La prise de notes est importante lors des réunions, mais elle peut parfois s'avérer complexe. Il s'agit d'un exercice qui nécessite de la méthodologie.

Alors, pour que vous deveniez un expert en prise de notes, nous vous expliquons les 5 étapes clés à suivre !

Table des matières :

I/ Choisir le bon support pour prendre des notes

II/ Renseignez-vous au préalable sur la réunion

III/ Écrire un peu, écrire de manière utile

IV/ Structurer votre prise de notes

V/ Enrichir vos notes après la réunion

Tout d'abord, cet article s'adresse à un large public car le terme « réunion » englobe :

• réunions d'entreprise
• conférences
• séances de formation
• organes représentatifs du personnel
• entretiens et conférences

Bref, vous l'aurez compris, les réunions se présentent sous de nombreuses formes, et pour chacun de ces exemples, la prise de notes est essentielle ! Voyons donc comment être efficace...

I/ Choisir le bon support pour prendre des notes 📝

Tout d'abord, il est important de choisir le bon support. En fonction de l'objectif de votre réunion et de sa durée, vous pouvez décider d'opter pour des notes papier ou d'utiliser un outil de prise de notes. Pour une courte réunion hebdomadaire, un bloc-notes et un stylo peuvent suffire. Toutefois, s'il s'agit d'une réunion de plus d'une heure avec un sujet complexe, je vous conseille d'opter pour un outil numérique. Aujourd'hui, de nombreux outils sont spécialisés dans la prise de notes, tels que :

• Mot ⇒ simple et efficace
• Evernote ⇒ de nombreuses fonctionnalités pour enrichir votre prise de notes mais à un prix conséquent
• Microsoft Onenote ⇒ un outil gratuit pour taper, dessiner et écrire comme vous le souhaitez
• Ours ⇒ pour les fans d'Apple
• Note simple ⇒ qui vous permet de partager votre contenu avec vos collaborateurs

Vous avez donc l'embarras du choix, à vous de choisir le support qui correspond le mieux à vos besoins et à vos attentes !

PS : pour vous assurer de ne rien oublier, enregistrez vous pendant la réunion, afin de pouvoir revenir sur certains moments clefs par la suite.

II/ Renseignez-vous au préalable sur la réunion 🔍

Cela n'a peut-être pas de sens pour tout le monde, mais connaître le sujet de la réunion, les objectifs et les participants peut être très utile pour bien prendre des notes.

Pourquoi ? Tout simplement parce que cela vous permettra d'être plus réactif et de mieux comprendre les interactions. Vous serez alors en mesure de noter les mots clés et les éléments importants tout de suite.

III/ Ecrivez un peu, écrivez de manière utile 🎯

Il est important de savoir que le taux de parole d'une personne en France varie de 120 à 160 mots par minute en moyenne. Il est donc impossible de prendre note de tout cela manuellement. Deux options s'offrent à vous :

1. Triez les éléments clés

Pour ce faire, répondez au préalable à trois questions principales :

• Quel est le but de la réunion ?
• Qui sont les cibles/destinataires ?
• Quelles sont leurs attentes ?

Grâce à ces trois questions, votre réflexion sera focalisée et vous pourrez choisir la clé information. Ne polluez pas vos notes avec des détails inutiles, vous disposez de peu de temps et l'objectif est de sélectionner des éléments à forte valeur ajoutée qui vous seront utiles par la suite. Le but de cette prise de notes est de pouvoir tirer des conclusions qui vous permettront de mettre en place de nouvelles actions et objectifs d'évolution.

2. Utilisez la dictée automatique avec Noota !

Il existe une deuxième option : la dictée automatique. Noota est un outil spécialisé dans la transcription automatique. Avec un tel outil, vous aurez une prise de notes précise et complète ! Cette solution vous permet de participer activement à la réunion, sans vous soucier de rien d'autre.

Notre outil vous permettra de :

• notez votre échange en temps réel (en tenant compte des différents interlocuteurs)
• souligner moments et phrases importants
• insérer des écrans depuis n'importe quelle fenêtre de votre ordinateur pour illustrer ce qui est dit
• modifier votre texte entier ensuite ⇒ une fois que vous avez transcrit votre enregistrement, vous pouvez ajouter des tags, des thèmes et de nombreuses informations pour enrichir votre prise de notes

IV/ Structurer votre prise de notes ✍🏼

Pour en rester à l'idée de la prise de notes manuelle, au-delà du tri des informations, il est important de structurer vos mots ! Qu'est-ce que cela signifie ? C'est très simple ! Il s'agit d'être efficace afin de pouvoir retrouver les éléments clés en un coup d'œil. Pour cela, évitez d'écrire des mots en masse sans aucune indication. Je vous conseille plutôt d'utiliser des abréviations, des phrases courtes, des listes à puces ou des mots clés. Il est également possible de créer à l'avance un tableau dans lequel vous devrez renseigner :

• le sujet
• les personnes impliquées
• les objectifs
• les points clés
• les mesures à prendre
• questions potentielles en suspens

Mais tout cela demande encore une fois un travail en amont !

V/ Enrichir vos notes après
réunion ⏳

Cette dernière étape est très importante et déterminera la qualité de vos notes ! Que vous preniez des notes manuellement ou non, il est vivement recommandé de revenir sur les éléments que vous avez relevés afin d'ajouter des commentaires, de les trier et de mettre en valeur les informations à forte valeur ajoutée. N'oubliez pas que ces notes constitueront la base de votre mémoire ! Et les humains ont tendance à oublier les choses rapidement... Pour la prise de notes manuelle, il est conseillé (à la fin de la réunion) de :

• remplissez les zones « vides »
• abréviations correctes trop vagues
• ajouter des commentaires sur des points importants (délais, objectifs, attentes...)
• réécrire des passages qui ne sont pas très lisibles
• structurez le formulaire : ajoutez des titres et des sous-titres par exemple

Si vous suivez toutes ces étapes, vous devriez être prêt pour votre prochaine réunion !

Nous espérons que cet article vous a été utile, et n'hésitez pas à consulter notre Compte Noota pour mieux comprendre l'utilisation et les fonctionnalités de notre outil ! Pour des didacticiels plus spécifiques, consultez notre chaîne YouTube 🎬