Sie nehmen an einem Meeting teil und stellen fest, dass die Hälfte der Anwesenden gar nicht weiß, warum sie überhaupt da ist.

Aber das muss nicht sein.

In diesem Artikel erfahren Sie: Was ein Pre-Read eigentlich ist (und was nicht) und wie Sie es strukturieren, damit die Leute es tatsächlich lesen

Was ist ein Pre-Read?

Ein Pre-Read ist ein kurzes Dokument, das Sie vor einem Meeting teilen. Es versorgt Ihr Team mit den wichtigsten Informationen – noch bevor das erste Wort gesprochen wurde.

Pre-Reads eignen sich für fast jede Art von Meeting. Sie stellen jemanden ein? Teilen Sie das Profil des Kandidaten und die Bewertungskriterien vorab. Sie leiten eine Strategiesitzung? Fügen Sie Marktdaten und Ihre vorgeschlagene Richtung hinzu. Sie starten ein Projekt? Geben Sie die Ziele, Zeitpläne und den Umfang an.

Mit einem Pre-Read erscheint Ihr Team bestens vorbereitet. Niemand wird auf dem falschen Fuß erwischt. Niemand fragt sich: „Moment, worum ging es in diesem Meeting noch gleich?“

Wie sieht das konkret aus? Eine kurze Zusammenfassung, ein paar Folien oder ein Dokument mit Stichpunkten.

Empfohlene Elemente und Struktur eines Pre-Reads

Ein schlechtes Pre-Read ist schlimmer als gar kein Pre-Read.

Fangen wir mit der goldenen Regel an:Kürze. Ihr Pre-Read sollte nicht länger als 5 Minuten Lesezeit in Anspruch nehmen. Das ist Ihr Limit. Wenn es länger ist, wird Ihr Team es nicht zu Ende lesen. Vielleicht öffnen sie es nicht einmal.

Zielen Sie auf eine Seite ab. Maximal zwei.

Kommen wir nun zur Struktur. Wir empfehlen folgendes Format:

1. Titel und Meeting-Informationen

Beginnen Sie mit den Grundlagen. Worum geht es? Wann findet das Meeting statt? Wer nimmt teil?

• Meeting-Titel: Werden Sie konkret. „Einstellungsgespräch: Finale Runde Produktmanager“ ist besser als „Einstellungstreffen“.
• Datum & Uhrzeit
• Teilnehmer

Einfach. Klar. Zum nächsten Punkt.

2. Zusammenfassung

Dies ist das Herzstück Ihrer Vorbereitung. Ein kurzer Absatz, der erklärt, worum es in dem Meeting geht, welche Entscheidungen getroffen werden müssen und welchen Kontext die Teilnehmer benötigen, um vorbereitet zu erscheinen.

• Warum treffen wir uns?
• Was wollen wir entscheiden oder lösen?
• Was sollten die Teilnehmer vorab wissen?

Wenn Ihr Team nur diesen Abschnitt liest, sollte es dennoch das Gesamtbild verstehen.

3. Agenda

Listen Sie die Themen auf, die Sie behandeln werden – in der richtigen Reihenfolge – mit Zeitblöcken. Ja, Zeitblöcke. Wenn Sie 30 Minuten haben, sollte jede Minute einen Zweck erfüllen.

Beispiel:

• 5 Min. – Zusammenfassung der Kandidateninterviews
• 10 Min. – Feedback der Gesprächsrunde
• 10 Min. – Einstellungsentscheidung
• 5 Min. – Nächste Schritte

Das hilft allen, den Fokus zu behalten. Außerdem sorgt es dafür, dass Ihr Meeting nicht vom Thema abweicht.

4. Hintergrund & Kontext

Fügen Sie alle unterstützenden Daten, Links oder Dokumente hinzu, die die Teilnehmer vorab prüfen sollten.

Aber hier ist der entscheidende Punkt:überladen Sie es nicht.

Fassen Sie das Wesentliche zusammen. Verlinken Sie auf den vollständigen Bericht, die Präsentation oder den Lebenslauf, aber kopieren Sie nicht alles direkt in die Vorab-Lektüre. Kuratieren Sie die Informationen. Respektieren Sie die Zeit Ihrer Leser.

5. Fragen zur Vorbereitung

Schließen Sie mit 2 oder 3 Fragen ab, über die sich die Teilnehmer Gedanken machen sollen.

Hier geschieht das eigentliche Wunder. Diese Impulse regen Ihr Team dazu an, mit eigenen Ideen zu erscheinen – statt nur Beobachtungen zu teilen.

Beispiel:

• Welche Bedenken (falls vorhanden) haben Sie hinsichtlich der Eignung des Kandidaten für die Rolle?
• Ist der aktuelle Zeitplan für den Start noch realistisch?
• Welche Prioritäten sollten wir noch einmal überdenken, bevor wir die Roadmap finalisieren?

Diese Fragen geben den Ton an. Sie fokussieren die Diskussion. Sie machen aus passiven Zuhörern aktive Teilnehmer.

Vorlage für die Vorab-Lektüre

Hier ist ein sofort einsatzbereites Format, das Sie kopieren, einfügen und anpassen können:

Meeting-Titel

• Datum & Uhrzeit: [Datum & Uhrzeit einfügen]
• Teilnehmer: [Liste der Teilnehmer]
• Verantwortlich: [Wer leitet das Meeting?]
• Art des Meetings: [Entscheidung / Brainstorming / Update / Einstellungsgespräch etc.]

Zusammenfassung

Ein kurzer Überblick darüber, worum es in diesem Meeting geht und warum es wichtig ist.

Beispiel:
Wir treffen uns zur Nachbesprechung der letzten Interviewrunde für die Position des Produktmanagers. Wir gehen das Feedback der einzelnen Panelmitglieder durch, stimmen uns zu offenen Fragen ab und entscheiden, ob wir ein Angebot unterbreiten. Zudem müssen wir bei einer Zusage den Starttermin festlegen.

Agenda

Eine Übersicht der Themen und der jeweils geplanten Zeitdauer.

• 5 Min. – Zusammenfassung der Interviews & Hintergrund des Kandidaten
• 10 Min. – Feedback-Runde des Panels
• 10 Min. – Diskussion & Entscheidung
• 5 Min. – Nächste Schritte + Zeitplan für das Angebot

Hintergrund & Kontext

Wichtige Informationen, Links oder Daten, die Ihr Team vor dem Beitritt prüfen sollte.

• [Link zum Lebenslauf des Kandidaten]
• [Link zu Interviewnotizen oder Bewertungsbögen]
• [Zusammenfassung der Stellenanforderungen]
• [Bedenken, die während des Auswahlprozesses aufgekommen sind]

Nutzen Sie diesen Bereich nur für die wichtigsten Informationen. Überhäufen Sie Ihr Team nicht mit Dokumenten. Geben Sie ihnen genau das, was sie zur Vorbereitung brauchen.

Diskussionsfragen

Dies sind die Kernpunkte, zu denen wir im Meeting Input benötigen.

• Was ist Ihnen – positiv oder negativ – an dem Kandidaten aufgefallen?
• Gibt es Warnsignale, die vor einer weiteren Entscheidung geklärt werden müssen?
• Sind wir uns einig, wie gut der Kandidat zum Team und zum Unternehmen passt?
• Falls wir uns für eine Einstellung entscheiden, welches Startdatum sollten wir anstreben?

Optionale Notizen

Fügen Sie hier alles Weitere hinzu, das zur Steuerung des Gesprächs beitragen könnte.
Dies ist der richtige Ort für Sonderfälle, Bedenken oder zusätzlichen Kontext, der nirgendwo anders hinpasst. Gehen Sie sparsam damit um.

Agenden und Protokolle automatisieren mit Noota

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