ogni mozione
• L'esito di ogni votazione
• Le decisioni approvate dai membri
• Le azioni da intraprendere assegnate dopo la riunione

Il numero legale è un dettaglio che non dovreste mai tralasciare.

Il numero legale è il numero minimo di persone necessario affinché la riunione possa prendere decisioni valide. La Charity Commission del Regno Unito chiarisce che le decisioni prese senza il numero legale richiesto potrebbero non essere valide e potrebbero essere contestate.

Ciò significa che i verbali devono indicare chiaramente se il numero legale era presente.

Prima dell'assemblea generale annuale (AGM), è opportuno consultare il proprio documento costitutivo. Spesso, lo statuto o l'atto costitutivo indicano le modalità di convocazione, chi ha diritto di voto, come si svolgono le elezioni e il numero di membri necessario per rendere valide le decisioni.

L'ACNC ricorda inoltre agli enti di beneficenza che i modelli per l'AGM sono solo esempi e devono essere adattati allo statuto dell'ente e alla normativa vigente.

Modello di verbale per l'AGM di un'organizzazione non profit

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Puoi copiare e incollare il modello qui sotto in Google Docs, Word, Notion o nel tuo strumento di gestione del consiglio direttivo.

Nome dell'organizzazione: [Inserire il nome dell'organizzazione non profit]
Tipo di riunione: Assemblea generale annuale
Data: [Inserire la data]
Orario: [Inserire l'orario di inizio]
Luogo: [Inserire l'indirizzo fisico o il link alla riunione online]
Presidente: [Inserire il nome]
Segretario verbalizzante: [Inserire il nome]

1. Apertura della riunione

L'Assemblea Generale Annuale di [Organization name] è stata aperta alle [Insert time] da [Chairperson name].

Il Presidente ha dato il benvenuto ai presenti e ha confermato l'ordine del giorno della riunione.

Note introduttive:

• [Insert any welcome remarks]
• [Insert any housekeeping notes]
• [Insert any meeting rules, if relevant]

2. Presenze e giustificazioni

Erano presenti i seguenti membri, amministratori, fiduciari, membri dello staff e ospiti.

Presenti:

• [Name] — [Role]
• [Name] — [Role]
• [Name] — [Role]

Giustificazioni ricevute da:

• [Name] — [Role]
• [Name] — [Role]

Ospiti o osservatori:

• [Name] — [Organization or role]
• [Name] — [Organization or role]

3. Verifica del numero legale

Il Presidente ha confermato la presenza del numero legale in conformità con i documenti statutari dell'organizzazione.

Quorum richiesto: [Inserire quorum richiesto]
Numero di membri votanti presenti: [Inserire numero]
Quorum confermato: Sì / No

Se il quorum non è stato raggiunto, indicare cosa è successo in seguito.

Note:

• [Inserire se la riunione è stata rinviata, proseguita solo per discussione o gestita in conformità con lo statuto]

4. Approvazione del verbale dell'Assemblea Generale Annuale precedente

Il verbale della precedente Assemblea Generale Annuale tenutasi il [Inserire data] è stato presentato per l'approvazione.

Correzioni richieste: Sì / No

In caso affermativo, elencare le correzioni di seguito:

• [Inserire correzione]
• [Inserire correzione]

Mozione: Approvazione del verbale della precedente Assemblea Generale Annuale.
Proposta da: [Inserire nome]
Secondato da: [Inserire nome]
Esito della votazione: Approvato / Non approvato / Approvato con correzioni

Decisione: Il verbale è stato [approvato / approvato con correzioni / non approvato].

5. Relazione del Presidente

[Nome del Presidente] ha presentato la relazione annuale del Presidente.

La relazione ha trattato le principali attività, i risultati raggiunti, le sfide e le priorità dell'organizzazione per l'anno successivo.

Punti chiave discussi:

• [Inserire risultato chiave]
• [Inserire sfida principale]
• [Inserire aggiornamento importante]
• [Inserire priorità strategica]

Domande o commenti da parte dei membri:

• [Inserire domanda o commento]
• [Inserire risposta o seguito, se necessario]

6. Relazione del Tesoriere e bilancio

[Nome del Tesoriere] ha presentato il resoconto finanziario per l'anno conclusosi il [Inserire data di chiusura dell'esercizio finanziario].

Il rapporto includeva una panoramica di entrate, spese, situazione finanziaria, riserve ed eventuali rilievi emersi dalla revisione o dal controllo.

Punti finanziari chiave:

• Entrate totali: [Inserire importo]
• Spese totali: [Inserire importo]
• Avanzo o disavanzo: [Inserire importo]
• Riserve attuali: [Inserire importo]
• Revisione o controllo completato: Sì / No / Non applicabile

Mozione: Approvazione del bilancio annuale.
Proposta da: [Inserire nome]
Secondata da: [Inserire nome]
Esito della votazione: Approvato / Non approvato / Rinviato

Decisione: Il bilancio è stato [approvato / non approvato / rinviato per ulteriore revisione].

7. Elezione o rielezione dei membri del Consiglio di Amministrazione

Il Presidente ha introdotto l'elezione o la rielezione dei membri del Consiglio di Amministrazione.

Posizioni aperte per l'elezione:

• [Ruolo]
• [Ruolo]
• [Ruolo]

Candidati:

• [Nome] — [Ruolo]
• [Nome] — [Ruolo]
• [Nome] — [Ruolo]

Metodo di votazione: [Alzata di mano / scrutinio segreto / voto online / consenso unanime]

Risultati delle elezioni:

• [Nome] è stato eletto [Ruolo]
• [Nome] è stato rieletto [Ruolo]
• [Nome] ha lasciato l'incarico di [Ruolo]

Decisione: I membri hanno approvato i risultati delle elezioni come sopra riportati.

8. Mozioni e delibere

Le seguenti mozioni e delibere sono state presentate ai membri.

Mozione 1: [Inserire titolo della mozione]

Dettagli della mozione: [Inserire una breve descrizione della mozione]
Proposto da: [Inserire nome]
Secondato da: [Inserire nome]

Sintesi della discussione:

• [Inserire punto chiave]
• [Inserire punto chiave]
• [Inserire dubbio o chiarimento, se pertinente]

Esito della votazione: [Inserire risultato]
Decisione: [Approvato / Non approvato / Rimandato]

Mozione 2: [Inserire titolo della mozione]

Dettagli della mozione: [Inserire breve descrizione della mozione]
Proposto da: [Inserire nome]
Secondato da: [Inserire nome]

Sintesi della discussione:

• [Inserisci punto chiave]
• [Inserisci punto chiave]

Esito della votazione: [Inserisci esito]
Decisione: [Approvato / Non approvato / Rimandato]

9. Varie ed eventuali

Il Presidente ha invitato i membri a sollevare eventuali altre questioni.

Argomenti discussi:

• [Inserisci argomento]
• [Inserisci argomento]
• [Inserisci argomento]

Decisioni prese, se presenti:

• [Inserisci decisione]
• [Inserisci decisione]

Se non sono state sollevate altre questioni, scrivere:

Non sono state sollevate altre questioni.

10. Azioni intraprese

Durante la riunione sono state concordate le seguenti azioni.

AzioneResponsabileScadenzaStato[Inserisci azione][Inserisci nome][Inserisci data]Non iniziato[Inserisci azione][Inserisci nome][Inserisci data]Non iniziato[Inserisci azione][Inserisci nome][Inserisci data]Non iniziato

11. Chiusura della riunione

Non essendoci altro da discutere, il Presidente ha dichiarato chiusa la riunione alle [Inserire orario].

Data della prossima assemblea annuale: [Inserire data, se nota]
Data della prossima riunione del consiglio: [Inserire data, se pertinente]

12. Approvazione del verbale

Il presente verbale è stato esaminato e approvato dai membri o dal consiglio in data [Inserire data di approvazione].

Nome del Presidente: [Inserire nome]
Firma del Presidente: ______________________
Data: [Inserire data]

Nome del segretario o del verbalizzante: [Inserire nome]
Firma: ______________________
Data: [Inserire data]

Verbale dell'assemblea annuale dell'organizzazione no-profit: Noota

Redigere il verbale durante l'assemblea annuale di un'organizzazione no-profit può essere stressante.

È qui che un assistente alle riunioni basato sull'IA come Noota può essere d'aiuto.

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  Solo gli utenti autorizzati possono accedere alle discussioni riservate.‍
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