Besprechungsprotokolle mit Kunden: So strukturieren Sie sie richtig.

Sie hatten gerade ein sehr positives Gespräch mit einem potenziellen Kunden? Nicht so schnell!

Bevor Sie feiern, sollten Sie besser ein Protokoll des gerade geführten Gesprächs erstellen.

So können Sie sich später an besprochene Details erinnern, Ihren Interessenten per E-Mail erneut kontaktieren und Informationen mit Ihrem Team teilen.

Hier erfahren Sie, wie Sie Gesprächsprotokolle richtig verfassen und strukturieren.

Die Vorteile von Vertriebsprotokollen.

Vertriebsmitarbeiter haben sich bereits daran gewöhnt, während ihrer Kundengespräche Notizen zu machen.

Ein Gesprächsprotokoll ist lediglich eine organisiertere und systematischere Form der Notizführung. Es ist eine präsentablere und klarere Methode, um die in Gesprächen gesammelten Informationen weiterzugeben.

Und es bietet zahlreiche Vorteile:

Für den Kunden:

• Erinnerung an die besprochenen Schwachstellen und Ihr Wertversprechen.
• Bereitstellung von Argumenten für die interne Weitergabe.
• Anregung zum Handeln.

Für Sie und Ihr Team:

• Speicherung und Dokumentation Ihrer Kontakte in Ihrem CRM.
• Berichterstattung über Ihre Ergebnisse und Aktivitäten an Ihren Vorgesetzten.
• Nachverfolgung von Maßnahmen mit den entsprechenden Teammitgliedern.

Es gibt gute Gründe, diese Praxis in Ihren Vertriebsalltag oder den Ihres Teams zu integrieren.

Sie können es sich zur Gewohnheit machen, Ihre Gesprächsprotokolle in Ihrem CRM zu teilen, damit jeder Vertriebsmitarbeiter über den aktuellen Fortschritt informiert bleibt. So stellen Sie sicher, dass Informationen zur richtigen Zeit am richtigen Ort ankommen!

Ein typisches Beispiel für ein Gesprächsprotokoll zwischen Kunde und Vertriebsmitarbeiter

Das Prinzip eines Gesprächsprotokolls ist es, direkt auf den Punkt zu kommen. Ihre Leser sollten die Hintergründe und Ergebnisse Ihres Gesprächs in wenigen Zeilen erfassen können.

Das gilt auch für einen Vertriebsbericht.

Sie sollten sicherstellen, dass Sie alle Details der Gespräche festhalten, die zu einem Geschäftsabschluss führen.

Hier ist eine gut strukturierte Vorlage für einen Gesprächsbericht – passen Sie diese je nachdem an, ob sie für Ihren Interessenten oder Ihr Team bestimmt ist:

Kurze Unternehmensbeschreibung

Wie groß ist das Unternehmen? Wie groß ist das beteiligte Team?

Wie sieht der Wachstumstrend des Unternehmens aus? In welchem Markt ist es tätig?

Welche aktuellen Impulse gibt das Management?

Schmerzpunkte

Was sind die aktuellen Ziele Ihres Interessenten? Welche Hindernisse stehen dem Erreichen dieser Ziele im Weg?

Welche Tools und Infrastrukturen werden genutzt? Und wo liegen deren Grenzen?

Welche Emotionen löst dies bei Ihrem Interessenten aus? Frustration, Ungeduld, Angst?

Wertversprechen

Welches zentrale Wertversprechen haben Sie hervorgehoben? Zeitersparnis, Leistung, Sicherheit usw.?

Welche Merkmale Ihres Produkts oder Ihrer Dienstleistung haben Sie erläutert?

Welche vergleichbaren Kundenreferenzen und Fallbeispiele haben Sie genannt?

Welchen Preisrahmen haben Sie vorgeschlagen?

Geäußerte Einwände

Wie hat Ihr Interessent auf Ihr Wertversprechen reagiert?

Wurden Wettbewerber erwähnt? Wenn ja, welche? Wie haben Sie darauf reagiert?

Gab es Kommentare zum Preis? Wie haben Sie diesen gerechtfertigt?

Wurden externe Probleme angesprochen? Zeitmangel, Budget, fehlende Kompetenzen?

Haben sie Ihr Unternehmen oder Ihr Produkt infrage gestellt? Worauf basiert ihre Einschätzung?

Getroffene Entscheidungen

Zu welchem gemeinsamen Ergebnis sind Sie am Ende dieses Gesprächs gekommen?

Haben Sie vereinbart, ein Angebot zu senden, eine Demo zu vereinbaren, einen weiteren Termin für spezifische Punkte festzulegen oder die Entscheidung auf einen späteren Zeitpunkt zu verschieben?

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Zusätzliche Details für Ihr Team

Wer ist der Entscheider? Der Endanwender? Ein potenzieller Verbündeter im Verkaufsprozess?

Welche Anmerkungen, Aussagen oder Reaktionen haben Sie überrascht?

Noota: Automatisieren Sie Ihre Besprechungsprotokolle

Das Erstellen eines umfassenden Protokolls für jedes Meeting ist zeitaufwendig und mühsam. Deshalb haben wir bei Noota ein Tool entwickelt, das die Erstellung von Besprechungsprotokollen vereinfacht.

Es ermöglicht Ihnen:

• Ihre Gespräche anhand vordefinierter Fragen zu strukturieren.
• Ihre gesamte Unterhaltung mit einem Meeting-Recorder zu transkribieren.
• Ihre Unterhaltung mithilfe von KI automatisch nach Themen zusammenzufassen.

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