Si vous gérez des personnes, vous savez déjà que les conversations individuelles façonnent les performances.

Mais voici le défi : de nombreux entretiens individuels échouent. Votre coéquipier repart avec plus de questions que de clarté.

Dans cet article, vous allez apprendre à organiser des réunions individuelles qui aident réellement votre équipe.

Que sont les réunions One to One?

Les réunions One to One sont des conversations récurrentes entre vous et un membre de l'équipe. Ils vous offrent un espace dédié pour laisser de côté les urgences quotidiennes et vous concentrer sur ce qui fait réellement avancer quelqu'un. En seulement 30 minutes, vous pouvez résoudre les malentendus, débloquer la motivation et renforcer vos relations de travail.

Mais un tête-à-tête n'est pas une réunion de statut ! Vous n'êtes pas là pour parcourir des listes de tâches ou pour respecter des délais. Vous êtes là pour comprendre comment se porte le membre de votre équipe, ce qui le motive et ce qui le ralentit.

La plupart des équipes ont recours à des réunions One to One pour discuter de leurs performances et de leurs objectifs. Vous les utilisez pour poser des questions honnêtes, échanger des commentaires et explorer des idées qui ne trouvent pas toujours leur place dans les réunions de groupe. Votre subordonné direct dispose également d'un espace sécurisé pour faire part de ses préoccupations qu'il ne partagerait pas dans une salle bondée.

Lorsqu'elles sont organisées régulièrement, ces réunions vous aident à établir un climat de confiance. Votre équipe commence à vous considérer comme un partenaire plutôt que comme un simple manager. Ce changement rend les gens plus ouverts, plus proactifs et beaucoup plus en phase avec vos attentes.

De quoi parler lors d'une réunion One to One

Lorsque vous organisez un One to One avec un membre de l'équipe, la conversation peut couvrir de nombreux domaines différents :

🔎 Principaux sujets à aborder

Progrès et travaux en cours
Commencez par ce qui est actuellement sur la table. Demandez à la personne de vous expliquer ses projets ou ses tâches depuis votre dernier enregistrement. Qu'est-ce qui va bien ? Qu'est-ce qui est en retard ? Quelles tâches sont considérées comme prioritaires et lesquelles pourraient être réévaluées ? Cela vous permet à la fois de calibrer les attentes et de clarifier ce qui compte vraiment.

Défis, obstacles et besoins de soutien
Offrez à vos coéquipiers un espace sécurisé pour partager ce qui les ralentit. Ils sont peut-être bloqués par des instructions peu claires, manquent de ressources ou se sentent surchargés. Posez des questions telles que : « Où avez-vous besoin d'aide ? » ou « Qu'est-ce qui vous empêche d'avancer ? » Utilisez ensuite leurs réponses pour planifier comment vous pouvez les aider.

Motivation, engagement et bien-être
Le travail ne se limite pas à l'exécution de tâches. Profitez d'une partie de la réunion pour vérifier ce qu'ils ressentent : à propos de leur travail, de leur équilibre, de leur énergie. Des questions comme « Comment allez-vous ? » ou « Quel a été pour vous un moment fort depuis notre dernière rencontre ? » ouvrez la porte à des commentaires honnêtes sur le moral, le stress ou la satisfaction.

Évolution de carrière et développement personnel
Un tête-à-tête est également le bon moment pour parler à long terme. Demandez-leur quelles compétences ils aimeraient acquérir, quels rôles ou quels projets les intéressent et comment vous pouvez les aider à se développer. Vous pouvez discuter de leur ambition actuelle et du soutien ou des ressources dont ils ont besoin pour y parvenir. Cela montre que vous investissez dans leur avenir et que vous les maintenez engagés.

Feedback et communication bidirectionnelle
Il ne s'agit pas seulement de ce que vous pensez en tant que manager : donnez aux membres de votre équipe un espace pour qu'ils puissent s'exprimer librement. Encouragez-les à donner leur avis sur votre leadership, sur les processus d'équipe ou sur le déroulement des réunions. Demandez-leur ce qui pourrait être amélioré et ce qui fonctionne bien. Ce type d'ouverture contribue à renforcer la confiance et à renforcer la collaboration.

Dynamique d'équipe, alignement et vue d'ensemble
Parfois, ce qu'une personne fait au quotidien semble déconnecté de sa vision globale. Utilisez des entretiens individuels pour discuter de la façon dont leur travail est lié à la stratégie de l'équipe ou de l'entreprise. Demandez-leur comment ils perçoivent la collaboration en équipe et quels sont, selon eux, les principaux obstacles au niveau de l'équipe ou de l'organisation. Cela vous permet d'aligner leur contribution sur des objectifs communs.

One to One : les erreurs les plus graves et les mesures à prendre à la place

Vous trouverez ci-dessous les pièges les plus courants et les moyens de les éviter pour que chaque match compte pour 1 : 1.

🚩 Erreur : annulation ou report trop fréquent

L'une des erreurs les plus fréquentes consiste à sauter ou à reprogrammer constamment les 1:1. Lorsque vous faites cela, vous envoyez le signal suivant : « ce n'est pas vraiment une priorité ».
Que faire à la place: Traitez vos entretiens individuels comme des engagements fixes. Planifiez des réunions récurrentes, par exemple avec une cadence régulière, et ne les annulez pas, sauf en cas de véritable urgence.

🚩 Erreur : transformer la réunion individuelle en une réunion de mise à jour de statut

Si vous passez la majeure partie de votre temps à revoir les tâches, les échéances ou l'état des projets, vous manquez l'essentiel. Les entretiens individuels sont destinés à aller au-delà des tâches : pour explorer la croissance, le bien-être, les obstacles et le feedback.
Que faire à la place: Séparez les sessions « mise à jour du projet » des sessions « développement et support ». Utilisez vos entretiens individuels pour découvrir ce qui se passe réellement pour les membres de votre équipe : leurs défis, leur croissance, leurs sentiments, leurs ambitions.

🚩 Erreur : pas d'agenda, pas de préparation

Se présenter sans ordre du jour, ou s'attendre à ce que l'autre personne soit prête, entraîne souvent un silence gênant ou des conversations superficielles.
Que faire à la place: Collaborez sur un agenda. Dans l'idéal, utilisez un document partagé dans lequel vous pouvez tous les deux ajouter des éléments avant la réunion. Prenez quelques minutes pour passer en revue les notes précédentes et réfléchissez à ce que vous voulez aborder. La préparation fait toute la différence.

🚩 Erreur : c'est vous (le manager) qui parlez le plus

Si vous dominez la conversation, vous privez l'autre personne de la possibilité d'exprimer ce qui est important pour elle. Une seconde devrait lui être accordée.
Que faire à la place: Posez des questions ouvertes. Encouragez-les à diriger une partie du programme. Écoutez plus que vous ne parlez. Donnez de la place à des réponses honnêtes, à des préoccupations et à des idées.

🚩 Erreur : absence de suivi — aucune note, aucune action

Si vous ne documentez pas les points clés, les décisions ou les prochaines étapes après la réunion, tout ce qui a été discuté peut disparaître et la confiance s'éroder.
Que faire à la place: Notez les points à retenir, les engagements et le soutien nécessaire. Partagez-les, revisitez-les dans le prochain entretien individuel. Transformez la conversation en responsabilité et en progrès. De cette façon, les entretiens individuels se construisent au fil du temps au lieu de se contenter de « parler ».

🚩 Erreur : garder le ton trop rigide en donnant l'impression que les 1:1 ressemblent à des cases à cocher

Si vous lisez une liste à puces comme si vous cochiez des cases, la réunion devient mécanique et superficielle. Cela tue la confiance et la spontanéité.
Que faire à la place: Gardez le ton humain et souple. Soyez ouvert, accessible et empathique. Laissez la conversation suivre son cours. Permettez aux membres de votre équipe de diriger un peu. Ils aborderont peut-être ce qui compte le plus pour vous. C'est souvent plus précieux que tout ce que vous aviez sur votre liste.

One to One — Meilleur ordre du jour et meilleure structure

Vous trouverez ci-dessous un programme pratique ainsi que des exemples de questions. N'hésitez pas à copier, personnaliser et réutiliser.

🔄 Ordre du jour suggéré (30 à 45 min)

1. Enregistrement personnalisé et bien-être

Établissez des relations, comprenez comment les choses vont au-delà des tâches

3 à 5 minutes

2. Passez en revue les travaux récents, les progrès et les victoires

Découvrez ce qui a été accompli, ce qui fonctionne et ce qui est en attente

7 à 10 minutes

3. Discutez des défis, des obstacles, de la charge de travail et du soutien requis

Identifiez les problèmes, les obstacles ou les surcharges, et trouvez des moyens d'aider

5 à 8 minutes

4. Croissance, développement et objectifs à long terme

Parlez des aspirations, de l'apprentissage, du cheminement de carrière, du développement des compétences

7 à 10 minutes

5. Feedback et communication — bidirectionnels

Donnez et recevez des commentaires ; discutez des processus d'équipe, de la collaboration et de l'alignement

5 à 7 minutes

6. Récapitulation : actions et prochaines étapes

Convenez des prochaines étapes concrètes, des responsabilités et des éléments de suivi

3 à 5 minutes

💬 Exemples de questions à utiliser (ou à adapter)

Voici des questions prêtes à l'emploi organisées par segment de réunion. Mélangez et assortissez en fonction de ce qui semble le plus pertinent pour le membre de votre équipe.

1. Enregistrement personnalisé et bien-être

• Comment se passent les choses pour vous, au travail et plus généralement ?
• Que pensez-vous de votre équilibre entre vie professionnelle et vie privée récemment ?
• Qu'est-ce qui, en dehors du travail, influence la façon dont vous vous sentez en ce moment ?

2. Travaux récents, progrès et victoires

• Quelles ont été vos plus grandes victoires depuis notre dernière rencontre ? De quoi es-tu fière ?
• Quelles tâches ou quels projets se déroulent bien, lesquels semblent être au point mort ou nécessitent une attention particulière ?
• Y a-t-il des livrables ou des objectifs à venir sur lesquels vous aimeriez avoir des précisions ?

3. Défis, obstacles et soutien nécessaires

• Qu'est-ce qui semble plus difficile qu'il ne devrait l'être en ce moment ? Qu'est-ce qui te bloque ?
• Disposez-vous de tout ce dont vous avez besoin pour progresser : ressources, clarté, temps ?
• Y a-t-il quelque chose que je puisse faire pour vous aider ou éliminer les obstacles ?

4. Croissance, développement et objectifs à long terme

• Quelles compétences ou connaissances aimeriez-vous acquérir au cours des 6 à 12 prochains mois ?
• Quels types de projets ou de rôles vous intéressent à l'avenir ?
• Existe-t-il de la formation, du mentorat ou d'autres formes de soutien qui pourraient vous aider à y parvenir ?

5. Feedback et communication (bidirectionnels)

• Comment nous en sortons-nous en tant qu'équipe : communication, collaboration, clarté de l'orientation ?
• Y a-t-il quelque chose que je pourrais faire différemment (en tant que responsable) pour vous aider à vous sentir plus soutenue ?
• Qu'est-ce qui fonctionne bien dans nos entretiens individuels ? Qu'est-ce qui pourrait être amélioré ?

6. Récapitulation et prochaines étapes

• Sur la base de ce dont nous avons discuté : quelles sont les 2 à 3 actions concrètes sur lesquelles nous sommes d'accord avant notre prochaine rencontre individuelle ?
• De quelle assistance ou de quel suivi auriez-vous besoin de ma part dans la période à venir ?
• Quand devons-nous nous revoir ? Y a-t-il quelque chose de spécifique que vous aimeriez préparer ou auquel vous aimeriez réfléchir ?

Notes et suivi IA de One to One : Noota

Lorsque vous organisez des réunions individuelles, vous ne voulez pas que la conversation soit enterrée sous des suivis oubliés ou des souvenirs flous. C'est là que Noota intervient.

• Enregistrement et transcription automatiques: Noota enregistre chaque mot prononcé, que la réunion se déroule en personne, au téléphone ou par vidéo (Zoom, Google Meet, Teams...). Pas de saisie, pas de prise de notes distraite.
• Résumés instantanés et structurés: Dès la fin de la réunion, Noota génère un récapitulatif clair et organisé : principaux points de discussion, décisions, mesures à prendre. Cela signifie que vous quittez la réunion avec un résumé prêt à l'emploi, et non un tas de notes éparpillées.
• Suivi automatique et suivi des actions: Noota ne se contente pas de résumer : elle propose les prochaines étapes, les tâches et les engagements importants. Cela vous permet, à vous et à votre collègue, de rester alignés et responsables.
• Archivage et extraction interrogeables: Au fil du temps, vous créez un historique complet des conversations. Avec Noota, vous pouvez effectuer des recherches sur les réunions passées et même demander à « @Noota » pour récupérer des décisions importantes, des documents ou des échéances discutés il y a des mois. Plus besoin de parcourir de longs fils de courriels ou des journaux de discussion.

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