Le procès-verbal de l'assemblée générale annuelle constitue le compte rendu officiel de votre réunion et un élément essentiel de la gouvernance de votre organisation.

Ce guide vous présente les éléments à inclure dans votre modèle de procès-verbal d'assemblée générale, accompagné d'un exemple type.

L'importance du procès-verbal d'assemblée générale

Le procès-verbal d'assemblée générale annuelle résume les principaux débats de votre réunion.. Il permet généralement d'enregistrer les participants, de vérifier si le quorum a été atteint, de lister les rapports présentés, les résolutions proposées, les résultats des votes et les mesures à prendre par la suite.

Selon votre pays, votre structure juridique et vos statuts, la tenue d'un procès-verbal d'assemblée générale peut être obligatoire.

Par exemple, les directives de la Companies House au Royaume-Uni stipulent que les entreprises doivent conserver les procès-verbaux des assemblées générales et les registres des résolutions des membres pendant 10 ans. Ces documents doivent également être mis à la disposition des membres sur demande.

Vos propres règles peuvent différer. Une société, une association caritative, un club, une coopérative ou une organisation à but non lucratif peuvent être soumis à des obligations distinctes.

Avant de finaliser votre procès-verbal, consultez vos statuts, votre règlement intérieur, votre charte, les règles propres à votre organisation, le droit des sociétés ou la réglementation locale en vigueur.

Un procès-verbal d'assemblée générale clair vous permet de :

• Prouver que l'assemblée générale a bien eu lieu
• Confirmer l'identité des participants
• Attester si le quorum a été atteint
• Consigner les rapports du président, du trésorier, des administrateurs ou des comités
• Documenter les résolutions et les résultats des votes
• Suivre les nominations, les élections ou les démissions
• Consigner les questions des membres et les réponses officielles
• Noter les points d'action et les responsabilités
• Conserver des preuves pour les audits, les revues de gouvernance ou les contrôles juridiques

Modèle de procès-verbal d'assemblée générale annuelle

La rédaction d'un procès-verbal d'assemblée générale est bien plus simple avec une structure claire.

Utilisez le modèle ci-dessous comme point de départ.

Nom de l'organisation : [Insérer le nom de l'organisation]
Type de réunion : Assemblée générale annuelle
Date : [Insérer la date]
Heure : [Insérer l'heure de début]
Lieu : [Insérer le lieu physique ou le lien de la visioconférence]
Président(e) : [Insérer le nom]
Secrétaire de séance : [Insérer le nom]

1. Présence

Présents :
[Lister les membres, actionnaires, administrateurs, fiduciaires, membres du comité ou participants présents]

Absents :
[Lister les personnes ayant fait part de leur absence]

Invités ou observateurs :
[Lister les invités, conseillers, auditeurs, représentants légaux ou observateurs]

Procurations reçues :
[Lister les votes par procuration reçus, le cas échéant]

Quorum :
Le président a confirmé que le quorum était [atteint / non atteint] conformément aux statuts de l'organisation.

2. Ouverture de la séance

Le président a ouvert l'Assemblée générale annuelle à [insérer l'heure].

Le président a souhaité la bienvenue aux participants et a confirmé que la convocation à l'assemblée avait été effectuée conformément aux règles de l'organisation.

Le président a confirmé que l'assemblée était valablement convoquée et pouvait délibérer.

3. Approbation du procès-verbal de la précédente AGA

Le procès-verbal de la précédente Assemblée générale annuelle tenue le [insérer la date] a été soumis à approbation.

Motion : Que le procès-verbal de la précédente AGA soit approuvé comme étant une retranscription fidèle et exacte.
Proposé par : [Insérer le nom]
Appuyé par : [Insérer le nom]
Résultat : [Approuvé / Approuvé avec modifications / Non approuvé]

Modifications demandées :
[Insérer les modifications, ou écrire « Aucune »]

4. Rapport du président

Le président a présenté le rapport annuel.

Points clés notés :

• [Insérer la réalisation principale]
• [Insérer le défi principal]
• [Insérer la mise à jour stratégique]
• [Insérer la communication importante aux membres ou actionnaires]

Questions soulevées :
[Résumer les questions et réponses clés]

Le rapport a été [reçu / approuvé / pris en note].

5. Rapport financier

Le trésorier, le directeur financier ou le représentant désigné a présenté le rapport financier pour l'exercice clos le [insérer la date de clôture de l'exercice].

Points clés notés :

• [Insérer la mise à jour des revenus ou du financement]
• [Insérer la mise à jour des dépenses ou du budget]
• [Insérer l'excédent, le déficit, le profit ou la perte]
• [Insérer la mise à jour de l'audit ou de la comptabilité]
• [Insérer les risques ou priorités financiers]

Motion : Que les états financiers soient reçus et approuvés.
Proposé par : [Insérer le nom]
Appuyé par : [Insérer le nom]
Résultat : [Approuvé / Non approuvé / Reporté]

Questions soulevées :
[Résumer les principales questions financières et les réponses apportées]

6. Élections et nominations

La réunion a porté sur les élections et les nominations aux postes suivants :

Poste : [Insérer le rôle]
Candidat : [Insérer le nom]
Résultat : [Élu / Réélu / Non élu / Reporté]

Poste : [Insérer le rôle]
Candidat : [Insérer le nom]
Résultat : [Élu / Réélu / Non élu / Reporté]

La réunion a également confirmé la nomination du [auditeur / comptable / responsable / membre du comité] pour [insérer la période], le cas échéant.

7. Résolutions et vote

Les résolutions suivantes ont été présentées lors de la réunion.

Résolution 1 : [Insérer le titre de la résolution]

Libellé de la résolution :
« [Insérer le libellé exact de la résolution] »

Proposé par : [Insérer le nom]
Appuyé par : [Insérer le nom]
Mode de scrutin : [Main levée / bulletin secret / sondage / procuration / vote électronique]
Votes pour : [Insérer le nombre]
Votes contre : [Insérer le nombre]
Abstentions : [Insérer le nombre]
Résultat : [Adopté / Rejeté]

Résolution 2 : [Insérer le titre de la résolution]

Libellé de la résolution :
« [Insérer le libellé exact de la résolution] »

Proposé par : [Insérer le nom]
Appuyé par : [Insérer le nom]
Mode de scrutin : [Insérer le mode]
Votes pour : [Insérer le nombre]
Votes contre : [Insérer le nombre]
Abstentions : [Insérer le nombre]
Résultat : [Adopté / Rejeté]

8. Questions et discussions des membres

Les questions ou commentaires suivants ont été soulevés par les membres, actionnaires ou participants :

• Question / commentaire : [Insérer le résumé]
  Réponse : [Insérer la réponse]
• Question / commentaire : [Insérer le résumé]
  Réponse : [Insérer la réponse]

Veuillez conserver un ton neutre dans cette section. Notez uniquement le point principal et la réponse, sans retranscrire l'intégralité des échanges.

9. Actions à entreprendre

ActionResponsableÉchéancePoint à l'ordre du jour associé[Insérer tâche][Insérer nom][Insérer date][Insérer point][Insérer tâche][Insérer nom][Insérer date][Insérer point][Insérer tâche][Insérer nom][Insérer date][Insérer point]

10. Questions diverses

Les points supplémentaires suivants ont été soulevés :

• [Insérer point]
• [Insérer point]
• [Insérer point]

Aucune autre question n'a été soulevée.

11. Clôture de la réunion

La présidence a remercié les participants pour leur contribution.

La réunion a été levée à [insérer heure].

Date de la prochaine réunion : [Insérer date, si connue]

12. Approbation et signature

Ce procès-verbal a été approuvé comme étant une retranscription fidèle et exacte de l'Assemblée générale annuelle.

Approuvé par : [Insérer nom]
Fonction : [Président(e) / Secrétaire / Membre du conseil]
Date d'approbation : [Insérer date]
Signature : ______________________

Avant d'utiliser ce modèle, adaptez-le à votre organisation. Certaines assemblées générales annuelles (AGA) nécessitent des détails sur les procurations, la formulation de résolutions spéciales, des notes d'audit, des dépôts réglementaires ou des registres de vote plus formels.

Les meilleurs procès-verbaux d'AGA sont clairs, neutres et faciles à vérifier. Ils doivent aider votre organisation à prouver ce qui s'est passé, à se souvenir des décisions prises et à mettre en œuvre les prochaines étapes.

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