Lectura previa de reunión: una guía con plantilla

Te unes a una reunión y te das cuenta de que la mitad de los asistentes no tiene idea de por qué están ahí.

Pero no tiene por qué ser así.

En este artículo aprenderás: qué es (y qué no es) realmente un documento de lectura previa y cómo estructurarlo para que la gente realmente lo lea

¿Qué es un documento de lectura previa?

Un documento de lectura previa es un texto breve que compartes antes de una reunión. Proporciona a tu equipo la información clave que necesita, antes de que nadie diga una sola palabra.

La lectura previa funciona para casi cualquier tipo de reunión. ¿Vas a contratar a alguien? Comparte el perfil del candidato y los criterios de evaluación de antemano. ¿Vas a dirigir una sesión de estrategia? Incluye datos de mercado y la dirección propuesta. ¿Vas a iniciar un proyecto? Añade los objetivos, los plazos y el alcance.

Con una lectura previa, tu equipo llega alineado. Nadie se siente desprevenido. Nadie se queda preguntándose: “Espera, ¿de qué trata esta reunión?”.

¿Qué aspecto tiene en concreto? Un resumen breve, unas pocas diapositivas o un documento con puntos clave.

Elementos y estructura recomendados para una lectura previa

Una mala lectura previa es peor que no tener ninguna.

Empecemos con la regla de oro:la brevedad. Tu documento de lectura previa no debería llevar más de 5 minutos de lectura. Ese es tu límite. Si es más largo, tu equipo no lo terminará. Puede que ni siquiera lo abran.

Intenta que ocupe una página. Dos, como máximo.

Ahora hablemos de la estructura. Este es el formato que recomendamos:

1. Título e información de la reunión

Empieza por lo básico. ¿De qué trata esto? ¿Cuándo es la reunión? ¿Quién asistirá?

• Título de la reunión: Sea específico. “Debrief de contratación: Ronda final de Product Manager” es mejor que “Reunión de contratación”.
• Fecha y hora
• Participantes

Simple. Claro. A lo siguiente.

2. Resumen ejecutivo

Este es el núcleo de su lectura previa. Un párrafo breve que explique el propósito de la reunión, qué decisiones deben tomarse y qué contexto necesitan los asistentes para llegar preparados.

• ¿Por qué nos reunimos?
• ¿Qué intentamos decidir o resolver?
• ¿Qué deben saber los participantes de antemano?

Si su equipo solo lee esta sección, debería ser suficiente para entender el panorama general.

3. Agenda

Enumere los temas que tratará, en orden, con bloques de tiempo. Sí, bloques de tiempo. Si tiene 30 minutos, cada minuto debe tener un propósito.

Ejemplo:

• 5 min – Resumen de las entrevistas a los candidatos
• 10 min – Comentarios del panel
• 10 min – Decisión de contratación
• 5 min – Próximos pasos

Esto ayuda a que todos se mantengan enfocados y evita que la reunión se desvíe del tema.

4. Antecedentes y contexto

Añade cualquier dato, enlace o documento de apoyo que los asistentes deban revisar.

Pero aquí está la clave:no satures.

Resume lo esencial. Incluye enlaces al informe completo, a la presentación o al currículum, pero no pegues todo el contenido en la lectura previa. Selecciona la información. Respeta el tiempo de tus lectores.

5. Preguntas para prepararse

Termina con 2 o 3 preguntas sobre las que esperas que los participantes reflexionen.

Aquí es donde ocurre la magia. Estas preguntas impulsan a tu equipo a llegar con ideas, no solo con observaciones.

Ejemplo:

• ¿Qué inquietudes (si las hay) tienes sobre si el candidato encaja en el puesto?
• ¿Sigue siendo realista el cronograma actual de lanzamiento?
• ¿Qué prioridades deberíamos revisar antes de finalizar la hoja de ruta?

Estas preguntas marcan el tono, centran la discusión y convierten a los asistentes pasivos en participantes activos.

Plantilla de esquema para lectura previa

Aquí tienes un formato listo para usar que puedes copiar, pegar y personalizar:

Título de la reunión

• Fecha y hora: [Insertar fecha y hora]
• Participantes: [Lista de asistentes]
• Responsable: [¿Quién dirige la reunión?]
• Tipo de reunión: [Decisión / Lluvia de ideas / Actualización / Evaluación de contratación, etc.]

Resumen ejecutivo

Una breve descripción de qué trata esta reunión y por qué es importante.

Ejemplo:
Nos reunimos para evaluar la ronda final de entrevistas para el puesto de Product Manager. Revisaremos los comentarios de cada entrevistador, alinearemos las dudas sobre la contratación y decidiremos si hacemos una oferta. También debemos confirmar la fecha de inicio si decidimos avanzar.

Orden del día

Un desglose de los temas que trataremos y el tiempo dedicado a cada uno.

• 5 min – Resumen de entrevistas y perfil del candidato
• 10 min – Ronda de comentarios del panel
• 10 min – Debate y toma de decisiones
• 5 min – Próximos pasos y cronograma de la oferta

Antecedentes y contexto

Información clave, enlaces o datos que tu equipo debe revisar antes de unirse.

• [Enlace al currículum del candidato]
• [Enlace a las notas o evaluaciones de la entrevista]
• [Resumen de los requisitos del puesto]
• [Cualquier inquietud surgida durante el proceso de entrevista]

Usa esta sección para destacar solo la información más relevante. No satures a tu equipo con documentos. Dales solo lo necesario para que estén preparados.

Preguntas para debatir

Estos son los puntos clave sobre los que necesitaremos opiniones durante la reunión.

• ¿Qué te llamó la atención —positiva o negativamente— sobre el candidato?
• ¿Hay alguna señal de alerta que debamos abordar antes de seguir adelante?
• ¿Estamos de acuerdo en cuanto a la compatibilidad del candidato con el equipo y la empresa?
• Si decidimos contratarlo, ¿cuál debería ser nuestra fecha objetivo de inicio?

Notas opcionales

Añade cualquier otra cosa que pueda ayudar a guiar la conversación.
Este es el lugar para casos excepcionales, preocupaciones o contexto adicional que no encaje en otro sitio. Úsalo con moderación.

Automatiza agendas y actas con Noota

Redactar agendas y llevar el seguimiento de las actas es un fastidio.

Es repetitivo, consume mucho tiempo y te distrae de lo que realmente importa: dirigir una reunión productiva.

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