Qu'est-ce qu'un modèle de journal d'appels

Un modèle de journal d'appels est un tableau structuré pour vos conversations téléphoniques. Il permet de standardiser ce que vous capturez et l'endroit où il se trouve.

Votre modèle réduit « Que dois-je noter ? » décisions. Cela permet de gagner du temps pendant les journées chargées. Cela rend également les rapports indolores plus tard.

Un bon modèle de journal fonctionne pour les ventes, le support, le recrutement et les opérations. Vous pouvez ajouter quelques champs pour chaque équipe.

Ce que comprend un modèle de journal d'appels solide

• Date et heure. Déterminez à quel moment l'appel a eu lieu.
• Appelant/Appelé. Noms, entreprises et coordonnées.
• Objet/Type d'appel. Découverte, assistance, renouvellement, sélection des candidats, etc.
• Durée. Utile pour les contrôles de capacité et de SLA.
• Remarques/Points clés. Des puces courtes, pas des essais.
• Résultat/État. Terminé, messagerie vocale, reprogrammation, escalade.
• Prochaines étapes et propriétaire. Qui fait quoi et pour quand.
• Date de suivi. Maintient les pipelines et les processus en mouvement.

Des variantes qui aident différentes équipes

• Ventes. Identifiant de l'offre, étape, montant, concurrent.
• Soutien. Numéro du ticket, gravité, catégorie de produit, solution de contournement.
• Recrutement. Rôle, stade, source, disponibilité.
• Finance/Juridique. Référence du contrat, statut des termes, lignes rouges.

Gardez la base identique. Ajoutez 2 à 3 colonnes par fonction. Vous maintenez l'ordre sans nuire à la flexibilité.

Où conserver le journal

Les feuilles de calcul constituent un moyen rapide de démarrer. Ils permettent un filtrage et un partage rapides. Les versions imprimables sont utiles dans les environnements à faible connectivité.

Les outils de gestion du travail renforcent la collaboration.

Meilleur modèle de journal d'appels

Vous voulez un modèle simple, rapide et flexible. Celui-ci fonctionne très bien dans Google Sheets et Excel avec des champs et des onglets détaillés.

FAQ

Quelle est la différence entre un journal des appels et des notes de réunion ?
Un journal des appels enregistre faits d'une seule conversation d'affilée. Les notes de réunion résument une session plus longue avec plus de détails. Utilisez les deux en cas de besoin.

Ai-je besoin d'un modèle si mon CRM enregistre les appels ?
Oui, si les champs CRM ne sont pas cohérents. Un modèle applique les mêmes données à chaque fois. Vous pouvez toujours synchroniser ou importer dans le CRM.

Où doit se trouver mon journal de bord ?
Commencez dans Sheets ou Excel pour gagner en rapidité. Passez à votre CRM ou à un outil de gestion du travail lorsque vous souhaitez automatiser et créer des tableaux de bord. Choisissez le système que votre équipe ouvre déjà quotidiennement.

Combien de champs dois-je avoir ?
Commencez par 10 à 12 colonnes. Ajoutez uniquement ce qui améliore les actions ou les rapports. Supprimez tout ce que personne n'utilise.

Qu'en est-il des longs appels avec beaucoup de détails ?
Gardez la ligne serrée et créez un lien vers une note plus longue ou une transcription. Utilisez le Remarques cellule pour trois balles. Ajoutez le lien dans la même ligne.

Comment puis-je m'assurer que les personnes remplissent réellement le modèle ?
Rendez-le fluide. Gelez l'en-tête, ajoutez des listes déroulantes et préremplissez les valeurs par défaut. Définissez ensuite un rituel de révision quotidien.

Comment puis-je transformer le journal en actions ?
Utilisez le Propriétaire et Date d'échéance colonnes comme déclencheur. Créez une vue pour « Due Today » et « Overdue ». Regardez-le dans votre stand-up.

Puis-je suivre les KPI à partir du journal ?
Oui Créez des pivots pour le volume d'appels, le taux de réponse, la durée moyenne et les résultats par objectif. Ajoutez un petit onglet de tableau de bord et révisez-le chaque semaine.

Qu'en est-il de la conformité et de la confidentialité ?
Ne stockez que ce dont vous avez besoin. Évitez les informations personnelles sensibles dans les champs de texte libre. Si les appels sont enregistrés, respectez les lois locales en matière de consentement.

Comment gérer plusieurs balises sur une même ligne ?
Utilisez des balises séparées par des virgules dans une seule cellule. Standardisez une liste de balises dans une feuille masquée. Ajoutez la validation des données pour plus de cohérence.

Nous travaillons sur mobile. Un modèle fonctionne-t-il toujours ?
Oui, mais limitez le nombre de champs. Utilisez une feuille adaptée aux appareils mobiles ou un formulaire qui écrit dans votre journal. Les champs courts l'emportent sur les longs paragraphes lorsque vous êtes en déplacement.

Quand dois-je aller au-delà des modèles ?
Lorsque le volume augmente et que la saisie manuelle s'arrête. À ce stade, pensez à l'automatisation. Des outils tels que Noota capturent les transcriptions et créent des journaux structurés pour vous.

À quelle fréquence dois-je nettoyer la bûche ?
Une fois par semaine. Fermez les étapes suivantes obsolètes, corrigez les fautes de frappe dans les balises et archivez les anciennes lignes dans un onglet séparé. Vos vues restent rapides.

Quel est le moyen le plus rapide de le déployer ?
Partagez une feuille prédéfinie avec des en-têtes figés, des listes déroulantes et des exemples de lignes. Entraînez l'équipe pendant 10 minutes. Commencez à enregistrer le prochain appel, pas la semaine suivante.

Noota : journal d'appel automatisé sans Excel

Noota enregistre les appels et les réunions pour vous. Il enregistre, transcrit et crée un journal structuré en quelques secondes. Vous obtenez un résumé clair avec les décisions et les mesures à prendre.

Vous pouvez transmettre les résultats à votre CRM ou à votre ATS. Les notes, les propriétaires et les dates d'échéance évoluent avec l'enregistrement.

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