Notas en Pipedrive: cómo funcionan

Si utilizas Pipedrive, tu CRM ya te ofrece el lugar perfecto para guardar todas las notas vinculadas a tus tratos, contactos y organizaciones.

Pero, ¿cómo usarlo de manera eficiente para que tus notas realmente te ayuden a cerrar más tratos?

En esta guía, aprenderás a añadir y organizar notas en Pipedrive, a solucionar problemas comunes y a ahorrar tiempo con herramientas que automatizan tus notas de llamadas.

Cómo añadir notas en Pipedrive

Al usar Pipedrive, lo ideal es que cada trato, contacto y organización contenga el historial de tus interacciones.

Paso a paso: añadir una nota a un trato, persona u organización

1. Abre la vista detallada del trato, persona u organización con la que estés trabajando.
2. Haz clic en la pestaña “Notas” (que suele encontrarse en la parte superior derecha de la vista detallada).
3. Haz clic en “Añadir nota” para crear una nueva entrada. (En algunas pantallas, es posible que debas hacer clic en “+ Añadir nota”).
4. Introduce tu texto. Puedes darle formato (negrita, cursiva, listas con viñetas o numeradas, sangría) e insertar enlaces o imágenes.
5. Usa el símbolo @ para mencionar a un compañero de equipo si es necesario. Esto les enviará una notificación y facilitará la colaboración en equipo.‍
6. Cuando termines, haz clic en Guardar. La nota aparecerá en la sección "HECHO" o similar dentro de la vista detallada de ese elemento.
7. Opcional: fija la nota para que siempre aparezca en la parte superior de la lista en esa vista detallada. Esto mantiene visibles las notas importantes.

Buenas prácticas para Tú

• Elige el tipo de registro adecuado para tu nota: si la conversación se refiere a un trato específico, asígnala al Trato; si se trata de una persona de contacto o una organización en general, asígnala a la Persona o Organización.
• Utiliza nombres o etiquetas coherentes en tus notas para que puedas buscarlas más tarde. Por ejemplo: "Llamada con X – revisión de presupuesto" o "Seguimiento de correo Y".
• Mantén una o dos notas fijadas por registro (por ejemplo, tu decisión más reciente o los próximos pasos) para que tu equipo vea el estado actual de un vistazo.
• Usa la función de mención (@colega) al asignar una acción a alguien o marcar un seguimiento para convertir la información pasiva en una tarea activa.
• Inserta enlaces o adjunta imágenes (capturas de pantalla, documentos) cuando sea necesario; esto consolida la información y evita que tú o tu equipo tengan que buscarla.

Preguntas frecuentes y solución de problemas de las notas de Pipedrive

A continuación, encontrarás respuestas a las preguntas más frecuentes que podrías tener, junto con consejos prácticos de solución de problemas para que tu proceso de notas no se vea afectado.

📌 Preguntas frecuentes

P: ¿Qué tamaño puede tener una nota y cuántas puedo adjuntar a un trato?
R: Las notas en Pipedrive tienen un límite de tamaño de aproximadamente 100 kB cada una. Además, un mismo trato puede contener hasta 100 notas según los límites actuales.
P: ¿Puedo mencionar a compañeros de equipo o añadir comentarios a las notas?
R: Sí, puedes usar @-menciones dentro de las notas para etiquetar a tus colegas. Esto enviará una notificación y habilitará los comentarios.
P: ¿Qué hay de las notas de audio o el escaneo de notas desde el móvil?
R: En las aplicaciones móviles puedes grabar notas de audio e incluso utilizar funciones de transcripción. Además, en Android existe un "Escáner de notas" que te permite capturar notas escritas a mano con la cámara y convertirlas en una nota.
P: ¿Qué sucede si utilizo integraciones o automatizaciones para añadir notas?
R: Si experimentas problemas (por ejemplo, que el formato no se aplique o que el contenido de la nota sea ignorado), puede deberse a limitaciones de la API o de la automatización.

🔧 Problemas comunes y qué puedes hacer

Problema 1: Se alcanzó el límite de tamaño o cantidad de notas
Si intentas guardar una nota y falla, podría ser porque supera el límite de 100 kB o porque el trato ya contiene el número máximo de notas. Para solucionarlo: divide el contenido extenso en varias notas; archiva o elimina las notas antiguas que ya no necesites.
Problema 2: El formato no se aplica o la visualización es extraña
Si al pegar texto enriquecido (con saltos de línea, negritas o cursivas) el formato no se ve bien, comprueba si el campo de contenido de la nota admite HTML o formatos específicos. Por ejemplo, integraciones como Zapier indican que “el campo de contenido de la nota acepta HTML... por lo que si quieres incluir saltos de línea, negritas o cursivas, puedes añadir etiquetas HTML”. Como tú, al pegar o automatizar el contenido de una nota, prueba primero el formato o utiliza texto sin formato.
Problema 3: Las menciones o comentarios no envían notificaciones
A veces etiquetas a alguien con @ pero no recibe la notificación. Comprueba que sus ajustes de notificación sean correctos (en Ajustes → Notificaciones). Asegúrate también de que estás etiquetando dentro de una nota (no en una actividad); las menciones en los leads pueden tener limitaciones.
Problema 4: Las notas de audio o el escaneo no funcionan en el móvil
Si tu nota de audio no se graba o no se transcribe, comprueba los permisos de la aplicación (micrófono, reconocimiento de voz) en tu dispositivo. En Android, para el escaneo de notas manuscritas, asegúrate de que la aplicación de Pipedrive tenga acceso a la cámara.
Problema 5: Las notas no aparecen donde esperas
Si añades una nota pero aparece en “hecho” o en una sección antigua y no la encuentras, considera fijarla o usar el buscador. La interfaz de Pipedrive muestra por defecto las notas “más recientes primero”. Usa el menú “…” junto a una nota para fijarla o eliminarla y que permanezca arriba.

Notas de llamadas automáticas en Pipedrive: Noota

¿Quieres evitar tomar notas manualmente en todas tus llamadas? Ahí es donde entra en juego una herramienta de automatización como Noota:

• Graba cualquier llamada (Zoom, Google Meet, Teams, teléfono) y genera una transcripción y un resumen.
• Crea o actualiza automáticamente un trato o contacto en Pipedrive según los participantes.
• Elige qué partes de la reunión se convertirán en la nota del CRM para que tu equipo vea lo que importa (acciones, decisiones, próximos pasos).

Cómo tú puedes configurarlo

1. En tu cuenta de Noota, ve a la pestaña “Integraciones” y busca Pipedrive. Haz clic en Activar.
2. Autoriza el acceso de Noota a Pipedrive. Los permisos incluyen acceso total a tratos, contactos, notas y archivos adjuntos.
3. En la configuración de Noota, define cómo deben estructurarse los resúmenes y a qué campos o tipos de trato deben enviarse las notas. Personalízalo para adaptarlo a tu flujo de trabajo.
4. Después de tu próxima llamada o reunión, Noota la captura, genera el resumen y envía automáticamente una nota a Pipedrive, adjuntándola al registro correspondiente.
5. En Pipedrive, encontrarás la nota en la sección de "Notas" del trato o contacto. Tú o tu equipo podréis revisarla, añadir comentarios, marcar puntos de acción, asignar tareas, etc.

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