Note di Hubspot : una Guida

Le Note di HubSpot ti consentono di acquisire ogni dettaglio chiave delle tue riunioni, chiamate e aggiornamenti dei clienti direttamente all'interno del tuo CRM.

Ma come qualsiasi strumento, le Note di HubSpot producono risultati solo se sai come usarle efficacemente.

Questa guida ti illustra tutto ciò che devi sapere sulle Note di HubSpot.

Cosa sono le Note di HubSpot

Le "Note" di HubSpot sono una funzionalità all'interno del CRM che ti consente di acquisire informazioni legate a un contatto, un'azienda, una trattativa o un ticket. Una Nota risiede nella timeline di un record in modo che tu e il tuo team possiate rivedere ciò che è stato detto, ciò che è successo e quali sono i prossimi passi.

Questa attività diventa parte del record, quindi quando qualcun altro nel tuo team aprirà quel contatto in seguito, capirà rapidamente cosa è successo. Viene visualizzata come un'icona a forma di blocco note arancione in un record di contatto o azienda.

Una nota importante: le Note in HubSpot sono tecnicamente trattate come "interazioni" (attività) piuttosto che come proprietà statiche. Ciò significa che interagirai con esse in modo leggermente diverso rispetto a un campo personalizzato. Ad esempio, le Note non vengono visualizzate automaticamente come colonne nella visualizzazione elenco dei contatti.

Come usare le Note di HubSpot

Quando sei pronto a rendere le Note una parte solida del tuo flusso di lavoro, ecco come puoi usarle in HubSpot.

a) Creare una Nota su un record

Per prima cosa, scegli il record che desideri aggiornare — potrebbe essere un contatto, un'azienda, una trattativa o un ticket. Nella timeline del record troverai un'icona per aggiungere interazioni; l'icona a forma di blocco note arancione ti consente di aggiungere manualmente una Nota.
Clicca su di essa, digita il contenuto della tua nota (riepilogo riunione, decisioni chiave, prossimi passi), quindi salvala.
Assicurati di associare la Nota al record corretto in modo che chiunque apra il record in seguito veda il contesto in un unico posto.

b) Cosa includere per il massimo valore

Una Nota funziona al meglio quando è più di un blocco di testo. Quando scrivi la tua, cerca di includere:

• data e ora della riunione o della chiamata
• partecipanti e i loro ruoli
• punti dolenti o obiettivi chiave menzionati
• prossime azioni (chi fa cosa e quando)
  Questo tipo di contenuto ponderato aiuta il tuo team a evitare di chiedere “Cosa abbiamo detto l'ultima volta?” e a passare direttamente a “Cosa succederà dopo?”
  Anche nella community ufficiale di HubSpot consigliano di intitolare la nota con il nome della riunione, la data e l'ora in modo che appaia in sequenza.

c) Collega le note agli oggetti corretti

Trarrai maggior beneficio dalle Note quando sono collegate correttamente. Ad esempio:

• Se hai parlato con un potenziale cliente di un'azienda, allega la nota sia al contatto e all'azienda (se pertinente).
• Se la discussione riguarda specificamente un affare, collega la nota anche al record dell'affare.
  Poiché le Note si trovano sotto "interazioni" piuttosto che sotto proprietà standard, il modo in cui appaiono negli elenchi e nelle esportazioni è un po' diverso — quindi le associazioni corrette sono importanti.

d) Utilizza formattazione e struttura basate sulle migliori pratiche

Per rendere le tue Note costantemente utili:

• Usa intestazioni o elenchi puntati per strutturare le informazioni (potrebbe essere necessario copiare/incollare la formattazione poiché l'editor WYSIWYG è limitato).
• Utilizza una convenzione di denominazione o di etichettatura standard in tutto il tuo team (ad esempio, “Riunione – [Cliente] – [Data]”) in modo che le tue Note siano più facili da consultare rapidamente.
• Se fai affidamento su più riunioni con lo stesso cliente, considera di mantenere una nota "principale" continua e di aggiornarla ad ogni interazione (piuttosto che decine di piccole note sparse) — questo mantiene il tuo contesto raggruppato.

Risoluzione dei problemi delle note di HubSpot

Anche quando tu e il tuo team siete impegnati a usare le Note in HubSpot CRM, possono sorgere problemi.

A) Problemi Comuni Che Potresti Affrontare

1. Note non visibili a determinati utenti. Un utente apre un record e non vede la Nota che si aspetta. Ad esempio:

“Il collega non riesce a visualizzare le mie note su un affare” — segnalato nella Community di HubSpot.
Ciò è spesso riconducibile a permessi o associazioni di oggetti.

2. Le note sono mancanti o scomparse. A volte una nota scompare o sembra non essere mai stata creata. Ad esempio, un utente ha riferito che le note e le attività nelle trattative non venivano salvate o andavano perse. Comunità HubSpot
3. Difficoltà a generare report sulle note o nell'esportarle. Poiché le note sono oggetti di interazione (non semplici campi), non si comportano sempre come proprietà personalizzate, rendendo più difficili elenchi, esportazioni o dashboard.
4. Associazioni incoerenti o collegamenti a oggetti. Se una nota è allegata solo a un contatto ma dovrebbe essere collegata anche a un'azienda o a una trattativa, il tuo contesto potrebbe essere incompleto.
5. La mancanza di una struttura standard genera confusione. Se il tuo team scrive le note in formati molto diversi, la scansione e la ricerca diventano inefficienti.

B) Cosa puoi fare per risolvere questi problemi

1. Verifica le autorizzazioni utente.
   • Assicurati che l'utente abbia accesso all'oggetto specifico (contatto, azienda, trattativa) e all'autorizzazione "Visualizza interazioni" per quell'oggetto.
   • Se la nota è allegata a una trattativa ma l'utente ha accesso solo ai contatti, la nota non verrà visualizzata.
2. Verifica le associazioni corrette.
   • Quando aggiungi una nota, assicurati che sia collegata a tutti i record pertinenti: contatto, azienda e trattativa, a seconda delle necessità.
   • Usa "Aggiungi associazione" dopo aver creato la nota se l'hai dimenticato.
3. Usa i filtri della timeline in modo oculato.
   • A volte la vista della cronologia nasconde le Note perché il filtro è impostato solo per “Chiamate” o “Email”. Regola il filtro per mostrare “Note”.
   • Svuota la cache o ricarica il record per assicurarti che l'interfaccia utente si aggiorni.
4. Soluzione alternativa per esportazione/reporting.
   • Poiché le Note non compaiono come campi standard, dovrai utilizzare gli strumenti di reporting delle interazioni.
   • Crea un report basato sugli Engagement dove “Tipo = Nota”, e poi usa i filtri per associare a contatti o affari specifici.
5. Applica una struttura e una convenzione di denominazione.
   • Standardizza il modo in cui le note sono intitolate: ad esempio “Riunione – [Cliente] – [Data]”.
   • Includi azioni successive chiare e follow-up in un punto prestabilito nel corpo della nota, così il tuo team sa dove cercare.
   • Valuta l'utilizzo di snippet o modelli se il tuo team scrive spesso Note.

Note AI di HubSpot : Noota

Integrando Noota con HubSpot, puoi automatizzare le attività, arricchire il contesto e assicurarti che nessuna intuizione importante vada persa.

• Trascrizione automatica delle riunioni e riepiloghi — Noota registra chiamate o riunioni virtuali (Zoom, Google Meet, Teams ecc.), le trascrive in tempo reale in decine di lingue e ne estrae i punti chiave, gli elementi d'azione e i passi successivi.
• Integrazione CRM integrata — Il riepilogo può essere inviato direttamente in HubSpot, creando o associando automaticamente contatti e affari secondo necessità. Ciò significa che il tuo CRM viene aggiornato senza inserimento manuale.
• Output strutturato e utilizzabile — Invece di un blocco di testo a forma libera, Noota produce un riepilogo chiaro: cosa è stato discusso, quali decisioni sono state prese e cosa succederà dopo. Questo rende la tua Nota HubSpot molto più utile.

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