Come creare e utilizzare i modelli di email di Outlook

Probabilmente passi più tempo a scrivere le stesse email di quanto vorresti ammettere.

I modelli di email di Outlook ti aiutano a risolvere questo problema.

In questo articolo, imparerai esattamente come creare, modificare e utilizzare i modelli di Outlook.

Come creare un modello di email in Outlook

Hai due percorsi principali. Il modello desktop classico (file OFT) e il riquadro "I miei modelli" in Nuovo Outlook e Outlook sul web.

Outlook desktop classico (file OFT)

Apri una nuova email. Scrivi il messaggio che desideri riutilizzare. Quindi vai su File > Salva con nome e scegli Modello di Outlook (*.oft).

Scegli un nome file chiaro. Clicca su Salva. Outlook salva i modelli nella cartella Modelli utente per impostazione predefinita. Puoi anche salvarli dove preferisci.

Perché scegliere OFT? Puoi conservare la formattazione avanzata. Puoi anche mantenere le immagini e riutilizzare la bozza esattamente come è stata progettata. La inserirai in seguito da Scegli modulo, ma per ora hai finito di crearlo.

Nuovo Outlook per Windows

In Nuovo Outlook, non si salvano file OFT. Si utilizza la funzione integrata Modelli pannello. Avvia un nuovo messaggio, seleziona il … menu e apri Modelli.

Fai clic su Salva come modello (o + Modello nel riquadro). Dai un nome al tuo modello. Incolla o digita il contenuto e salva. La prossima volta lo inserirai dallo stesso pannello.

Se non vedi Modelli, aggiungi il I miei modelli componente aggiuntivo prima. La tua organizzazione può attivare o disattivare i componenti aggiuntivi, quindi contatta l'IT se manca.

Outlook sul web (OWA)

Crea una nuova email. Apri il … menu nella finestra di composizione e scegli Modelli personali. Se non lo trovi, usa Aggiungi app e aggiungi Modelli personali.

Nel riquadro a destra, fai clic su + Modello. Assegna un nome breve e ricercabile. Aggiungi il tuo messaggio e Salva. Sarai pronto per un inserimento rapido in seguito.

Come modificare un modello di email in Outlook

Innanzitutto, identifica il tipo di modello. Utilizzi i classici .oft file o il Modelli personali riquadro in Nuovo Outlook e Outlook sul web. Il percorso di modifica è diverso per ciascuno.

Modificare un modello .OFT classico (Outlook desktop)

Apri Outlook. Vai a Home > Nuovi elementi > Altri elementi > Scegli modulo. In Cerca in, scegli Modelli utente nel sistema di file, seleziona il tuo modello e aprilo.

Il tuo modello si apre come un nuovo messaggio. Apporta qui le modifiche al testo o alla formattazione. Ricorda, le modifiche a questa bozza non aggiornano ancora il modello.

Per salvare l'aggiornamento, scegli File > Salva con nome. Seleziona Modello di Outlook (*.oft), scegli lo stesso nome file e Salva per sostituire la vecchia versione. Questo sovrascriverà il modello precedente con le tue modifiche.

Suggerimento: vuoi modificare il file direttamente nella sua cartella? Usa File > Salva con nome una volta per visualizzare il Modelli di Office personalizzati percorso, quindi naviga fino ad esso in seguito in Esplora file e apri il file .oft per le modifiche.

Modificare un modello in Nuovo Outlook o Outlook sul web

Componi un nuovo messaggio. Apri … > I miei modelli per visualizzare l'elenco dei modelli. Se non lo vedi, aggiungi il I miei modelli add-in da Ottieni/Aggiungi app.

Trova il modello desiderato. Fai clic sull'icona Modifica , cambia il contenuto e Salva. L'aggiornamento viene salvato nella tua casella di posta e appare ovunque utilizzi I miei modelli.

Breve nota sulle funzionalità. Nel nuovo Outlook, i modelli sono solo testo. Puoi usare più paragrafi, ma non grafica o formattazione avanzata. Mantieni le modifiche concise e semplici.

Come usare un modello di email in Outlook

Hai due modi per inserire un modello. Il desktop classico usa i file .oft . Il nuovo Outlook e Outlook sul web usano I miei modelli.

Usa un modello su Outlook desktop classico (.oft)

Apri Outlook. Vai a Home > Nuovi elementi > Altri elementi > Scegli modulo. In Cerca in, seleziona Modelli utente nel file system, seleziona il tuo modello e aprilo.

Personalizza il tuo messaggio. Aggiungi il destinatario, l'oggetto ed eventuali modifiche finali. Fai clic su Invia quando sei pronto. Nota: le modifiche apportate qui non aggiornano il modello stesso.

Preferisci un percorso più veloce? Salva i tuoi modelli nella cartella Modelli, quindi fai doppio clic sul .oft file in Esplora file per avviare immediatamente un nuovo messaggio. Si aprirà subito se Outlook è la tua app di posta predefinita.

Stai usando il nuovo Outlook ma hai ancora .oft file? Trascina il .oft da Esplora file sul riquadro di lettura e Outlook lo aprirà come nuova bozza. Comodo per i modelli legacy.

Usa un modello nel nuovo Outlook (Windows) o in Outlook sul web

Inizia una nuova email o rispondi a una esistente. Apri Altre opzioni (⋯) > I miei modelli o Messaggio > Visualizza modelli per mostrare il riquadro dei modelli.

Clicca sul modello che ti serve. Outlook inserirà il testo nel corpo del messaggio, nella posizione del cursore. Puoi quindi modificare il testo e premere Invia.

Non vedi I miei modelli? Potrebbe essere disabilitato dal tuo amministratore. Aggiungilo o abilitalo da Ottieni/Aggiungi app in Outlook, o chiedi al reparto IT di attivare i componenti aggiuntivi.

Suggerimenti per un uso efficace

Fissa l'accesso dove lavori. Tieni aperto il tuo I miei modelli riquadro mentre gestisci la tua posta in arrivo, così puoi inserire risposte standard in due clic. Rimani veloce e coerente.

Ricorda le limitazioni. I miei modelli inserisce testo semplice e non precompila A, Cc, o Oggetto campi. Aggiungili manualmente, oppure usa .oft quando hai bisogno di una formattazione più ricca ed elementi preimpostati.

Lavora con configurazioni miste. Se il tuo team sta passando a Nuovo Outlook, tieni a portata di mano importanti .oft modelli e trascinali e rilasciali quando necessario. Usa I miei modelli per frammenti rapidi come “Conferma colloquio” o “Passi successivi.”

Risoluzione dei problemi dei modelli di email di Outlook

I modelli non vengono visualizzati? Inizia dalle basi.

Manca il pulsante “I miei modelli”

Apri una finestra di composizione. Fai clic su Altre app (⋯), scegli Aggiungi app, e cerca I miei modelli. Installalo, quindi riapri la finestra di composizione.

Non è ancora presente sul desktop? Aggiungi il comando Visualizza modelli alla barra multifunzione. Vai su File > Opzioni > Personalizza barra multifunzione, scegli Tutti i comandi, aggiungi Visualizza modelli, e conferma.

Se non appare nulla quando fai clic su I miei modelli, la tua organizzazione potrebbe aver disabilitato il componente aggiuntivo. Chiedi al reparto IT di riabilitare I miei modelli nell'Exchange Admin Center sotto Organizzazione > Componenti aggiuntivi. Disattivalo e riattivalo, quindi riavvia Outlook.

“Questo modello è troppo grande per essere salvato”

È stato raggiunto un limite di dimensione. L' I miei modelli add-in ha una capacità di archiviazione totale di 32 KB su tutti i modelli. Riduci il contenuto, rimuovi le firme lunghe o dividi un modello grande in più modelli piccoli.

Hai bisogno di immagini, formattazione complessa o allegati? Usa un classico .oft modello invece di I miei modelli. Crealo o aggiornalo da un nuovo messaggio tramite File > Salva con nome > Modello di Outlook.

Hai modificato un messaggio, ma il modello non è cambiato

È previsto. Le modifiche a un'email inviata (o non inviata) non sovrascrivono il modello. Per aggiornarlo, salva nuovamente il messaggio come modello (.oft) o usa Modifica all'interno di I miei modelli.

Impossibile aprire o trovare il tuo file .OFT

Usa il selettore di Outlook. Vai a Home > Nuovi elementi > Altri elementi > Scegli modulo, quindi imposta Cerca in su Modelli utente nel file system per individuare e aprire il tuo modello. Se lo hai salvato altrove, sfoglia fino a quella cartella.

Preferisci il doppio clic? Salva i file .oft in una cartella nota e aprilili da Esplora file. Outlook avvierà una nuova bozza da quel modello.

I modelli sono scomparsi dopo il passaggio a Nuovo Outlook

Nuovo Outlook si basa sull' I miei modelli app, non sugli elenchi .oft locali. Riaggiungi I miei modelli tramite Altre app > Aggiungi app, quindi ricrea o incolla i tuoi snippet chiave. Conserva i modelli complessi e con branding come .oft in Outlook classico quando necessario.

I miei modelli si apre ma non si carica mai

Spesso si tratta di un problema relativo al componente aggiuntivo. Chiedi all'IT di attivare/disattivare I miei modelli nel Centro di amministrazione di Exchange o di verificare eventuali restrizioni dell'account/del componente aggiuntivo. Quindi riavvia Outlook o aggiorna il browser per Outlook sul web.

Formattazione, loghi o allegati non vengono mantenuti

Questa è una limitazione di I miei modelli. Inserisce solo testo e non include immagini o allegati. Salva una versione ricca e conforme al brand come .oft e riutilizzala da Scegli modulo.

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