Come prendere appunti perfetti per una riunione

Se fai costantemente fatica a bilanciare la partecipazione attiva con l'efficace presa di appunti, non sei il solo.

Questo è il dilemma costante affrontato da chi prende appunti durante le riunioni.

Ma la buona notizia è che, con le tecniche e gli strumenti giusti, puoi catturare ogni dettaglio della conversazione senza perdere un attimo.

In questo articolo, esploreremo i pro e i contro dei diversi metodi per prendere appunti sulle riunioni, le best practice e gli strumenti essenziali.

Quali metodi utilizzare per prendere appunti sulle riunioni?

Non c'è un modo per prendere appunti sulla riunione. La scelta del metodo giusto dipende dalla natura delle riunioni e dalle preferenze personali. Ecco un confronto per te:

Metodo Outline

Il metodo outline organizza le note gerarchicamente. Scrivi gli argomenti principali in alto e aggiungi gli argomenti secondari in basso.

Pro: Il metodo outline è ottimo per riunioni strutturate. Ti aiuta a trovare rapidamente i punti chiave quando rivedi i tuoi appunti.

Contro: Tuttavia, questo metodo non è ideale per le riunioni che coinvolgono diagrammi o immagini complessi. Riassumere le discussioni dettagliate in frasi chiare può essere difficile.

Metodo Cornell

Il metodo Cornell divide la pagina in tre sezioni: una colonna sinistra stretta per le parole chiave, un'ampia colonna a destra per note dettagliate e una sezione di riepilogo in basso.

Pro: Il metodo Cornell funziona bene per riunioni brevi con un'agenda chiara. Ti aiuta a organizzare i tuoi pensieri e ti assicura di catturare i punti essenziali.

Contro: Il rovescio della medaglia è che riassumere e creare frasi chiave richiede tempo. Questo può essere difficile durante le riunioni frenetiche.

Metodo di creazione di grafici

Il metodo di creazione di grafici prevede la creazione di tabelle per confrontare gli elementi di varie categorie. Ogni riga rappresenta un elemento diverso e le colonne elencano attributi o criteri.

Pro: Questo metodo è perfetto per confrontare i dati, ad esempio per valutare diversi software o analizzare le tappe fondamentali del progetto. Semplifica le informazioni complesse in grafici comprensibili.

Contro: Il metodo di creazione di grafici non funziona bene per discussioni sfumate. Richiede inoltre che tu conosca in anticipo le categorie di cui parlerai.

Mappatura mentale

La mappatura mentale utilizza diagrammi visivi per rappresentare idee. Si parte da un'idea centrale e si passa ad argomenti e sottoargomenti correlati, creando una rappresentazione visiva delle informazioni.

Pro: La mappatura mentale è ideale per il brainstorming e la visualizzazione delle connessioni tra idee. È ottimo per il pensiero creativo e la risoluzione dei problemi.

Contro: Le mappe mentali possono diventare piene di troppe informazioni. Non sono adatte per riunioni con molte azioni o per chi preferisce un approccio lineare per prendere appunti.

Metodo della frase

Il metodo delle frasi prevede la scrittura di ogni informazione come una frase separata.

Pro: Il metodo delle frasi consente di prendere appunti rapidamente, il che è utile in ambienti dinamici. È semplice e adattabile a vari argomenti.

Contro: Tuttavia, questo metodo può portare a note disorganizzate che sono difficili da rivedere. I dettagli importanti potrebbero andare persi senza una struttura chiara.

Metodo di boxe

Il metodo del pugilato prevede la divisione delle note in riquadri separati per diversi argomenti o categorie.

Pro: La boxe ti aiuta a distinguere e organizzare visivamente idee diverse. Ciò semplifica il richiamo e la revisione delle informazioni in un secondo momento.

Contro: Lo svantaggio è che può richiedere molto tempo e potrebbe distrarti dal contenuto. Non è il metodo migliore per riunioni frenetiche.

Le migliori pratiche per prendere buoni appunti sulle riunioni

In Noota, abbiamo analizzato per anni come i nostri clienti prendono appunti accurati e basati sull'azione. Ecco cosa abbiamo imparato grazie alle best practice:

1. Non registrare tutto

Registrare ogni parola di una riunione non è necessario e rende gli appunti disordinati. Concentrati sull'acquisizione dei punti chiave, delle decisioni e delle azioni da intraprendere. Questo approccio garantisce che i tuoi appunti siano chiari e utilizzabili.

Ad esempio, se una riunione discute le tempistiche del progetto, annota le scadenze concordate e le parti responsabili invece di ogni dettaglio della discussione.

2. Riassumi, non trascrivere

Invece di scrivere tutto alla lettera, riassumi i punti principali con parole tue.

Ad esempio, se una riunione copre varie strategie, annota la strategia principale discussa e il motivo per cui è stata scelta, anziché tutta la conversazione che l'ha preceduta. Il riepilogo ti obbliga a elaborare e comprendere il materiale. Ti porta a una migliore ritenzione e comprensione.

3. Usa parole chiave e frasi brevi

L'uso di parole chiave e frasi brevi può farti risparmiare tempo e rendere i tuoi appunti più efficienti. Invece di frasi complete, annota i termini chiave e le brevi descrizioni.

Ad esempio, invece di scrivere «Il team di marketing svilupperà una nuova strategia sui social media entro la fine del terzo trimestre per aumentare il coinvolgimento», puoi scrivere «Marketing: nuova strategia sui social media, terzo trimestre, aumenta il coinvolgimento».

Le parole chiave sono molto più facili da scansionare in un secondo momento.

4. Rifletti subito dopo la riunione

Subito dopo la riunione, dedica qualche minuto a rivedere e riflettere sui tuoi appunti. Questo ti assicura di non aver perso nessun dettaglio cruciale.

Ad esempio, se hai annotato un'azione per un membro del team, conferma di aver acquisito tutti i dettagli necessari come la scadenza e le attività specifiche. Reflection ti aiuta anche a organizzare i tuoi pensieri e a identificare eventuali azioni successive da intraprendere.

5. Usa un modello predefinito

Affidati a un modello coerente per gli appunti delle riunioni. Indipendentemente dal fatto che utilizzi elenchi puntati, titoli o elenchi numerati, un modello semplifica la lettura e la consultazione delle note in un secondo momento.

Ad esempio, puoi strutturare una compilazione dei moduli che inizi con la data della riunione e i partecipanti, seguiti dai punti all'ordine del giorno, dai punti chiave discussi, dalle decisioni prese e dalle azioni.

6. Evidenzia le azioni e le scadenze

Le azioni e le scadenze sono gli elementi più importanti che desideri registrare dalle tue riunioni. Quindi è meglio evidenziarli con colori diversi, testo in grassetto o una sezione separata.

Ad esempio, se un aggiornamento del progetto include diverse attività, scrivi «ELEMENTI D'AZIONE» in grassetto o con un colore diverso ed elenca ogni attività con la sua scadenza e la persona responsabile. Ciò garantisce che siano facilmente identificabili quando rivedi i tuoi appunti in un secondo momento.

7. Condividi subito i tuoi appunti

Dopo aver finalizzato i tuoi appunti, condividili con il tuo team il prima possibile. Ciò garantisce che tutti siano sulla stessa pagina e abbiano accesso alle informazioni finché sono ancora aggiornate.

Ad esempio, se la riunione si è conclusa con diverse decisioni chiave, invia i tuoi appunti via e-mail o una piattaforma di documenti condivisi come Google Drive o Microsoft Teams subito dopo la riunione.

Modelli per prendere appunti

L'utilizzo di modelli per prendere appunti può semplificare il processo di acquisizione delle informazioni essenziali durante le riunioni. Ecco alcuni esempi di modelli che puoi copiare/incollare e compilare facilmente:

Modello per riunione di squadra

Modello:

• Data riunione:
• Partecipanti:
• Agenda:
  • Argomento 1
  • Argomento 2
  • Argomento 3
• Punti chiave discussi:
  • Argomento 1: Sintesi della discussione.
  • Argomento 2: Sintesi della discussione.
  • Argomento 3: Sintesi della discussione.
• Decisioni prese:
  • Decisione 1
  • Decisione 2
• Elementi d'azione:
  • Compito: Descrizione dell'attività
  • Assegnato a: Persona responsabile
  • Scadenza: Data di scadenza
• Data della prossima riunione:

Utilizzando questo modello, puoi assicurarti che tutti i membri del team siano aggiornati sulle discussioni e conoscano le loro responsabilità e scadenze.

Modello di riunione di progetto

Un modello di riunione di progetto si concentra sul monitoraggio dello stato di avanzamento di progetti specifici, sulla discussione delle tappe fondamentali e sulla risoluzione di eventuali problemi o ostacoli. Questo modello aiuta a garantire che i dettagli del progetto siano registrati sistematicamente.

Modello:

• Nome del progetto:
• Data riunione:
• Partecipanti:
• Agenda:
  • Pietre miliari del progetto
  • Stato attuale
  • Problemi/ostacoli
  • Fasi successive
• Pietre miliari del progetto:
  • Pietra miliare 1: dettagli e stato
  • Pietra miliare 2: dettagli e stato
• Stato attuale:
  • Attività 1: Progressi attuali
  • Attività 2: Progressi attuali
• Problemi/ostacoli:
  • Numero 1: Descrizione e impatto
  • Numero 2: Descrizione e impatto
• Decisioni prese:
  • Decisione 1
  • Decisione 2
• Elementi d'azione:
  • Compito: Descrizione dell'attività
  • Assegnato a: Persona responsabile
  • Scadenza: Data di scadenza
• Data della prossima riunione:

Questo modello aiuta a garantire che tutti gli aspetti del progetto siano coperti e che tutti siano consapevoli dei propri compiti e scadenze.

Modello per riunione esecutiva

Le riunioni esecutive spesso comportano pianificazione strategica, revisioni finanziarie e processi decisionali di alto livello. Questo modello si concentra sull'acquisizione dei punti e delle decisioni essenziali che influenzano la direzione dell'azienda.

Modello:

• Data riunione:
• Partecipanti:
• Agenda:
  • Pianificazione strategica
  • Revisione finanziaria
  • Decisioni chiave
  • Altre attività
• Pianificazione strategica:
  • Argomento: Sintesi della discussione
• Revisione finanziaria:
  • Rapporto: Riepilogo dei punti chiave
  • Dati finanziari: Riepilogo della situazione finanziaria
• Decisioni chiave:
  • Decisione 1
  • Decisione 2
• Elementi d'azione:
  • Compito: Descrizione dell'attività
  • Assegnato a: Persona responsabile
  • Scadenza: Data di scadenza
• Data della prossima riunione:

Questo modello aiuta a mantenere concentrate le riunioni dei dirigenti e garantisce che tutte le decisioni strategiche e finanziarie siano documentate in modo chiaro.

Strumenti per rendere la presa di appunti più accurata e veloce

L'uso degli strumenti giusti può migliorare in modo significativo l'efficienza e la precisione nel prendere appunti. Ecco alcuni dei migliori strumenti disponibili che possono aiutarti a prendere appunti sulle riunioni in modo più efficace.

1. Microsoft OneNote

Microsoft OneNote è un'applicazione versatile per prendere appunti che consente di creare, organizzare e condividere note su più dispositivi. Supporta note di testo, audio e video, rendendolo uno strumento completo per l'acquisizione dei dettagli delle riunioni.

Vantaggi:

• Supporta note multimediali (testo, audio, video).
• Si integra con altri strumenti di Microsoft Office.
• Facile da organizzare e condividere note.

Svantaggi:

• Può essere travolgente per i nuovi utenti a causa delle sue ampie funzionalità.
• Richiede un account Microsoft per la piena funzionalità.

2. Evernote

Evernote è una popolare app per prendere appunti che offre una varietà di funzionalità, inclusa la possibilità di creare note, allegare file e sincronizzare tra dispositivi. Fornisce inoltre potenti funzionalità di ricerca, che semplificano la ricerca rapida di informazioni specifiche.

Vantaggi:

• Compatibilità multipiattaforma.
• Potenti funzionalità di ricerca e organizzazione.
• Supporta allegati e note multimediali.

Svantaggi:

• La versione gratuita ha funzionalità limitate.
• Può diventare costoso con i piani premium.

3. Google Keep

Google Keep è uno strumento per prendere appunti semplice ma efficace che si integra perfettamente con altre app Google Workspace. Ti consente di creare note, impostare promemoria e collaborare con altri in tempo reale.

Vantaggi:

• Facile da usare e si integra con Google Workspace.
• Collaborazione in tempo reale.
• Gratuito da usare.

Svantaggi:

• Opzioni di formattazione limitate rispetto ad altri strumenti per prendere appunti.
• Di base rispetto alle applicazioni più robuste.

4. Nozione

Notion è uno spazio di lavoro all-in-one che combina funzioni per prendere appunti, gestione delle attività e database. È altamente personalizzabile e consente di creare modelli e flussi di lavoro personalizzati.

Vantaggi:

• Altamente personalizzabile e versatile.
• Combina la presa di appunti con la gestione delle attività.
• Supporta la collaborazione e la condivisione.

Svantaggi:

• Curva di apprendimento ripida grazie alla sua flessibilità.
• La versione gratuita ha funzionalità limitate per team più grandi.

5. Taccuino Zoho

Zoho Notebook offre un'esperienza visivamente accattivante per prendere appunti con funzionalità come il supporto per le note multimediali e la sincronizzazione tra dispositivi. Si integra anche con altre applicazioni Zoho, rendendolo adatto agli utenti che già fanno parte dell'ecosistema Zoho.

Vantaggi:

• Interfaccia visivamente accattivante e intuitiva.
• Supporta note multimediali.
• Si integra con la suite di app Zoho.

Svantaggi:

• Integrazione limitata con applicazioni non Zoho.
• Alcune funzionalità avanzate sono disponibili solo nella versione a pagamento.

6. Rivedi

Rewatch si concentra sulla registrazione, il riepilogo e la condivisione delle riunioni del team. Utilizza l'intelligenza artificiale per creare riepiloghi ed evidenziare i punti chiave, semplificando la revisione e la condivisione di informazioni importanti con il team.

Vantaggi:

• Riepiloghi automatici delle riunioni.
• Facile condivisione dei punti chiave e dei punti salienti.
• Utile per la collaborazione in team.

Svantaggi:

• I riepiloghi automatici potrebbero non avere sfumature.
• Gli utenti devono esaminare i riepiloghi per verificarne la completezza.

7. Rev

Rev offre trascrizioni generate dall'uomo di alta qualità, garantendo l'accuratezza. Questo servizio è particolarmente utile per le riunioni in cui una trascrizione precisa è fondamentale. Rev fornisce anche tempi di consegna rapidi per i suoi servizi.

Vantaggi:

• Elevata precisione con trascrizioni generate dall'uomo.
• Tempi di consegna rapidi.
• Adatto per riunioni critiche.

Svantaggi:

• Più costoso delle soluzioni basate solo sull'intelligenza artificiale.
• Può richiedere un periodo di attesa per il completamento della trascrizione).

Noota: strumento per prendere appunti per riunioni basato sull'intelligenza artificiale

Noota è un avanzato strumento per prendere appunti sulle riunioni basato sull'intelligenza artificiale progettato per semplificare il processo di acquisizione e gestione degli appunti delle riunioni. Con Noota, puoi automatizzare la registrazione e la trascrizione, personalizzare i modelli di note e condividere facilmente le note con il tuo team, garantendo precisione ed efficienza in ogni riunione.

• ‍Registrazione e trascrizione automatizzate Noota registra e trascrive le tue riunioni in tempo reale. Questa funzionalità elimina la necessità di prendere appunti freneticamente, consentendoti di partecipare attivamente alle discussioni senza tralasciare dettagli importanti. La trascrizione basata sull'intelligenza artificiale garantisce l'accuratezza di ogni parola pronunciata, fornendo una registrazione affidabile delle riunioni.‍
• Modelli personalizzabili : Noota offre modelli personalizzabili su misura per diversi tipi di riunioni, come aggiornamenti di progetto o riunioni del comitato finanziario. Puoi personalizzare questi modelli per includere solo le informazioni di cui hai bisogno. Ciò garantisce che le note siano pertinenti e organizzate, semplificando la revisione e la condivisione dei punti chiave e delle azioni da intraprendere.‍
• Condivisione facile : Una delle caratteristiche principali di Noota è la facilità di condivisione. Con un clic di un pulsante, puoi distribuire gli appunti della riunione al tuo team. Ciò garantisce che tutti, indipendentemente dal fatto che abbiano partecipato o meno alla riunione, siano sulla stessa pagina. La funzionalità di condivisione senza interruzioni supporta l'allineamento e la responsabilità del team, semplificando il monitoraggio dei progressi e il follow-up delle azioni intraprese.
• Integrazione con altri strumenti : Noota si integra perfettamente con varie piattaforme di videoconferenza e strumenti di produttività come Slack, CRM o ATS. Questa integrazione ne migliora la funzionalità, consentendoti di incorporare facilmente Noota nel flusso di lavoro esistente.

Vuoi automatizzare la tua presa di appunti? Prova Noota gratuitamente.