Sie verbringen wahrscheinlich mehr Zeit damit, dieselben E-Mails zu schreiben, als Sie zugeben möchten.

Outlook-E-Mail-Vorlagen helfen Ihnen dabei, dieses Problem zu lösen.

In diesem Artikel erfahren Sie genau, wie Sie Outlook-Vorlagen erstellen, bearbeiten und verwenden.

So erstellen Sie eine E-Mail-Vorlage in Outlook

Sie haben zwei Hauptwege. Die klassische Desktop-Vorlage (OFT-Datei) und der Bereich „Meine Vorlagen“ in New Outlook und Outlook im Web.

Klassisches Desktop-Outlook (OFT-Datei)

Öffne eine neue E-Mail. Schreiben Sie die Nachricht, die Sie wiederverwenden möchten. Dann gehe zu Datei > Speichern unter und wähle Outlook-Vorlage (*.oft).

Wählen Sie einen eindeutigen Dateinamen. Klicken Sie Speichern. Outlook speichert Vorlagen standardmäßig in Ihrem Benutzervorlagenordner. Sie können sie auch an einem beliebigen Ort speichern.

Warum OFT wählen? Sie können umfangreiche Formatierungen beibehalten. Sie können Bilder auch behalten und den Entwurf genau so wiederverwenden, wie er entworfen wurde. Sie fügen ihn später ein von Formular wählen, aber im Moment bist du mit der Erstellung fertig.

Neues Outlook für Windows

In New Outlook speichern Sie keine OFT-Dateien. Sie verwenden das integrierte Vorlagen Panel stattdessen. Starten Sie eine neue Nachricht, wählen Sie das ... Menü und öffnen Vorlagen.

Klicken Sie Als Vorlage speichern (oder + Vorlage in der Scheibe). Benennen Sie Ihre Vorlage. Fügen Sie den Inhalt ein oder geben Sie ihn ein und speichern Sie ihn. Beim nächsten Mal fügen Sie ihn aus demselben Fenster ein.

Wenn du nicht siehst Vorlagen, füge das Meine Vorlagen Zuerst das Add-In. Ihr Unternehmen kann Add-Ins ein- oder ausschalten. Erkundigen Sie sich daher bei der IT-Abteilung, ob es fehlt.

Outlook im Web (OWA)

Erstellen Sie eine neue E-Mail. Öffnen Sie das ... Menü im Verfassen-Fenster und wähle Meine Vorlagen. Wenn es nicht da ist, benutze Apps hinzufügen und füge hinzu Meine Vorlagen.

Klicken Sie im rechten Bereich auf + Vorlage. Geben Sie ihm einen kurzen, durchsuchbaren Namen. Füge deine Nachricht hinzu und Speichern. Sie sind bereit für das schnelle Einfügen später.

So bearbeiten Sie eine E-Mail-Vorlage in Outlook

Identifizieren Sie zunächst Ihren Vorlagentyp. Sie verwenden entweder Classic .oft Dateien oder die Meine Vorlagen Bereich in New Outlook und Outlook im Web. Der Bearbeitungspfad ist für jeden anders.

Bearbeiten Sie eine klassische OFT-Vorlage (Desktop Outlook)

Öffnen Sie Outlook. Gehe zu Startseite > Neue Artikel > Weitere Artikel > Formular wählen. In Schau rein, wählen Benutzervorlagen im Dateisystem, wählen Sie Ihre Vorlage aus und öffnen Sie sie.

Ihre Vorlage wird als neue Nachricht geöffnet. Nehmen Sie hier Ihre Text- oder Formatierungsänderungen vor. Denken Sie daran, dass Änderungen an diesem Entwurf die Vorlage noch nicht aktualisieren.

Um das Update zu speichern, wählen Sie Datei > Speichern unter. Wählen Outlook-Vorlage (*.oft), wählen Sie den gleichen Dateinamen und Speichern um die alte Version zu ersetzen. Dadurch wird die vorherige Vorlage mit Ihren Änderungen überschrieben.

Tipp: Sie möchten die Datei direkt in ihrem Ordner bearbeiten? Benutzen Datei > Speichern unter einmal, um das zu enthüllen Benutzerdefinierte Office-Vorlagen Pfad, dann navigieren Sie später im Datei-Explorer zu ihm und öffnen Sie die .oft für Optimierungen.

Bearbeiten Sie eine Vorlage in New Outlook oder Outlook im Web

Verfassen Sie eine neue Nachricht. Öffnen ... > Meine Vorlagen um Ihre Vorlagenliste anzuzeigen. Wenn Sie es nicht sehen, fügen Sie das hinzu Meine Vorlagen Add-In von Apps abrufen/hinzufügen.

Suchen Sie die gewünschte Vorlage. Klicken Sie auf das Bearbeiten Symbol, ändere den Inhalt und Speichern. Ihr Update wird in Ihrem Postfach gespeichert und erscheint überall dort, wo Sie Meine Vorlagen verwenden.

Kurzer Hinweis zu den Funktionen. Im neuen Outlook sind Vorlagen Nur Text. Sie können mehrere Absätze verwenden, jedoch keine Grafiken oder umfangreiche Formatierungen. Halten Sie die Änderungen kurz und übersichtlich.

So verwenden Sie eine E-Mail-Vorlage in Outlook

Sie haben zwei Möglichkeiten, eine Vorlage einzufügen. Klassische Desktop-Anwendungen .oft Dateien. Neues Outlook und Outlook im Web verwenden Meine Vorlagen.

Verwenden Sie eine Vorlage im klassischen Desktop-Outlook (.oft)

Öffnen Sie Outlook. Gehe zu Startseite > Neue Artikel > Weitere Artikel > Formular wählen. In Schau rein, wählen Benutzervorlagen im Dateisystem, wählen Sie Ihre Vorlage aus und öffnen Sie sie.

Personalisieren Sie Ihre Nachricht. Fügen Sie den Empfänger, den Betreff und alle letzten Änderungen hinzu. Klicken Sie Senden wenn du bereit bist. Hinweis: Änderungen, die Sie hier vornehmen, aktualisieren nicht die Vorlage selbst.

Bevorzugen Sie einen schnelleren Weg? Speichern Sie Ihre Vorlagen in Ihrem Vorlagenordner und doppelklicken Sie dann auf .oft Datei im Datei-Explorer, um sofort eine neue Nachricht zu starten. Es wird sofort geöffnet, wenn Outlook Ihre Standard-E-Mail-App ist.

Ich benutze New Outlook, habe aber immer noch .oft Dateien? Ziehen Sie die .oft vom Datei-Explorer in den Lesebereich und Outlook öffnet ihn als neuen Entwurf. Praktisch für ältere Vorlagen.

Verwenden Sie eine Vorlage in New Outlook (Windows) oder Outlook im Web

Starte eine neue E-Mail oder antworte auf eine. Öffnen Weitere Optionen () > Meine Vorlagen oder Nachricht > Vorlagen anzeigen um Ihren Vorlagenbereich anzuzeigen.

Klicken Sie auf die Vorlage, die Sie benötigen. Outlook fügt den Text am Cursor in Ihren Nachrichtentext ein. Sie können dann die Kopie optimieren und klicken Sie auf Senden.

Ich sehe nicht Meine Vorlagen? Es kann von Ihrem Administrator deaktiviert werden. Füge es hinzu oder aktiviere es von Apps abrufen/hinzufügen in Outlook, oder bitten Sie die IT-Abteilung, die Add-Ins zu aktivieren.

Tipps zur intelligenten Nutzung

PIN-Zugang dort, wo Sie arbeiten. Behalte deine Meine Vorlagen Ein Fenster wird geöffnet, während Sie Ihren Posteingang durchsuchen, sodass Sie Standardantworten mit zwei Klicks eingeben können. Sie bleiben schnell und konsistent.

Denke an die Einschränkungen. Meine Vorlagen fügt Klartext ein und füllt ihn nicht vorab aus Zu, Cc, oder Betreff Felder. Fügen Sie diese manuell hinzu oder verwenden Sie .oft wenn Sie umfangreichere Formatierungen und vorprogrammierte Elemente benötigen.

Arbeiten Sie mit gemischten Setups. Wenn Ihr Team auf New Outlook umstellt, achten Sie auf wichtige Aspekte .oft Vorlagen sind praktisch und können bei Bedarf per Drag-Drop verschoben werden. Benutzen Meine Vorlagen für schnelle Auszüge wie „Bestätigung des Interviews“ oder „Nächste Schritte“.

Problembehandlung bei Outlook-E-Mail-Vorlagen

Vorlagen werden nicht angezeigt? Fangen Sie mit den Grundlagen an.

Die Schaltfläche „Meine Vorlagen“ fehlt

Öffnet ein Fenster zum Verfassen. Klicken Sie Mehr Apps (), wähle App hinzufügen, und suche nach Meine Vorlagen. Installieren Sie es und öffnen Sie das Fenster zum Verfassen erneut.

Immer noch nicht auf dem Desktop? Füge das hinzu Vorlagen ansehen Befehl auf dein Ribbon. Gehe zu Datei > Optionen > Menüband anpassen, wählen Alle Befehle, hinzufügen Vorlagen ansehen, und bestätige.

Wenn beim Klicken nichts erscheint Meine Vorlagen, Ihre Organisation hat das Add-In möglicherweise deaktiviert. Bitten Sie die IT-Abteilung, es erneut zu aktivieren Meine Vorlagen im Exchange Admin Center unter Organisation > Add-ins. Schalten Sie es aus und wieder ein und starten Sie Outlook neu.

„Diese Vorlage ist zu groß zum Speichern“

Sie haben eine Größenbeschränkung erreicht. Das Meine Vorlagen Das Add-In hat eine Gesamtspeicherkapazität von 32 KB über alle Vorlagen hinweg. Reduzieren Sie den Inhalt, entfernen Sie lange Signaturen oder teilen Sie eine große Vorlage in mehrere kleine auf.

Benötigen Sie Bilder, umfangreiche Formatierungen oder Anlagen? Verwenden Sie einen Klassiker .oft Vorlage statt Meine Vorlagen. Erstellen oder aktualisieren Sie es aus einer neuen Nachricht über Datei > Speichern unter > Outlook-Vorlage.

Sie haben eine Nachricht bearbeitet, aber die Vorlage hat sich nicht geändert

Das wird erwartet. Änderungen an einer gesendeten (oder nicht gesendeten) E-Mail schreiben die Vorlage nicht neu. Um sie zu aktualisieren, speichern Sie die Nachricht erneut als Vorlage (.oft) zur Verwendung Bearbeiten innen Meine Vorlagen.

Kann ich deine .OFT-Datei nicht öffnen oder finden?

Verwenden Sie den Picker von Outlook. Gehe zu Startseite > Neue Artikel > Weitere Artikel > Formular wählen, dann einstellen Schau rein zu Benutzervorlagen im Dateisystem um Ihre Vorlage zu finden und zu öffnen. Wenn Sie sie an einem anderen Ort gespeichert haben, navigieren Sie zu diesem Ordner.

Bevorzugen Sie einen Doppelklick? Speichern Sie .oft-Dateien in einem bekannten Ordner und öffnen Sie sie im Datei-Explorer. Outlook startet einen neuen Entwurf auf der Grundlage dieser Vorlage.

Vorlagen verschwanden nach dem Wechsel zu New Outlook

New Outlook stützt sich auf Meine Vorlagen App, keine lokalen .oft-Listen. Erneut hinzufügen Meine Vorlagen über Weitere Apps > App hinzufügen, dann erstellen Sie Ihre Schlüsselfragmente neu oder fügen Sie sie ein. Verwenden Sie schwergewichtige, markenspezifische Vorlagen als .oft bei Bedarf im klassischen Outlook.

Meine Vorlagen werden geöffnet, aber nie geladen

Dies ist häufig ein Gesundheitsproblem des Add-Ins. Bitten Sie die IT-Abteilung, umzuschalten Meine Vorlagen im Exchange Admin Center oder überprüfen Sie die Konto-/Add-In-Einschränkungen. Starten Sie dann Outlook neu oder aktualisieren Sie Ihren Browser für Outlook im Web.

Formatierungen, Logos oder Anhänge haften nicht

Das ist eine Einschränkung von Meine Vorlagen. Es fügt nur Text ein und enthält keine Bilder oder Anlagen. Speichern Sie eine umfangreiche, markensichere Version unter .oft und verwende es wieder von Formular wählen.

Professionelle KI-E-Mail-Vorlagen: Noota

Noota zeichnet Ihre Besprechungen auf und transkribiert sie und erstellt dann sofort Zusammenfassungen mit wichtigen Entscheidungen und Aktionspunkten. Sie nehmen diese Ausgabe und fügen sie direkt in eine E-Mail ein. Ganz einfach.

Sie können auch eine definieren benutzerdefinierte Zusammenfassung schablone. Es strukturiert Ihre Protokolle jedes Mal auf die gleiche Weise, sodass Ihre E-Mails teamübergreifend konsistent bleiben.

Vorlagenkategorien, die Sie tatsächlich verwenden werden

• Follow-up zu den Besprechungen. Senden Sie klare nächste Schritte nach Kundenanrufen oder internen Synchronisierungen. Sie finden 10 bewährte Beispiele, die zu Ihrem Ton passen.
• Zusammenfassungen des Treffens. Verwandeln Sie Notizen in klare Zusammenfassungen, die Ihr Team lesen wird. Vorlagen zeigen Struktur und Wortlaut.
• Anfragen und Terminplanung. Fragen Sie nach Zeit, ohne aufdringlich zu klingen, und sichern Sie sich Interviewplätze ohne E-Mail-Pingpong.
• Feedback zum Vorstellungsgespräch. Teilen Sie den Kandidaten konstruktive Neuigkeiten mit, indem Sie eine konsistente, rollenorientierte Formulierung verwenden.

Von der Zusammenfassung bis zum Versand, Schritt für Schritt

1. Führen Sie Ihr Meeting mit Noota durch und nehmen Sie das Gespräch auf.
2. Öffnen Sie die automatisch generierte Zusammenfassung und kopieren Sie die relevanten Blöcke (Entscheidungen, Aktionen, Termine).
3. Wählen Sie eine passende Noota-E-Mail-Vorlage (Follow-up, Zusammenfassung, Interview, Feedback). Fügen Sie Namen und Daten ein, personalisieren Sie sie, und schon sind Sie fertig.

Möchten Sie automatisch E-Mails aus Ihren Besprechungen generieren? Testen Sie Noota JETZT kostenlos.