Teams Vergadering Transcriptie : een Complete Gids

De ingebouwde transcriptiefunctie van Microsoft Teams kan vastleggen wat er gezegd wordt, zodat belangrijke details niet verloren gaan.

Maar hoe werkt het precies en hoe stel je het in?

In dit artikel leert u precies hoe u de native transcriptiefunctie van Teams instelt en gebruikt om elk woord vast te leggen.

Instellen en gebruiken van de native transcriptiefunctie van Microsoft Teams

Zorg er eerst voor dat uw Teams-configuratie transcriptie ondersteunt. De functie is afhankelijk van verschillende factoren:

• U hebt een compatibele Microsoft 365- of Office 365-licentie nodig (sommige functies zijn alleen beschikbaar in zakelijke/enterprise-abonnementen).
• De transcriptieoptie moet door uw IT-beheerder worden ingeschakeld in het Teams Admin Center.
• Alleen bepaalde gebruikersrollen (organisator, presentator) of apparaten hebben mogelijk toegang om de transcriptie te starten.
• U wilt er zeker van zijn dat de apparaten van uw vergaderdeelnemers (desktop-app of browser) compatibel zijn, de audio helder is, en dat de opslag-/beleidsinstellingen correct zijn afgestemd zodat de transcriptie correct wordt opgeslagen.

Nu, laten we het activeren :

1. Navigeer in het Teams Admin Center naar Vergaderingen → Vergaderbeleid.
2. Bewerk de bestaande globale beleidsregel of maak een aangepaste beleidsregel aan. Onder Opname & transcriptie, schakel Transcriptie toestaan in op Aan. Sla dan op.
3. Wijs het beleid toe aan de gewenste gebruikers (of groepen). U kunt het toepassen op alle gebruikers of slechts op een subset.
4. In uw Teams-client (desktop of browser), wanneer u deelneemt aan of een vergadering start, klikt u op Meer acties (drie puntjes). Kies Transcriptie starten (soms weergegeven als Opnemen en transcriberen).
5. De tool zal deelnemers informeren dat de transcriptie wordt gemaakt. Wanneer de vergadering eindigt – of wanneer u besluit – kunt u de transcriptie stoppen via hetzelfde menu.

Zodra de vergadering eindigt (of de transcriptie stopt), vindt u hier uw transcript en hoe u er toegang toe krijgt:

• Het transcript wordt opgeslagen naast de vergaderopname (indien opnemen was ingeschakeld) of in de chat/vergaderdetails van de vergadering.
• Deelnemers met de juiste machtigingen kunnen het transcript downloaden of delen vanuit de vergaderchat.
• Omdat het gekoppeld is aan Microsoft 365-opslag (OneDrive of SharePoint, afhankelijk van de configuratie van uw organisatie), wilt u ervoor zorgen dat er voldoende opslagruimte en machtigingen zijn ingesteld, zodat niets wordt geblokkeerd.

Snelle tips

Transcriptie inschakelen is nog maar het begin. Om er waarde uit te halen, wilt u een paar praktische zaken in gedachten houden:

• Spreek duidelijk en één voor één: overlappende sprekers of achtergrondgeluid verminderen de nauwkeurigheid.
• Gebruik een kwaliteitsmicrofoon/headset: Zelfs de beste transcriptie-engine heeft moeite met gedempt of vervormd geluid.
• Controleer uw beleids- en rolinstellingen voor de vergadering: Zorg ervoor dat u (of iemand anders in de vergadering) presentatorstatus heeft en de juiste machtigingen om transcriptie te starten. Anders kunt u een vergadering binnenkomen en merken dat de optie ontbreekt.
• Controleer uw opslag en machtigingen: Zorg ervoor dat de persoon die de vergadering leidt over voldoende opslagruimte beschikt en dat het transcript wordt opgeslagen op een plek waar deelnemers er toegang toe hebben.
• Informeer deelnemers van tevoren: Laat hen weten dat transcriptie ingeschakeld zal zijn — dit kan duidelijkere communicatie bevorderen en verrassingen voorkomen wanneer het transcript achteraf beschikbaar is.

Probleemoplossing voor Microsoft Teams AI-transcriptie

Wanneer u vertrouwt op de native transcriptiefunctie van Teams om vast te leggen wat er in uw vergaderingen gebeurt, moeten dingen gewoon werken. Maar soms doen ze dat niet.

Probleem 1: De optie 'Transcriptie starten' ontbreekt of is grijs weergegeven

Wat er gebeurt: U bent in een vergadering, u klikt op de drie puntjes, en in plaats van 'Transcriptie starten' ziet u de optie niet of is deze uitgeschakeld.
Wat de oorzaak is:

• De transcriptiefunctie is niet ingeschakeld in het beleid van uw organisatie.
• De vergadering was gepland voordat de transcriptie-instelling werd ingeschakeld.
• De gebruikersrollen (organisator, presentator) of de gaststatus beperken de optie.
  Oplossing voor u:
• Bevestig bij uw IT-beheerder dat in het Teams Beheercentrum → Vergaderingen → Vergaderbeleid → Opname & transcriptie → Transcriptie toestaan is ingesteld op Aan.
• Zorg ervoor dat u een presentator of een hogere rol heeft in de vergadering; als u alleen een deelnemer bent, is de optie 'Transcriptie starten' mogelijk niet beschikbaar.
  

Probleem 2: Transcriptie start, maar het bestand verschijnt niet nadat de vergadering is afgelopen

Wat er gebeurt: U klikt op 'Transcriptie starten', de vergadering eindigt, maar later verschijnt er geen transcriptie in de vergaderchat of in de opslag.
Wat de oorzaak is:

• Opslaginstellingen voor opnamen/transcripties (OneDrive/SharePoint) zijn mogelijk niet correct geconfigureerd.
• Het vergaderbeleid staat transcriptie toe, maar stuurt niet correct door waar de transcriptie wordt opgeslagen.
• Een vertraging in de beleidspropagatie: ondanks het inschakelen van transcriptie is de wijziging nog niet van kracht geworden.
  Oplossing voor u:
• Controleer bij uw beheerder of uw OneDrive/SharePoint-opslag en -machtigingen correct zijn ingesteld, en of 'AllowTranscription' is ingeschakeld in het beleid.
• Controleer na de vergadering de chat of de aangewezen opslaglocatie voor de transcriptie. Als er na 24-48 uur niets verschijnt, meld dit dan bij uw IT-afdeling.
  

Probleem 3: Transcriptie is beschikbaar, maar de nauwkeurigheid is slecht of belangrijke sprekers ontbreken

Wat er gebeurt: Het transcript bestaat, maar zit vol fouten, overlappende sprekers worden niet onderscheiden, of bepaalde sprekers verdwijnen helemaal.
Wat is de oorzaak:

• Audioproblemen: meerdere mensen praten tegelijk, slechte microfoon/headset, achtergrondgeluid.
• Gebruik van een niet-ondersteunde client of browser.
• Taal-/regiobeperkingen: transcriptie wordt mogelijk algemeen ondersteund, maar niet voor bepaalde talen of accenten.
  Oplossing voor u:
• Vraag deelnemers om een goede microfoon/headset te gebruiken, te voorkomen dat ze door elkaar praten en achtergrondgeluid te minimaliseren.
• Zorg ervoor dat iedereen een ondersteunde versie van Teams gebruikt (desktopbrowser of volledige app in plaats van een verouderde versie). Wis de cache indien nodig.
• Overweeg voor meertalige vergaderingen of sterke accenten of native transcriptie voldoende is of dat u een gespecialiseerde tool nodig heeft.
  

Probleem 4: Transcriptie werkt voor interne gebruikers, maar niet wanneer externe gebruikers deelnemen

Wat er gebeurt: In vergaderingen met alleen gebruikers van uw organisatie werkt transcriptie; zodra u externe deelnemers uitnodigt (gasten of gebruikers in een andere tenant), verdwijnt de optie "Transcriptie starten".
Wat is de oorzaak:

• Het vergaderbeleid kan transcriptie beperken wanneer deelnemers zich buiten uw tenant bevinden.
  Oplossing voor u:
• Vraag de organisator van de vergadering om de instelling "Wie kan opnemen en transcriberen" in de vergaderopties in te stellen op Organisatoren, mede-organisatoren en presentatoren.
• Controleer bij uw beheerder of het vergaderbeleid transcriptie toestaat voor tenants of gastgebruikers.
  

Doorzoekbare, bruikbare Teams-transcriptie: Noota

Wanneer je de ingebouwde transcriptiefuncties van Microsoft Teams gebruikt, mis je misschien nog steeds iets belangrijks: die tekst omzetten in actie. Noota overbrugt die kloof.

• Het biedt een doorzoekbaar archief: elk vergadertranscript en elke opname staat op één plek en je kunt direct vinden wat er gezegd is, wanneer en door wie.
• Het biedt extractie van actiepunten en samenvattingen: Noota's AI analyseert het transcript, vult beslissingen, volgende stappen, belangrijke citaten aan – zodat je niet vanaf nul hoeft te beginnen.
• Het integreert met je workflow: koppel met CRM's, documenthubs, ATS of elke andere tool die je gebruikt, zodat de output niet alleen wordt opgeslagen, maar ook wordt gebruikt.
• Het ondersteunt meertalige en multi-platform configuraties: Noota werkt met Teams, Zoom, Meet en ondersteunt meerdere talen, zodat je geen consistentie verliest.

Wil je je Teams-gegevens integreren in je workflow? Probeer Noota nu gratis.