Report di riunione con i clienti: come strutturarlo correttamente.

Hai appena avuto un incontro molto positivo con un potenziale cliente? Non correre troppo!

Prima di festeggiare, faresti meglio a redigere un resoconto della conversazione appena conclusa.

Questo ti permetterà di ricordare i dettagli discussi in seguito, ricontattare il tuo potenziale cliente via email e condividere le informazioni con il tuo team.

Ecco come scrivere e strutturare correttamente i tuoi resoconti di riunione.

I vantaggi dei resoconti delle riunioni commerciali.

I venditori hanno già integrato l'abitudine di prendere appunti durante ciascuno dei loro incontri con i clienti.

Un resoconto di riunione è semplicemente un modo più organizzato e sistematico di prendere appunti. È un modo più presentabile e chiaro per trasmettere le informazioni raccolte durante le conversazioni.

E offre molteplici vantaggi:

Per il cliente:

• Ricordare i punti critici discussi e la tua proposta di valore.
• Fornire argomentazioni da riportare internamente.
• Incoraggiare l'azione.

Per te e il tuo team:

• Memorizzare e documentare i vostri scambi nel CRM.
• Riportare i risultati e le attività al proprio responsabile.
• Dare seguito alle azioni con i membri del team interessati.

Hai ottimi motivi per integrare questa pratica nella tua routine di vendita o in quella del tuo team.

Puoi rendere un rituale la condivisione dei tuoi resoconti di riunione sul CRM, in modo che ogni venditore rimanga aggiornato sui propri progressi. Questo garantisce che le informazioni circolino nel posto giusto al momento giusto!

Un esempio tipico di resoconto di riunione tra cliente e venditore

Il principio di un resoconto di riunione è quello di andare dritti al punto. I tuoi lettori dovrebbero conoscere la posta in gioco e gli esiti della tua conversazione in poche righe

Lo stesso vale per un report di una riunione commerciale.

È importante presentare tutti i dettagli degli scambi che portano a un avanzamento verso la chiusura dell'accordo.

Ecco un modello di report di riunione ben strutturato, da adattare a seconda che sia destinato al tuo prospect o al tuo team:

Breve descrizione dell'azienda

Quali sono le dimensioni dell'azienda? E quelle del team coinvolto?

Qual è il trend di crescita dell'azienda? E il mercato in cui opera?

Quali sono le attuali iniziative promosse dal management?

Punti critici

Quali sono gli obiettivi attuali del tuo prospect? Quali sono gli ostacoli al loro raggiungimento?

Quali strumenti e infrastrutture vengono utilizzati? E quali sono i loro limiti?

Quali emozioni prova il tuo prospect a riguardo? Frustrazione, impazienza, timore?

Proposta di valore

Qual è la principale proposta di valore che hai messo in evidenza? Risparmio di tempo, performance, sicurezza, ecc.?

Quali caratteristiche del tuo prodotto/servizio hai illustrato?

Quali casi studio o referenze di clienti simili hai menzionato?

Quale fascia di prezzo hai proposto?

Obiezioni sollevate

Come ha reagito il tuo prospect alla tua proposta di valore?

Ha menzionato dei concorrenti? Se sì, quali? Come hai risposto?

Ha fatto commenti sul prezzo? Come lo hai giustificato?

Hanno menzionato problemi esterni? Mancanza di tempo, budget o competenze?

Hanno messo in dubbio la vostra azienda o il vostro prodotto? Su cosa basano il loro giudizio?

Decisioni prese

Al termine di questo scambio, qual è la decisione che avete preso congiuntamente?

Avete concordato l'invio di un preventivo, la pianificazione di una demo, un altro incontro per discutere punti specifici o il rinvio della decisione a un momento successivo?

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Dettagli aggiuntivi per il tuo team

Chi è il decisore? L'utente finale? Un potenziale alleato commerciale?

Quali sono state le osservazioni, le frasi o le reazioni che ti hanno sorpreso?

Noota: Automatizza i tuoi report di riunione

Creare un report completo per ogni interazione è un'attività lunga e noiosa. Ecco perché, in Noota, abbiamo sviluppato uno strumento che semplifica la redazione dei report di riunione.

Ti permette di:

• Strutturare i tuoi scambi con linee guida predefinite.
• Trascrivere l'intera conversazione con un registratore di riunioni.
• Riassumere automaticamente la conversazione per argomento grazie all'IA.

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