Heb je net een heel positief gesprek gehad met een potentiële klant? Wacht nog even met juichen!

Voordat je het viert, kun je maar beter een verslag maken van het gesprek dat je zojuist hebt gevoerd.

Zo kun je later details terugvinden, je prospect per e-mail opnieuw benaderen en informatie delen met je team.

Hier lees je hoe je gespreksverslagen op de juiste manier schrijft en structureert.

De voordelen van commerciële gespreksverslagen.

Verkopers hebben er al een gewoonte van gemaakt om tijdens elk klantgesprek aantekeningen te maken.

Een gespreksverslag is simpelweg een meer georganiseerde en systematische manier van notuleren. Het is een presentabelere en duidelijkere manier om de informatie uit gesprekken over te brengen.

En het heeft meerdere voordelen:

Voor de klant:

• Herinneren aan de besproken pijnpunten en jouw waardepropositie.
• Argumenten aanreiken om intern door te geven.
• Aanzetten tot actie.

Voor jou en je team:

• Je uitwisselingen onthouden en vastleggen in je CRM.
• Resultaten en activiteiten rapporteren aan je manager.
• Acties opvolgen met relevante teamleden.

Je hebt goede redenen om deze gewoonte op te nemen in je verkooproutine of die van je team.

Maak er een ritueel van om je gespreksverslagen in je CRM te delen, zodat elke verkoper op de hoogte blijft van de voortgang. Zo zorg je ervoor dat informatie op het juiste moment op de juiste plek terechtkomt!

Een typisch voorbeeld van een gespreksverslag tussen klant en verkoper

Het principe van een gespreksverslag is dat je direct ter zake komt. Lezers moeten in een paar regels weten wat de inzet en de uitkomst van je gesprek waren.

Dat geldt ook voor een commercieel gespreksverslag.

Je wilt de essentie van de gesprekken die leiden tot vooruitgang richting een deal helder in kaart brengen.

Hier is een goed gestructureerd sjabloon voor een gespreksverslag – aan te passen afhankelijk van of je het deelt met je prospect of je team:

Korte beschrijving van het bedrijf

Wat is de omvang van het bedrijf? Hoe groot is het betrokken team?

Wat is de groeitrend van het bedrijf? In welke markt is het actief?

Welke koers vaart het management momenteel?

Pijnpunten

Wat zijn de huidige doelstellingen van je prospect? Wat zijn de obstakels om deze te bereiken?

Welke tools en infrastructuur worden er gebruikt? En wat zijn de beperkingen daarvan?

Welke emoties roept dit op bij je prospect? Frustratie, ongeduld, angst?

Waardepropositie

Wat is de belangrijkste waardepropositie die je hebt benadrukt? Tijdsbesparing, prestaties, veiligheid, enzovoort?

Welke kenmerken van je product of dienst heb je toegelicht?

Welke vergelijkbare klantreferenties en cases heb je genoemd?

Welke prijsrange heb je voorgesteld?

Geuite bezwaren

Hoe reageerde je prospect op je waardepropositie?

Werden er concurrenten genoemd? Zo ja, welke? Wat was je reactie daarop?

Werden er opmerkingen gemaakt over de prijs? Hoe heb je die onderbouwd?

Hebben ze externe factoren genoemd? Gebrek aan tijd, budget of vaardigheden?

Hebben ze vragen gesteld over je bedrijf of product? Waarop baseren ze hun oordeel?

Gemaakte beslissingen

Tot welk gezamenlijk besluit zijn jullie aan het einde van dit gesprek gekomen?

Hebben jullie afgesproken om een offerte te sturen, een demo in te plannen, een vervolgafspraak te maken voor specifieke punten, of de beslissing uit te stellen?

‍

Aanvullende details voor je team

Wie is de beslisser? De eindgebruiker? Een potentiële bondgenoot in het verkoopproces?

Welke opmerkingen, uitspraken of reacties hebben je verrast?

Noota: Automatiseer je gespreksverslagen

Het maken van een volledig gespreksverslag na elke interactie is tijdrovend en saai. Daarom hebben we bij Noota een tool ontwikkeld die het opstellen van gespreksverslagen vereenvoudigt.

Hiermee kun je:

• Je gesprekken structureren met vooraf gedefinieerde vragenlijsten.
• Je volledige gesprek transcriberen met een gespreksrecorder.
• Je gesprek automatisch laten samenvatten per onderwerp met behulp van AI.

Wil je het maken van gespreksverslagen standaardiseren binnen je team? Probeer Noota gratis.