L'embauche comporte des risques, non seulement parce que vous avez choisi le mauvais candidat, mais aussi parce que vous enfreignez la loi.

Pouvez-vous me poser des questions sur l'historique des salaires ? Pouvez-vous enregistrer un entretien sans consentement ? Pouvez-vous utiliser l'IA pour sélectionner les candidats ?

Ce guide vous apporte des éclaircissements. Vous verrez ce que disent les lois sur les entretiens aux États-Unis, dans l'UE et au Royaume-Uni.

Questions d'entretien légales et illégales

Ce que disent les lois

Aux États-Unis, la loi fédérale interdit aux interviews de cibler des traits protégés. Vous ne pouvez pas poser de questions sur l'âge, la race, la religion, le sexe (y compris la grossesse, l'orientation sexuelle ou l'identité de genre), l'origine nationale, le handicap ou les antécédents génétiques d'une personne. Cela inclut des invites indirectes ou apparemment amicales. Les exemples incluent :

• « Quel âge as-tu ? » ou « Quand êtes-vous né ? » — Illégal
• « Parlez-moi de votre état civil ou de vos enfants. » — Illégal
• « Êtes-vous handicapé ? » ou « Quels médicaments prenez-vous ? » — Illégal‍

Mais la loi vous permet de poser des questions sur les capacités liées à l'emploi, telles que :

• « Êtes-vous en mesure d'effectuer ce travail avec ou sans aménagement raisonnable ? » — C'est légal
• Vous pouvez préciser si le candidat est capable d'accomplir des tâches essentielles, telles que soulever des poids, voyager ou planifier des horaires, à condition que celles-ci soient directement liées au poste (eeoc.gov)

Royaume-Uni

• La loi de 2010 sur l'égalité protège les candidats contre la discrimination fondée sur neuf caractéristiques : âge, handicap, changement de sexe, mariage/partenariat civil, grossesse/maternité, race, religion/conviction, sexe et orientation sexuelle.
• Il est illégal de poser des questions sur ces caractéristiques directement ou indirectement. Exemple : « En quelle année avez-vous obtenu votre diplôme ? » pourrait révéler l'âge.
• Alternative légale : vous pouvez demander si le candidat peut répondre à des exigences professionnelles, telles que le travail de soir ou les déplacements, si cela est directement lié au poste. (gov.uk)

Union européenne

• En vertu des directives de l'UE (et des lois nationales telles que le Code du travail français), seules les questions strictement pertinentes pour évaluer l'adéquation à un poste sont autorisées.
• Les questions concernant la famille, la religion, les convictions politiques ou la vie privée sont interdites.
• Alternative légale : concentrez-vous uniquement sur les compétences, l'expérience et la capacité d'exercer le rôle. En France, la jurisprudence le confirme : si une question n'est pas essentielle à l'évaluation des capacités, elle est illégale.

Ce que cela signifie pour votre processus de recrutement

• Rédigez les questions avec soin. Écrivez-les en fonction des tâches et des fonctions du poste. Évitez de vous intéresser à votre vie personnelle.
• Formez les intervieweurs. De nombreuses erreurs se produisent à la suite de bavardages. Remplacez « Avez-vous des enfants ? » avec « Nos équipes ont lieu le soir. Êtes-vous disponible à ces heures-là ? »
• Standardisez votre script. Utilisez des guides d'entretien structurés qui s'appliquent de la même manière à tous les candidats. Cela permet de maintenir les biais et les risques à un faible niveau.
• Documentez les réponses de manière objective. Prenez des notes sur les aptitudes et les compétences, et non sur vos impressions personnelles concernant les traits protégés.
• Recrutement transfrontalier ? Respectez les règles les plus strictes (souvent entre l'UE et le Royaume-Uni). Cela vous protège si vous recrutez à l'étranger.

Aménagements pour personnes handicapées

Ce que disent les lois

Aux États-Unis: L'Americans with Disabilities Act (ADA) interdit la discrimination fondée sur le handicap. Elle protège les candidats handicapés qualifiés. Vous devez offrir des aménagements raisonnables pour le processus de candidature et le poste, sauf si cela entraîne une contrainte excessive. Vous ne pouvez pas non plus poser de questions liées à un handicap avant de proposer l'emploi, sauf si elles concernent des mesures d'adaptation.

Par exemple, en demandant « Avez-vous un handicap ? » est interdit. Mais vous pouvez demander : « Aurez-vous besoin de mesures d'adaptation raisonnables pour terminer cet entretien ou le poste ? » Cela est légal une fois que vous soupçonnez ou savez que le candidat peut avoir besoin d'aide.

Dans l'UE: Les employeurs doivent également fournir des aménagements raisonnables. Les ajustements doivent être réalistes et ne pas entraîner de coûts disproportionnés. Les orientations de l'UE mettent l'accent sur l'équité et l'accès.

Ce que cela signifie pour votre processus de recrutement

• Dites les mots d'emblée : Dans votre offre d'emploi ou votre e-mail de planification, incluez une ligne telle que :
  « Si vous avez besoin de mesures d'adaptation pendant le processus d'embauche, veuillez nous en informer. Nous sommes heureux de vous aider. »
  C'est à la fois inclusif et légal.
• Restez au clair sur le calendrier : Ne posez pas de questions directement sur un handicap. Laissez le candidat divulguer volontairement, surtout s'il s'agit de mesures d'adaptation dont il a besoin, et non pas pour l'éliminer.
• Proposez des hébergements de manière flexible : Cela peut inclure des périodes prolongées, des interprètes en langue des signes, des logiciels accessibles ou d'autres formats d'entretien.
• Évaluez ce qui est raisonnable : Utilisez les règles de l'ADA et de l'UE comme guide. Un ajustement ne devrait pas mettre à rude épreuve vos opérations ni entraîner des coûts excessifs.
• Documentation et suivi : Après avoir proposé un logement, vérifiez qu'il fonctionne. Concentrez vos notes sur le changement demandé, et non sur vos hypothèses.
• Formez votre équipe : Faites prendre conscience aux intervieweurs que l'adaptation des personnes handicapées vise à permettre et non à exempter la performance.

Enregistrement des entretiens : le consentement d'abord

L'enregistrement des interviews peut vous faire gagner du temps. Vous obtenez des notes précises, des transcriptions et la possibilité de revoir les détails plus tard. Mais vous ne pouvez pas simplement appuyer sur « Enregistrer » sans réfléchir. Les enregistrements d'entretiens sont réglementés à la fois par les lois sur la confidentialité et le consentement.

Ce que disent les lois

UE et Royaume-Uni (GDPR/UK GDPR)

• L'enregistrement d'un entretien est considéré comme une collecte de données personnelles.
• Vous devez disposer d'une base légale pour le traitement. L'itinéraire le plus sûr est consentement explicite.
• Le consentement doit être éclairé et volontaire. Vous devez expliquer aux candidats pourquoi vous enregistrez, comment vous allez utiliser le fichier et combien de temps vous le conserverez.
• Les règles de conservation s'appliquent. Vous ne pouvez pas stocker des enregistrements indéfiniment. Conservez-les uniquement à des fins d'embauche. (ico.org.uk, gdpr.eu)

France et autres pays de l'UE

• Le principe de proportionnalité s'applique. L'enregistrement doit être nécessaire aux fins prévues.
• Il est essentiel d'informer le candidat. Les enregistrements cachés sont illégaux.

États-Unis

• Les règles de consentement varient d'un État à l'autre.
• Dans la plupart des États, le « consentement d'une partie » suffit, ce qui signifie que si l'une des personnes interrogées est d'accord, l'enregistrement est légal.
• Environ 11 États, dont la Californie et la Floride, exigent le « consentement de toutes les parties ». Dans ces états, chaque participant doit être d'accord avant l'enregistrement.
• Indépendamment de la législation de l'État, il est conseillé aux employeurs de toujours informer les candidats et d'obtenir leur autorisation par écrit. (ncsl.org, eeoc.gov)

Outils d'IA et de transcription

• Si vous utilisez des assistants intelligents tels que Noota pour enregistrer et transcrire, vous devez tout de même informer les candidats. Les réglementations du RGPD et de l'IA traitent les transcriptions comme des données personnelles.
• Si l'outil stocke des données en dehors de votre pays, des règles de transfert transfrontalier peuvent s'appliquer.

Ce que cela signifie pour votre processus de recrutement

1. Demandez toujours votre consentement
Ne présumez jamais que les candidats sont à l'aise d'être enregistrés. Au début du processus, incluez une ligne telle que :
« Nous aimerions enregistrer cette interview à des fins de prise de notes. L'enregistrement sera stocké en toute sécurité, utilisé uniquement à des fins d'évaluation et supprimé au bout de six mois. Êtes-vous d'accord ? »

2. Mettez-le par écrit
Le consentement verbal est une bonne chose, mais le consentement écrit est plus fort. Ajoutez une case à cocher à votre formulaire de planification ou à votre e-mail de confirmation. De cette façon, vous aurez des preuves en cas de contestation.

3. Soyez clair quant à l'objectif
Expliquez pourquoi vous enregistrez. Par exemple : « pour garantir une évaluation équitable » ou « pour partager avec le jury de recrutement ». Évitez les raisons vagues. La transparence renforce la confiance.

4. Limiter le stockage et l'accès
Stockez les enregistrements dans votre système ATS ou HR sécurisé. Limitez l'accès aux recruteurs et aux membres du panel uniquement. Fixez une date de suppression, généralement de 6 à 12 mois si le candidat n'est pas embauché.

5. Proposez des alternatives
Si un candidat refuse son consentement, ne le pénalisez pas. Proposez plutôt de prendre des notes écrites. La discrimination fondée sur le refus constituerait une violation des lois sur la protection de la vie privée et l'égalité de traitement.

6. Formez votre équipe
Assurez-vous que les intervieweurs comprennent les règles. Un simple « enregistrons cet appel » sans consentement comporte un risque juridique.

7. Soyez prudent avec l'IA
Si vous utilisez des outils de transcription tels que Noota, expliquez clairement qu'un assistant IA se joindra à l'appel. Indiquez aux candidats où les données sont traitées et comment elles sont sécurisées.

Utilisation de l'IA dans les entretiens

L'IA transforme le recrutement. Vous pouvez désormais utiliser l'IA pour filtrer les CV, classer les candidats ou même analyser les entretiens. Ces outils permettent de gagner du temps, mais ils soulèvent également des questions juridiques et éthiques. Les règles évoluent rapidement et vous devez vous y tenir au courant.

Ce que disent les lois

Union européenne (Loi sur l'IA de l'UE)

• La nouvelle loi de l'UE sur l'IA classe de nombreux outils de recrutement comme « à haut risque. »
• Les systèmes à haut risque incluent l'IA utilisée pour l'évaluation des candidats, le classement des CV ou les entretiens automatisés.
• Les employeurs doivent suivre des règles strictes : gestion des risques, supervision humaine, documentation et transparence.
• Les candidats doivent être informés quand l'IA est utilisée pour les évaluer. Ils ont également le droit de demander un examen humain.

États-Unis

• Au niveau fédéral, l'EEOC applique les lois anti-discrimination existantes aux outils d'IA. Si votre filtrage par IA crée un biais, vous êtes responsable.
• Les lois locales vont plus loin. Loi locale 144 de la ville de New York exige des audits de partialité des outils automatisés de décision en matière d'emploi (AEDT). Les résultats doivent être publiés et les candidats doivent être informés avant que l'outil ne soit utilisé.
• D'autres États, comme l'Illinois et le Maryland, ont adopté des lois sur l'analyse des interviews vidéo par IA. Ils nécessitent la divulgation et le consentement du candidat.

Royaume-Uni

• Le RGPD britannique s'applique à la prise de décision automatisée. Si l'IA prend une décision « importante » concernant un candidat, vous devez l'informer et lui proposer une intervention humaine.
• La transparence est essentielle. Les candidats doivent comprendre comment l'IA influence leurs résultats.

Ce que cela signifie pour votre processus de recrutement

1. Dites aux candidats quand l'IA est utilisée
Ne laissez pas l'IA opérer en arrière-plan sans préavis. Soyez franc :
« Nous utilisons l'IA pour nous aider à filtrer les applications. L'outil passe en revue les CV en fonction des compétences pertinentes. Un recruteur révisera toujours la liste finale. »
Cela vous protège légalement et renforce la confiance.

2. Tenez toujours un humain au courant
Même si l'IA classe les candidats, c'est un recruteur qui doit prendre la décision finale. Cela garantit la conformité au RGPD et à la loi européenne sur l'IA. Cela réduit également le risque de refus abusifs.

3. Exiger des audits de biais de la part des fournisseurs
Si vous achetez un outil d'IA, demandez une preuve d'équité. À New York, c'est légalement obligatoire. Même en dehors de New York, c'est une bonne pratique. Documentez l'audit et conservez-le dans un dossier.

4. Documentez votre processus
Gardez une trace de la façon dont l'IA est utilisée pour le recrutement. Notez quels outils vous utilisez, ce qu'ils mesurent et comment les décisions sont prises. Cette documentation est utile si jamais vous êtes confronté à une contestation légale.

5. Fournir des informations sur les droits des candidats
Incluez dans votre déclaration de confidentialité la manière dont l'IA est utilisée. Expliquez leur droit de demander un examen humain. Indiquez une adresse e-mail de contact en cas de problème.

6. Limiter l'IA à des facteurs clairs liés à l'emploi
Évitez les outils dont le score se base uniquement sur la détection de la personnalité ou des émotions. Cela entraîne des risques juridiques et éthiques plus élevés. Respectez les exigences en matière de compétences, d'expérience et de rôle.

7. Formez votre équipe de recrutement
Les recruteurs et les managers doivent comprendre le fonctionnement de l'IA. Ils doivent connaître ses limites, ses points forts et ce qu'il faut faire si un candidat le remet en question.

Historique des salaires et transparence salariale

Parler de rémunération lors des entretiens semble simple, mais c'est très réglementé. Dans de nombreuses régions, il est interdit de poser des questions sur l'historique des salaires. Dans le même temps, les lois sur la transparence salariale se multiplient. Vous devez savoir ce que vous pouvez demander et ce que vous devez partager.

Ce que disent les lois

États-Unis

• Plus de 20 États et de nombreuses villes interdisent désormais aux employeurs de poser des questions sur l'historique salarial d'un candidat. Les exemples incluent la Californie, New York, le Massachusetts et l'Illinois.
• L'objectif est d'empêcher la discrimination salariale liée au suivi des personnes tout au long de leur carrière.
• Les sanctions varient, mais les violations peuvent entraîner des amendes ou des poursuites judiciaires.
• Les lois sur la transparence salariale se répandent également. Dans des États comme le Colorado, la Californie et New York, vous devez afficher les échelles salariales dans les offres d'emploi ou les divulguer sur demande.

Union européenne

• Le Directive de l'UE sur la transparence salariale a été adopté en 2023. Elle oblige les employeurs à fournir aux candidats des informations salariales avant les entretiens ou au moins sur demande.
• Les employeurs comptant plus de 100 travailleurs devront signaler les écarts de rémunération entre hommes et femmes.
• Il est déconseillé de poser des questions sur l'historique des salaires. L'accent est mis sur un salaire égal pour un travail égal.

Royaume-Uni

• Bien que les questions relatives à l'historique des salaires ne soient pas totalement interdites, les régulateurs encouragent les employeurs à les éviter.
• La Commission pour l'égalité et les droits de l'homme déconseille de demander les salaires antérieurs afin d'éviter de perpétuer les écarts salariaux entre les sexes ou les races.
• Les discussions sur la transparence salariale se multiplient et de nombreuses grandes entreprises divulguent déjà volontairement leurs fourchettes.

Ce que cela signifie pour votre processus de recrutement

1. Supprimer les questions relatives à l'historique des salaires
Ne demandez pas : « Qu'avez-vous gagné dans votre dernier rôle ? » Même si c'est toujours légal dans votre région, c'est risqué. Cela peut créer des préjugés, limiter l'équité et frustrer les candidats.

2. Concentrez-vous sur les attentes, pas sur l'histoire
Une meilleure question est la suivante : « Quelles sont vos attentes salariales pour ce poste ? » Cela permet de garder la conversation tournée vers l'avenir et conforme.

3. Préparer des échelles salariales
Soyez prêt à partager rapidement votre échelle salariale. Dans certaines régions, vous devez le publier dans l'offre d'emploi. Dans d'autres cas, vous devez le divulguer sur demande. Quoi qu'il en soit, la transparence vous permet de vous démarquer.

4. Former les intervieweurs et les recruteurs
Assurez-vous que tout le monde sait qu'il ne faut pas se poser des questions sur l'historique des salaires par habitude. Fournissez des scripts et des alternatives clairs.

5. Mettre à jour les offres d'emploi
Si vous vivez dans une région où les règles de transparence salariale sont appliquées, incluez des fourchettes dans vos offres d'emploi. Utilisez des chiffres réalistes : les candidats contesteront des fourchettes vagues ou exagérées.

6. Documentez votre politique
Notez votre approche : pas de questions sur l'historique des salaires, divulgation des échelles salariales et conformité avec la législation locale. Partagez-le avec vos responsables du recrutement.

7. Utilisez la transparence comme argument de vente
Les candidats s'attendent de plus en plus à une clarté salariale. Même lorsque cela n'est pas obligatoire, la transparence en matière de rémunération permet de renforcer la confiance et d'attirer de meilleurs talents.

DEI et embauche légale

La diversité, l'équité et l'inclusion (DEI) sont des priorités absolues en matière de recrutement. Vous souhaitez attirer des candidats diversifiés et constituer des équipes équitables. Mais les initiatives DEI doivent tout de même être conformes aux lois sur la discrimination. Si vous allez trop loin, vous risquez d'être accusé de discrimination à rebours.

Ce que disent les lois

États-Unis

• La loi fédérale, en vertu du titre VII de la loi sur les droits civils, interdit la discrimination fondée sur la race, le sexe, la religion et d'autres traits protégés. Cela signifie que vous ne pouvez pas prendre de décisions d'embauche en vous basant uniquement sur l'identité d'une personne.
• Les « quotas » pour les groupes protégés sont illégaux dans la plupart des cas. Vous pouvez fixer des objectifs pour accroître la diversité, mais vous ne pouvez pas rejeter un candidat qualifié parce qu'il ne correspond pas à une cible démographique.
• L'EEOC soutient la sensibilisation, le recrutement ciblé et l'élimination des préjugés lors des étapes de recrutement. Mais il met en garde contre les règles rigides qui désavantagent d'autres groupes.

Union européenne

• La législation de l'UE sur l'égalité interdit également la discrimination fondée sur le sexe, la race, l'âge, le handicap, la religion ou l'orientation sexuelle.
• L'action positive est autorisée dans des cas limités. Par exemple, si deux candidats sont également qualifiés, vous pouvez préférer un candidat issu d'un groupe sous-représenté. Mais la préférence doit être proportionnée et justifiée par un écart de diversité évident.
• Les quotas généraux ne sont pas autorisés par la législation de l'UE, sauf si une législation nationale spécifique l'exige.

Royaume-Uni

• La loi de 2010 sur l'égalité suit une approche similaire. L' « action positive » est légale, mais la « discrimination positive » ne l'est pas.
• Les employeurs peuvent mettre en place des programmes de sensibilisation pour les groupes sous-représentés. Ils peuvent également choisir un candidat diversifié plutôt qu'un autre lorsque les qualifications sont égales.
• Mais ils ne peuvent pas sélectionner un candidat uniquement sur la base de sa caractéristique protégée si cette personne est moins qualifiée.

Ce que cela signifie pour votre processus de recrutement

1. Concentrez-vous sur la sensibilisation, pas sur les quotas
Vous pouvez publier des offres d'emploi dans des endroits qui touchent des viviers de talents diversifiés. Par exemple, publiez des rôles dans des réseaux communautaires ou des universités desservant des groupes sous-représentés. Cela élargit votre pipeline sans enfreindre les lois anti-discrimination.

2. Standardisez votre évaluation
Utilisez des entretiens structurés et des tableaux de bord. Cela réduit l'influence des préjugés et garantit que les candidats sont comparés sur le plan des compétences liées à l'emploi.

3. Fixez-vous des objectifs en matière de diversité, pas des quotas stricts
C'est une bonne chose de viser un plus grand nombre de femmes à des postes de direction ou une plus grande représentation des minorités. Mais considérez-les comme des repères internes, et non comme des critères de sélection rigides. Documentez-les comme des aspirations et non comme des règles.

4. Appliquez les règles du « tie-break » avec soin
Si deux candidats sont également qualifiés, vous pouvez légalement choisir celui d'un groupe sous-représenté. Mais vous devez documenter l'égalité et vous assurer que la décision est proportionnée.

5. Évitez le tokenisme
Ne mettez pas en valeur la DEI d'une manière qui semble performative. Les candidats s'en chargeront. Concentrez-vous plutôt sur la création d'opportunités équitables tout au long du processus.

6. Former les intervieweurs
Assurez-vous que votre équipe comprend la différence entre une action positive (autorisée) et une discrimination positive (interdite). Indiquez clairement ce qu'il faut faire et ne pas faire.

7. Mesurez les résultats
Suivez la diversité dans votre portefeuille et les résultats de recrutement. Utilisez les données pour améliorer la sensibilisation et réduire les préjugés. Mais gardez les données anonymes et agrégées pour protéger la confidentialité.

Entretiens par IA sécurisés et conformes : Noota

Vos outils d'entretien doivent respecter les règles de confidentialité et de sécurité, en particulier si vous collectez des données personnelles sur les candidats. Noota fait l'affaire :

• ‍Infrastructure conforme au RGPD : Toutes les données de vos entretiens avec Noota restent cryptées dans les centres de données de l'UE (France, Belgique, Pays-Bas). Le RGPD est au cœur de son architecture. ‍
• Certifications de niveau professionnel :Noota utilise un modèle de sécurité dès la conception. Vos enregistrements, transcriptions et métadonnées sont chiffrés en transit (TLS 1.2/1.3) et au repos à l'aide de la norme AES-256. Son infrastructure est compatible avec les normes SOC 2 Type II et ISO 27001. ‍
• Contrôlez vos données : Vous décidez de la durée de conservation des données, d'un jour à plusieurs années, en particulier si vous avez souscrit un forfait d'entreprise. Les comptes gratuits, quant à eux, suppriment les données archivées au bout d'un mois. Vous pouvez également supprimer complètement vos données.‍
• Aucune formation à l'IA sur vos données privées : Vos enregistrements et vos notes ne seront pas utilisés pour réentraîner l'IA de Noota. C'est vous, et vous seul, qui le contrôlez. Cela limite l'exposition et répond aux attentes en matière de confidentialité. ‍
• Intégrations et transferts sécurisés : Noota se connecte à votre ATS et à des outils tels que Salesforce, HubSpot, Slack, Notion. Toutes les données sont sécurisées, sans fuite de données sur vos candidats ou vos recrutements. ‍
• Contrôle d'accès et surveillance : Noota utilise des règles d'accès internes strictes, un code révisé par des pairs, un RBAC (contrôle d'accès basé sur les rôles), un MFA et des analyses de vulnérabilité régulières. La surveillance en temps réel permet de maintenir le temps de fonctionnement au-dessus de 99,9 %.

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