Les meilleurs outils de prise de notes IA européens conformes au RGPD

Votre dernière réunion a pu contenir plus de données personnelles que vous ne le pensez.

C'est pourquoi choisir un preneur de notes IA conforme au RGPD n'est certainement pas qu'une simple formalité juridique.

Dans ce guide, on compare les meilleurs preneurs de notes IA européens conformes au RGPD pour les professionnels et les équipes.

1. Noota

Noota est le preneur de notes IA français doté des fonctionnalités les plus robustes en matière de confidentialité, de sécurité et de souveraineté, et entièrement conforme au RGPD.

Conformité au RGPD

L'approche de Noota en matière de RGPD repose sur :

• Hébergement de données européen dans des centres de données de l'UE.
• Gestion des droits des utilisateurs, y compris les demandes d'accès et de suppression.
• Flux de travail d'enregistrement axés sur le consentement.
• Documentation claire sur la confidentialité concernant la collecte, le traitement et le stockage des données.
• Pas de vente ni de partage de données personnelles à des fins de marketing par des tiers.

Mesures de confidentialité et de sécurité

La configuration de sécurité de Noota est l'un de ses atouts majeurs pour les équipes européennes.

La plateforme indique que les données des clients sont chiffrées au repos et en transit. Cela inclut les enregistrements, les transcriptions, les e-mails et les métadonnées.

Les principales mesures de sécurité comprennent :

• Chiffrement AES-256 des données au repos.
• Chiffrement TLS 1.2 et TLS 1.3 des données en transit.
• Hébergement en centres de données européens en France, en Belgique et aux Pays-Bas.
• Infrastructure Google Cloud avec des clés de chiffrement gérées via Google KMS.
• Environnements de développement, de test et de production distincts.
• Contrôle d'accès par rôles et MFA.
• Revues trimestrielles des droits d'accès.
• Audits internes tous les 6 mois.
• Tests d'intrusion réalisés par des entreprises de sécurité indépendantes.
• Option texte uniquement pour éviter de conserver les enregistrements audio ou vidéo.
• Aucune formation d'IA sur vos données clients.

Fonctionnalités

Les fonctionnalités clés comprennent :

• Enregistrement et transcription des réunions pour Google Meet, Zoom, Microsoft Teams, Webex et les réunions en personne.
• Résumés de réunions par IA avec les points clés, les décisions, les points de blocage, les questions et les prochaines étapes.
• Modèles personnalisés pour adapter vos notes aux appels de vente, aux entretiens, aux réunions clients ou aux mises à jour d'équipe.
• E-mails de suivi générés par l'IA pour que vous puissiez agir plus rapidement après l'appel.
• Historique des réunions consultable pour retrouver les décisions passées, le contexte client ou les informations sur les candidats.
• Intégrations CRM et ATS avec des outils tels que Salesforce, HubSpot, BullHorn, Notion, Slack et bien d'autres.
• Options d'appel professionnel pour les équipes qui souhaitent également centraliser les conversations téléphoniques.

Tarifs

Noota propose quatre niveaux de tarification principaux :

• Gratuit : 0 €/mois par utilisateur. Inclut l'enregistrement et la transcription illimités, 300 minutes de notes IA par mois, 1 mois de stockage, l'automatisation des e-mails et les applications mobiles.
• Pro : 19 €/mois par utilisateur. Conçu pour les particuliers et les petites équipes, avec 1 000 minutes de notes IA par mois, un espace de travail d'équipe jusqu'à 10 utilisateurs, des intégrations illimitées et des agents IA.
• Business : 39 €/mois par utilisateur. Conçu pour les équipes en croissance, avec enregistrement illimité, fonctionnalités IA illimitées, modèles personnalisés, Zapier, accès API, analyses et sièges illimités payants.
• Entreprise : tarification personnalisée. Conçu pour les grandes équipes nécessitant une utilisation illimitée, des intégrations personnalisées, le SSO, le paiement sur facture, un support dédié et des options de déploiement avancées.

2. Jamie AI

Jamie AI est un preneur de notes IA allemand qui constitue également une bonne option si vous souhaitez un preneur de notes IA axé sur le RGPD, sans bot visible rejoignant vos réunions. Un peu moins complet que Noota, cependant.

Conformité RGPD

Le positionnement RGPD de Jamie est basé sur :

• Hébergement et traitement basés dans l'UE.
• Pas de bot de réunion, ce qui peut réduire le problème de visibilité mais ne supprime pas la nécessité d'un consentement.
• Suppression de l'audio de la réunion après transcription.
• Aucune utilisation des données client pour l'entraînement des modèles d'IA.
• Disponibilité de l'Accord de Traitement des Données.
• Positionnement produit axé sur la confidentialité.

Mesures de confidentialité et de sécurité

Les principales mesures de sécurité comprennent :

• Résidence des données dans l'UE.
• Suppression des données audio après traitement.
• Chiffrement AES-256 au repos.
• Chiffrement TLS en transit.
• Aucune formation avec les données client par Jamie ou ses fournisseurs de modèles.
• Contrôles administrateur pour les utilisateurs professionnels.
• SSO basé sur SAML pour une gestion avancée des identités.
• Positionnement ISO 27001 pour la gouvernance de la sécurité.

Fonctionnalités

Les principales fonctionnalités incluent :

• Enregistrement sans bot, afin qu'aucun assistant IA ne rejoigne votre réunion en tant que participant.
• Capture de réunions en ligne et en personne, utile pour les conversations à distance et physiques.
• Notes de réunion générées par l'IA qui résument les points clés de la discussion.
• Transcriptions complètes des réunions pour revoir ce qui a été dit après l'appel.
• Extraction des points d'action pour vous aider à identifier les prochaines étapes.
• Identification des intervenants, afin que vous puissiez comprendre qui a dit quoi.
• Demander à l'IA, qui vous permet de rechercher et de poser des questions sur vos réunions passées.
• Vocabulaire personnalisé, utile si votre équipe utilise des termes techniques, des noms ou un langage spécifique à l'industrie.
• Prise en charge de plus de 100 langues, ce qui le rend pratique pour les équipes internationales.
• Intégrations avec des outils tels que Notion, Google Docs, OneNote, HubSpot, Salesforce, Asana, et plus encore selon votre forfait.

Tarification

La structure tarifaire principale comprend :

• Gratuit : pour tester Jamie avec un nombre limité de réunions mensuelles et une durée de réunion plus courte.
• Plus : pour les utilisateurs qui ont besoin de plus de réunions et d'enregistrements plus longs.
• Pro : pour les utilisateurs intensifs qui ont besoin de réunions illimitées et de durées de réunion plus longues.
• Équipe : pour les espaces de travail collaboratifs et l'utilisation partagée en équipe.
• Entreprise : pour les grandes entreprises qui ont besoin d'options de sécurité, d'administration et de déploiement personnalisées.

3. Leexi

Leexi est un preneur de notes IA français qui propose également des fonctionnalités compatibles RGPD.

Conformité RGPD

Le positionnement de Leexi en matière de RGPD comprend :

• Conformité au RGPD.
• Stockage des données en Europe.
• Droits d'accès des utilisateurs.
• Droits de suppression des données.
• Documentation de sécurité.
• Communication claire sur la conformité pour les utilisateurs professionnels.

Mesures de confidentialité et de sécurité

Les mesures importantes de confidentialité et de sécurité incluent :

• Certification ISO 27001 pour la gestion de la sécurité de l'information.
• Chiffrement en transit et au repos.
• Technologie SSL pour des connexions de navigateur sécurisées.
• Stockage de données européen.
• Contrôle d'accès, afin que les utilisateurs n'accèdent qu'aux données dont ils ont besoin.
• Tests d'intrusion annuels.
• Droits d'accès et de suppression conformes au RGPD.
• Règles d'accès et autorisations avancées.
• SSO sur les forfaits Entreprise.

Fonctionnalités

Les principales fonctionnalités incluent :

• Transcription automatique des réunions dans plus de 100 langues.
• Détection automatique de la langue, utile pour les équipes internationales.
• Résumés de réunion par IA avec le contexte, les points clés et les prochaines étapes.
• Détection des tâches de suivi, afin que votre équipe sache ce qui doit être fait après l'appel.
• Transcriptions et chapitrage, qui vous aident à examiner les longues conversations plus rapidement.
• Demander à Leexi, qui vous permet de poser des questions sur vos réunions.
• Invites personnalisées, afin que vous puissiez adapter les sorties à votre type de réunion.
• Vocabulaire personnalisé, utile pour les noms d'entreprise, les termes du secteur et le langage technique.
• Synchronisation CRM, disponible sur les forfaits Business.
• Intégrations VoIP, utile pour les équipes qui gèrent de nombreux appels téléphoniques.
• Application mobile, utile si votre travail ne se limite pas à votre ordinateur de bureau.

Tarifs

Le Starter le forfait commence à 12 $/utilisateur/mois en cas de facturation annuelle. Il comprend la transcription dans plus de 100 langues, des intégrations avec Google Meet, Teams et Zoom, des résumés IA, des tâches de suivi, des téléchargements, 6 mois de stockage et jusqu'à 5 licences.

Le AI-Meeting forfait commence à 23 $/utilisateur/mois en cas de facturation annuelle. Il ajoute Ask Leexi, des invites personnalisées, un vocabulaire personnalisé, des règles d'accès, un stockage allant jusqu'à 2 ans et des intégrations avec Notion, Google Docs, Zapier et Make.

Le Business forfait commence à 39 $/utilisateur/mois en cas de facturation annuelle. Il ajoute l'intégration CRM, la VoIP, des rapports de tendances hebdomadaires, des résumés personnalisés, un briefing IA, l'auto-complétion des champs CRM et un support prioritaire.

Le Enterprise forfait est à prix personnalisé. Il ajoute des analyses avancées, des alertes automatisées, une notation automatique, l'accès à l'API publique, le SSO et davantage de contrôles de niveau entreprise.

4. tl;dv

tl;dv est un assistant de réunion IA allemand conçu pour les équipes qui souhaitent des enregistrements, des transcriptions, des résumés de réunion, des mises à jour CRM et des informations pour le coaching commercial.

Il est particulièrement utile si votre équipe passe beaucoup de temps en appels clients. Vous pouvez l'utiliser pour enregistrer des conversations, capturer les moments clés, générer des résumés, créer des extraits et comprendre les tendances sur plusieurs réunions.

Pour les équipes soucieuses du RGPD, tl;dv est intéressant car il combine l'intelligence de réunion avec une position claire en matière de sécurité européenne.

Ce n'est pas seulement un preneur de notes IA basique. C'est davantage une plateforme d'intelligence de réunion pour les équipes de vente, de succès client et de revenus.

Fonctionnalités

Les fonctionnalités clés comprennent :

• Enregistrement des réunions pour Google Meet, Zoom et Microsoft Teams.
• Transcription automatique en plusieurs langues.
• Notes de réunion IA avec des résumés, des points clés et des actions à entreprendre.
• Extraits et moments forts des réunions pour partager les moments importants.
• Analyses IA multi-réunions pour identifier les sujets récurrents lors des appels.
• Mises à jour CRM pour que vos analyses de réunion puissent être intégrées aux outils de vente.
• Rédaction d'e-mails de suivi pour les équipes en contact avec les clients.
• Préparation de réunion à partir de l'historique des conversations précédentes.
• Coaching commercial et playbooks sur les forfaits avancés.
• Intégrations avec plus de 5 000 outils, y compris les applications CRM, de calendrier, de collaboration, de gestion de projet, de stockage et de prise de notes.

Conformité RGPD

La position de tl;dv concernant le RGPD inclut :

• Conformité RGPD pour tous les utilisateurs.
• Positionnement de l'entreprise européenne.
• Hébergement en centre de données européen.
• Souveraineté des données pour les réunions enregistrées.
• Registres internes des activités de traitement des données.
• Contrôle utilisateur sur les données enregistrées.

Mesures de confidentialité et de sécurité

Les principales mesures de confidentialité et de sécurité comprennent :

• Conformité SOC 2.
• Conformité RGPD.
• Centres de données européens.
• Chiffrement AES-256 pour les données stockées.
• Chiffrement SSL pour les connexions.
• Hébergement d'IA privé sur demande.
• Choix de la région d'hébergement de l'IA, y compris l'Europe ou les États-Unis.
• Disponibilité du SSO.
• Environnements de développement, de test et de production séparés.
• Analyse régulière des vulnérabilités.
• Pratiques de sécurité des applications axées sur l'OWASP.
• Infrastructure fournisseur avec des centres de données conformes ISO 27001 et SOC.

Tarification

• Gratuit : pour l'enregistrement de base, la transcription et une utilisation limitée de l'IA.
• Pro : pour les utilisateurs qui ont besoin de plus de notes IA, d'intégrations, de dossiers d'équipe et d'une recherche globale.
• Business : pour les équipes de vente qui ont besoin de coaching, de manuels de vente, de mappage des champs CRM et d'informations axées sur les revenus.
• Enterprise : pour les grandes organisations qui ont besoin d'une sécurité avancée, d'un hébergement IA privé et de contrôles personnalisés.

5. Bliro

Bliro est un autre preneur de notes IA allemand axé sur le RGPD.

Fonctionnalités

Les principales fonctionnalités incluent :

• Transcription en temps réel pour les conversations en ligne et sur site.
• Aucun bot d'enregistrement, donc Bliro ne rejoint pas votre réunion en tant que participant visible.
• Aucun stockage de fichiers audio, ce qui contribue à réduire la quantité de données sensibles conservées après la réunion.
• Notes de réunion générées par l'IA qui résument les points clés et les décisions.
• Résumés IA illimités selon votre forfait.
• Modèles de résumé IA personnalisés pour adapter les notes à vos flux de travail de vente, de support ou internes.
• Demandez à Bliro, qui vous permet d'interroger le contenu des réunions par la suite.
• Documentation par saisie vocale, utile lorsque vous souhaitez dicter rapidement des mises à jour.
• Intégration au calendrier, afin que le contexte de vos réunions puisse être lié à votre emploi du temps.
• Groupes et collaboration, utile pour les flux de travail en équipe.
• Applications pour Windows, Mac et iOS.

RGPD conformité

Son approche du RGPD repose sur une idée clé : éviter de stocker les enregistrements lorsque vous n'en avez pas besoin.

Cela peut rendre Bliro attrayant pour les entreprises qui souhaitent des notes IA mais s'inquiètent de conserver des fichiers audio complets. Dans de nombreuses organisations, les enregistrements génèrent plus de résistance interne que les transcriptions ou les notes structurées.

Bliro indique également que sa technologie peut prendre en charge une utilisation conforme au RGPD, basée sur l'intérêt légitime dans certains cas.

Mais il ne faut pas considérer cela comme un raccourci universel.

Mesures de confidentialité et de sécurité

Les mesures importantes de confidentialité et de sécurité comprennent :

• Traitement sur serveurs européens.
• Aucun enregistrement audio stocké.
• Aucun bot d'enregistrement dans la réunion.
• Transcription conforme au RGPD.
• Certification ISO 27001.
• Audits réguliers.
• Contrôles de collaboration d'équipe.
• Conception de produit axée sur la confidentialité.

Tarifs

Bliro propose des forfaits flexibles pour les équipes.

Son Standard le plan comprend la transcription illimitée conforme au RGPD dans plus de 50 langues, la prise en charge des conversations en ligne et sur site, des résumés IA illimités, des modèles de résumés IA, Ask Bliro, la documentation par saisie vocale, des applications pour Windows, Mac et iOS, l'intégration de calendrier et des fonctionnalités de collaboration.

Bliro propose également des forfaits pour les équipes commerciales, avec des flux de travail et des intégrations davantage axés sur la vente.

Pour les grandes organisations, Bliro propose Entreprise avec des exigences plus avancées en matière de déploiement, de sécurité et d'équipe.

FAQ

Qu'est-ce qu'un assistant de réunion IA conforme au RGPD ?

Un assistant de réunion IA conforme au RGPD est un outil qui traite les données personnelles conformément aux règles européennes de confidentialité.

En pratique, cela signifie que l'outil doit expliquer où vos données sont hébergées, comment elles sont traitées, qui peut y accéder, combien de temps elles sont stockées et comment vous pouvez les supprimer.

Vos notes de réunion peuvent contenir des noms, des rôles, des opinions, des salaires, des besoins clients, des objections ou des décisions internes. C'est pourquoi la conformité au RGPD est importante dès la première réunion enregistrée.

Tous les assistants de réunion IA européens sont-ils conformes au RGPD ?

Non, pas automatiquement.

Un outil peut être basé en Europe et utiliser néanmoins des sous-traitants non européens, des règles de conservation des données peu claires ou des fournisseurs d'IA qui traitent les données en dehors de l'UE.

Avant de choisir un outil, vous devriez vérifier sa politique de confidentialité, sa page de sécurité, son accord de traitement des données, son lieu d'hébergement, sa politique de formation de l'IA et ses contrôles de rétention.

L'hébergement dans l'UE est-il requis pour la conformité au RGPD ?

L'hébergement dans l'UE n'est pas toujours légalement obligatoire, mais il peut faciliter la conformité.

Si vos données de réunion restent dans l'UE, vous réduisez les risques liés aux transferts internationaux de données. C'est particulièrement important si votre équipe gère des informations sensibles concernant les clients, les employés, les candidats, la santé, les aspects juridiques ou financiers.

Cependant, l'hébergement dans l'UE n'est qu'un élément parmi d'autres. Vous avez également besoin de chiffrement, de contrôle d'accès, de droits de suppression, de gestion du consentement et de sous-traitants clairement définis.

Ai-je besoin d'un consentement pour utiliser un outil de prise de notes IA ?

Dans de nombreux cas, oui.

L'enregistrement ou la transcription d'une réunion peut impliquer des données personnelles. Vous devez informer les participants qu'un outil d'IA est utilisé, expliquer quelles données sont collectées et respecter les lois locales en matière d'enregistrement.

C'est vrai même si l'outil est sans bot ou ne stocke pas l'audio. Une transcription peut toujours contenir des données personnelles.

Quel est le meilleur outil de prise de notes IA conforme au RGPD globalement ?

Noota est le meilleur choix global si vous souhaitez des notes de réunion sécurisées et l'automatisation des processus métier.

Il combine un hébergement européen, une sécurité axée sur le RGPD, la transcription de réunions, des résumés structurés, des intégrations CRM, des flux de travail ATS et l'automatisation du suivi.

C'est utile si vos réunions doivent devenir plus que de simples notes. Vous pouvez les transformer en rapports, e-mails, mises à jour CRM et connaissances d'équipe consultables.

Quel outil est le meilleur pour les équipes de vente ?

Noota, Leexi et tl;dv sont les meilleures options pour les équipes de vente.

Noota est utile si vous souhaitez des mises à jour CRM, des e-mails de suivi et des rapports d'appels structurés. Leexi est un bon choix si vous souhaitez des résumés d'appels sécurisés et la complétion CRM.

tl;dv est préférable si votre équipe souhaite du coaching commercial, des extraits de réunion et des analyses multi-réunions.

Que dois-je vérifier avant de choisir un outil de prise de notes IA conforme au RGPD ?

Vous devez vérifier cinq points avant de choisir.

Examinez l'emplacement de l'hébergement, le chiffrement, la rétention des données, la politique de formation de l'IA et les intégrations. Vérifiez ensuite si l'outil propose un accord de traitement des données et des contrôles d'administration.

Le meilleur outil n'est pas seulement celui qui offre les résumés les plus clairs. C'est celui qui correspond à vos exigences en matière de confidentialité et à votre flux de travail de réunion.

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