Comment prendre des notes efficacement dans votre CRM ?

Vous venez d’avoir un échange riche avec un prospect et vous consultez votre CRM pour récupérer vos notes. Vous vous rendez compte d’incohérence et de manquement dans votre compte rendu. 

Vous vous dites que c’est dommage. Même si vous pouvez récupérer ces informations lors du prochain rendez-vous, vous auriez pu les restituer dès le début !

Comment prendre des notes à la fois exhaustives et compréhensibles dans votre CRM ?

Expert dans la transcription pour les commerciaux, on vous donne nos conseils pour gagner en productivité dans cette étape essentielle.

Pourquoi prendre des notes dans votre CRM ?

Les carnets de notes ne sont souvent plus qu’un lointain souvenir pour les commerciaux. Les logiciels de prise de note comme Evernote, Google Keep, ou One Note permettent aujourd’hui de recueillir toutes vos traces écrites sur une interface sécurisée.

Mais il y a un moyen encore plus rapide et efficace pour créer des notes : les fonctionnalités de prise note intégrées à votre CRM. 

Vous utilisez certainement déjà votre plateforme de gestion pour partager des informations à propos de vos prospects. Pourquoi ne pas en faire votre outil principal de prise de note ? 

Vous avez tout à y gagner. La prise de note dans le CRM vous permet de : 

• Conserver et rassembler vos données client en un seul endroit.
• Rendre facilement accessible vos notes à vos coéquipiers.
• Exploiter l’intelligence de donnée de votre CRM.

Pourquoi ne pas simplement enregistrer votre appel, me direz-vous ? L’un n’empêche pas l’autre. Mais que vous preniez des notes en temps réel ou à partir d’enregistrement, autant gagner du temps et le faire tout de suite.

Voyons voir comment vous pouvez récolter des données cruciales sur votre prospect dans votre CRM.

5 étapes pour prendre des notes efficacement dans votre CRM 

Restituer ce que l’on entend, ça paraît facile en théorie, mais c’est souvent plus difficile en pratique. 

On veut à la fois donner toute notre attention à l’interlocuteur et restituer au mieux tout ce qui est dit. C’est encore plus délicat dans une réunion avec un prospect à haut-potentiel. Difficile de vivre et restituer un échange à fort enjeu ! 

Voici comment - en 5 étapes- vous pouvez constituer des notes fidèles sur votre CRM : 

#1 Préparer vos notes avant la réunion

Vous le savez, une réunion avec un prospect se prépare. C’est le cas aussi de votre prise de note. Pour garder le fil de l’échange, vous pouvez ébaucher la structure de la conversation à venir. Certains CRM vous donnent déjà un template de note prédéfini. À vous d’en tirer parti et d’y inscrire des éléments comme : 

• Les questions que vous allez poser : quels sont vos problématiques métiers ? Avec quels outils avez-vous travaillés auparavant ? Pourquoi n’êtes pas vous satisfait de votre méthode de travail actuelle ?
• Les informations que vous voulez connaître : le nom des décideurs, le budget alloué, les détails techniques et logistiques sur le projet.
• Les actions à mener après l’échange : les prochains rendez-vous, étapes et échéances.

Cela vous évitera de vous retrouver le lendemain avec le sentiment d’avoir oublié quelque chose ! 

#2 Garder un style synthétique

En prenant des notes, on peut facilement être tenté à transcrire les phrases de notre interlocuteur mot pour mot. Au moins, on est sûr de garder tout en mémoire. 

Naturellement, on se rend rapidement compte que ce n’est pas soutenable dans la durée. Taper toutes les idées qui fusent au fil d’un échange dans votre CRM demande beaucoup trop d’énergie.

Et c’est là qu'avoir une restitution synthétique prend toute son importance. Voici comment vous pouvez aller plus vite et fort dans votre prise de note :  

• Écrire uniquement avec des substantifs et des verbes.
• Inventer des abréviations pour gagner du temps.
• Relier vos idées par des tirets, des slashes ou des flèches.
• Sauter régulièrement de ligne ou de paragraphe pour souligner le changement de sujet.

#3 Mentionner des informations non textuelles

La singularité d’un appel commercial est que tous les petits détails comptes. Les signaux verbaux (ou visuels) peuvent trahir des doutes et des interrogations cachées qu’il serait dommage de rater. Voilà pourquoi vous avez tout intérêt à écrire sur votre CRM des observations qui vous ont marqués.

Est-ce que votre prospect a semblé sceptique lorsque vous lui avez expliqué les bénéfices de votre solution ? Frustré quand vous lui avez évoqué le tarif ? Intéressé quand vous lui avez parlé d’une fonctionnalité en particulier ?

Pour mieux saisir les réflexions de votre interlocuteur, à vous de garder une trace de tous ces indices.

#4 Relire et optimiser vos notes

Maintenant que vous avez minutieusement restitué votre échange, il est de temps de mettre de l’ordre dans tout ça. En relisant et en optimisant vos notes, vous êtes sûr d’avoir en main toutes les informations pour le prochain échange

C’est d’autant plus important si vous voulez partager vos notes avec votre manager ou des collaborateurs qui travaillent sur le même compte. Vous pouvez ainsi corriger vos erreurs de frappe, mettre des ponctuations, structurer visuellement le texte et élaborer certaines parties selon vos propres souvenirs. 

Si vos notes sont claires, il y a alors de grande chance que vos idées le seront aussi ! 

#5 Organiser proprement ces notes dans le CRM

Un CRM est un outil imparable pour recueillir et exploiter la donnée client. Quand il est bien utilisé, il peut vous donner une vue claire de votre tunnel de vente. 

Mais pour cela, il faut savoir proprement intégrer toutes les informations recueillies dans votre CRM. Il s’agit de créer de nouveaux profils client et de remplir les fiches d’information concernant le nom, la taille, le budget de l’entreprise…. 

En général, vous pouvez aussi ajouter des catégories personnalisées pour enrichir votre restitution. Pour organiser au mieux ces données, vous pouvez ainsi définir des catégories comme : 

• Leur projet
• Leurs pain points 
• Leur niveau d’intérêt perçu
• Leur horizon d’achat
• Les outils et concurrents déjà contactés
• Les expériences passées qui les ont déçues….

Cela vous permettra plus facilement de faire le tri entre les clients à haut potentiels et ceux qui valent moins la peine de s’investir. 

Quels sont les meilleurs CRM pour prendre des notes ?

La prise de note n’a pas la même efficacité selon le CRM que vous utilisez. Il y a certaines marques de CRM qui fournissent des fonctionnalités de prise de note plus pratiques que d’autres : 

Copper 

Sur Copper, vous pouvez customiser la structure de vos notes avec des questions et des champs à remplir. Vous pouvez connecter ces données avec Google Calendar pour vous souvenir d’informations essentielles avant et durant la réunion. Vous pouvez aussi ajouter des notes personnelles sur chacun de vos prospects.

HubSpot

Sur Hubspot, vous pouvez ajouter des notes et commentaires sur chacune de vos fiches de contact, entreprise, ou ticket. Vous pouvez également customiser ces cartes CRM. Vous pouvez ajouter des catégories numériques, des fichiers à attacher et des commentaires textuelles. 

En une seule fiche, vous avez accès à toutes les informations concernant un échange ou un prospect. Vous avez aussi accès à l’intégration avec des applications de prise de note courante. 

Zoho

Zoho vous permet d’aller encore plus vite. Dans cet outil, vous pouvez ajouter des notes à chaque étape de la vente et solliciter vos coéquipiers sur des sujets urgents. Vous pouvez enregistrer des notes audio si vous n’avez pas le temps de les écrire. 

Vous pouvez aussi rendre obligatoire les notes pour chaque enregistrement et définir des modèles prédéfinis. De cette manière, chaque commercial est capable de retrouver l’information dont il a besoin.

Noota : Prise de note automatique de réunion dans votre CRM

Expert dans la prise de note, nous avons développé un outil qui accélère la prise de note de vos rendez-vous client. Il vous permet de générer et intégrer en un rien de temps un compte rendu de votre échange dans votre CRM.

Noota vous fournit plusieurs fonctionnalités :

• Enregistrement de votre appel audio ou vidéo.
• Transcription et compte rendu automatique de votre échange.
• Intégration des données collectées dans votre CRM.
• Un guide de réunion automatisé pour structurer votre échange et recommandations intelligentes qui optimisent votre approche.

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