Actas de la AGM para organizaciones sin fines de lucro: guía con plantilla

Las actas de su asamblea general anual pueden proteger a su organización sin fines de lucro mucho después de que la reunión haya terminado.

Es por eso que las actas de su asamblea general anual necesitan más estructura que las notas de una reunión ordinaria.

En esta guía, aprenderá qué incluir en las actas de su asamblea general anual con una plantilla sencilla para organizaciones sin fines de lucro.

La importancia de las actas para la asamblea general anual de una organización sin fines de lucro

Las actas de la asamblea general anual son especialmente importantes para las organizaciones sin fines de lucro, ya que sus decisiones suelen estar vinculadas a la gobernanza, la rendición de cuentas y la confianza.

Sus miembros quieren saber que su organización se gestiona correctamente. Sus donantes pueden querer la tranquilidad de saber que sus recursos se utilizan de forma responsable. Su junta directiva necesita un registro claro al que pueda recurrir cuando surjan dudas más adelante.

Deben mostrar:

• La fecha, hora y lugar de la asamblea general anual
• Quién asistió a la reunión
• Si se alcanzó el quórum
• Qué informes se presentaron
• Qué mociones se propusieron
• Quién propuso y secundó cada moción
• El resultado de cada votación
• Las decisiones aprobadas por los miembros
• Las tareas asignadas después de la reunión

El quórum es un detalle que nunca debe pasar por alto.

El quórum es el número mínimo de personas requerido para que su reunión pueda tomar decisiones válidas. La Comisión de Caridad del Reino Unido explica que las decisiones tomadas sin el quórum requerido pueden no ser válidas y podrían ser impugnadas.

Esto significa que sus actas deben indicar claramente si hubo quórum.

También debe consultar su documento constitutivo antes de la asamblea general anual. En muchos casos, sus estatutos o constitución le indicarán cómo debe notificarse, quién puede votar, cómo funcionan las elecciones y cuántos miembros deben asistir para que las decisiones sean válidas.

La ACNC también recuerda a las organizaciones benéficas que las plantillas para la asamblea general anual son solo ejemplos y deben adaptarse al documento constitutivo de la organización y a la legislación aplicable.

Plantilla de acta de asamblea general anual para organizaciones sin fines de lucro

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Puede copiar y pegar la siguiente plantilla en Google Docs, Word, Notion o su herramienta de gestión de juntas directivas.

Nombre de la organización: [Inserte el nombre de la organización sin fines de lucro]
Tipo de reunión: Asamblea General Anual
Fecha: [Inserte la fecha]
Hora: [Inserte la hora de inicio]
Lugar: [Inserte la dirección física o el enlace de la reunión en línea]
Presidente: [Inserte el nombre]
Secretario de actas: [Inserte el nombre]

1. Apertura de la reunión

La Asamblea General Anual de [Organization name] fue convocada a las [Insert time] por [Chairperson name].

La presidencia dio la bienvenida a todos los asistentes y confirmó el propósito de la reunión.

Notas iniciales:

• [Insert any welcome remarks]
• [Insert any housekeeping notes]
• [Insert any meeting rules, if relevant]

2. Asistencia y disculpas

Estuvieron presentes los siguientes miembros, directores, fideicomisarios, personal e invitados.

Presentes:

• [Name] — [Role]
• [Name] — [Role]
• [Name] — [Role]

Disculpas recibidas de:

• [Name] — [Role]
• [Name] — [Role]

Invitados u observadores:

• [Name] — [Organization or role]
• [Name] — [Organization or role]

3. Confirmación del quórum

La presidencia confirmó que existía el quórum necesario de acuerdo con los documentos constitutivos de la organización.

Quórum requerido: [Insertar quórum requerido]
Número de miembros con derecho a voto presentes: [Insertar número]
Quórum confirmado: Sí / No

Si no se alcanzó el quórum, indique qué sucedió a continuación.

Notas:

• [Insertar si la reunión se pospuso, se continuó solo para debate o se gestionó según sus estatutos]

4. Aprobación del acta de la Asamblea General Anual anterior

El acta de la Asamblea General Anual anterior celebrada el [Insertar fecha] se presentó para su aprobación.

Correcciones solicitadas: Sí / No

En caso afirmativo, enumere las correcciones a continuación:

• [Insertar corrección]
• [Insertar corrección]

Moción: Aprobar el acta de la Asamblea General Anual anterior.
Propuesta por: [Insertar nombre]
Apoyado por: [Insertar nombre]
Resultado de la votación: Aprobado / No aprobado / Aprobado con correcciones

Decisión: El acta fue [aprobada / aprobada con correcciones / no aprobada].

5. Informe de la presidencia

[Nombre del presidente/a] presentó el informe de la presidencia correspondiente al año.

El informe abarcó las principales actividades, logros, desafíos y prioridades de la organización para el próximo año.

Puntos clave tratados:

• [Insertar logro clave]
• [Insertar desafío clave]
• [Insertar actualización importante]
• [Insertar prioridad estratégica]

Preguntas o comentarios de los miembros:

• [Insertar pregunta o comentario]
• [Insertar respuesta o seguimiento, si es necesario]

6. Informe de tesorería y estados financieros

[Nombre del tesorero/a] presentó el informe financiero del ejercicio cerrado el [Insertar fecha de cierre del ejercicio financiero].

El informe incluyó una descripción general de los ingresos, gastos, situación financiera, reservas y cualquier hallazgo de auditoría o revisión.

Puntos financieros clave:

• Ingresos totales: [Insertar importe]
• Gastos totales: [Insertar importe]
• Superávit o déficit: [Insertar importe]
• Reservas actuales: [Insertar importe]
• Auditoría o revisión completada: Sí / No / No aplicable

Moción: Aprobar los estados financieros anuales.
Propuesto por: [Insertar nombre]
Secundado por: [Insertar nombre]
Resultado de la votación: Aprobado / No aprobado / Aplazado

Decisión: Los estados financieros fueron [aprobados / no aprobados / aplazados para una revisión posterior].

7. Elección o reelección de los miembros de la junta directiva

La presidencia presentó la elección o reelección de los miembros de la junta directiva.

Cargos abiertos para elección:

• [Cargo]
• [Cargo]
• [Cargo]

Candidatos:

• [Nombre] — [Cargo]
• [Nombre] — [Cargo]
• [Nombre] — [Cargo]

Método de votación: [A mano alzada / papeleta / voto en línea / consentimiento unánime]

Resultados de la elección:

• [Nombre] fue elegido como [Cargo]
• [Nombre] fue reelegido como [Cargo]
• [Nombre] dejó el cargo de [Cargo]

Decisión: Los miembros aprobaron los resultados de la elección tal como se registraron anteriormente.

8. Mociones y resoluciones

Se presentaron las siguientes mociones y resoluciones a los miembros.

Moción 1: [Insertar título de la moción]

Detalles de la moción: [Insertar breve descripción de la moción]
Propuesto por: [Insertar nombre]
Apoyado por: [Insertar nombre]

Resumen de la discusión:

• [Insertar punto clave]
• [Insertar punto clave]
• [Insertar inquietud o aclaración, si procede]

Resultado de la votación: [Insertar resultado]
Decisión: [Aprobado / No aprobado / Aplazado]

Moción 2: [Insertar título de la moción]

Detalles de la moción: [Insertar breve descripción de la moción]
Propuesto por: [Insertar nombre]
Apoyado por: [Insertar nombre]

Resumen de la discusión:

• [Insertar punto clave]
• [Insertar punto clave]

Resultado de la votación: [Insertar resultado]
Decisión: [Aprobado / No aprobado / Aplazado]

9. Otros asuntos

La presidencia invitó a los miembros a plantear cualquier otro asunto.

Temas tratados:

• [Insertar tema]
• [Insertar tema]
• [Insertar tema]

Decisiones tomadas, si las hubo:

• [Insertar decisión]
• [Insertar decisión]

Si no se planteó ningún otro asunto, escriba:

No se plantearon otros asuntos.

10. Acciones pendientes

Se acordaron las siguientes acciones durante la reunión.

AcciónResponsableFecha límiteEstado[Insertar acción][Insertar nombre][Insertar fecha]No iniciada[Insertar acción][Insertar nombre][Insertar fecha]No iniciada[Insertar acción][Insertar nombre][Insertar fecha]No iniciada

11. Clausura de la reunión

Al no haber más asuntos que tratar, la presidencia dio por concluida la reunión a las [Insertar hora].

Fecha de la próxima asamblea general anual: [Insertar fecha, si se conoce]
Fecha de la próxima reunión de la junta directiva: [Insertar fecha, si procede]

12. Aprobación del acta

Esta acta fue revisada y aprobada por los miembros o la junta directiva el [Insertar fecha de aprobación].

Nombre de la presidencia: [Insertar nombre]
Firma de la presidencia: ______________________
Fecha: [Insertar fecha]

Nombre de la secretaría o responsable de levantar el acta: [Insertar nombre]
Firma: ______________________
Fecha: [Insertar fecha]

Actas de la Asamblea General Anual de organizaciones sin ánimo de lucro con IA: Noota

Tomar actas durante la Asamblea General Anual de una organización sin ánimo de lucro puede ser estresante.

Aquí es donde un asistente de reuniones con IA como Noota puede ayudar.

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