Procès-verbal d'assemblée générale d'association : guide et modèle

Le procès-verbal de votre assemblée générale annuelle peut protéger votre association bien après la fin de la réunion.

C'est pourquoi le procès-verbal de votre assemblée générale annuelle nécessite une structure plus rigoureuse que de simples notes de réunion.

Dans ce guide, vous découvrirez ce que doit contenir votre procès-verbal d'AGA grâce à un modèle simple adapté aux associations.

L'importance du procès-verbal pour l'AGA d'une association

Le procès-verbal d'AGA est particulièrement crucial pour les associations, car vos décisions sont souvent liées à la gouvernance, à la responsabilité et à la confiance.

Vos membres veulent s'assurer que votre organisation est gérée correctement. Vos donateurs peuvent avoir besoin d'être rassurés sur l'utilisation responsable de vos ressources. Votre conseil d'administration a besoin d'un historique clair auquel se référer en cas de questions ultérieures.

Il doit indiquer :

• La date, l'heure et le lieu de l'AGA
• La liste des participants
• Si le quorum a été atteint
• Les rapports présentés
• Les motions proposées
• Les auteurs des propositions et des appuis pour chaque motion
• Le résultat de chaque vote
• Les décisions approuvées par les membres
• Les actions à entreprendre après la réunion

Le quorum est un détail à ne jamais omettre.

Le quorum correspond au nombre minimal de personnes requises pour que votre réunion puisse prendre des décisions valides. La Charity Commission du Royaume-Uni précise que les décisions prises sans le quorum requis peuvent être invalidées et contestées.

Cela signifie que votre procès-verbal doit clairement indiquer si le quorum était atteint.

Pensez également à consulter vos documents constitutifs avant l'assemblée générale annuelle. Dans bien des cas, vos statuts ou votre constitution précisent les modalités de convocation, les conditions de vote, le déroulement des élections ainsi que le quorum requis pour que les décisions soient valides.

L'ACNC rappelle également aux organismes de bienfaisance que les modèles d'assemblée générale annuelle ne sont que des exemples et doivent être adaptés aux documents constitutifs de l'organisation ainsi qu'à la législation en vigueur.

Modèle de procès-verbal d'assemblée générale annuelle pour organisme à but non lucratif

‍

Vous pouvez copier et coller le modèle ci-dessous dans Google Docs, Word, Notion ou votre outil de gestion de conseil d'administration.

Nom de l'organisation : [Insérer le nom de l'organisme à but non lucratif]
Type de réunion : Assemblée générale annuelle
Date : [Insérer la date]
Heure : [Insérer l'heure de début]
Lieu : [Insérer l'adresse physique ou le lien de la réunion en ligne]
Président(e) de séance : [Insérer le nom]
Secrétaire de séance : [Insérer le nom]

1. Ouverture de la séance

L'assemblée générale annuelle de [Organization name] a été ouverte à [Insert time] par [Chairperson name].

La présidence a souhaité la bienvenue aux participants et a rappelé l'ordre du jour de la réunion.

Remarques liminaires :

• [Insert any welcome remarks]
• [Insert any housekeeping notes]
• [Insert any meeting rules, if relevant]

2. Présences et excuses

Les membres, administrateurs, fiduciaires, membres du personnel et invités suivants étaient présents.

Présents :

• [Name] — [Role]
• [Name] — [Role]
• [Name] — [Role]

Absences signalées :

• [Name] — [Role]
• [Name] — [Role]

Invités ou observateurs :

• [Name] — [Organization or role]
• [Name] — [Organization or role]

3. Constatation du quorum

La présidence a confirmé que le quorum était atteint, conformément aux statuts de l'organisation.

Quorum requis : [Insérer le quorum requis]
Nombre de membres votants présents : [Insérer le nombre]
Quorum atteint : Oui / Non

Si le quorum n'a pas été atteint, indiquez la suite des événements.

Notes :

• [Indiquez si la réunion a été reportée, poursuivie uniquement pour discussion ou traitée conformément à vos statuts]

4. Approbation du procès-verbal de l'AGO précédente

Le procès-verbal de la précédente assemblée générale ordinaire tenue le [Insérer la date] a été présenté pour approbation.

Corrections demandées : Oui / Non

Si oui, listez les corrections ci-dessous :

• [Insérer la correction]
• [Insérer la correction]

Motion : Approuver le procès-verbal de la précédente assemblée générale ordinaire.
Proposé par : [Insérer le nom]
Appuyé par : [Insérer le nom]
Résultat du vote : Approuvé / Non approuvé / Approuvé avec corrections

Décision : Le procès-verbal a été [approuvé / approuvé avec corrections / non approuvé].

5. Rapport de la présidence

[Nom de la présidence] a présenté le rapport de la présidence pour l'année écoulée.

Le rapport a couvert les principales activités, les réalisations, les défis et les priorités de l'organisation pour l'année à venir.

Points clés abordés :

• [Insérer la réalisation clé]
• [Insérer le défi clé]
• [Insérer la mise à jour importante]
• [Insérer la priorité stratégique]

Questions ou commentaires des membres :

• [Insérer la question ou le commentaire]
• [Insérer la réponse ou le suivi, si nécessaire]

6. Rapport de la trésorerie et états financiers

[Nom de la trésorerie] a présenté le rapport financier pour l'exercice clos le [Insérer la date de clôture de l'exercice].

Le rapport comprenait un aperçu des revenus, des dépenses, de la situation financière, des réserves ainsi que des conclusions d'audit ou d'examen.

Points financiers clés :

• Revenu total : [Insérer le montant]
• Dépenses totales : [Insérer le montant]
• Excédent ou déficit : [Insérer le montant]
• Réserves actuelles : [Insérer le montant]
• Audit ou examen réalisé : Oui / Non / Sans objet

Motion : Approuver les états financiers annuels.
Proposé par : [Insérer le nom]
Appuyé par : [Insérer le nom]
Résultat du vote : Approuvé / Non approuvé / Reporté

Décision : Les états financiers ont été [approuvés / non approuvés / reportés pour examen ultérieur].

7. Élection ou réélection des membres du conseil d'administration

Le président a introduit l'élection ou la réélection des membres du conseil d'administration.

Postes ouverts à l'élection :

• [Rôle]
• [Rôle]
• [Rôle]

Candidats :

• [Name] — [Rôle]
• [Name] — [Rôle]
• [Name] — [Rôle]

Mode de scrutin : [Main levée / bulletin secret / vote en ligne / consentement unanime]

Résultats de l'élection :

• [Name] a été élu(e) au poste de [Role]
• [Name] a été réélu(e) au poste de [Role]
• [Name] a quitté ses fonctions de [Role]

Décision : Les membres ont approuvé les résultats de l'élection tels qu'indiqués ci-dessus.

8. Motions et résolutions

Les motions et résolutions suivantes ont été présentées aux membres.

Motion 1 : [Insérer le titre de la motion]

Détails de la motion : [Insérer une brève description de la motion]
Proposé par : [Insérer le nom]
Appuyé par : [Insérer le nom]

Résumé de la discussion :

• [Insérer le point clé]
• [Insérer le point clé]
• [Insérer une préoccupation ou une précision, le cas échéant]

Résultat du vote : [Insérer le résultat]
Décision : [Approuvé / Non approuvé / Reporté]

Motion 2 : [Insérer le titre de la motion]

Détails de la motion : [Insérer une brève description de la motion]
Proposé par : [Insérer le nom]
Appuyé par : [Insérer le nom]

Résumé de la discussion :

• [Insérer point clé]
• [Insérer point clé]

Résultat du vote : [Insérer résultat]
Décision : [Approuvé / Non approuvé / Reporté]

9. Questions diverses

La présidence a invité les membres à soulever toute autre question.

Sujets abordés :

• [Insérer sujet]
• [Insérer sujet]
• [Insérer sujet]

Décisions prises, le cas échéant :

• [Insérer décision]
• [Insérer décision]

Si aucune autre question n'a été soulevée, écrire :

Aucune autre question n'a été soulevée.

10. Plan d'action

Les points d'action suivants ont été convenus au cours de la réunion.

Point d'actionResponsableÉchéanceStatut[Insérer action][Insérer nom][Insérer date]Non commencé[Insérer action][Insérer nom][Insérer date]Non commencé[Insérer action][Insérer nom][Insérer date]Non commencé

11. Clôture de la réunion

L'ordre du jour étant épuisé, la présidence a levé la séance à [Insérer l'heure].

Date de la prochaine assemblée générale annuelle : [Insérer la date, si connue]
Date de la prochaine réunion du conseil d'administration : [Insérer la date, si pertinente]

12. Approbation du procès-verbal

Ce procès-verbal a été examiné et approuvé par les membres ou le conseil d'administration le [Insérer la date d'approbation].

Nom du président ou de la présidente : [Insérer le nom]
Signature du président ou de la présidente : ______________________
Date : [Insérer la date]

Nom du secrétaire ou de la personne chargée du procès-verbal : [Insérer le nom]
Signature : ______________________
Date : [Insérer la date]

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