Votre réunion commence dès que vous ouvrez la bouche.

Et trop souvent, ce moment est... compliqué. Les gens arrivent en retard. Personne ne sait ce que tu essaies de réaliser.

Ce guide vous donne les outils nécessaires pour y parvenir.

Le bon cadre pour démarrer efficacement une réunion

Vous ne perdez pas des réunions à mi-chemin, vous les perdez dès les deux premières minutes. C'est alors que l'attention se perd, que les objectifs s'estompent et que les gens commencent à effectuer plusieurs tâches à la fois.

Voici quatre cadres éprouvés pour démarrer des réunions qui fonctionnent réellement :

① IEHI — Informer, motiver, responsabiliser, impliquer

Ce format permet de garder votre introduction courte, précise et ciblée :

• Informer — Dites-leur en quoi consiste cette réunion.
• Exciter — Expliquez-leur pourquoi c'est important pour eux.
• Habiliter — Clarifiez les décisions qui seront prises.
• Impliquez — Appelez quelqu'un tôt pour que ce ne soit pas un monologue.

Exemple :
« L'objectif d'aujourd'hui est de finaliser le calendrier de recrutement pour le poste responsable du produit (Inform).
C'est essentiel car les retards se répercutent sur le lancement au troisième trimestre (Excite).
Nous déciderons de la date de début et désignerons un jury d'entretien final (Empower).
Jenna, je vais commencer par ta disponibilité. Tu es prête à partir ? (Impliquez) »

Cela donne le ton et montre à quel endroit vous êtes sérieux.

② Objectif · Préparation · Présentation

Cette méthode 3P fonctionne lorsque les gens arrivent froids ou confus :

• Finalité — Réaffirmez la raison d'être de la réunion.
• Préparation — Rappelez à chacun ce qu'il aurait dû lire ou réviser.
• Présentation — Définissez la structure : ce qui se passe et qui la dirige.

Exemple :
« Nous sommes là pour nous aligner sur les messages de campagne avant de les enregistrer (objectif).
Vous avez tous vu les ébauches de scripts dans le document Notion (Préparation).
Nous allons parcourir les diapositives dans l'ordre : Rosa guidera la première partie, puis vous voterez via Slido (présentation). »

Simple. Directionnel. Pas de mouvements inutiles.

③ L'enregistrement en 60 secondes

Vous voulez que les gens se manifestent réellement, mentalement ?
Commencez par poser une question rapide à chaque personne :

• « Comment allez-vous aujourd'hui ? »
• « Un mot pour décrire ton état d'esprit ? »
• « Qu'est-ce qui te préoccupe, travailler ou pas ? »

Cela rétablit l'attention et renforce la confiance en moins d'une minute.
Bonus : il signale si quelqu'un est distrait avant que cela ne fasse dérailler la réunion.

④ L'horloge à rôle

Les réunions se déroulent à la dérive lorsque personne n'est propriétaire du flux.
Au début, nommez trois rôles :

• Facilitateur — permet de maintenir une discussion serrée et de limiter le temps.
• Chronométreur — indique à quel moment faire avancer les sujets.
• Preneur de notes — capture les actions à partager.

Faites alterner les rôles chaque semaine pour éviter les frictions hiérarchiques.
Il aide les participants à s'intégrer et donne aux jeunes un moyen visible de contribuer.

Exemples d'introduction et d'ouverture de réunions

Voici des exemples concrets d'ouverture de réunion que vous pouvez copier, adapter et intégrer directement à votre prochain appel :

🟩 Synchronisation hebdomadaire de l'équipe (interne)

Coup d'envoi :
« Bonjour à tous, content que vous soyez là. La synchronisation d'aujourd'hui se concentrera sur trois points : les mises à jour de la feuille de route du troisième trimestre, les blocages du dernier sprint et l'attribution des priorités de la semaine prochaine. »

Pourquoi ça marche :
Va droit au but. Vous mentionnez ce qui est couvert et quelles décisions sont attendues.

Ajoutez un enregistrement d'équipe :
« Avant de nous lancer, procédons à un enregistrement en un mot. Comment se porte tout le monde aujourd'hui ? »

Vous apportez de la présence dans la pièce et vous détectez les problèmes avant qu'ils ne déraillent.

🟦 Lancement du client (externe)

Coup d'envoi :
« Merci de votre participation, Mia. Aujourd'hui, nous passerons en revue les objectifs du projet, les attentes en matière de calendrier et présenterons l'équipe complète. Vous repartirez avec un document clairement défini et la prochaine réunion inscrite au calendrier. »

Pourquoi ça marche :
Cela donne confiance au client. Ils savent ce que l'appel va accomplir et ce qu'ils vont obtenir.

Conseil bonus :
Envoyez au préalable un agenda visuel et affichez-le à l'écran lorsque vous l'ouvrez. Les clients se détendent lorsqu'ils voient la structure.

🟨 Entretien avec le candidat

Coup d'envoi :
« Bonjour Alex, ravi de te rencontrer. Voici comment nous allons passer les 45 prochaines minutes : je vais partager une brève introduction, puis nous passerons en revue votre expérience et vous économiserons 10 minutes à la fin pour vos questions. Ça a l'air bien ? »

Pourquoi ça marche :
Cela crée une piste sûre et dégagée pour le candidat et témoigne du respect pour son temps.

Vous voulez un vernis supplémentaire ?
Ajoutez : « Nous ne sommes pas là uniquement pour évaluer, nous voulons que vous nous évaluiez également. »
Vous allez instantanément réchauffer le ton.

🟧 Stand-Up (télécommande)

Coup d'envoi :
« Courons le cercle. Nom, victoire d'hier, objectif du jour, tous les bloqueurs. Limitez cette durée à 30 secondes chacune, en commençant par Jessie. »

Pourquoi ça marche :
Vous créez une structure, fixez des délais et faites parler les gens très tôt.
Rythme rapide, zéro fluff.

🟪 Atelier ou brainstorming (hybride)

Coup d'envoi :
« Bienvenue au sprint d'idées d'aujourd'hui. L'objectif est de générer des options pour le thème de notre campagne d'automne. Je vais nous guider à travers le tableau de Miro, puis nous voterons par points avant de choisir les 3 meilleurs. »

Pourquoi ça marche :
Il indique aux gens exactement ce qu'ils font et comment les décisions seront prises.

Niveau d'engagement :
Commencez par un brise-glace rapide : « Quelle est la publicité ou la campagne récente que vous avez réellement appréciée ? »
Cela stimule la pensée créative avant de confier une tâche au groupe.

🟥 Évaluation des performances ou entretien individuel

Coup d'envoi :
« L'enregistrement d'aujourd'hui est une conversation à double sens. Je partagerai les commentaires du trimestre dernier, puis nous examinerons les objectifs et discuterons du soutien dont vous avez besoin. »

Pourquoi ça marche :
Vous faites preuve d'ouverture, de collaboration et de sécurité.
C'est essentiel lorsque la confiance, ou la tension, est élevée.

Exemples originaux et inédits

Parfois, la meilleure façon de démarrer une réunion est de surprendre les gens, juste un peu.

Voici des introductions inédites et inattendues sur les réunions que vous ne trouverez pas dans les manuels d'entreprise, prêtes à être utilisées lors de votre prochain appel.

🔷 Brainstorm créatif (hybride ou à distance)

Coup d'envoi :
« Bien, avant de passer à la tactique, si cette campagne était un film, quel serait-il ? Donne-moi un titre, un genre ou un acteur. Vas-y. »

Pourquoi ça marche :
Cela permet de débloquer le jeu avant la pression. Vous brisez la glace, vous stimulez la créativité et vous faites instantanément entrer les gens dans un état d'esprit de possibilité, et non de perfection.

Puis dites :
« L'objectif du jour : générer cinq idées audacieuses, sans jugement, sans correction. Nous réglerons la logique plus tard. »

🔶 Révision des décisions de l'exécutif

Coup d'envoi :
« Nous sommes là pour choisir, pas pour discuter. Mon travail consiste à proposer des options et à limiter les risques. À toi de percer des trous et de repousser. Prêt ? »

Pourquoi ça marche :
Il donne un ton prononcé aux chambres pour personnes âgées. Chacun connaît son rôle et sait qu'il ne s'agira pas d'une « question de statut déguisée ».

Suivez avec :
« Trois options sont sur la table. Nous vérifierons chacun d'entre eux, alignerons les scores et voterons au bout de 40 minutes. »

🔵 Lancement du projet interéquipes

Coup d'envoi :
« Ici, tout le monde parle un langage différent : ingénierie, produit, opérations, croissance. L'objectif d'aujourd'hui n'est pas de gagner, mais de se comprendre suffisamment pour avancer. »

Pourquoi ça marche :
Vous nommez l'éléphant : une pensée cloisonnée.
Vous définissez la collaboration, et non le contrôle, comme la mission de la salle.

Continuez avec :
« Nous allons cartographier les bloqueurs actuels, échanger les éléments indispensables et concevoir un plan pilote réaliste. Vous partirez en sachant à qui appartient quoi et quand. »

🟢 Résolution des conflits/Appel à la tension

Coup d'envoi :
« Cette réunion existe parce que les choses ne vont pas bien. C'est OK. Notre objectif est de faire preuve de clarté, pas de blâme. »

Pourquoi ça marche :
Vous réduisez la tension en lui donnant un nom.
Vous faites de la sécurité et de la marche vers l'avant votre priorité.

Puis dites :
« Je vais nous expliquer la chronologie. Nous partagerons chacun ce qui n'a pas fonctionné, puis nous cartographierons les modifications à apporter. Les 10 dernières minutes : décisions uniquement. »

🟡 Récapitulation de fin de trimestre

Coup d'envoi :
« Nous avons tous sprinté. Cette heure est consacrée à la réflexion et à la réinitialisation. »

Pourquoi ça marche :
Cela ralentit intentionnellement le rythme.
Vous laissez de l'espace pour effectuer un zoom arrière avant que le Q2 ne soit lancé comme une fusée.

Suivez avec :
« Nous partagerons chacun une victoire, un échec et une idée pour le prochain trimestre. Ensuite, nous bloquerons les prochaines étapes pour les OKR. »

🟣 Compte rendu du candidat (panel interne)

Coup d'envoi :
« Supposons que le candidat soit fort, c'est pourquoi il est arrivé ici. Aujourd'hui, nous recherchons des signes d'adéquation au sein de l'équipe et de potentiel à long terme. »

Pourquoi ça marche :
Vous faites passer l'équipe de la « recherche de fautes » à une réflexion à long terme.
Cela crée un cadre plus sain pour la prise de décisions.

Puis dites :
« Nous allons procéder une par une : qu'avez-vous observé, qu'est-ce qui n'était pas clair, et seriez-vous enthousiaste à l'idée de travailler avec eux ? »

Présentation des choses à ne pas faire lors d'une réunion

Une bonne réunion peut déraper en moins de 30 secondes.
L'introduction donne le ton : si vous vous trompez, les gens repartent mentalement avant même que l'ordre du jour ne commence.

Voici ce que pas à faire lors du lancement de votre réunion :

🚫 Ne commencez pas sans un objectif clair

Si vos premiers mots sont « Alors... de quoi parlons-nous encore ? » —tu les as déjà perdus.
Les réunions sans objectif donnent lieu à de vagues conversations, à des responsabilités peu claires et à l'absence de suivi.

Meilleur choix :
Écrivez l'objectif de la réunion en une seule ligne et dites-le à voix haute.
Exemple : « Nous sommes là pour décider du calendrier de lancement et attribuer les rôles finaux. C'est ça. »

La clarté, c'est la confiance.

🚫 Ne vous lancez pas sans faire une pause

Les utilisateurs apparaissent au milieu d'un e-mail, d'un défilement ou d'un exercice de tir.
Si vous vous lancez directement dans les mises à jour, personne n'est totalement d'accord avec vous.

Meilleur choix :
Donnez 10 secondes à chacun pour atterrir.
Dites : « Respirez un peu, fermez Slack. Nous allons commencer dans un moment. »
Le silence aiguise la concentration plus que ne pourrait jamais le faire un discours plein de sens.

🚫 Ne vous contentez pas de bavardages par défaut

« Hé... comment s'est passé le week-end de tout le monde ? » Cela peut sembler sympathique, mais cela devient rapidement un bruit.
Pire encore, cela ronge votre fenêtre d'attention la plus étroite : les 3 premières minutes.

Meilleur choix :
Effectuez un enregistrement intentionnel.
Essayez : « Quel est ton niveau d'énergie en ce moment, vert, jaune ou rouge ? »
Rapide, honnête et réellement utile.

🚫 Ne transformez pas votre introduction en monologue

Les longues intros sont comme de longues annonces d'aéroport : tout le monde passe à la troisième phrase.
Si vous parlez pendant 5 minutes d'affilée, ne soyez pas surpris si personne ne prend la parole plus tard.

Meilleur choix :
Cadrez la réunion, puis retournez-la dans la salle.
Exemple : « Voici ce que nous allons aborder : quelqu'un a-t-il quelque chose à ajouter ou à modifier ? »

Plus les gens parlent tôt, plus ils s'engagent.

🚫 Ne sautez pas les rôles

Qui dirige l'émission ? Qui enregistre l'heure ? Qui enregistre les actions ?
Si vous n'attribuez aucun rôle, les gens partent du principe que quelqu'un d'autre fera le travail, mais personne ne le fait.

Meilleur choix :
Nommez un facilitateur, un chronométreur et un preneur de notes au début.
Effectuez une rotation hebdomadaire afin que tout le monde partage la charge.

🚫 N'ignorez pas les retardataires (et ne répondez pas à leurs besoins)

Redémarrer l'intro chaque fois que quelqu'un arrive en retard punit les personnes qui se sont présentées à l'heure.
Vous perdez votre élan et vous signalez que les délais ne comptent pas.

Meilleur choix :
Commencez à l'heure, à chaque fois.
Ajoutez discrètement les retardataires et retrouvez-les dans le chat ou dans le résumé après l'appel.

🚫 Ne falsifiez pas l'énergie

Si tu es fatigué, dis-le. Si l'appel est sensible, nommez-le.
Le faux enthousiasme tue la confiance plus rapidement que le manque d'énergie.

Meilleur choix :
Essayez : « Nous sommes tous un peu frits, alors faisons en sorte que cela soit aussi efficace que possible. »
Ou : « Cette conversation est un peu délicate, mais nous la gérerons avec honnêteté et soin. »

La valeur d'un ordre du jour de réunion (et des modèles que vous pouvez utiliser)

Un agenda est le GPS de votre réunion. Sans elle, vous tournez en rond, vous parlez trop longtemps et vous partez sans direction claire.

🧩 Anatomie d'un agenda solide

Faites en sorte que ce soit simple. Un excellent programme comprend :

• Titre (qu'est-ce que c'est)
• Objectif (pourquoi nous nous réunissons)
• Blocs horaires (que se passe-t-il quand)
• Propriétaire (s) (qui dirige chaque partie)
• Matériaux (ce qu'il faut vérifier avant de rejoindre)

Facultatif mais puissant :

• Points de décision
• Questions à explorer
• aire de stationnement pour les sujets hors sujet

📄 3 modèles d'agenda prêts à l'emploi

🔷 Synchronisation hebdomadaire de l'équipe

• Titre : Réunion d'équipe hebdomadaire
• Objectif : Partagez les mises à jour, signalez les bloqueurs, attribuez les prochaines priorités
• Ordre du jour :
  • 0—5 min : enregistrement rapide (aller-retour)
  • 5 à 20 minutes : mises à jour du projet (par le chef d'équipe)
  • 20 à 30 min : bloqueurs et besoins
  • 30 à 35 min : Assignez les étapes suivantes
  • 35—40 min : examen du parking
• Préparation : Passez en revue le tableau du lundi avant l'appel
• Preneur de notes : Taylor

🟨 Compte rendu du candidat

• Titre : Récapitulatif du panel d'entretiens
• Objectif : Harmoniser les étapes à suivre en matière d'embauchage et de non-embauche
• Ordre du jour :
  • 0—5 min : Récapitulation du déroulement des entretiens
  • 5 à 20 min : impressions du panneau
  • 20-25 min : Votez (échelle de 1 à 5) et discutez des lacunes
  • 25-30 min : décision finale + statut de l'offre
• Propriétaire : Responsable du recrutement
• Préparation : Lisez les notes du panel dans Greenhouse

🟩 Lancement du projet

• Titre : Lancement de la campagne Q3
• Objectif : Aligner la portée, le calendrier et les rôles des propriétaires
• Ordre du jour :
  • 0—5 min : Objectif et critères de réussite
  • 5 à 15 min : présentation de la chronologie
  • 15 à 30 min : répartition des tâches et assignations
  • 30 à 35 min : Signaler les risques ou les chevauchements
  • 35 à 40 min : prochaines étapes + lancement de la chaîne Slack
• Docs : Note de campagne (lien), ébauche de Figma (lien)

Ordre du jour et procès-verbaux de Noota AI

Vous pouvez commencer en force et attribuer des rôles clairs. Mais si personne ne se souvient de ce qui s'est passé, ou si personne n'y donne suite, à quoi bon ?

C'est là Noota entre.

• Directives relatives aux entretiens — chargez vos séries de questions ou vos tableaux de bord et recevez un coup de pouce avant l'appel.
• Instructions relatives à l'ordre du jour — insérez les sujets que vous avez planifiés et rendez-les visibles pendant la réunion.
• Exposés contextuels — Noota relie les notes de réunions précédentes afin que vous puissiez avoir un aperçu de ce qui s'est passé la dernière fois.‍
• Transcription en temps réel — fonctionne dans plus de 50 langues avec une précision de haut-parleur élevée.‍
• AI résistant au bruit — capture chaque mot, même lorsque la qualité audio baisse ou que les gens parlent vite.‍
• Notes horodatées — vous cliquez sur n'importe quelle phrase et vous passez à ce moment de l'enregistrement.

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