Avec les Appels HubSpot, vous pouvez composer des numéros directement dans votre CRM.

Mais quels sont la configuration, les prix et l'expérience réelle ?

Dans ce guide, vous découvrirez ce que propose réellement HubSpot Calling et comment le configurer rapidement.

Toutes les fonctionnalités d'appel HubSpot

HubSpot Calling vous permet de gérer les appels sans quitter votre CRM et grâce à de nombreuses fonctionnalités :

Passez des appels depuis votre CRM

Avec HubSpot Calling, vous pouvez appeler des prospects ou des candidats directement depuis leur fiche de contact. Cliquez simplement sur l'icône d'appel et vous êtes connecté.

Cela fonctionne que vous utilisiez la VoIP intégrée de HubSpot ou que vous utilisiez votre propre numéro de téléphone enregistré. Vous choisissez la configuration qui convient à votre flux de travail.

Vous pouvez également passer des appels depuis votre appareil mobile à l'aide de l'application HubSpot.

Enregistrez et suivez chaque appel

Chaque appel que vous passez est automatiquement enregistré dans la chronologie des contacts. Cela inclut la date, la durée et le résultat de l'appel.

Vous pouvez également ajouter des notes pendant ou après l'appel. Ces notes sont visibles par l'ensemble de votre équipe, ce qui facilite les transferts.

Enregistrez et transcrivez les conversations

Vous avez besoin de revoir ce qui a été dit lors d'un entretien ou d'un appel commercial ? HubSpot vous permet d'enregistrer des appels d'un simple bouton.

Avec les forfaits payants, vous pouvez même obtenir des transcriptions alimentées par l'IA. De cette façon, vous n'avez pas à prendre de notes manuellement ni à vous fier à la mémoire.

Surveillez et analysez les performances des appels

Si vous gérez une équipe, vous avez accès à des rapports d'appels détaillés. Ils indiquent le volume d'appels, les résultats et les tendances au fil du temps.

Vous pouvez rapidement voir qui passe le plus d'appels et quels en sont les résultats. Cela vous aide à entraîner votre équipe et à améliorer ses résultats.

Si certains appels restent sans réponse ou sont abandonnés plus tôt que prévu, vous remarquerez la tendance. Vous pouvez ensuite effectuer des ajustements rapidement.

Ce type de visibilité est essentiel si vous vous souciez de la performance et de la cohérence.

Utilisez des modèles et des résultats d'appels

Pour garantir la cohérence entre les appels, vous pouvez définir des résultats d'appel personnalisés, tels que « connecté », « message vocal laissé » ou « pas de réponse ».

Vous pouvez également mettre en place des playbooks ou des scripts d'appel qui guideront votre équipe à travers les principaux sujets de discussion. Cela garantit que votre message est sur la bonne voie à chaque fois.

En particulier si vous recrutez ou intégrez de nouveaux représentants, ces outils les aident à se développer plus rapidement et à rester fidèles à leur marque.

Comment configurer les appels HubSpot

Démarrer avec HubSpot Calling est simple et rapide.

Étape 1 : Accédez à vos paramètres d'appel

Commencez par vous connecter à votre compte HubSpot. Dans le coin supérieur droit, cliquez sur l'icône des paramètres.

Dans la barre latérale gauche, faites défiler l'écran vers le bas et sélectionnez « Appel » dans le cadre du « Outils » section.

C'est ici que vous gérez tout ce qui concerne les appels : numéros, préférences et paramètres d'enregistrement.

Étape 2 : Choisissez votre méthode d'appel

HubSpot vous propose deux options :

• Utilisez le système VoIP intégré de HubSpot.
• Enregistrez votre propre numéro de téléphone.

Si vous optez pour la VoIP, vous pouvez passer des appels via Internet, directement depuis votre navigateur. Pas besoin de téléphone.

Si vous préférez utiliser votre propre numéro, HubSpot le montrera à la personne que vous appelez. Vous répondrez également aux appels depuis votre téléphone, mais vous les enregistrerez et les gérerez dans le CRM.

Les deux options vous permettent de cliquer pour appeler à partir de n'importe quel enregistrement de contact.

Étape 3 : Ajoutez et vérifiez votre numéro

Pour utiliser votre propre numéro, cliquez « Connecter un numéro d'appel personnel ».

Entrez votre numéro et suivez les instructions. HubSpot vous appellera et vous demandera de saisir un code de vérification.

Une fois vérifié, votre numéro est prêt à être utilisé. Vous pouvez désormais appeler à partir de n'importe quel enregistrement de contact et votre numéro apparaîtra comme identifiant de l'appelant.

Si vous configurez la VoIP, aucun numéro de téléphone n'est nécessaire. Vous utiliserez le microphone et les haut-parleurs de votre ordinateur pour parler.

Étape 4 : définir les préférences d'enregistrement et de résultat des appels

Vous souhaitez enregistrer vos appels ? Activez le enregistrement des appels réglage sur.

Vous pouvez également définir la valeur par défaut résultats des appels, comme « Connecté », « Pas de réponse » ou « Messagerie vocale gauche ».

Cela permet de garder vos enregistrements d'appels propres et organisés.

Si vous gérez une équipe, configurez résultats globaux et règles d'enregistrement pour que tout le monde reste cohérent.

Étape 5 : Attribuez des numéros à votre équipe

Si vous avez un forfait payant, vous pouvez acheter des numéros de téléphone HubSpot et les attribuer aux membres de l'équipe.

Accédez au « Numéros de téléphone » section sous Paramètres d'appel.

Cliquez « Acheter un numéro », choisissez votre pays et votre indicatif régional, puis attribuez-le à un utilisateur. Il est prêt à être utilisé instantanément.

Cela permet de préserver la confidentialité des numéros personnels et de garantir le suivi et l'enregistrement des appels en un seul endroit.

Étape 6 : Testez et commencez à appeler

Avant la mise en ligne, testez quelques appels. Assurez-vous que votre micro et votre système audio fonctionnent correctement.

Accédez ensuite à un enregistrement de contact, cliquez sur le icône d'appel, et choisissez votre mode d'appel.

Tu es prête.

Résolution des problèmes d'appels HubSpot

Parfois, les choses tournent mal.

Voici comment résoudre les problèmes liés à HubSpot Calling et vous remettre rapidement sur la bonne voie.

Le bouton d'appel est absent

Si le bouton d'appel n'apparaît pas dans l'enregistrement d'un contact, vérifiez vos autorisations.

HubSpot Calling n'est disponible que pour certains rôles et forfaits d'utilisateurs. Assurez-vous que :

• Vous êtes connecté à un siège du Sales Hub ou du Service Hub (Starter ou supérieur).
• Vous avez activé l'outil d'appel dans vos paramètres.

Accédez à Réglages > Appels > Réglages des appels. Si les appels sont désactivés, réactivez-les.

Toujours porté disparu ? Essayez de vous déconnecter puis de vous reconnecter.

Tu n'entends rien

Si vous utilisez le système VoIP de HubSpot et que le son ne fonctionne pas, votre navigateur bloque peut-être l'accès à votre microphone.

Pour résoudre ce problème :

• Vérifiez que votre navigateur est autorisé à utiliser votre micro.
• Cliquez sur l'icône en forme de verrou dans la barre du navigateur et assurez-vous que l'accès audio est autorisé.
• Assurez-vous que votre micro et vos haut-parleurs sont branchés et sélectionnés par défaut.

Parfois, le redémarrage de votre navigateur ou de votre ordinateur permet de réinitialiser la connexion.

Les appels ne seront pas connectés

Si vos appels ne passent pas, c'est peut-être votre connexion Internet qui pose problème.

Les appels VoIP ont besoin d'un réseau stable. Si vous êtes connecté au Wi-Fi, essayez de passer à une connexion filaire.

Également :

• Fermez les autres applications qui utilisent de la bande passante (comme Zoom ou les services de streaming).
• Suspendez les téléchargements volumineux ou les synchronisations de fichiers.
• Utilisez Chrome ou Firefox pour optimiser la stabilité des appels.

Tu ne travailles toujours pas ? Videz le cache de votre navigateur. Cela permet souvent de résoudre des problèmes cachés.

Les enregistrements d'appels ne sont pas sauvegardés

Si vos appels ne sont pas enregistrés, vérifiez vos paramètres d'enregistrement.

Accédez à Réglages > Appels > Réglages des appels et confirmez que Enregistrement des appels est activé.

Assurez-vous de disposer des autorisations nécessaires pour enregistrer les appels. Dans certaines régions, les lois relatives à l'enregistrement des appels nécessitent le consentement des deux parties.

HubSpot désactive l'enregistrement par défaut dans certains pays pour se conformer à la réglementation. Vérifiez toujours les lois locales avant d'activer cette fonctionnalité.

Mauvaise qualité des appels

Un son saccadé ou un décalage entraîne généralement des problèmes de réseau. Essayez les correctifs suivants :

• Déconnectez-vous des VPN ou des proxys.
• Redémarrez votre routeur.
• Rapprochez-vous de votre source Wi-Fi.
• Fermez les onglets de navigateur ou les applications d'arrière-plan inutilisés.

Si le problème persiste, testez la vitesse du réseau. Les appels VoIP nécessitent au moins 100 kbit/s par utilisateur.

HubSpot Calling : prix et avis

Avant de vous lancer, il est bon de savoir pour quoi vous payez et ce que disent les autres.

Combien coûte HubSpot Calling ?

L'outil d'appel de base est inclus dans le Centre de vente et Centre de services plans. Mais le nombre de minutes et les fonctionnalités dépendent de votre niveau.

• Plan gratuit:
  Vous bénéficiez de 15 minutes d'appels par utilisateur et par mois.
  Idéal pour les tests, mais pas suffisant pour une utilisation régulière.
• Plan de démarrage (à partir de 15 $/utilisateur/mois) :
  Comprend 500 minutes par utilisateur/mois.
  Vous pouvez utiliser Click-to-call, enregistrer les appels et ajouter des notes.
• Plan professionnel (à partir de 90 $/utilisateur/mois) :
  Vous bénéficiez de 3 000 minutes par utilisateur et par mois.
  Comprend l'enregistrement des appels, le suivi des résultats des appels et les rapports de performance.
• Plan d'entreprise (à partir de 150 $/utilisateur/mois) :
  Comprend 12 000 minutes par utilisateur/mois.
  Vous pouvez attribuer des numéros de téléphone dédiés et accéder à des analyses avancées.

Vous pouvez également acheter des numéros de téléphone HubSpot dans certains pays. Ces numéros coûtent plus cher, mais préservent la confidentialité des lignes personnelles.

Est-ce que ça vaut le prix ?

Cela dépend du volume d'appels de votre équipe.

Si vous êtes un recruteur et que vous passez 2 à 3 appels par jour, le plan Starter peut être suffisant.
Si vous dirigez une équipe de vente ou de recrutement, Professional ou Enterprise vous fournit les outils nécessaires pour évoluer.

La grande victoire ? Tout se passe dans HubSpot. Vous n'avez pas besoin de numéroteurs tiers ni d'intégrations supplémentaires.

Vous cliquez, appelez et vous vous connectez, sans quitter votre page de contact.

Qu'en pensent les utilisateurs ?

La plupart des utilisateurs apprécient la facilité d'utilisation de HubSpot Calling.

Ils adorent pouvoir appeler directement depuis le CRM. Il permet de gagner du temps, de conserver l'exactitude des dossiers et de faciliter les suivis.

Voici ce que soulignent les vrais utilisateurs :

✅ Configuration facile
✅ Interface propre
✅ Sans faille avec les enregistrements de contacts
✅ Suivi et analyses solides

❌ Le son peut chuter sur un réseau Wi-Fi faible
❌ Minutes limitées sur les forfaits inférieurs

Notes et rapports d'appels IA personnalisables : Noota

Noota transforme vos appels HubSpot en notes structurées prêtes à l'emploi. Automatiquement.

Comment cela fonctionne avec HubSpot Calling

Vous pouvez utiliser Noota lors de n'importe quel appel HubSpot. Il suffit de le lancer avant le début de la conversation.

Noota va :

• Enregistrez l'appel
• Transcrivez-le en temps réel
• Mettez en évidence les questions et les réponses
• Identifier les décisions et les suivis
• Générez un rapport structuré à la fin

Une fois l'appel terminé, vous obtenez un résumé complet que vous pouvez copier dans HubSpot ou partager avec votre équipe.

Personnalisez vos rapports d'appels

Tous les appels ne sont pas identiques. Avec Noota, vous pouvez adapter vos rapports à votre processus.

Vous pouvez choisir les sections à inclure :

• Résumé de la réunion
• Informations sur les participants
• Questions des candidats ou des clients
• Éléments d'action
• Tags ou catégories

Vous pouvez également ajouter des modèles qui correspondent à vos scripts d'entretien ou à vos guides de vente.

Cela signifie des notes cohérentes et de haute qualité, à chaque fois.

Vous souhaitez générer des rapports d'IA personnalisés à partir de vos appels Hubspot ? Essayez Noota gratuitement.