Notulen voor de ALV van een non-profit: een gids met sjabloon

De notulen van je algemene ledenvergadering kunnen je non-profit nog lang na afloop van de vergadering beschermen.

Daarom hebben de notulen van je algemene ledenvergadering meer structuur nodig dan gewone vergadernotities.

In deze gids leer je wat je in je notulen moet opnemen, inclusief een eenvoudig sjabloon voor de algemene ledenvergadering van een non-profit.

Het belang van notulen voor de algemene ledenvergadering van een non-profit

Notulen van de algemene ledenvergadering zijn extra belangrijk voor non-profits, omdat besluiten vaak nauw verbonden zijn met bestuur, verantwoording en vertrouwen.

Je leden willen weten of je organisatie goed wordt beheerd. Je donateurs willen wellicht de zekerheid dat middelen verantwoord worden ingezet. Je bestuur heeft een duidelijk verslag nodig om op terug te vallen als er later vragen rijzen.

Ze moeten het volgende bevatten:

• De datum, tijd en locatie van de algemene ledenvergadering
• Wie de vergadering heeft bijgewoond
• Of het quorum was bereikt
• Welke verslagen zijn gepresenteerd
• Welke moties zijn ingediend
• Wie elke motie heeft ingediend en ondersteund
• De uitslag van elke stemming
• De besluiten die door de leden zijn goedgekeurd
• De actiepunten die na de vergadering zijn toegewezen

Het quorum is een detail dat je nooit mag overslaan.

Een quorum is het minimumaantal personen dat aanwezig moet zijn om rechtsgeldige besluiten te kunnen nemen. De Britse Charity Commission legt uit dat besluiten die zonder het vereiste quorum worden genomen, mogelijk niet geldig zijn en kunnen worden aangevochten.

Dit betekent dat in je notulen duidelijk moet staan of het quorum aanwezig was.

Controleer ook je oprichtingsdocument vóór de algemene ledenvergadering (ALV). In veel gevallen staat in je statuten of reglement hoe de oproep moet plaatsvinden, wie er mag stemmen, hoe verkiezingen verlopen en hoeveel leden aanwezig moeten zijn om besluiten rechtsgeldig te laten zijn.

De ACNC herinnert goede doelen er ook aan dat sjablonen voor een ALV slechts voorbeelden zijn en moeten worden aangepast aan het oprichtingsdocument van de organisatie en de geldende wetgeving.

Sjabloon notulen ALV non-profit

‍

Je kunt het onderstaande sjabloon kopiëren en plakken in Google Docs, Word, Notion of je tool voor bestuursbeheer.

Naam organisatie: [Naam non-profit invullen]
Type vergadering: Algemene Ledenvergadering
Datum: [Datum invullen]
Tijd: [Starttijd invullen]
Locatie: [Fysiek adres of link naar online vergadering invullen]
Voorzitter: [Naam invullen]
Notulist: [Naam invullen]

1. Opening van de vergadering

De Algemene Ledenvergadering van [Organization name] werd om [Insert time] geopend door [Chairperson name].

De voorzitter heette alle aanwezigen welkom en bevestigde het doel van de vergadering.

Opening:

• [Insert any welcome remarks]
• [Insert any housekeeping notes]
• [Insert any meeting rules, if relevant]

2. Aanwezigheid en afmeldingen

De volgende leden, bestuurders, toezichthouders, medewerkers en gasten waren aanwezig.

Aanwezig:

• [Name] — [Role]
• [Name] — [Role]
• [Name] — [Role]

Afmeldingen ontvangen van:

• [Name] — [Role]
• [Name] — [Role]

Gasten of toehoorders:

• [Name] — [Organization or role]
• [Name] — [Organization or role]

3. Vaststelling van het quorum

De voorzitter bevestigde dat het quorum aanwezig was in overeenstemming met de statuten van de organisatie.

Quorumvereiste: [Voer quorumvereiste in]
Aantal aanwezige stemgerechtigde leden: [Voer aantal in]
Quorum bevestigd: Ja / Nee

Indien het quorum niet werd behaald, noteer wat er vervolgens is gebeurd.

Opmerkingen:

• [Geef aan of de vergadering is uitgesteld, voortgezet voor enkel discussie, of afgehandeld volgens uw statuten]

4. Goedkeuring notulen vorige AV

De notulen van de vorige Algemene Vergadering gehouden op [Voer datum in] werden gepresenteerd voor goedkeuring.

Correcties verzocht: Ja / Nee

Indien ja, vermeld de correcties hieronder:

• [Voer correctie in]
• [Voer correctie in]

Motie: Tot goedkeuring van de notulen van de vorige Algemene Vergadering.
Voorgesteld door: [Voer naam in]
Gesecundeerd door: [Naam invoeren]
Stemresultaat: Goedgekeurd / Niet goedgekeurd / Goedgekeurd met correcties

Besluit: De notulen zijn [goedgekeurd / goedgekeurd met correcties / niet goedgekeurd].

5. Verslag van de voorzitter

[Naam voorzitter] presenteerde het jaarverslag van de voorzitter.

Het verslag behandelde de belangrijkste activiteiten, behaalde resultaten, uitdagingen en prioriteiten van de organisatie voor het komende jaar.

Belangrijkste besproken punten:

• [Belangrijkste resultaat invoeren]
• [Belangrijkste uitdaging invoeren]
• [Belangrijke update invoeren]
• [Strategische prioriteit invoeren]

Vragen of opmerkingen van leden:

• [Vraag of opmerking invoeren]
• [Antwoord of vervolgactie invoeren, indien nodig]

6. Verslag van de penningmeester en jaarrekening

[Naam penningmeester] presenteerde het financieel verslag over het boekjaar eindigend op [Datum einde boekjaar invoeren].

Het verslag bevatte een overzicht van de inkomsten, uitgaven, financiële positie, reserves en eventuele bevindingen uit de audit of beoordeling.

Belangrijkste financiële punten:

• Totale inkomsten: [Bedrag invoeren]
• Totale uitgaven: [Bedrag invoeren]
• Overschot of tekort: [Bedrag invoeren]
• Huidige reserves: [Bedrag invoeren]
• Audit of beoordeling voltooid: Ja / Nee / Niet van toepassing

Motie: Goedkeuring van de jaarlijkse financiële overzichten.
Voorgesteld door: [Naam invoeren]
Ondersteund door: [Naam invoeren]
Uitslag stemming: Goedgekeurd / Niet goedgekeurd / Uitgesteld

Besluit: De financiële overzichten zijn [goedgekeurd / niet goedgekeurd / uitgesteld voor verdere beoordeling].

7. Verkiezing of herverkiezing van bestuursleden

De voorzitter leidde de verkiezing of herverkiezing van bestuursleden in.

Vacante posities voor verkiezing:

• [Rol]
• [Rol]
• [Rol]

Genomineerden:

• [Name] — [Rol]
• [Name] — [Rol]
• [Name] — [Rol]

Stemmethode: [Handopsteking / stembiljet / online stemming / algemene instemming]

Verkiezingsuitslag:

• [Name] is verkozen tot [Rol]
• [Name] is herkozen als [Rol]
• [Name] is afgetreden als [Rol]

Besluit: De leden hebben de hierboven genoteerde verkiezingsuitslag goedgekeurd.

8. Moties en resoluties

De volgende moties en resoluties werden aan de leden gepresenteerd.

Motie 1: [Insert motion title]

Details van de motie: [Insert short description of the motion]
Voorgesteld door: [Naam invoeren]
Ondersteund door: [Naam invoeren]

Samenvatting van de discussie:

• [Kernpunt invoeren]
• [Kernpunt invoeren]
• [Zorgpunt of verduidelijking invoeren, indien relevant]

Stemresultaat: [Resultaat invoeren]
Besluit: [Goedgekeurd / Niet goedgekeurd / Uitgesteld]

Motie 2: [Titel van de motie invoeren]

Details van de motie: [Korte beschrijving van de motie invoeren]
Voorgesteld door: [Naam invoeren]
Ondersteund door: [Naam invoeren]

Samenvatting van de discussie:

• [Kernpunt invoegen]
• [Kernpunt invoegen]

Stemresultaat: [Resultaat invoegen]
Besluit: [Goedgekeurd / Niet goedgekeurd / Uitgesteld]

9. Wat verder ter tafel komt

De voorzitter vroeg de aanwezigen of er nog andere zaken besproken moesten worden.

Besproken onderwerpen:

• [Onderwerp invoegen]
• [Onderwerp invoegen]
• [Onderwerp invoegen]

Eventuele besluiten:

• [Besluit invoegen]
• [Besluit invoegen]

Indien er geen andere zaken zijn besproken, schrijf:

Er zijn geen andere zaken besproken.

10. Actiepunten

De volgende actiepunten zijn tijdens de vergadering afgesproken.

ActiepuntEigenaarDeadlineStatus[Actie invoegen][Naam invoegen][Datum invoegen]Niet gestart[Actie invoegen][Naam invoegen][Datum invoegen]Niet gestart[Actie invoegen][Naam invoegen][Datum invoegen]Niet gestart

11. Sluiting van de vergadering

Omdat er geen verdere agendapunten waren, sloot de voorzitter de vergadering om [Insert time].

Datum volgende AV: [Insert date, if known]
Datum volgende bestuursvergadering: [Insert date, if relevant]

12. Goedkeuring van de notulen

Deze notulen zijn op [Insert approval date] door de leden of het bestuur beoordeeld en goedgekeurd.

Naam voorzitter: [Insert name]
Handtekening voorzitter: ______________________
Datum: [Insert date]

Naam secretaris of notulist: [Insert name]
Handtekening: ______________________
Datum: [Insert date]

Notulen van de algemene ledenvergadering voor non-profits: Noota

Het notuleren tijdens een algemene ledenvergadering van een non-profit kan stressvol zijn.

Dat is waar een AI-vergaderassistent zoals Noota uitkomst biedt.

• Realtime opnemen en transcriberen : Noota neemt de vergadering op en transcribeert het gesprek terwijl het plaatsvindt. Hierdoor hoef je niet langer handmatig te notuleren of op je geheugen te vertrouwen.
  Slimme sjablonen voor notulen van algemene ledenvergaderingen : Noota biedt aanpasbare sjablonen die specifiek zijn afgestemd op jouw aandeelhoudersvergaderingen.‍
• Delen met één klik : Na de vergadering kunnen de notulen worden nagekeken, afgerond en direct worden gedeeld.
  Verstuur met slechts één klik een samenvatting naar bestuursleden, belanghebbenden of compliance-teams.‍
• Veilige opslag en compliance : Noota slaat transcripties en notulen veilig op in de cloud.
  Alleen geautoriseerde gebruikers hebben toegang tot gevoelige besprekingen.‍
• Doorzoekbare vergaderhistorie : Moet je een besluit van drie maanden geleden terugvinden? Noota maakt elke vergadering volledig doorzoekbaar. Dit is een groot voordeel voor secretarissen en juridische teams die terugkerende beoordelingen afhandelen.

Gebruik hier gratis de AI-notulering voor algemene ledenvergaderingen van Noota