Outlook e-mailsjablonen maken en gebruiken

Waarschijnlijk besteed je meer tijd aan het schrijven van dezelfde e-mails dan je zou willen toegeven.

Outlook e-mailsjablonen helpen je dit op te lossen.

In dit artikel leer je precies hoe je Outlook-sjablonen maakt, bewerkt en gebruikt.

Een e-mailsjabloon maken in Outlook

Je hebt twee belangrijke opties. Het klassieke desktopsjabloon (OFT-bestand) en het deelvenster 'Mijn sjablonen' in Nieuw Outlook en Outlook op het web.

Klassieke desktop Outlook (OFT-bestand)

Open een nieuwe e-mail. Schrijf het bericht dat je wilt hergebruiken. Ga vervolgens naar Bestand > Opslaan als en kies Outlook-sjabloon (*.oft).

Kies een duidelijke bestandsnaam. Klik op Opslaan. Outlook slaat sjablonen standaard op in je gebruikersmap 'Sjablonen'. Je kunt ze ook opslaan waar je maar wilt.

Waarom kiezen voor OFT? Je kunt uitgebreide opmaak behouden. Je kunt ook afbeeldingen bewaren en het concept precies zo hergebruiken zoals het is ontworpen. Je voegt het later in via Formulier kiezen, maar voor nu ben je klaar met het maken ervan.

Nieuw Outlook voor Windows

In Nieuw Outlook sla je geen OFT-bestanden op. Je gebruikt de ingebouwde Sjablonen paneel in plaats daarvan. Start een nieuw bericht, selecteer de … menu, en open Sjablonen.

Klik op Opslaan als sjabloon (of + Sjabloon in het paneel). Geef uw sjabloon een naam. Plak of typ de inhoud en sla op. De volgende keer voegt u het in via hetzelfde paneel.

Als u Sjablonenniet ziet, voeg dan de Mijn Sjablonen invoegtoepassing eerst toe. Uw organisatie kan invoegtoepassingen in- of uitschakelen, dus neem contact op met IT als deze ontbreekt.

Outlook op het web (OWA)

Maak een nieuwe e-mail aan. Open het … menu in het opstelvenster en kies Mijn Sjablonen. Als het er niet is, gebruik dan Apps toevoegen en voeg toe Mijn sjablonen.

Klik in het rechterdeelvenster op + Sjabloon. Geef het een korte, doorzoekbare naam. Voeg uw bericht toe en Opslaan. U bent klaar om het later snel in te voegen.

Een e-mailsjabloon bewerken in Outlook

Identificeer eerst uw sjabloontype. U gebruikt ofwel klassieke .oft bestanden of het Mijn sjablonen -deelvenster in Nieuw Outlook en Outlook op het web. Het bewerkingspad is voor elk anders.

Een klassiek .OFT-sjabloon bewerken (desktop Outlook)

Open Outlook. Ga naar Start > Nieuwe items > Meer items > Formulier kiezen. In Kijk in, kies Gebruikerssjablonen in bestandssysteem, selecteer uw sjabloon en open het.

Uw sjabloon wordt geopend als een nieuw bericht. Breng hier uw tekst- of opmaakwijzigingen aan. Onthoud dat wijzigingen in dit concept het sjabloon nog niet bijwerken.

Om de update op te slaan, kiest u Bestand > Opslaan als. Selecteer Outlook-sjabloon (*.oft), kies dezelfde bestandsnaam en Opslaan om de oude versie te vervangen. Hiermee wordt het vorige sjabloon overschreven met uw bewerkingen.

Tip: wilt u het bestand rechtstreeks in de map bewerken? Gebruik Bestand > Opslaan als eenmaal om het pad van de Aangepaste Office-sjablonen weer te geven, en blader er vervolgens later naartoe in Verkenner en open het .oft-bestand voor aanpassingen.

Een sjabloon bewerken in Nieuw Outlook of Outlook op het web

Stel een nieuw bericht op. Open … > Mijn sjablonen om uw sjabloonlijst te tonen. Als u deze niet ziet, voeg dan de Mijn Sjablonen invoegtoepassing toe vanuit Apps ophalen/toevoegen.

Zoek het gewenste sjabloon. Klik op het Bewerken pictogram, wijzig de inhoud en Opslaan. Uw update wordt opgeslagen in uw postvak en verschijnt overal waar u Mijn Sjablonen gebruikt.

Een korte opmerking over de mogelijkheden. In de nieuwe Outlook zijn sjablonen alleen tekst. U kunt meerdere alinea's gebruiken, maar geen afbeeldingen of uitgebreide opmaak. Houd bewerkingen beknopt en eenvoudig.

Een e-mailsjabloon gebruiken in Outlook

U kunt een sjabloon op twee manieren invoegen. De klassieke desktopversie gebruikt .oft bestanden. De nieuwe Outlook en Outlook op het web gebruiken Mijn Sjablonen.

Een sjabloon gebruiken in de klassieke desktopversie van Outlook (.oft)

Open Outlook. Ga naar Start > Nieuwe items > Meer items > Formulier kiezen. In Zoeken in, kies Gebruikerssjablonen in bestandssysteem, selecteer uw sjabloon en open het.

Pas uw bericht aan. Voeg de ontvanger, het onderwerp en eventuele laatste bewerkingen toe. Klik op Verzenden wanneer u klaar bent. Opmerking: wijzigingen die u hier aanbrengt, wijzigen het sjabloon zelf niet.

Liever een snellere manier? Sla uw sjablonen op in uw map Sjablonen en dubbelklik vervolgens op het .oft -bestand in Verkenner om direct een nieuw bericht te starten. Het wordt direct geopend als Outlook uw standaard e-mailapp is.

Gebruikt u Nieuw Outlook maar heeft u nog steeds .oft -bestanden? Sleep het .oft -bestand vanuit Verkenner naar het leesvenster en Outlook opent het als een nieuw concept. Handig voor oudere sjablonen.

Een sjabloon gebruiken in Nieuw Outlook (Windows) of Outlook op het web

Start een nieuwe e-mail of beantwoord er een. Open Meer opties (⋯) > Mijn sjablonen of Bericht > Sjablonen bekijken om uw sjablonenvenster te tonen.

Klik op de sjabloon die u nodig heeft. Outlook voegt de tekst in uw berichttekst in op de cursorpositie. U kunt de tekst vervolgens aanpassen en op Verzenden.

Ziet u Mijn sjablonenniet? Het is mogelijk uitgeschakeld door uw beheerder. Voeg het toe of schakel het in via Apps ophalen/toevoegen in Outlook, of vraag IT om invoegtoepassingen in te schakelen.

Slimme gebruikstips

Houd de toegang bij de hand waar u werkt. Houd uw Mijn sjablonen venster open terwijl u uw inbox beheert, zodat u standaardantwoorden met twee klikken kunt invoegen. Zo blijft u snel en consistent.

Denk aan de beperkingen. Mijn sjablonen voegt platte tekst in en vult niet automatisch in Aan, Cc, of Onderwerp -velden. Voeg deze handmatig toe, of gebruik .oft wanneer u rijkere opmaak en vooraf ingestelde elementen nodig heeft.

Werk met gemengde configuraties. Als uw team overstapt op New Outlook, houd dan belangrijke .oft -sjablonen bij de hand en sleep ze naar behoefte. Gebruik Mijn Sjablonen voor snelle tekstblokken zoals "Bevestiging sollicitatiegesprek" of "Volgende stappen."

Probleemoplossing voor Outlook e-mailsjablonen

Sjablonen worden niet weergegeven? Begin met de basis.

Knop "Mijn Sjablonen" ontbreekt

Open een nieuw e-mailvenster. Klik op Meer apps (⋯), kies App toevoegen, en zoek naar Mijn Sjablonen. Installeer het en open vervolgens het opstelvenster opnieuw.

Nog steeds niet zichtbaar op de desktop? Voeg de Sjablonen weergeven opdracht toe aan uw lint. Ga naar Bestand > Opties > Lint aanpassen, kies Alle opdrachten, voeg Sjablonen weergeventoe en bevestig.

Als er niets verschijnt wanneer u klikt op Mijn Sjablonen, heeft uw organisatie de invoegtoepassing mogelijk uitgeschakeld. Vraag IT om Mijn Sjablonen opnieuw in te schakelen in het Exchange-beheercentrum onder Organisatie > Invoegtoepassingen. Schakel het uit en weer in, start Outlook vervolgens opnieuw op.

“Dit sjabloon is te groot om op te slaan”

U hebt een groottelimiet bereikt. De Mijn Sjablonen -invoegtoepassing heeft een totale opslaglimiet van 32 KB voor alle sjablonen samen. Verminder de inhoud, verwijder lange handtekeningen of splits één groot sjabloon op in meerdere kleine.

Afbeeldingen, uitgebreide opmaak of bijlagen nodig? Gebruik een klassiek .oft sjabloon in plaats van Mijn Sjablonen. Maak of werk het bij vanuit een nieuw bericht via Bestand > Opslaan als > Outlook-sjabloon.

U hebt een bericht bewerkt, maar het sjabloon is niet gewijzigd

Dat is normaal. Bewerkingen aan een verzonden (of onverzonden) e-mail overschrijven het sjabloon niet. Om het bij te werken, slaat u het bericht opnieuw op als sjabloon (.oft) of gebruik Bewerken in Mijn Sjablonen.

Kan uw .OFT-bestand niet openen of vinden

Gebruik de kiezer van Outlook. Ga naar Start > Nieuwe items > Meer items > Formulier kiezen, stel vervolgens Zoeken in in op Gebruikerssjablonen in bestandssysteem om uw sjabloon te zoeken en te openen. Als u het elders hebt opgeslagen, blader dan naar die map.

Liever dubbelklikken? Sla .oft-bestanden op in een bekende map en open ze vanuit Verkenner. Outlook start dan een nieuw concept op basis van dat sjabloon.

Sjablonen verdwenen na het overschakelen naar Nieuw Outlook

Nieuw Outlook maakt gebruik van de Mijn Sjablonen app, niet op lokale .oft-lijsten. Voeg opnieuw toe Mijn Sjablonen via Meer apps > App toevoegen, maak dan uw belangrijkste fragmenten opnieuw aan of plak ze. Bewaar uitgebreide, merkgebonden sjablonen als .oft in klassiek Outlook indien nodig.

Mijn Sjablonen opent wel, maar laadt nooit

Dit is vaak een probleem met de status van een invoegtoepassing. Vraag IT om te schakelen Mijn Sjablonen in het Exchange Admin Center of controleer op account-/invoegtoepassingsbeperkingen. Start Outlook vervolgens opnieuw op of vernieuw uw browser voor Outlook op het web.

Opmaak, logo's of bijlagen blijven niet behouden

Dat is een beperking van Mijn Sjablonen. Het voegt alleen tekst in en neemt geen afbeeldingen of bijlagen mee. Sla een uitgebreide, merkbeschermde versie op als .oft en hergebruik het via Formulier kiezen.

Professionele AI E-mailsjablonen: Noota

Noota neemt uw vergaderingen op en transcribeert ze, en maakt vervolgens direct samenvattingen met belangrijke beslissingen en actiepunten. U neemt die uitvoer en plaatst deze direct in een e-mail. Eenvoudig.

U kunt ook een aangepaste samenvatting sjabloon. Het structureert uw notulen elke keer op dezelfde manier, zodat uw e-mails consistent blijven binnen teams.

Sjablooncategorieën die u echt zult gebruiken

• Opvolgingen van vergaderingen. Stuur duidelijke vervolgstappen na klantgesprekken of interne synchronisaties. U vindt 10 bewezen voorbeelden die bij uw toon passen.
• Samenvattingen van vergaderingen. Zet notities om in duidelijke samenvattingen die uw team zal lezen. Sjablonen tonen structuur en formulering.
• Verzoeken en planning. Vraag om tijd zonder opdringerig over te komen en leg gespreksmomenten vast zonder eindeloos heen en weer te mailen.
• Interviewfeedback. Deel constructieve updates met kandidaten met behulp van consistente, rolbewuste bewoordingen.

Van verslag tot verzending, stap voor stap

1. Houd je vergadering terwijl Noota het gesprek vastlegt.
2. Open het automatisch gegenereerde verslag en kopieer de relevante blokken (besluiten, actiepunten, deadlines).
3. Kies een passende Noota e-mailsjabloon (follow-up, verslag, interview, feedback). Plak, personaliseer namen en datums, en je bent klaar.

Wil je automatisch e-mails genereren vanuit je vergaderingen? Probeer Noota nu gratis.