Trop de réunions de managers sont devenues une corvée au lieu d'être un atout stratégique.

Mais pas nécessaire qu'il en soit ainsi.

Ici, nous allons au-delà de vagues théories pour vous proposer des sujets concrets, des formats innovants et 20 idées réalisables que vous pourrez utiliser lors de votre toute prochaine réunion de managers.

Les différents formats de réunions de managers

Adapter votre type de réunion à votre objectif est la première étape cruciale que vous pouvez franchir. Chaque objectif nécessite une approche, un rythme et une conversation complètement différents.

La synchronisation hebdomadaire

Cette réunion est rapide, pratique et axée sur l'avenir immédiat. Vous travaillez ensemble pour relever les défis et saisir les opportunités qui se présentent à vous.

Votre objectif principal ici est de réaliser l'alignement et de supprimer les obstacles.. Au moment de votre départ, chaque manager devrait avoir une idée claire des priorités de la semaine et avoir la certitude que son équipe peut avancer sans heurts. Cette réunion permet d'éviter que les petits problèmes ne deviennent des problèmes majeurs.

Alors, de quoi parlez-vous ? Vous devriez commencer par passer rapidement en revue vos indicateurs de performance clés hebdomadaires. Les données racontent une histoire et vous aident à déterminer si vous êtes sur la bonne voie pour gagner la semaine.

Ensuite, vous passez aux mises à jour de l'état du projet, mais avec une touche cruciale. Il ne s'agit pas d'un tournoi à la ronde ennuyeux de ce que tout le monde a terminé. Vous devriez rechercher activement les risques et les dépendances, en vous posant des questions telles que « Qu'est-ce qui vous gêne ? » ou « De quoi avez-vous besoin de la part d'une autre équipe pour continuer à avancer ? »

Enfin, vous devez résoudre tous les problèmes immédiats liés à l'allocation des ressources. L'une des équipes souffre-t-elle d'une pénurie critique de personnel ? Y a-t-il une contrainte budgétaire qui bloque un projet ? Vous résolvez ces problèmes pratiques ici et maintenant, en vous assurant que la semaine commence sur une lancée dynamique.

La revue stratégique mensuelle

Où la réunion hebdomadaire a pour but de travailler dans l'entreprise, votre réunion mensuelle est consacrée au travail sur l'entreprise. C'est l'occasion pour vous de faire un zoom arrière par rapport à votre routine quotidienne et d'avoir une vue d'ensemble. Vous devez échanger la loupe contre une carte.

L'objectif est de vérifier votre boussole stratégique. Vous évaluez vos progrès par rapport à des objectifs plus ambitieux et vous décidez si vous devez apporter des corrections de cap. C'est là que vous vous assurez que le dur labeur de vos équipes fait réellement avancer l'entreprise dans la bonne direction.

Votre agenda se concentrera naturellement sur les indicateurs à long terme. Vous examinerez les progrès par rapport à vos objectifs et résultats clés (OKR) trimestriels. Cela permet de relier les sprints hebdomadaires au plan stratégique global.

Vous voudrez également examiner votre budget. Un examen du budget par rapport aux chiffres réels vous permet de voir si vos dépenses correspondent à vos priorités et de procéder aux ajustements nécessaires. Il permet de maintenir votre plan stratégique en fonction de la réalité financière.

The Quarterly Deep Dive

Il s'agit de votre réunion la plus spacieuse et la plus créative.

Votre objectif est triple : générer de nouvelles idées, résoudre des problèmes complexes et profondément enracinés et renforcer les liens au sein de votre équipe de direction. Vous voulez repartir en vous sentant plein d'énergie, aligné sur une vision à long terme et plus connecté en tant que groupe.

Une excellente façon de démarrer est d'utiliser une analyse SWOT. En tant qu'équipe, examiner honnêtement vos forces, vos faiblesses, vos opportunités et vos menaces est un moyen efficace de structurer vos conversations stratégiques pour le prochain trimestre.

C'est également le moment de procéder à une véritable planification à long terme. Vous pouvez réfléchir à des objectifs pour les six à douze prochains mois, discuter des principaux changements du marché et remettre en question les hypothèses de longue date concernant votre entreprise. C'est là que vous créez la prochaine version de votre playbook.

Enfin, profitez de ce temps pour développer votre leadership. Vous pouvez animer un atelier sur le coaching, discuter de la manière d'améliorer la communication ou lire un livre et en débattre ensemble. Investir dans les compétences de vos managers est l'une des activités les plus efficaces que vous puissiez faire.

16 idées de réunions de managers actionables

Voici 20 idées de réunions concrètes avec des étapes réalisables pour votre réunion d'équipe, ainsi que des références et des livres connexes.

1. Réunion Go Beyond KPIs

Parfois, il ne s'agit pas de lire les chiffres sur un écran. Il s'agit de transformer les données en une conversation qui débouche sur des actions.

• Avant la réunion : Choisissez uniquement les 1 à 2 KPI les plus critiques pour cette semaine. Publiez les chiffres et un graphique simple sur une chaîne partagée avant le début de la réunion.
• Au cours de la réunion : Posez des questions ouvertes et approfondies. Au lieu de « Des questions ? » demandez : « Quelle est l'histoire que ce chiffre nous raconte ? » ou « Quel est le facteur qui vous a surpris dans ces données ? »
• Concentrez-vous sur l'influence : Orientez la conversation vers ce que vous pouvez contrôler. Posez la question suivante : « Quelle action pouvons-nous prendre cette semaine pour influencer positivement cet indicateur ? » Cela crée une dynamique vers l'avant.

(Référence : « Les 4 disciplines de l'exécution » de Chris McChesney, Sean Covey et Jim Huling met l'accent sur l'action sur les mesures de plomb, et pas seulement sur la révision des mesures de décalage.)

2. Réunion sur le score de confiance OKR

Au lieu de simplement demander si un objectif et un résultat clé (OKR) sont sur la bonne voie, demandez à chaque manager d'évaluer son niveau de confiance de 1 à 10. Un score de 7 ou moins est le signe d'une discussion plus approfondie, ce qui vous permet d'identifier et de gérer les risques de manière proactive.‍

• ‍Créez un sondage simple : Utilisez votre outil de chat (comme Slack ou Teams) ou une simple feuille de calcul. Dressez la liste de chaque résultat clé du trimestre.‍
• Demandez à voter : Demandez à chaque manager responsable d'un OKR de voter pour son niveau de confiance quant à l'atteinte de cet objectif, sur une échelle de 1 (Aucune chance) à 10 (Certainement possible).‍
• Discutez des 7 : Ignorez les 9 et les 10. L'ensemble de votre discussion doit porter sur tout résultat clé dont le score de confiance est inférieur ou égal à 7. Demandez : « John, tu lui as attribué la note de 6. Quels sont les défis que vous rencontrez et de quel soutien avez-vous besoin ? »
  

(Référence : « Measure What Matters » de John Doerr décrit le cadre d'utilisation des OKR pour favoriser l'engagement et la responsabilité.)

3. Réunion « Competitor Deep Dive »

Choisissez un concurrent par mois et consacrez 15 minutes à en discuter. Qu'ont-ils lancé ? Comment les commercialisent-ils ? Cela permet à votre équipe de rester à jour et de ne jamais être pris au dépourvu par les fluctuations du marché.

• Assignez des devoirs : Attribuez un concurrent à un manager différent chaque mois. Leur tâche consiste à consacrer une heure à la recherche et à la préparation d'un résumé de 5 minutes.
• Structurez le résumé : Demandez-leur de répondre à trois questions spécifiques : Quel est leur principal message marketing actuel ? Quelle nouvelle fonctionnalité ou quel nouveau service viennent-ils de lancer ? Où semblons-nous être les plus forts ou les plus faibles ?
• Réfléchissez à une action : Après le résumé, passez 10 minutes à réfléchir à une action stratégique que votre équipe pourrait prendre pour y répondre.

(Référence : « Competitive Strategy » de Michael E. Porter souligne l'importance d'une analyse continue de la concurrence pour conserver un avantage stratégique.)

4. Réunion de feedback des clients

Commencez chaque réunion par un seul et puissant commentaire client : un devis, un ticket d'assistance ou une évaluation de produit. Cela permet d'ancrer vos discussions stratégiques dans la réalité de l'expérience de vos utilisateurs et de renforcer l'empathie au sein de l'équipe de direction.

• Comment le rendre concret :
  • Créez une rotation : Demandez à votre responsable du support, des ventes ou des produits d'apporter un commentaire pertinent à chaque réunion.
  • Utilisez des guillemets textuels : Ne résumez pas. Partagez une citation directe à partir d'un e-mail client, d'un extrait d'un appel commercial ou d'une capture d'écran d'une critique de produit. L'émotion brute est plus percutante.
  • Posez une question : Après avoir partagé les commentaires, demandez simplement au groupe : « Comment cela devrait-il influencer la façon dont nous envisageons nos priorités ? »

(Référence : une étude de Bain & Company a révélé que les entreprises qui excellent en matière d'expérience client augmentent leurs revenus de 4 à 8 % par rapport à leur marché.)

5. Réunion sur les obstacles liés au projet

Remplacez la question de mise à jour de votre projet par « Quel est l'état d'avancement ? » à « Qu'est-ce qui est le plus susceptible de vous gêner cette semaine ? ». Cela permet de ne plus se concentrer sur les rapports mais sur la résolution active et prospective des problèmes, ce qui constitue une bien meilleure utilisation du temps de vos responsables.

• Comment le rendre concret :
  • Utilisez un document partagé : Demandez aux responsables de mettre à jour le statut simple de leurs projets clés avant la réunion dans un document partagé. La réunion n'est pas destinée à la lecture de ces mises à jour.
  • Reformulez la question : Interdisez la phrase « Quel est le statut ? » Demandez plutôt : « Regardez la liste des projets. Quels sont les principaux risques ? » ou « Qui a besoin de l'aide de quelqu'un d'autre dans cette pièce pour se débloquer ? »
  • Résolvez un problème : Identifiez le principal obstacle et passez 15 minutes en groupe à réfléchir à une solution et à définir clairement la prochaine étape.

(Référence : Les principes des méthodologies Agile et Scrum donnent la priorité à l'identification et à la suppression des obstacles afin de garantir la rapidité des projets.)

6. Remue-méninges sur l'amélioration des processus

Demandez à chaque responsable de se préparer à discuter d'un goulot d'étranglement ou d'une inefficacité auxquels son équipe est confrontée. Passez 20 minutes à réfléchir à des solutions en groupe. De cette façon, vous créez une propriété partagée pour l'excellence opérationnelle.

• Comment le rendre concret :
  • Définissez un thème : Pour orienter la discussion, définissez un thème pour le mois, par exemple « améliorer notre processus de recrutement » ou « Faciliter nos transferts entre les ventes et l'ingénierie ».
  • Demandez des détails : Demandez aux responsables de se préparer à un goulot d'étranglement précis et granulaire. Non pas « la communication est mauvaise », mais « l'équipe marketing ne sait quand une fonctionnalité est lancée que la veille ».
  • Utilisez le format « How Might We » : Encadrez le brainstorming avec des questions « Comment pourrions-nous ? » Par exemple, « Comment pouvons-nous informer le service marketing de deux semaines avant le lancement de toutes les fonctionnalités ? » Cela encourage des solutions créatives et positives.

(Référence : La philosophie Kaizen d'amélioration continue, issue de l'industrie japonaise, repose sur l'idée que de petits changements positifs continus peuvent entraîner des améliorations majeures.)

7. Enregistrement « Team Health »

Demandez aux responsables d'évaluer le moral, la charge de travail et l'engagement de leur équipe sur une simple échelle « rouge, jaune, vert ». Cela vous donne un aperçu rapide et visuel de la santé de votre organisation et vous aide à repérer l'épuisement professionnel avant qu'il ne devienne un problème majeur.

• Comment le rendre concret :
  • Rendez-le anonyme : Utilisez un outil de sondage simple et anonyme. Demandez aux managers d'évaluer le moral actuel de leur équipe sur une échelle de 1 à 5. Cela encourage les réponses honnêtes.
  • Recherchez les tendances : Suivez le score moyen au fil du temps. Une tendance à la baisse sur plusieurs semaines indique clairement que vous devez approfondir vos recherches.
  • Discutez du « pourquoi » : Demandez au groupe : « Quels sont les facteurs qui, selon vous, contribuent à ce score ? » ou « Pour ceux dont les équipes ont un moral élevé, quelles pratiques vous conviennent le mieux ? »

(Référence : le « Projet Aristote » de Google a identifié la sécurité psychologique, un élément clé de la santé de l'équipe, comme le facteur le plus important pour la réussite d'une équipe.)

8. « Les victoires et les défis du coaching »

Créez un espace où les managers peuvent partager un récent succès en matière de coaching ou une situation difficile à laquelle ils sont confrontés avec un employé. Ce mentorat entre pairs permet de renforcer les leaders et de garantir le partage des meilleures pratiques au sein de l'organisation

• Comment le rendre concret :
  • Utilisez un format structuré : Créez une structure simple en deux parties pour le partage : « Mon défi » et « Ma question ». Par exemple, « Mon défi est un joueur très performant qui résiste aux commentaires. Ma question est la suivante : quelles techniques avez-vous utilisées pour entraîner quelqu'un comme celui-ci ? »
  • Faites-en un espace sûr : Soulignez qu'il s'agit d'une zone confidentielle, sans jugement. L'objectif est d'apprendre les uns des autres et non d'évaluer les performances.
  • Chronométrez les conseils : Donnez 10 minutes au groupe pour donner des conseils pratiques et partager ses propres expériences. Cela permet de garder la session concentrée et de respecter le temps de chacun.

(Référence : L'article de la Harvard Business Review « You Can't Be a Great Manager If You're Not a Good Coach » met l'accent sur le passage du terme « patron » à « coach » dans le management moderne.)

9. Réunion « Célébrez les victoires »

Terminez chaque réunion en demandant à chaque manager de partager une victoire spécifique remportée par son équipe, qu'elle soit grande ou petite. Reconnaître les progrès est un puissant facteur de motivation qui remonte le moral et renforce une culture positive.

• Comment le rendre concret :
  • Faites-en le rituel de clôture : Consacrez-y les cinq dernières minutes de chaque réunion. Ne le sautez pas, même si vous êtes en retard.
  • Soyez précis : Demandez aux managers de partager une victoire spécifique et de nommer la personne ou l'équipe responsable. Au lieu de dire « l'équipe commerciale s'est très bien comportée », dites « Je tiens à remercier Sarah, de l'équipe commerciale, pour avoir ouvert le compte Acme après six mois de négociations difficiles ».
  • Encouragez la reconnaissance entre pairs : Après quelques semaines, encouragez les managers à célébrer les victoires de autre équipes dont ils ont été témoins. Cela permet de briser les silos et de renforcer le respect interfonctionnel.

(Référence : Dans « The Progress Principle », Teresa Amabile et Steven Kramer montrent que les progrès réalisés dans le cadre d'un travail valorisant constituent le principal facteur de motivation pour les employés.)

10. Réunion à ordre du jour inversé

Une semaine avant la réunion, demandez à vos responsables de soumettre le sujet le plus urgent dont ils souhaitent discuter. Élaborez l'ordre du jour autour des thèmes les plus courants et les plus urgents. Cela garantit que la réunion sera pertinente et engageante pour toutes les personnes impliquées.

• Comment le rendre concret :
  • Envoyez un sondage en une question : Trois jours avant la réunion, envoyez un e-mail ou un message demandant : « Quel est le défi ou l'opportunité le plus important dont nous devrions discuter en équipe, selon vous ? »
  • Regroupez les thèmes : Recherchez des tendances communes dans les réponses. Si trois personnes font part de leurs préoccupations concernant une nouvelle politique, cela devient votre premier point à l'ordre du jour.
  • Partagez les résultats : Commencez la réunion en disant : « D'après vos commentaires, les trois sujets que vous souhaitiez le plus aborder étaient X, Y et Z. Merci pour votre contribution. Plongeons-nous dans X. »

(Référence : Cette pratique est une forme de communication ascendante, largement citée dans de nombreux médias de gestion.)

11. Session de résolution de problèmes « style hackathon »

Consacrez une réunion entière à un défi unique et significatif. Présentez le problème, répartissez les responsables en petits groupes pour réfléchir à des solutions pendant 30 minutes, puis demandez à chaque groupe de présenter ses meilleures idées.

• Comment le rendre concret :
  • Définissez clairement le problème : Consacrez une réunion entière à un problème spécifique et bien défini. Par exemple, « Comment pourrions-nous réduire le taux de désabonnement de 10 % au cours du prochain trimestre ? »
  • Répartissez en groupes : Répartissez vos managers en petites équipes de 3 à 4 personnes. Donnez-leur 30 minutes de temps ininterrompu pour réfléchir à des solutions sur un tableau blanc virtuel ou un tableau à feuilles mobiles.
  • Présentez et votez : Demandez à chaque groupe de présenter sa meilleure idée dans un pitch de 3 minutes. Après chaque présentation, donnez à chaque manager deux votes à attribuer aux idées qu'il trouve les plus prometteuses.

(Référence : Bien qu'il soit issu du développement de logiciels, le modèle de résolution de problèmes du « hackathon » est maintenant appliqué à la stratégie commerciale, comme l'a noté Forbes.)

12. Rétrospective « Démarrer, arrêter, continuer »

Pour améliorer les processus de l'équipe, demandez à chacun : quelle est la chose que nous devrions faire ? démarrer en train de faire ? Il y a une chose que nous devrions arrête en train de faire ? Et il y a une chose que nous devrions continuer en train de faire ?

• Comment le rendre concret :
  • Utilisez trois colonnes : Créez trois colonnes sur un tableau blanc intitulé « Démarrer », « Arrêter » et « Continuer ».
  • Remue-méninges en silence : Donnez à chacun 5 minutes pour écrire silencieusement ses idées sur des notes autocollantes pour chaque catégorie. (par exemple, « Démarrer : partager les mises à jour du projet plus tôt ». « Arrêter : inviter à des réunions des personnes qui n'ont pas besoin d'être présentes. »)
  • Regroupez et discutez : Demandez aux participants de placer leurs notes dans les colonnes. Regroupez des idées similaires et discutez des thèmes clés. Engagez-vous à agir sur un « Début » et un « Arrêt » avant la prochaine réunion.

(Référence : il s'agit d'une technique rétrospective Agile classique utilisée pour faciliter le feedback et susciter des changements concrets dans les processus d'équipe.)

13. Réunion-cadre SPADE

Pour les décisions complexes, utilisez le cadre SPADE (Setting, People, Alternatives, Decide, Explain). Il crée un processus structuré pour garantir que vous disposez du bon contexte, que vous impliquez les bonnes personnes et que vous expliquez clairement la décision finale.

• Comment le rendre concret :
  • S - Réglage : En haut d'un document, notez la décision exacte que vous prenez et pourquoi elle est importante. Sois précis.
  • P - Personnes : Répertoriez les noms des personnes pour chaque rôle. R = Responsable (la seule personne qui passe l'appel), A = Approbateur (qui doit l'approuver), I = Input (qui doit être consulté). Tous les autres ne sont pas concernés.
  • A - Solutions de rechange : Documentez au moins 3 options réalisables, avec une courte liste des avantages et des inconvénients de chacune d'entre elles.
  • D - Décidez : La personne « R » prend la décision et la documente.
  • E - Expliquez : La personne « R » est désormais chargée de communiquer la décision et les raisons qui la sous-tendent aux parties prenantes concernées.

(Référence : Ce cadre a été développé et popularisé par Gokul Rajaram sur Square)

14. Rotation de la réunion

La personne la plus âgée de la salle ne dirige-t-elle pas la réunion par défaut ? La rotation du rôle de facilitateur entre vos managers renforce leurs compétences en matière de leadership, accroît leur engagement et apporte une nouvelle énergie au groupe.

• Comment le rendre concret :
  • Créez une liste publique : Au début du trimestre, établissez un calendrier indiquant qui animera chaque réunion hebdomadaire. Cela donne aux gens le temps de se préparer.
  • Fournissez une boîte à outils simple : Donnez à vos animateurs une liste de contrôle simple : Avez-vous envoyé l'ordre du jour 24 heures à l'avance ? Avez-vous un plan pour gagner du temps ? Êtes-vous prêt à résumer les principales mesures à prendre à la fin ?
  • Donnez votre avis : Après la réunion, le responsable régulier doit fournir un commentaire positif et une suggestion constructive à la personne qui a animé la réunion.

(Référence : Les experts en développement du leadership recommandent souvent la rotation de la direction des réunions pour favoriser la responsabilisation et les compétences en matière de prise de parole en public.)

15. Réunion « Silent Start »

Commencez votre réunion par 5 à 10 minutes de lecture silencieuse et indépendante d'un mémo pré-partagé qui décrit les sujets et les données de la réunion.

• Comment le rendre concret :
  • Rédigez un mémo approprié : L'hôte doit rédiger une note de 1 à 2 pages décrivant le problème, les données pertinentes et les options proposées. Ce mémo est la préparation.
  • Partagez-le à l'avance : Envoyez le mémo au moins 24 heures avant la réunion.
  • Consacrez les 10 premières minutes : Démarrez le chronomètre de la réunion et appliquez 10 minutes de lecture silencieuse. Ne pas parler, ne pas vérifier les téléphones. Après 10 minutes, vous pouvez immédiatement plonger dans une discussion riche, car tout le monde dispose désormais du contexte complet.

(Référence : cette pratique a été mise au point par Jeff Bezos d'Amazon et constitue une technique bien documentée pour améliorer l'efficacité des réunions.)

16. Réunion « Parking Lot »

Conservez un espace dédié sur un tableau blanc ou dans un document partagé pour les idées importantes mais hors sujet qui se présentent. Cela permet de reconnaître l'idée sans faire dérailler le déroulement de la réunion et vous permet d'y revenir plus tard.

• Comment le rendre concret :
  • Créez un espace visible : Utilisez un coin du tableau blanc ou une diapositive/section dédiée dans un document partagé intitulé « Parc de stationnement ».
  • Utilisez un script : Lorsqu'une tangente se présente, l'animateur peut dire : « C'est un point très important, John. Pour rester dans le vif du sujet, je vais l'ajouter au parking, et nous pourrons décider à la fin de la manière de l'aborder. »
  • Triage à la fin : Au cours des 2 dernières minutes, passez en revue le parking. Pour chaque point, décidez rapidement : 1) Abordrez-le maintenant, 2) Faites-en un point de l'ordre du jour de la prochaine réunion, ou 3) Mettez-le hors ligne.

(Référence : Le « parking » est une technique de facilitation classique enseignée dans les cours de gestion de projet et de facilitation de réunions.)

Organisez des réunions tournées vers l'action : Noota

Vous pouvez soit être pleinement présent dans la conversation, écouter votre équipe et orienter la stratégie, soit avoir la tête baissée et taper frénétiquement pour vous assurer qu'aucune décision clé n'est oubliée.

C'est là qu'un assistant de réunion basé sur l'IA comme Noota modifie fondamentalement votre flux de travail.

• ‍Soyez pleinement présent grâce à la transcription automatique :Dès le début de votre réunion virtuelle, Noota se met au travail et crée une transcription parfaite, mot pour mot, de l'ensemble de la conversation. Vous pouvez enfin arrêter le multitâche et vous impliquer pleinement dans votre équipe, avec la certitude qu'un enregistrement complet est capturé en toute sécurité. Vous n'avez plus à vous soucier de mal mémoriser un détail clé ou d'oublier un point nuancé.‍
• Gagnez des heures grâce à des résumés alimentés par l'IA : Au lieu de passer 20 à 30 minutes après chaque réunion à essayer de mémoriser et de taper un résumé, Noota le fait pour vous instantanément. À l'aide de l'IA, il analyse la transcription et génère un résumé concis et facile à lire des sujets, décisions et résultats les plus importants. Votre équipe obtient un récapitulatif clair et cohérent en quelques minutes, et non en quelques heures.‍
• Ne laissez jamais tomber la balle sur un objet d'action :Vous vous souvenez de notre règle « Qui, Quoi, Quand » en matière de responsabilité ? Noota l'automatise. Son IA identifie activement toute tâche, tout livrable ou tout engagement discuté au cours de la conversation. Il les regroupe ensuite dans une liste claire et simple de mesures à prendre, souvent pré-assignées à la bonne personne, de sorte que vous disposez d'un outil de suivi instantané de la responsabilité.

Vous souhaitez que votre réunion de direction soit plus ciblée ? Essayez Noota gratuitement dès maintenant.