Trascrizione delle riunioni di Teams: una guida completa

La trascrizione integrata di Microsoft Teams può catturare ciò che viene detto, in modo che i dettagli importanti non vadano persi.

Ma come funziona realmente e come si configura?

In questo articolo, imparerai esattamente come configurare e utilizzare la trascrizione nativa di Teams per catturare ogni parola.

Come configurare e usare la trascrizione nativa di Microsoft Teams

Innanzitutto, assicurati che la tua configurazione di Teams supporti la trascrizione. La funzione dipende da diversi fattori:

• Hai bisogno di una licenza Microsoft 365 o Office 365 compatibile (alcune funzionalità appaiono solo nei piani business/enterprise).
• L'opzione di trascrizione deve essere abilitata dal tuo amministratore IT nel Centro di amministrazione di Teams.
• Solo determinati ruoli utente (organizzatore, relatore) o dispositivi possono avere accesso per avviare la trascrizione.
• Dovrai assicurarti che i dispositivi dei partecipanti alla riunione (app desktop o browser) siano compatibili, che l'audio sia chiaro e che le impostazioni di archiviazione/policy siano allineate affinché la trascrizione venga salvata correttamente.

Ora, attiviamola:

1. Nel Centro di amministrazione di Teams, vai a Riunioni → Criteri riunione.
2. Modifica il criterio globale esistente o crea un criterio personalizzato. Sotto Registrazione e trascrizione, attiva Consenti trascrizione su Attivato. Poi salva.
3. Assegna il criterio agli utenti (o gruppi) desiderati. Puoi applicarlo a tutti gli utenti o solo a un sottoinsieme.
4. Nel tuo client Teams (desktop o browser), quando partecipi o avvii una riunione, clicca Altre azioni (tre puntini). Scegli Avvia trascrizione (a volte mostrato come Registra e trascrivi).
5. Lo strumento notificherà i partecipanti che la trascrizione è in corso. Quando la riunione termina—o quando decidi—puoi interrompere la trascrizione tramite lo stesso menu.

Una volta terminata la riunione (o interrotta la trascrizione), ecco dove troverai la tua trascrizione e come accedervi:

• La trascrizione viene archiviata insieme alla registrazione della riunione (se la registrazione era abilitata) o nella chat/dettagli della riunione.
• I partecipanti con le autorizzazioni appropriate possono scaricare o condividere la trascrizione dalla chat della riunione.
• Poiché si integra con l'archiviazione di Microsoft 365 (OneDrive o SharePoint a seconda di come è configurata la tua organizzazione), dovrai assicurarti che ci sia spazio di archiviazione sufficiente e che le autorizzazioni siano impostate in modo che nulla venga bloccato.

Consigli rapidi

Abilitare la trascrizione è solo l'inizio. Per trarne valore, dovrai tenere a mente alcune cose pratiche:

• Parla chiaramente e uno alla volta: oratori che si sovrappongono o rumore di fondo ridurranno la precisione.
• Usa un microfono/auricolare di qualità: Anche il miglior motore di trascrizione ha difficoltà con l'audio ovattato o distorto.
• Verifica le impostazioni di criteri e ruoli prima della riunione: Assicurati che tu (o qualcuno nella riunione) abbia lo stato di relatore e i permessi corretti per avviare la trascrizione. Altrimenti potresti entrare in una riunione e scoprire che l'opzione manca.
• Rivedi il tuo spazio di archiviazione e le autorizzazioni: Assicurati che la persona che conduce la riunione abbia uno spazio di archiviazione adeguato e che la trascrizione venga salvata in un luogo accessibile ai partecipanti.
• Informa i partecipanti in anticipo: Fagli sapere che la trascrizione sarà attiva — questo può incoraggiare una comunicazione più chiara ed evitare sorprese quando la trascrizione sarà disponibile in seguito.

Risoluzione dei problemi della trascrizione AI di Microsoft Teams

Quando ti affidi alla trascrizione nativa di Teams per catturare ciò che accade nelle tue riunioni, le cose semplicemente devono funzionare. Ma a volte non è così.

Problema 1: L'opzione “Avvia trascrizione” manca o è disattivata

Cosa succede: Sei in una riunione, clicchi sui tre puntini e, invece di “Avvia trascrizione”, o non la vedi affatto o è disabilitata.
Cosa lo causa:

• La funzione di trascrizione non è stata abilitata nei criteri della tua organizzazione.
• La riunione è stata programmata prima che l'impostazione di trascrizione fosse attivata.
• I ruoli utente (organizzatore, relatore) o lo stato di ospite implicano che l'opzione è limitata.
  Soluzione per te:
• Conferma con il tuo amministratore IT che nel Centro di amministrazione di Teams → Riunioni → Criteri riunione → Registrazione e trascrizione → Consenti trascrizione sia impostato su Attivato.
• Assicurati di essere un relatore o di avere un ruolo superiore nella riunione; se sei solo un partecipante, l'opzione "Avvia trascrizione" potrebbe non essere disponibile.
  

Problema 2: La trascrizione inizia ma il file non compare dopo la fine della riunione

Cosa succede: Avvii la trascrizione, la riunione si conclude, ma in seguito non compare alcuna trascrizione nella chat della riunione o nell'archivio.
Cause:

• Le impostazioni di archiviazione per registrazioni/trascrizioni (OneDrive/SharePoint) potrebbero non essere configurate correttamente.
• Il criterio della riunione consente la trascrizione ma non indirizza correttamente dove la trascrizione viene salvata.
• Un ritardo nella propagazione del criterio: nonostante l'abilitazione della trascrizione, la modifica non è ancora entrata in vigore.
  Soluzione per te:
• Verifica con il tuo amministratore che l'archiviazione e le autorizzazioni di OneDrive/SharePoint siano impostate correttamente e che "AllowTranscription" sia abilitato nel criterio.
• Dopo la riunione, controlla la chat o la posizione di archiviazione designata per la trascrizione. Se non compare nulla dopo 24-48 ore, segnalalo al tuo reparto IT.
  

Problema 3: La trascrizione è disponibile ma l'accuratezza è scarsa o mancano relatori chiave

Cosa succede: La trascrizione esiste, ma è piena di errori, i relatori che parlano contemporaneamente non vengono distinti, o alcuni relatori scompaiono del tutto.
Cause:

• Problemi audio: più persone parlano contemporaneamente, microfono/cuffie scadenti, rumore di fondo.
• Utilizzo di un client o browser non supportato.
• Limitazioni di lingua/regione: la trascrizione potrebbe essere supportata in generale, ma non per determinate lingue o accenti.
  La soluzione:
• Chiedi ai partecipanti di usare un buon microfono/cuffie, evitare di parlarsi sopra e ridurre al minimo il rumore di fondo.
• Assicurati che tutti utilizzino una versione supportata di Teams (browser desktop o app completa anziché una versione obsoleta). Cancella la cache se necessario.
• Per riunioni multilingue o accenti marcati, valuta se la trascrizione nativa sia sufficiente o se hai bisogno di uno strumento specializzato.
  

Problema 4: La trascrizione funziona per gli utenti interni ma non quando si uniscono utenti esterni

Cosa succede: Nelle riunioni con soli utenti della tua organizzazione, la trascrizione funziona; una volta invitati partecipanti esterni (ospiti o utenti di un altro tenant), l'opzione “Avvia trascrizione” scompare.
Cause:

• La policy della riunione potrebbe limitare la trascrizione quando i partecipanti sono esterni al tuo tenant.
  La soluzione:
• Chiedi all'organizzatore della riunione di impostare l'opzione “Chi può registrare e trascrivere” nelle opzioni della riunione su Organizzatori, co-organizzatori e relatori.
• Verifica con il tuo amministratore se la policy della riunione consente la trascrizione tra tenant o per gli utenti guest.
  

Trascrizione di Teams ricercabile e utilizzabile: Noota

Quando utilizzi le funzionalità di trascrizione native di Microsoft Teams, potresti comunque perdere qualcosa di importante: trasformare quel testo in azione. Noota colma questa lacuna.

• Offre un archivio ricercabile: ogni trascrizione e registrazione di riunione si trova in un unico posto e puoi trovare immediatamente cosa è stato detto, quando e da chi.
• Offre estrazione di punti d'azione e riepiloghi: l'IA di Noota analizza la trascrizione, identifica decisioni, passi successivi, citazioni chiave, così non parti da zero.
• Si integra con il tuo flusso di lavoro: si collega a CRM, hub di documenti, ATS o qualsiasi altro strumento che utilizzi, così l'output non è solo archiviato, ma viene utilizzato.
• Supporta configurazioni multilingue e multipiattaforma: Noota funziona su Teams, Zoom, Meet e supporta più lingue per non perdere la coerenza.

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