Vorlage für Notizen & Protokolle von All-Hands-Meetings

Das All-Hands-Meeting ist gerade zu Ende gegangen.

Jetzt müssen Sie das unternehmensweite Gespräch in klare Notizen verwandeln, die jeder versteht.

In diesem Leitfaden erfahren Sie, was in ein Protokoll für All-Hands-Meetings gehört, inklusive einer Vorlage.

Die Bedeutung von All-Hands-Protokollen

All-Hands-Meeting -Protokolle sind die schriftliche Zusammenfassung Ihres unternehmensweiten Meetings.

Es handelt sich dabei nicht um ein vollständiges Transkript. Ihre Mitarbeiter müssen nicht jeden Satz aus dem Meeting nachlesen.

Stattdessen benötigen sie das Wesentliche:

• Was wurde angekündigt
• Was hat sich geändert
• Welche Entscheidungen wurden getroffen
• Welche Fragen wurden beantwortet
• Was die Teams als Nächstes tun müssen
• Wo man die Aufzeichnung, die Folien oder weiterführende Links findet

All-Hands-Meetings dienen der Abstimmung. Sie helfen dabei, dass alle Mitarbeiter zur gleichen Zeit die gleiche Botschaft erhalten.

Mit aussagekräftigen All-Hands-Protokollen können Sie:

• Updates mit Mitarbeitern teilen, die das Meeting verpasst haben
• Unternehmensziele und Prioritäten festigen
• Botschaften der Führungsebene dokumentieren
• Abteilungs-Updates festhalten
• Entscheidungen und nächste Schritte festhalten
• Fragen und Antworten der Mitarbeiter zusammenfassen
• Wiederholte Rückfragen reduzieren
• Managern eine verlässliche Zusammenfassung für ihre Teams bieten
• Remote- und Hybrid-Mitarbeiter einbinden

Vorlage für das Protokoll der All-Hands-Meetings

Nutzen Sie die folgende Vorlage als Ausgangspunkt.

Vorlage für das Protokoll der All-Hands-Meetings

Firmenname: [Firmennamen einfügen]
Meeting-Typ: All-Hands-Meeting
Datum: [Datum einfügen]
Uhrzeit: [Uhrzeit und Zeitzone einfügen]
Ort / Meeting-Link: [Raum, Zoom-, Teams-, Google Meet- oder Webex-Link einfügen]
Gastgeber: [Name des Gastgebers einfügen]
Moderation: [Name des Moderators einfügen]
Protokollführung: [Name des Protokollführers einfügen]
Link zur Aufzeichnung: [Link zur Aufzeichnung einfügen]
Link zu den Folien: [Link zur Präsentation einfügen]

1. Zweck des Meetings

Hauptziel dieses All-Hands-Meetings:
[Grund für das Meeting einfügen. Beispiel: monatliches Unternehmens-Update, Quartalsergebnisse, Produkteinführung, Strategie-Update, kulturelles Event oder Q&A mit der Geschäftsführung.]

Kernbotschaft für die Mitarbeitenden:
[Ein oder zwei prägnante Sätze einfügen.]

2. Eröffnungsrede

Präsentiert von: [Name und Rolle einfügen]

Zusammenfassung:
[Zusammenfassung der Eröffnungsrede der Geschäftsführung.]

Wichtige Punkte:

• [Wichtigen Punkt einfügen]
• [Wichtiger Punkt]
• [Wichtiger Punkt]

Wichtige Ankündigung:
[Ankündigung einfügen oder „Keine“ schreiben.]

3. Überblick zur Unternehmensleistung

Präsentiert von: [Name und Rolle einfügen]

Geteilte Kennzahlen:

• Umsatz / Wachstum: [Update einfügen]
• Kunden / Nutzer: [Update einfügen]
• Produktnutzung: [Update einfügen]
• Teamwachstum: [Update einfügen]
• OKRs / Ziele: [Update einfügen]
• Risiken oder Herausforderungen: [Update einfügen]

Was das für das Unternehmen bedeutet:
[Die wichtigste Erkenntnis einfach erklärt.]

4. Abteilungs-Updates

Diesen Abschnitt für jedes präsentierende Team wiederholen.

Abteilung: [Abteilungsname einfügen]

Präsentiert von: [Name des Sprechers einfügen]

Wichtigste Updates:

• [Update einfügen]
• [Update einfügen]
• [Update einfügen]

Erfolge:
[Teamerfolge, Markteinführungen, Ergebnisse oder Meilensteine einfügen.]

Hindernisse oder Herausforderungen:
[Hindernisse, Risiken oder offene Fragen einfügen.]

Nächste Schritte:
[Nächste Schritte einfügen.]

5. Produkt-, Kunden- oder Markt-Updates

Produkt-Updates:
[Markteinführungen, Roadmap-Änderungen, Funktions-Updates oder Produktprioritäten einfügen.]

Kunden-Updates:
[Kundenerfolge, Feedback, Fallstudien, Abwanderungsrisiken oder Marktsignale einfügen.]

Markt-Updates:
[Wettbewerbsnachrichten, Branchenveränderungen oder strategischen Kontext einfügen.]

Wichtigste Erkenntnis:
[Hier festhalten, was die Mitarbeitenden beachten sollten.]

6. Updates zu Personal und Unternehmenskultur

Neue Mitarbeitende:
[Namen, Rollen und Teams einfügen.]

Beförderungen oder Rollenwechsel:
[Namen und Details einfügen.]

Mitarbeiteranerkennung:
[Danksagungen, Auszeichnungen oder Teamerfolge einfügen.]

Updates zu Unternehmenskultur oder Personalwesen:
[Richtlinienänderungen, Veranstaltungen, Zusatzleistungen, Werte oder interne Initiativen einfügen.]

7. Getroffene Entscheidungen

Nutzen Sie diesen Abschnitt, um das Meeting in konkrete Maßnahmen umzusetzen.

Entscheidung 1: [Entscheidung einfügen]
Hintergrund: [Grund für die Entscheidung einfügen]
Verantwortlich: [Verantwortliche Person einfügen]
Auswirkungen: [Betroffene Teams oder Mitarbeitende einfügen]
Nächster Schritt: [Nächsten Schritt einfügen]

Entscheidung 2: [Entscheidung einfügen]
Kontext: [Grund für die Entscheidung einfügen]
Verantwortlich: [Verantwortliche Person einfügen]
Auswirkungen: [Betroffene Teams oder Mitarbeitende einfügen]
Nächster Schritt: [Nächsten Schritt einfügen]

8. F&A

Frage 1: [Frage der Mitarbeitenden einfügen]
Beantwortet von: [Name einfügen]
Zusammenfassung der Antwort: [Antwort einfügen]
Nachbereitung erforderlich: [Ja / Nein]
Verantwortlich: [Verantwortlichen bei Bedarf einfügen]

Frage 2: [Mitarbeiterfrage einfügen]
Beantwortet von: [Name einfügen]
Antwortzusammenfassung: [Antwort einfügen]
Nachbereitung erforderlich: [Ja / Nein]
Verantwortlich: [Verantwortlichen bei Bedarf einfügen]

9. Aufgaben

AufgabeVerantwortlichFristThemenbereichStatus[Aufgabe einfügen][Name einfügen][Datum einfügen][Thema einfügen][Nicht begonnen / In Bearbeitung / Erledigt][Aufgabe einfügen][Name einfügen][Datum einfügen][Thema einfügen][Nicht begonnen / In Bearbeitung / Erledigt][Aufgabe einfügen][Name einfügen][Datum einfügen][Thema einfügen][Nicht begonnen / In Bearbeitung / Erledigt]

10. Abschließende Bemerkungen

Präsentiert von: [Name einfügen]

Abschlussnachricht:
[Abschlussnachricht zusammenfassen.]

Wichtigste Erkenntnis:
[Hier den wichtigsten Punkt einfügen, den sich alle Mitarbeitenden merken sollten.]

Nächster Termin für das All-Hands-Meeting: [Datum einfügen]
Weiterführende Ressourcen: [Links zu Präsentationen, Aufzeichnungen, Dokumenten, Dashboards oder internen Seiten einfügen.]

Achten Sie nach dem Ausfüllen der Vorlage darauf, dass die Zusammenfassung übersichtlich bleibt. Mitarbeitende sollten die wichtigsten Updates, Entscheidungen, Fragen und Antworten sowie Aufgaben finden können, ohne die gesamte Aufzeichnung ansehen zu müssen.

Für optimale Ergebnisse sollten Sie das Protokoll zeitnah nach dem Meeting teilen. Je schneller die Zusammenfassung verschickt wird, desto einfacher ist es für Ihr Team, auf dem gleichen Stand zu bleiben und die besprochenen Punkte umzusetzen.

KI-gestützte All-Hands-Meeting-Notizen & Protokolle: Noota

Während eines All-Hands-Meetings Notizen zu machen, ist keine leichte Aufgabe. Noota nimmt Ihnen diese Arbeit ab.

• Echtzeit-Aufzeichnung und Transkription: Noota zeichnet das Meeting auf und transkribiert das Gespräch live. So müssen Sie keine manuellen Notizen mehr machen oder sich auf Ihr Gedächtnis verlassen.
  
• Intelligente Vorlagen für All-Hands-Protokolle : Noota bietet anpassbare Vorlagen, die speziell auf All-Hands-Meetings zugeschnitten sind.
• Teilen mit einem Klick: Nach dem Meeting können die Protokolle überprüft, finalisiert und sofort geteilt werden.
  Senden Sie eine Zusammenfassung mit nur einem Klick an Vorstandsmitglieder, Stakeholder oder Compliance-Teams.
• Sichere Speicherung und Compliance: Noota speichert Transkripte und Protokolle sicher in der Cloud.
  Nur autorisierte Benutzer haben Zugriff auf vertrauliche Diskussionen.
• Durchsuchbare Meeting-Historie : Sie müssen eine Entscheidung von vor drei Monaten nachvollziehen? Noota macht jedes Meeting vollständig durchsuchbar. Ein entscheidender Vorteil für Sekretariate und Rechtsteams, die regelmäßig Überprüfungen durchführen.

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