Hai passato innumerevoli ore a esaminare i curriculum, condurre interviste e deliberare sui candidati.

Ora arriva la parte che molti reclutatori temono: l'invio di email di rifiuto.

Si è tentati di saltare questo passaggio, ma non farlo può danneggiare la reputazione dell'azienda e lasciare ai candidati un'impressione negativa.

Questo articolo ti mostrerà perché le email di rifiuto personalizzate sono essenziali e come crearle in modo efficace, con i modelli forniti.

Perché inviare sempre e-mail di rifiuto personalizzate a tutti gli intervistati

L'invio di email di rifiuto personalizzate dopo i colloqui richiede tempo, ma ne vale la pena a lungo termine per la tua azienda:

Mantenere un marchio di datore di lavoro positivo

Le email di rifiuto personalizzate mostrano ai candidati che apprezzi il loro tempo e il loro impegno. Questo può portare a un passaparola positivo sulla tua azienda. Quando i candidati ricevono un'e-mail di rifiuto personalizzata, è più probabile che parlino positivamente della loro esperienza, anche se non hanno ottenuto il lavoro.

D'altra parte, se non riesci a comunicare in modo efficace, i candidati potrebbero lasciare recensioni negative online. Soprattutto quando è probabile che sei candidati su dieci condividano le loro esperienze negative con altri.

Miglioramento dell'esperienza dei candidati

I candidati investono molto tempo e impegno nella preparazione dei colloqui. Meritano di conoscere l'esito della loro candidatura. Inviando e-mail di rifiuto personalizzate, dimostri di apprezzare il loro impegno e di rispettare il loro tempo.

Un sondaggio condotto da Career Sidekick ha rilevato che i candidati apprezzano il feedback e la conclusione dopo un colloquio.

Mantenere un ampio pool di talenti

I candidati respinti oggi potrebbero essere la soluzione perfetta per domani. Un'e-mail di rifiuto personalizzata aiuta a tenere la porta aperta a opportunità future.

I candidati che si sentono rispettati e apprezzati hanno maggiori probabilità di candidarsi nuovamente per posizioni aperte future e consigliare la tua azienda ad altri.

Cosa rende una buona email di rifiuto dopo un colloquio?

Ecco cosa dovresti includere per rendere le tue email di rifiuto efficaci e premurose.

Personalizzazione

Personalizza sempre le tue email di rifiuto. Rivolgiti al candidato per nome e menziona i dettagli specifici del colloquio. Ciò dimostra che hai prestato attenzione e apprezzato il suo tempo. La personalizzazione può rendere il rifiuto meno generico e più rispettoso.

Ad esempio, invece di iniziare con un blando «Caro candidato», usa «Caro [nome del candidato]» e fai riferimento a punti specifici discussi durante il colloquio. Questo approccio rende la tua comunicazione più genuina e premurosa.

Tempestività

Invia subito la tua email di rifiuto. Una volta presa la decisione, non esitate a informare i candidati.

Le risposte ritardate possono far sentire i candidati ansiosi e trascurati. Cerca di inviare l'e-mail di rifiuto entro pochi giorni dalla decisione.

Feedback costruttivo

Quando possibile, fornire un feedback costruttivo. Questo è uno degli aspetti più importanti di un'email di rifiuto. Aiuta i candidati a capire dove possono migliorare e dimostra che tieni alla loro crescita professionale.

Sii specifico sulle aree in cui hanno ottenuto buoni risultati e in cui possono migliorare. Ad esempio, se un candidato non ha esperienza in un determinato settore, menzionalo e suggerisci modi in cui può acquisire tale esperienza. Un feedback costruttivo non solo aiuta i candidati, ma migliora anche la reputazione della tua azienda come datore di lavoro solidale.

Tono professionale ed educato

Mantieni un tono professionale ed educato in tutta l'email.

Ringrazia il candidato per il suo tempo e il suo impegno. Esprimi gratitudine per l'interesse dimostrato per la posizione e per la tua azienda.

Un semplice «Grazie per aver dedicato del tempo a intervistarci» può fare molto per attenuare l'impatto del rifiuto.

Offri opportunità future

Incoraggia i candidati a candidarsi per posizioni future. Fai sapere loro che, sebbene non siano stati selezionati per questo ruolo, sei rimasto colpito dalle loro qualifiche e vorresti prenderli in considerazione per future posizioni aperte.

Ciò mantiene la porta aperta per un impegno futuro e lascia al candidato un'impressione positiva.

Esempio e modello di email di rifiuto

Scrivere un'email di rifiuto non è mai facile. Di seguito sono riportati esempi e modelli per guidarti nella creazione di e-mail di rifiuto ponderate e professionali.

Esempio 1: email di rifiuto di base

Puoi utilizzare questo modello di base se davvero non hai tempo per fornire un feedback personalizzato dopo il colloquio:

Oggetto: Aggiornamento sulla tua candidatura per [Titolo di lavoro] presso [Nome azienda]

Corpo:

Gentile [nome del candidato],

Grazie per aver dedicato del tempo a candidarti per la posizione [Job Title] presso [Nome azienda]. Apprezziamo l'interesse dimostrato per la nostra azienda e l'impegno profuso nella procedura di candidatura e colloquio.

Dopo un'attenta valutazione, abbiamo deciso di procedere con un altro candidato le cui qualifiche corrispondano maggiormente ai requisiti del ruolo. Non è stata una decisione facile, poiché abbiamo ricevuto candidature da molti candidati qualificati come te.

Ti invitiamo a candidarti per posizioni aperte future presso [Nome azienda] che siano in linea con le tue capacità ed esperienze. Ti auguriamo il meglio per la tua ricerca di lavoro e per i tuoi futuri impegni professionali.

Grazie ancora per l'interesse dimostrato per la nostra azienda.

Cordiali saluti,

[Il tuo nome]
[La tua posizione]
[Nome azienda]

Esempio 2: email di rifiuto dettagliata con feedback

Se vuoi mantenere un buon rapporto con ogni candidato, puoi utilizzare questo modello con feedback personalizzato incluso:

Oggetto: Il tuo colloquio per [Titolo di lavoro] presso [Nome azienda]

Corpo:

Gentile [nome del candidato],

Spero che questa email ti trovi bene. Desideriamo porgere i nostri più sinceri ringraziamenti per aver dedicato del tempo a intervistarci per la posizione [Job Title]. Abbiamo davvero apprezzato l'opportunità di conoscere le tue capacità ed esperienze.

Dopo un'attenta valutazione e un esame approfondito di tutti i nostri candidati, abbiamo deciso di procedere con un altro candidato le cui qualifiche siano più in linea con le nostre esigenze per questo particolare ruolo. Non è stata una scelta facile, visti gli straordinari talenti di tutti i nostri intervistati, te compreso.

Siamo rimasti particolarmente colpiti dalla tua [menzionare la forza o la qualità specifica]. Tuttavia, abbiamo ritenuto che [motivo specifico, ad esempio, un altro candidato aveva più esperienza in una particolare area] fosse fondamentale per questo ruolo. Ti incoraggiamo a continuare a sviluppare le tue competenze in [area specifica] poiché senza dubbio ti servirà bene nella tua carriera.

Siamo grati per l'interesse dimostrato per [Nome azienda] e per aver condiviso con noi le tue aspirazioni professionali. Sebbene questa posizione specifica non fosse adatta, il tuo talento e il tuo entusiasmo sono evidenti. Ti invitiamo a candidarti per posizioni aperte future presso la nostra azienda che siano in linea con le tue competenze e i tuoi obiettivi di carriera.

Grazie ancora per il tuo tempo e impegno e ti auguriamo tutto il meglio per la tua continua ricerca di lavoro e per i tuoi futuri impegni professionali. Non esitate a rimanere in contatto.

Cordiali saluti,

[Il tuo nome]
[La tua posizione]

Esempio 3: e-mail di rifiuto per i candidati interni

I candidati interni sono ancora più importanti con cui mantenere i rapporti. Ecco un modello per raggiungere questo obiettivo:

Oggetto: Per quanto riguarda la tua candidatura per [Titolo di lavoro] all'interno di [Nome azienda]

Corpo:

Gentile [nome del candidato],

Grazie per aver presentato la tua candidatura per la posizione [Job Title]. Apprezziamo il tuo costante contributo a [Nome azienda] e il tuo interesse a progredire all'interno della nostra organizzazione.

Dopo un'attenta valutazione, abbiamo scelto di procedere con un altro candidato per questo ruolo. Questa decisione è stata particolarmente difficile a causa del vostro prezioso lavoro e della vostra dedizione al nostro team. Siamo rimasti colpiti dalla tua [menzione della tua forza o del tuo contributo specifici], ma alla fine abbiamo ritenuto che le competenze specifiche di un altro candidato fossero più adatte alle esigenze di questa posizione.

Apprezziamo il tuo impegno nei confronti di [Nome azienda] e ti incoraggiamo a cercare altre opportunità di crescita all'interno dell'azienda. Saremo lieti di discutere del tuo percorso professionale e fornirti assistenza o supporto nel tuo sviluppo professionale.

Grazie ancora per l'interesse dimostrato per la posizione [Job Title] e attendiamo con impazienza il tuo continuo successo e il tuo contributo al nostro team.

Cordiali saluti,

[Il tuo nome]
[La tua posizione]
[Nome azienda]

Nota: email di rifiuto personalizzate automatizzate

Immagina uno strumento in grado di scrivere e inviare automaticamente email di rifiuto personalizzate ai tuoi candidati. Questo è ciò che Noota ti consente di fare:

• Trascrizione e analisi automatizzate: Subito dopo un'intervista, Noota trascrive l'intera conversazione. Questo ti dà una registrazione dettagliata di tutto ciò che è stato discusso, essenziale per creare un feedback personalizzato.
• Evidenziazione dei punti chiave e delle competenze: Noota analizza la trascrizione ed evidenzia i punti chiave e le competenze menzionati durante l'intervista. In questo modo è facile includere dettagli pertinenti nelle e-mail di rifiuto, assicurando che siano specifiche e utili.
• Modelli di email di rifiuto personalizzabili: puoi creare modelli di email di rifiuto all'interno di Noota personalizzati per diversi ruoli lavorativi o fasi del processo di intervista. Ciò garantisce che ogni e-mail sia adeguatamente personalizzata per la situazione del candidato.

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