Procès-verbal d'assemblée générale : guide et modèle

Le procès-verbal d'assemblée générale est un document de gouvernance officiel dont votre entreprise peut avoir besoin pour des audits, des litiges ou des prises de décision futures.

Cependant, rédiger un procès-verbal d'assemblée générale à partir de zéro peut s'avérer complexe.

Dans ce guide, vous découvrirez ce qu'un procès-verbal d'assemblée générale pratique doit contenir, accompagné d'un modèle.

L'importance du procès-verbal d'assemblée générale

Le procès-verbal d'assemblée générale est le compte rendu écrit d'une réunion entre une société et ses actionnaires.

Il consigne généralement les détails de la réunion, les participants, si le quorum a été atteint, les rapports présentés, les questions soulevées, les résolutions proposées, le décompte des votes et les décisions approuvées.

Selon votre pays, le type de société et vos statuts, le procès-verbal d'assemblée générale peut être une obligation légale.

Par exemple, les entreprises peuvent être tenues de conserver les registres des assemblées générales et des résolutions des actionnaires pendant un certain nombre d'années. Ces documents doivent également pouvoir être consultés par les membres ou les actionnaires.

Vos règles spécifiques peuvent varier. Une société privée, une société cotée, une startup, une association ou un groupe international peuvent être soumis à des exigences différentes.

Modèle de procès-verbal d'assemblée générale

Utilisez le modèle ci-dessous comme point de départ. Copiez-le, collez-le dans votre document et adaptez-le aux statuts de votre entreprise, à votre pacte d'actionnaires et aux exigences légales locales.

Nom de la société : [Insérer le nom de la société]
Numéro d'immatriculation de la société : [Insérer le numéro]
Type de réunion : [Assemblée générale annuelle / assemblée spéciale / assemblée générale extraordinaire]
Date : [Insérer la date]
Heure : [Insérer l'heure de début]
Lieu / lien de la réunion : [Insérer le lieu physique ou le lien de la visioconférence]
Président(e) : [Insérer le nom]
Secrétaire / rédacteur du procès-verbal : [Insérer le nom]

1. Présences

Actionnaires présents :
[Lister les noms]

Actionnaires représentés par procuration :
[Lister les noms et les mandataires]

Administrateurs présents :
[Lister les noms]

Dirigeants, conseillers ou invités présents :
[Lister les noms et les fonctions]

Absences excusées :
Liste des noms

Actions représentées :
[Insérer le nombre ou le pourcentage d'actions représentées, le cas échéant]

Quorum :
Le président a confirmé que le quorum était [atteint / non atteint] conformément aux statuts de la société.

2. Ouverture de la séance

Le président a ouvert la séance à [insérer l'heure].

Le président a confirmé que la convocation à l'assemblée a été effectuée conformément aux règles de la société.

Le président a confirmé que l'assemblée a été valablement convoquée et qu'elle peut délibérer.

Ordre du jour approuvé : [Oui / Non]
Commentaires sur l'ordre du jour : [Insérer les commentaires ou écrire « Aucun. »]

3. Approbation du procès-verbal précédent

Le procès-verbal de l'assemblée générale précédente tenue le [insérer la date] a été soumis à approbation.

Motion : Que le procès-verbal précédent soit approuvé en tant que compte rendu fidèle et exact.
Proposé par : [Insérer le nom]
Appuyé par : [Insérer le nom]
Résultat : [Approuvé / Approuvé avec modifications / Non approuvé]

Modifications demandées :
[Insérer les modifications, ou écrire « Aucune. »]

4. Rapports présentés

Rapport de la présidence

Présenté par : [Insérer le nom]
Points clés :

• [Insérer le point clé]
• [Insérer le point clé]
• [Insérer le point clé]

Rapport de la direction ou du PDG

Présenté par : [Insérer le nom]
Points clés :

• [Insérer la mise à jour commerciale]
• [Insérer la mise à jour opérationnelle]
• [Insérer la mise à jour stratégique]

Rapport financier

Présenté par : [Insérer le nom]
Points clés :

• [Insérer la mise à jour sur les revenus, les bénéfices, les pertes ou la situation de trésorerie]
• [Insérer la mise à jour sur le budget ou les prévisions]
• [Insérer la mise à jour sur l'audit, la fiscalité ou la comptabilité]

Questions soulevées :
[Résumer les principales questions des actionnaires et les réponses apportées.]

5. Questions des actionnaires

Utilisez cette section pour noter les questions importantes sans transformer le procès-verbal en transcription intégrale.

Question : [Insérer la question de l'actionnaire]
Posée par : [Insérer le nom, si approprié]
Réponse : [Insérer le résumé de la réponse]
Suivi nécessaire : [Oui / Non]
Propriétaire : [Insérer le propriétaire, si nécessaire]

6. Résolutions et votes

Résolution 1 : [Insérer le titre]

Libellé exact de la résolution :
« [Insérer le libellé exact de la résolution] »

Proposé par : [Insérer le nom]
Appuyé par : [Insérer le nom]
Mode de scrutin : [Main levée / sondage / procuration / vote électronique]
Votes pour : [Insérer le nombre]
Votes contre : [Insérer le nombre]
Abstentions : [Insérer le nombre]
Votes par procuration : [Insérer les détails, le cas échéant]
Résultat : [Réussi / Échoué]

Répétez cette section pour chaque résolution.

7. Élections, nominations ou changements au sein de l'entreprise

Point abordé : [Nomination d'un administrateur / nomination d'un auditeur / modification du capital social / approbation de dividendes / modification des statuts / autre]

Résumé :
[Insérer un court résumé]

Décision prise :
[Insérer la décision]

Résultat du vote :
[Insérer le résultat, le cas échéant]

8. Plan d'action

ActionResponsableÉchéancePoint à l'ordre du jour associé[Insérer la tâche][Insérer le responsable][Insérer la date][Insérer le point][Insérer la tâche][Insérer le responsable][Insérer la date][Insérer le point]

9. Clôture de la réunion

Questions diverses :
[Insérer les points, ou écrire « Aucune. »]

La présidence a levé la séance à [insérer l'heure].

Date de la prochaine assemblée des actionnaires : [Insérer la date, si connue]

10. Approbation et signature

Ce procès-verbal a été approuvé comme étant un compte rendu fidèle et exact.

Approuvé par : [Insérer le nom]
Rôle : [Président / Secrétaire]
Date d'approbation : [Insérer la date]
Signature : ______________________

Avant de finaliser le procès-verbal, vérifiez attentivement les noms, les présences, les procurations, le quorum, la formulation des résolutions et les résultats des votes. Ce sont les détails sur lesquels les participants s'appuieront ultérieurement.

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