Genehmigung des Protokolls: ein vollständiger Leitfaden

Sind Sie oft verwirrt, wenn Sie das Protokoll der Vorstandssitzungen genehmigen?

Ohne einen strukturierten Prozess kann es einige Zeit dauern, bis alle auf derselben Wellenlänge sind.

Dieser Artikel führt Sie durch bewährte Verfahren für ein gut durchgeführtes Genehmigungsverfahren und zeigt Ihnen, wie Sie diesen Prozess optimieren können.

Warum Vorstandsmitglieder das Sitzungsprotokoll immer genehmigen sollten

Ja, jedes Mal zustimmend, wenn Sie eine Protokoll der Vorstandssitzung ist entscheidend. Es ist nicht nur eine kleine Formalität:

• Aus rechtlicher Sicht ist die Genehmigung von Sitzungsprotokollen häufig eine behördliche Anforderung. In vielen Ländern müssen Unternehmen genaue Aufzeichnungen über ihre Vorstandssitzungen führen. Sie können in Gerichtsverfahren wichtige Beweise sein, die belegen, dass der Vorstand verantwortungsbewusst und in Übereinstimmung mit Gesetzen und Vorschriften gehandelt hat.
• Die Genehmigung des Protokolls zieht alle zur Rechenschaft. Es enthält eine klare Aufzeichnung dessen, was während der Treffen passiert ist, einschließlich der getroffenen Entscheidungen und ergriffenen Maßnahmen. Anhand dieser Aufzeichnung können Sie den Fortschritt verfolgen und sicherstellen, dass die Verantwortlichkeiten eingehalten werden. Wenn ein Protokoll genehmigt wird, wird es zum offiziellen Protokoll, aus dem hervorgeht, was vereinbart wurde und wer für bestimmte Aufgaben verantwortlich ist.

Das richtige Minuten-Genehmigungsverfahren

Die Genehmigung Ihres Vorstandssitzungsprotokolls sollte einem klaren Verfahren folgen. Ohne einen strukturierten Prozess können die Dinge chaotisch werden. Fehler und Missverständnisse können sich in Ihre Protokolle einschleichen, und Ihre Vorstandssitzungen können ins Chaos ausarten. Sie sollten sich besonders von Roberts Geschäftsordnung inspirieren lassen.

Henry Martyn Robert, ein Ingenieur der US-Armee, schuf diese Regeln, nachdem er mit ungeordneten Treffen zu kämpfen hatte, denen er begegnete. Im Laufe der Jahre haben sich Roberts Regeln zum Goldstandard für parlamentarische Verfahren entwickelt. Es wurde dann von vielen Unternehmen, einschließlich Verwaltungsräten, weithin übernommen.

So funktioniert Roberts Geschäftsordnung:

1. Das Protokoll lesen:
   • Lassen Sie den Vorsitzenden zunächst den Sekretär bitten, das Protokoll der letzten Sitzung vorzulesen. Wenn Sie das Protokoll im Voraus verteilt haben, können Sie diesen Schritt überspringen. Das spart Zeit und stellt sicher, dass jeder das Protokoll im Voraus überprüft hat.
2. Berichtigungen des Protokolls:
   • Der Stuhl öffnet dann den Boden für Korrekturen. Dies ist Ihre Chance, auf Ungenauigkeiten oder Auslassungen hinzuweisen. Konzentrieren Sie sich auf sachliche Fehler und nicht auf die Wiederaufnahme alter Debatten. Der Sekretär notiert alle Korrekturen, um sicherzustellen, dass das Protokoll die vorherige Sitzung genau wiedergibt.
3. Antrag auf Genehmigung des Protokolls:
   • Sobald die Korrekturen vorgenommen wurden, bittet der Vorsitzende um einen Antrag auf Genehmigung des Protokolls. Ein Mitglied stellt den Antrag mit den Worten: „Ich beantrage, das berichtigte Protokoll zu genehmigen.“ Ein anderes Mitglied muss diesem Antrag zustimmen. Dies formalisiert den Genehmigungsprozess und stellt sicher, dass sich alle über die Korrekturen einig sind.
4. Abstimmung über den Antrag:
   • Der Vorsitzende fordert eine Abstimmung über den Antrag. Die Mitglieder können mündlich oder durch Handheben abstimmen. Für die Genehmigung des Protokolls ist in der Regel eine Stimmenmehrheit erforderlich. Wenn der Antrag angenommen wird, wird das Protokoll offiziell genehmigt. Dieser Schritt festigt das Protokoll der letzten Sitzung und macht es offiziell.
5. Aufzeichnung der Genehmigung:
   • Der Sekretär hält die Genehmigung im Protokoll der aktuellen Sitzung fest und vermerkt etwaige Korrekturen und das Abstimmungsergebnis. Dadurch wird gewährleistet, dass der Prozess transparent ist und dass klare Aufzeichnungen vorliegen, auf die später Bezug genommen werden kann.
6. Verteilung der genehmigten Protokolle:
   • Verteilen Sie das Protokoll nach der Genehmigung umgehend an alle Vorstandsmitglieder. Dies hält alle auf dem Laufenden und stellt sicher, dass das offizielle Protokoll zugänglich ist. Mithilfe eines Forumsportals oder einer E-Mail kann dieser Prozess optimiert werden, sodass jeder leicht auf das genehmigte Protokoll zugreifen kann.

Bewährte Verfahren für die Genehmigung von Sitzungsprotokollen

Roberts Geschäftsordnung ist ein guter Anfang, aber sie reicht nicht aus, um ein perfektes Protokoll zu genehmigen. Es gibt noch andere Besonderheiten des Prozesses, über die Sie Bescheid wissen sollten. Bewährte Verfahren wie:

Minuten im Voraus senden

Verteilen Sie den Protokollentwurf rechtzeitig vor der nächsten Sitzung. So haben alle genügend Zeit, um sie zu überprüfen und Korrekturen vorzuschlagen. Wenn die Mitglieder zuvor Zeit haben, das Protokoll durchzugehen, können sie zur Sitzung kommen und alle Änderungen, die sie vorschlagen möchten, vorbereiten.

Verwenden Sie eine Standardvorlage

Wenn Sie eine Standardvorlage für Ihr Protokoll verwenden, können Sie den Überprüfungsprozess optimieren. Eine Vorlage gewährleistet Konsistenz und Vollständigkeit. Sie sollte wichtige Details wie Datum, Uhrzeit und Ort der Sitzung, eine Teilnehmerliste und eine Zusammenfassung der Diskussionen und Entscheidungen enthalten.

Korrekturen frühzeitig akzeptieren

Ermutigen Sie die Mitglieder, ihre Korrekturen vor der Sitzung einzureichen. Dies kann per E-Mail oder über ein Forumsportal erfolgen. Indem Sie sich frühzeitig mit Korrekturen befassen, können Sie den Zeitaufwand für die Diskussion während der Besprechung reduzieren.

Halten Sie Kopien bereit

Trotz Ihrer Bemühungen vergessen einige Mitglieder möglicherweise, das Protokoll im Voraus zu überprüfen. Halten Sie während der Sitzung Kopien für diejenigen bereit, die darauf zurückgreifen müssen. Dadurch wird sichergestellt, dass jeder am Genehmigungsprozess teilnehmen kann, auch wenn er das Protokoll nicht zuvor überprüft hat.

Genehmigung zur Tagesordnung hinzufügen

Stellen Sie sicher, dass die Genehmigung des Protokolls der letzten Sitzung ein bestimmter Tagesordnungspunkt ist. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass die Genehmigung nicht durch andere dringende Probleme übersehen oder verzögert wird.

Vorlage für die Genehmigung des Protokolls

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Es ist von entscheidender Bedeutung, genaue und objektive Protokolle aufzuzeichnen und diese einfach zu genehmigen.

Hier ist eine detaillierte Vorlage für das Protokoll einer Vorstandssitzung, die Sie zur schnellen Genehmigung einfach teilen können:

Titel des Treffens: [Vorstandssitzung]

Datum: [Monat, Tag, Jahr]

Zeit: [Startzeit] - [Endzeit]

Standort: [Ort des Treffens]

Teilnehmer:

• [Name des Vorsitzenden]
• [Name des Sekretärs]
• [Name des Direktors 1]
• [Name des Direktors 2]
• [Namen weiterer Teilnehmer]

Abwesende:

• [Name des Direktors 3]
• [Name des Direktors 4]

1. Rufen Sie an, um zu bestellen

• Die Sitzung wurde von [Name des Vorsitzenden] zur [Startzeit] einberufen.

2. Genehmigung des Protokolls früherer Sitzungen

• Das Protokoll der letzten Sitzung am [Datum] wurde überprüft.
• Korrekturen wurden notiert: [Alle Korrekturen auflisten].
• Der Antrag auf Genehmigung des berichtigten Protokolls wurde von [Name des Direktors] gestellt und von [Name des Direktors] unterstützt.
• Das Protokoll wurde einstimmig bzw. mehrheitlich genehmigt.

3. Berichte

• Finanzbericht
  • Präsentiert von [Name des Schatzmeisters/Finanzbeamten].
  • Die wichtigsten erörterten Punkte: [Zusammenfassung der Finanzlage, etwaige Probleme und Empfehlungen].
• Berichte des Ausschusses
  • Prüfungsausschuss: [Zusammenfassung des Berichts des Prüfungsausschusses].
  • Verwaltungsausschuss: [Zusammenfassung des Berichts des Verwaltungsausschusses].
  • Andere Ausschüsse: [Zusammenfassung der Berichte anderer Ausschüsse].

4. Altes Geschäft

• Tagesordnungspunkt 1: [Kurze Beschreibung des besprochenen Artikels].
  • Ergriffene Maßnahmen: [Einzelheiten aller vereinbarten Entscheidungen oder Maßnahmen].
• Tagesordnungspunkt 2: [Kurze Beschreibung des besprochenen Artikels].
  • Ergriffene Maßnahmen: [Einzelheiten aller vereinbarten Entscheidungen oder Maßnahmen].

5. Neues Geschäft

• Tagesordnungspunkt 1: [Kurze Beschreibung des besprochenen neuen Artikels].
  • Diskussionspunkte: [Zusammenfassung der wichtigsten Punkte, die während der Diskussion angesprochen wurden].
  • Entscheidung/Maßnahme: [Einzelheiten zu allen getroffenen Entscheidungen oder zu ergreifenden Maßnahmen].
• Tagesordnungspunkt 2: [Kurze Beschreibung des besprochenen neuen Artikels].
  • Diskussionspunkte: [Zusammenfassung der wichtigsten Punkte, die während der Diskussion angesprochen wurden].
  • Entscheidung/Maßnahme: [Einzelheiten zu allen getroffenen Entscheidungen oder zu ergreifenden Maßnahmen].

6. Anderes Geschäft

• Punkt 1: [Beschreibung aller anderen besprochenen Geschäfte].
• Punkt 2: [Beschreibung aller anderen besprochenen Geschäfte].

7. Vertagung

• Die Sitzung wurde um [Endzeit] vertagt.
• Das nächste Treffen ist für [Datum und Uhrzeit] geplant.

Protokoll eingereicht von: [Name des Sekretärs]

Genehmigt von: [Name des Vorsitzenden]

Schnelle und genaue Minutengenehmigung: Noota

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