Hai mai lasciato una riunione chiedendoti cosa deve essere fatto esattamente e chi dovrebbe farlo?

Senza azioni efficaci, anche le riunioni più produttive possono perdere il loro impatto.

In questo articolo, mostreremo quali sono le azioni efficaci, che trasformano le riunioni in un trampolino di lancio per progressi reali.

Che cos'è un elemento d'azione?

Un'azione è un'attività chiaramente definita che indica cosa deve essere fatto, chi è responsabile e entro quando deve essere completato.

Rispetto a note dell'assemblea generale, gli elementi d'azione sono focalizzati sull'azione. Le note delle riunioni descrivono ciò che è stato discusso; le azioni si concentrano su ciò che deve succedere dopo. Di solito iniziano con un verbo, ad esempio «completare», «finalizzare» o «aggiornare», che li rende chiari e utilizzabili.

Ogni azione viene assegnata a un individuo o a un team, chiarendo chi è responsabile del completamento dell'attività.

Gli elementi d'azione assicurano che le riunioni portino a risultati concreti anziché semplici discussioni che vengono dimenticate una volta che tutti lasciano la stanza. Inoltre, vi aiutano a tenere traccia dei progressi nelle decisioni prese durante le riunioni.

Le 5 componenti degli elementi d'azione efficaci

Affinché le azioni siano efficaci, devono includere 5 componenti chiave:

1. Descrizione specifica dell'attività: l'elemento d'azione deve indicare chiaramente cosa deve essere fatto. Inizia con un verbo d'azione come «completa», «finalizza» o «invia».
2. Proprietario assegnato: ogni azione deve avere un proprietario specifico responsabile della sua esecuzione. Senza un proprietario, le attività possono essere facilmente dimenticate o ritardate perché nessuno si sente responsabile. Assegna chiaramente l'azione a qualcuno per nome.
3. Scadenza: Una buona azione ha sempre una scadenza. Specifica quando l'attività deve essere completata per creare urgenza e assicurarti che non venga ritardata indefinitamente.
4. Scopo o contesto: includere lo scopo o il contesto dietro l'azione aiuta la persona responsabile a capire perché è importante. Quando le persone comprendono in che modo i loro compiti contribuiscono al quadro generale, sono più motivati a portarli a termine.
5. Criteri di successo: definisce il successo dell'azione. Questo aiuta il proprietario a capire esattamente cosa ci si aspetta e garantisce che non vi siano ambiguità sul significato di un'attività «completata».

Esempi di elementi d'azione

La creazione di azioni efficaci può essere più semplice se si utilizza un modello ben strutturato. Di seguito è riportato un modello generale, seguito da esempi di azioni per diversi tipi di riunioni.

Modello di elemento d'azione generale

1. [Nome dell'elemento d'azione]: [Breve descrizione di ciò che deve essere fatto].
   • Proprietario: [Nome]
   • Scadenza: [Data]
   • Scopo: [Perché è importante]
   • Criteri di successo: [Che aspetto ha il completamento]

Esempi di diversi tipi di riunioni

Elementi d'azione della riunione del team:

• Sondaggio completo per il team: ogni membro del team completerà il sondaggio di feedback per contribuire a migliorare i processi del nostro team.
  • Proprietario: Alex
  • Scadenza: Venerdì prossimo
  • Scopo: raccogli feedback per migliorare la collaborazione in team.
  • Criteri di successo: tutti i sondaggi inviati con suggerimenti attuabili.

Elementi d'azione della riunione di gestione del progetto:

• Identifica i rischi del progetto: compilare un elenco dei potenziali rischi identificati durante la riunione e classificarli.
  • Proprietario: Michele
  • Scadenza: giovedì
  • Scopo: Comprendi i rischi per mitigarli efficacemente.
  • Criteri di successo: Elenco dei rischi con piani di mitigazione documentati.

Elementi d'azione relativi alla riunione del cliente:

• Invia proposta aggiornata: invia la proposta aggiornata al cliente, incorporando il feedback discusso.
  • Proprietario: Rachel
  • Scadenza: Entro la fine della giornata di domani
  • Scopo: Soddisfa le esigenze dei clienti e porta avanti il progetto.
  • Criteri di successo: proposta inviata con tutti gli aggiornamenti richiesti.

Elementi d'azione della riunione di marketing:

• Campagna di lancio: finalizza tutte le risorse e lancia la nuova campagna pubblicitaria.
  • Proprietario: Clara
  • Scadenza: Mercoledì prossimo
  • Scopo: Aumenta la visibilità del prodotto.
  • Criteri di successo: campagna lanciata con tutte le risorse pubblicate in tempo.

Elementi d'azione della riunione di vendita:

• Contatta potenziali lead: segui i lead discussi durante la riunione e documenta le loro risposte.
  • Proprietario: Marco
  • Scadenza: Entro la fine della settimana
  • Scopo: sposta i lead attraverso il funnel di vendita.
  • Criteri di successo: tutti i lead contattati e le risposte documentate in CRM.

Elementi d'azione automatizzati per le riunioni: Noota

L'automazione della creazione di azioni può semplificare notevolmente i processi delle riunioni e rendere il team più produttivo. Con Noota:

• ‍Genera elementi d'azione in base alla trascrizione della riunione. Ciò consente di risparmiare tempo e riduce la possibilità di errori umani durante la documentazione delle attività. ‍
• Condividi queste azioni con il tuo team, assicurando che tutti sappiano cosa è necessario fare senza dover dedicare più tempo alla creazione e alla distribuzione manuale dei punti d'azione.‍
• Personalizza i modelli di azioni per soddisfare le esigenze specifiche del tuo progetto o cliente. Che si tratti di aggiungere più contesto, modificare le scadenze o assegnare diversi proprietari, Noota offre flessibilità garantendo al contempo che tutte le componenti essenziali di azioni efficaci siano coperte.

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