9 consigli per realizzare riunioni di successo con i potenziali clienti

Ecco fatto, hai appena fissato un incontro con un potenziale cliente di alto valore. Ora devi assicurarti di trasformare questa opportunità commerciale in un contratto.

Il primo incontro conoscitivo ti permette di comprendere i problemi dei tuoi potenziali clienti e aiutarli a trovare una soluzione. L'obiettivo è convincerli che la tua è quella giusta per le loro esigenze.

In qualità di esperti di conversational intelligence, ti offriamo 9 consigli per volgere la conversazione a tuo favore, puntando sull'ascolto e sulla costruzione di un rapporto di fiducia.

#1 Scegliere il momento e il luogo giusti

Tutto inizia con la scelta dell'ambiente ideale per il tuo incontro. A questo proposito, le riunioni di vendita virtuali sono diventate un must per i professionisti. 

E a ragione: Il 63% dei responsabili vendite afferma che le riunioni virtuali sono altrettanto o più efficaci di quelle in presenza. Questo si riflette nelle abitudini dei professionisti B2B, che ne apprezzano la praticità e la flessibilità. 

Tuttavia, gli incontri in sede mantengono la loro efficacia. Ti consentono di entrare maggiormente in sintonia con i clienti e dimostrano il tuo impegno nel raggiungerli. Puoi proporre entrambe le opzioni ai tuoi potenziali clienti e organizzarti di conseguenza.

Anche la tempistica è fondamentale per un incontro di vendita. L'umore e la disponibilità dei tuoi interlocutori variano nel corso della settimana e della giornata. Secondo leadmanagement.org, mercoledì e giovedì sono i giorni in cui i potenziali clienti sono più propensi al dialogo. Il venerdì può sembrare un'opzione valida, ma spesso i clienti faticano a concentrarsi su nuove decisioni. L'orario più indicato è solitamente il tardo pomeriggio, tra le 16:00 e le 17:00, quando hanno terminato le attività quotidiane. 

Cerca di prenotare una fascia oraria di questo tipo nella loro agenda, anche a costo di aspettare una o due settimane.

#2 Fare ricerche sul cliente

Un incontro di successo è un incontro ben preparato. In questo primo appuntamento, devi dimostrare al tuo interlocutore che conosci le sfide che sta affrontando. 

Per farlo, devi raccogliere quante più informazioni possibili sul potenziale cliente e sulla sua situazione aziendale. Ecco alcuni aspetti da approfondire per avvantaggiarti:

• Qual è lo stato attuale dell'azienda (in crescita, in fase di ristrutturazione o in difficoltà)? Quali sono la sua storia, i suoi valori e le sue ambizioni?
• Quali strumenti, prodotti e servizi utilizza o ha utilizzato l'azienda? Questo ti permetterà di scoprire alcune delle priorità del tuo lead.
• Chi sono i collaboratori e i decisori coinvolti nel problema? Il tuo network è in contatto con loro?
• Quali sono il background e gli interessi del tuo cliente? Queste informazioni sono utili per alimentare conversazioni informali.

Partendo da questi dati, puoi adattare il taglio della tua presentazione commerciale. Puoi enfatizzare un bisogno specifico, mettere in luce un particolare vantaggio della tua offerta e prepararti a gestire obiezioni e confronti con la concorrenza. Non è necessario sapere tutto: le domande che porrai durante l'incontro ti aiuteranno a scoprire molto altro. 

#3 Sfruttare il materiale di vendita

Il tuo team di marketing potrebbe averti già fornito numerose presentazioni di prodotto e materiale di vendita. È il momento di sfruttarli al meglio. 

Questi documenti sono i tuoi migliori alleati durante i discorsi. Daranno peso alle tue argomentazioni e supporteranno visivamente la tua presentazione. 

Esistono generalmente 3 tipi di materiale di vendita su cui puoi fare affidamento:

• Presentazione del prodotto che includa contesto, spiegazione delle funzionalità, casi d'uso, dati...
• Casi studio che promuovono storie di successo con aziende simili.
• Battle card (schede di confronto con i competitor).

Puoi personalizzare le slide della tua presentazione in base all'azienda che hai di fronte. Questo ti aiuterà a rendere il tuo intervento più efficace e ad aggiungere un tocco personale. Ecco perché potrebbe esserti utile provare la presentazione una o due volte.

#4 Garantire una buona prima impressione

Come sai, la prima impressione è quella che conta. Quando non ci si conosce ancora, si traggono molte conclusioni dai primi minuti di un'interazione. E questo è ancora più importante in un incontro con un potenziale cliente, dove devi trasmettere fiducia e credibilità: 

Ecco quindi alcune buone pratiche da tenere a mente: 

• Puntualità: Negli Stati Uniti, le persone si irritano non appena sei in ritardo di più di 4 minuti. Farai un'impressione decisamente migliore arrivando in anticipo rispetto all'orario previsto. 
• Aspetto: cura il taglio di capelli, la barba e presentati con un aspetto pulito e curato.
• Stile: scegli un abbigliamento professionale (camicie, polo, blazer). Al di fuori dei settori formali (bancario, assicurativo), puoi optare per un look più informale. 
• Postura: tieni la schiena dritta e mostra un atteggiamento rilassato e sicuro. Nelle videochiamate, stare in piedi invece di sedersi ti farà apparire più dinamico. Mantieni un atteggiamento sorridente e composto.
• Decorazioni: presta attenzione alla qualità della tua webcam, all'audio del tuo computer e assicurati che lo sfondo del tuo schermo rifletta la tua professionalità.

Anche nell'era delle vendite moderne, il tuo aspetto visivo conta ancora moltissimo! 

#5 Strutturare la chiamata/riunione

Quando organizzi una riunione con un potenziale cliente, devi prendere l'iniziativa e guidare la discussione. Questo è ancora più importante per trasmettere autorevolezza.

Fin dai primi istanti della riunione, delinea le diverse fasi della conversazione. Potresti anche ricordare lo scopo dell'incontro e confermare il contesto e il tempo a disposizione. A quel punto, potrai iniziare la conversazione. 

Una riunione ben condotta con un potenziale cliente segue diverse fasi: 

• Breve presentazione del mercato 
• Domande sui loro bisogni e sulle problematiche in questo mercato
• Presentazione e dimostrazione del prodotto/servizio
• Negoziazione commerciale
• Proiezione dei benefici del prodotto/servizio sull'azienda
• Domande e gestione delle obiezioni
• Conclusione e accordo

Quando sai dove stai andando, hai sempre qualcosa da dire! 

#6 Ascoltare i potenziali clienti

A chi non piace essere ascoltato con attenzione? I grandi venditori a volte possono lasciarsi trasportare dal loro naturale entusiasmo, ma sanno anche che il potenziale cliente deve arrivare a una decisione autonomamente. 

Quindi, non agire come un venditore, ma come un consulente che affronta i problemi del cliente. 

Ciò significa porre le domande giuste che fanno progredire la situazione. Puoi parlare con loro dei problemi legati ai loro metodi di lavoro, sottolineare carenze o inefficienze che sembrano turbarli o frustrarli. Inoltre, puoi riformulare la risposta del tuo interlocutore per assicurarti che entrambi abbiate compreso correttamente. 

Una volta individuato uno stato emotivo chiave, puoi parlare di ciò che la tua soluzione può offrire loro e confermare tale soluzione.

In Noota, la nostra soluzione ha rilevato che i migliori venditori hanno un "rapporto parlato-ascoltato" di circa il 46%, il che significa che parlano solo per metà del tempo. In questo modo farai sentire il tuo potenziale cliente al centro della discussione.

#7 Gestire le obiezioni 

Per quanto la tua presentazione possa essere efficace, non potrai evitare le obiezioni dei potenziali clienti. È come in un incontro di pugilato: quando il tuo lead mette alla prova e contesta la tua soluzione, significa che ne riconosce la pertinenza per il suo progetto. Con un atteggiamento aperto e positivo, dovrai rispondere a tutti i loro dubbi. Ti saranno persino grati se riuscirai a convincerli, dato che a nessuno piace trovarsi di fronte a una scelta difficile.

Esistono diverse forme comuni di obiezione: 

• Prezzo: "la vostra soluzione è troppo costosa".
• Tempistiche: "non abbiamo il tempo o le risorse necessarie per implementare una soluzione del genere".
• Complessità: "questo prodotto è troppo complesso o difficile da integrare nei processi lavorativi dei nostri team".
• Concorrenza: "lavoriamo già con quest'altra azienda".

Per rispondere a queste domande, troverai molte risorse utili online. Sta a te prepararti in anticipo, per dimostrare ancora più energia e capacità di persuasione ;)

#8 Concludere con una call to action

L'incontro è andato bene e avete raggiunto un accordo comune? Non così in fretta!

Prima di chiudere la videochiamata o salutare i tuoi interlocutori, devi definire con loro i passi successivi. È necessario parlare dell'integrazione del prodotto, dell'assistenza clienti e delle procedure di pagamento. 

Una volta che ognuno sarà tornato alle proprie attività, potrai inviare loro il verbale della discussione e riepilogare i punti chiave. 

Anche se l'incontro non ha avuto successo, puoi comunque inviare un riassunto della conversazione, sottolineando i punti salienti della tua proposta. Non si sa mai: il potenziale cliente potrebbe cambiare idea nel prossimo ciclo di vendita.

#9 Sfruttare i dati vocali 

I dati non sono più riservati ai soli data scientist. Oggi possono offrire un supporto significativo ai venditori per migliorare le loro performance. Questo vale in particolare per i dati vocali generati dalle registrazioni delle riunioni con i clienti.

Ogni parola e intonazione contiene informazioni preziose sulla situazione del tuo potenziale cliente. Rivelano le loro preoccupazioni e i loro bisogni. Analizzandole, potrai volgere la conversazione a tuo favore e migliorare il tuo tasso di conversione da lead a contratto.

Questo è ancora più importante se si considera che a un buon venditore servono circa 5 chiamate e incontri per chiudere un contratto.

Tuttavia, anche i venditori esperti faticano a individuare e ricordare questi segnali verbali. È difficile per loro tenere traccia dei dettagli di ogni riunione.

Fortunatamente, gli strumenti basati sull'IA ti consentono di trascrivere e analizzare le riunioni con i clienti in tempo reale. Grazie alla loro intelligenza conversazionale, generano suggerimenti per migliorare le tue probabilità di raggiungere un accordo.

Noota: potenzia le performance delle tue riunioni di vendita

In qualità di esperti di intelligenza conversazionale, abbiamo progettato uno strumento che aiuta i team di vendita a volgere a proprio favore gli incontri con i potenziali clienti. Offre diverse funzionalità su misura per i loro obiettivi ed esigenze: 

• Uno strumento di trascrizione e presa di appunti automatica per tenere traccia delle conversazioni e condividere le migliori pratiche.
• Analisi del sentiment in tempo reale per monitorare l'interesse e misurare le performance.
• Una guida automatizzata alle riunioni per strutturare il tuo pitch e le tue domande.
• Suggerimenti per migliorare la conversazione, la gestione delle obiezioni e il pitch di vendita.

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