Le quorum peut sembler un jargon administratif aride, mais c'est en fait ce qui permet de garantir la légitimité de vos réunions et la responsabilité de votre organisation.

Mais les règles de quorum peuvent être difficiles à interpréter.

Ce guide vous explique tout ce que vous devez savoir sur la conduite du quorum.

Qu'est-ce qu'un quorum de réunion ?

UNE quorum est le nombre minimum de membres qui doivent être présents pour qu'une réunion soit valide et permette de prendre des décisions contraignantes. Sans ce seuil, tout vote ou toute résolution peut être considéré comme nul ou sujet à contestation.

Considérez le quorum comme une garantie : il garantit qu'une réunion ne prend pas de décisions importantes au nom d'un groupe alors que trop peu de personnes sont présentes pour exprimer des points de vue ou rendre des comptes.

Comment est défini le quorum

Les statuts, la charte ou les règles de gouvernance de votre organisation doivent indiquer explicitement ce qui constitue le quorum dans votre contexte. Les approches les plus courantes sont les suivantes :

• Numéro fixe: par exemple, « Au moins 5 membres doivent être présents. »
• Pourcentage de l'ensemble: par exemple, « Une majorité (50 % + 1) de tous les membres votants. »
• Différents seuils pour différents types de réunions: Certaines organisations exigent un quorum plus élevé pour les décisions importantes (amendements, résolutions financières) que pour les affaires courantes.

Si vos règles sont muettes et qu'aucun quorum n'est spécifié, de nombreux manuels de gouvernance fixent par défaut la majorité (plus de la moitié) du total des membres.

Comment définir et gérer le quorum lors des réunions : FAQ

Comment définir des règles de quorum réalistes ?

Avant de vous soucier de l'assiduité, vous devez décider du seuil de quorum à atteindre, et ce, de manière à trouver un équilibre entre la représentation et l'aspect pratique.

• Utilisez les données de présence. Regardez les réunions passées. Si vous n'atteignez souvent pas le quorum de 70 %, exiger 80 % n'a aucun sens. Si vous atteignez rarement 60 %, vous devrez peut-être abaisser votre seuil ou repenser vos politiques de fréquentation.
• Définissez différents seuils pour les types d'entreprises. Les décisions courantes nécessitent peut-être un quorum inférieur, mais les questions majeures (par exemple, le budget, les modifications des statuts) nécessitent une barre plus élevée.
• Intégrez le quorum dans vos documents constitutifs. Vos statuts, charte ou règles doivent indiquer explicitement comment le quorum est calculé (nombre fixe, pourcentage ou hybride) afin d'éviter toute ambiguïté.
• Passez régulièrement en revue les règles de quorum. À mesure que votre organisation évolue (taille, format des réunions, disponibilité des membres), votre règle de quorum devra peut-être être ajustée.

Comment garantir le quorum ?

Une fois le quorum défini, votre prochaine tâche consiste à vous assurer que les gens se présentent.

• Rappels multiples. Envoyez des invitations au calendrier bien à l'avance, puis envoyez des e-mails ou des notifications push une semaine avant, puis la veille.
• Des suivis personnels. Pour les membres clés, un appel rapide ou un message direct peut faire la différence.
• Aperçu de l'ordre du jour. Communiquez rapidement l'ordre du jour et les documents de la réunion. Si les membres voient les enjeux (par exemple, un vote intéressant), ils sont plus susceptibles d'y assister.
• Cadence régulière des réunions. Lorsque les réunions ont lieu selon un horaire fixe (par exemple, « le premier jeudi de chaque mois »), les gens apprennent à planifier en fonction de celles-ci.
• Options de présence flexibles. Si vos règles le permettent, autorisez la participation à distance (vidéo, téléconférence) pour que le quorum soit pris en compte. Cela peut réduire les absences pour cause de voyage ou d'urgence.
• Responsabilité des membres. Si les mêmes membres manquent à plusieurs reprises des réunions, discutez-en : est-ce que des problèmes de calendrier ou de contenu en sont à l'origine ? Il se peut que vous deviez modifier l'heure ou la structure de la réunion. Les conseils d'administration qui s'adaptent aux contraintes des membres enregistrent souvent une meilleure participation.

Comment utiliser les procurations, les délégations et les suppléants pour le quorum ?

Dans de nombreux cadres de gouvernance, vous pouvez utiliser votes par procuration ou délégués suppléants pour aider à maintenir le quorum :

• Votes par procuration. Un membre qui n'est pas en mesure d'assister à la réunion attribue son vote (ou sa représentation) à quelqu'un d'autre. Si vos statuts le permettent, le vote par procuration peut être pris en compte pour le quorum.
• Membres suppléants ou suppléants. Certaines organisations autorisent des suppléants à y assister en cas d'absence des membres principaux.
• Assistance en matière de quorum conditionnelle. Par exemple : si un vote est urgent mais qu'une ou deux personnes n'ont pas atteint le quorum, demandez à un remplaçant préautorisé d'intervenir.

Vérifiez toujours vos documents constitutifs pour voir s'ils sont autorisés. Si ce n'est pas le cas, vous devrez peut-être d'abord modifier les règles.

Comment vérifier le quorum ?

• Le président annonce le quorum. Au début, le président (ou le responsable désigné) doit déclarer officiellement que le quorum a été atteint (ou non).
• Appel nominal ou registre des présences. Utilisez une feuille de connexion ou un chèque numérique pour confirmer qui est présent.
• Surveillez les départs. Si quelqu'un part et que le quorum tombe en dessous du seuil, le président doit l'interrompre et annoncer la défaite avant tout vote de fond. Dans de tels cas, seules les requêtes procédurales (ajournement, suspension, nouvelle heure) peuvent être autorisées.
• Pause ou pause. Si vous êtes proche du quorum, pensez à faire une courte pause pour permettre aux membres absents de se joindre à vous.
• Motion de privilège ou motion de quorum. Dans les instances parlementaires, une motion peut être présentée pour convoquer les membres absents ou interrompre les travaux pour vérifier le quorum.

Le président doit être vigilant. Une décision qui n'est pas adoptée sans quorum risque d'être déclarée invalide.

Que faire si le quorum n'est pas atteint ?

Même avec la meilleure planification, le quorum n'est pas toujours atteint. Voici comment répondre :

• Ajournement et report. S'il n'y a pas quorum, la réunion doit être ajournée et vous fixez une autre heure de réunion. Assurez-vous d'en informer tous les membres et de souligner l'importance de la présence.
• Documentez clairement. Dans votre procès-verbal, notez qui était présent, que le quorum n'a pas été atteint et que les travaux ont été reportés. Même les « discussions non contraignantes » peuvent être enregistrées à des fins de contexte.
• Limitez les mouvements. Sans quorum, vous ne pouvez généralement pas prendre de votes de fond. Seules les motions telles que « fixer l'heure de l'ajournement » ou « fixer l'heure de la prochaine réunion » sont autorisées en vertu de nombreuses règles parlementaires.
• Analysez les modèles. Si le quorum échoue à plusieurs reprises, ne blâmez pas uniquement la présence. Examinez les causes profondes : calendrier des réunions, désengagement des membres, agendas trop longs.
• Envisagez d'ajuster le quorum. Si votre seuil est excessivement élevé par rapport à la disponibilité des membres, un quorum inférieur peut être plus réaliste (mais veillez à ne pas porter atteinte à la légitimité).
• Faites respecter les attentes en matière de fréquentation. Certaines organisations associent les infractions au quorum à des conséquences : exclure des membres absents chroniques, réduire leurs privilèges ou exiger des explications.
• Utilisez des méthodes de décision hybrides. Si cela est autorisé, envisagez un vote asynchrone ou une décision par consentement écrit pour les points non controversés, en particulier lorsque le quorum n'est pas fiable.

Quorum et procès-verbaux des réunions : ce que vous devez enregistrer et pourquoi

Les procès-verbaux constituent le compte rendu officiel de ce qui s'est passé au cours d'une réunion, et pour que ce compte rendu soit défendable, le quorum doit être traité de manière explicite.

Quels sont les détails relatifs au quorum à inclure dans les minutes

Pour que vos procès-verbaux soient fiables, voici ce que vous devez enregistrer concernant le quorum :

1. Seuil de présence et de quorum
   • Indiquez les personnes présentes (membres votants et non votants).
   • Indiquez qui était absent (ou excusé).
   • Indiquez clairement si le quorum a été atteint. Par exemple : « Le quorum était de 7 des 12 membres votants. » (Ou « Le quorum n'a pas été atteint ».)
2. Heure à laquelle le quorum a été établi (ou non)
   • Si le quorum a été atteint plus tard au cours de la réunion (après les arrivées tardives), enregistrez la date à laquelle il s'est produit.
   • Si le quorum a été perdu au milieu de la réunion (par exemple, un membre est parti), enregistrez l'heure et l'effet sur les actions ultérieures.
3. Motions, votes et décisions
   • Pour chaque motion, notez qui l'a proposée et qui l'a appuyée (si nécessaire), ainsi que le résultat (oui, non, abstention).
   • Si un vote est effectué après la perte du quorum, ce résultat doit être signalé (ou exclu) dans le procès-verbal.
   • Dans la mesure du possible, consigner les résolutions spécifiques dans un libellé formel.
4. Ajournement, rééchelonnement et travaux différés
   • Si la réunion a été ajournée faute de quorum, prenez-en note et planifiez une réunion de suivi.
   • Si certains points de l'ordre du jour ont été reportés en raison de problèmes de quorum, notez lesquels et quand ils seront réexaminés.

Meilleures pratiques pour les rédacteurs de procès-verbaux sur Quorum

• Utilisez un modèle cohérent qui inclut des champs pour « Quorum confirmé » et « Durée du quorum perdu ou rétabli ».
• Soyez factuel et neutre. Évitez tout langage rédactionnel ou subjectif (par exemple, « le président a annoncé avec colère la perte du quorum »).
• Demandez des éclaircissements en direct. Si un membre dit « Je propose », demandez-lui si le quorum est toujours atteint avant d'enregistrer la motion.
• Révisez et corrigez rapidement. Modifiez le brouillon peu de temps après la réunion, pendant que les informations de présence sont à jour.
• Vérifiez avec les journaux de présence ou les dossiers numériques des participants (s'il s'agit d'une réunion hybride ou virtuelle).
• Obtenir une approbation. Lors de la prochaine réunion, inscrivez « l'approbation du procès-verbal » à l'ordre du jour. Si des modifications sont proposées, modifiez-les et enregistrez-les.

Quorum et minutes automatisés : Noota

Vous n'avez pas à vous fier uniquement au stylo, au papier ou au suivi manuel pour atteindre le quorum. Des outils modernes tels que Noota peut vous aider à automatiser certaines parties de la surveillance du quorum et de la prise des minutes :

• Journaux de présence automatiques. Comme Noota transcrit les participants lorsqu'ils prennent la parole ou rejoignent la réunion, il enregistre les personnes présentes. Cela permet de valider la liste de présence en quelques minutes.
• Motions et votes horodatés. Noota enregistre le moment où certaines motions ou certains votes sont présentés. Si le quorum est perdu en cours de réunion, les horodatages vous permettent de voir quelles motions ont été présentées avant ou après la perte du quorum.
• Signaler les disparités. Si la « présence » transcrite ne correspond pas à ce que dit votre liste officielle, vous avez un signal pour vérifier.
• Résumé automatique de l'état du quorum. Dans le compte rendu de la réunion, vous pouvez insérer une ligne telle que « Quorum confirmé à 10 h 05 » ou « Quorum perdu à 14 h 30 » sur la base de la transcription et du relevé de présence.

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