Votre dernier trimestre est passé en un clin d'œil. Vous avez maintenant besoin d'une réunion pour tout assembler.

Cette réunion est votre réunion trimestrielle.

Dans les pages qui suivent, vous apprendrez comment organiser une session trimestrielle qui incite réellement à l'action.

Qu'est-ce qu'une réunion trimestrielle ?

Une réunion trimestrielle est une réunion stratégique qui se tient tous les trois mois. Il vérifie les progrès et ajuste la direction à la fin du trimestre et avant le trimestre suivant.

Supposons que vous dirigiez une équipe marketing. Lors de votre réunion trimestrielle, vous examinerez les performances de vos campagnes. Vous aborderez la qualité des leads, le retour sur investissement des canaux et la bande passante de l'équipe. Ensuite, vous déciderez où doubler et où pivoter.

Si vous gérez une équipe produit, vous passerez en revue les fonctionnalités proposées, les bogues résolus et l'avancement de la feuille de route. Vous allez vous réaligner sur la prochaine version et signaler les risques le plus tôt possible.

Voici ce qui la différencie d'une synchronisation hebdomadaire ou mensuelle :

• C'est plus long. Vous bloquez 2 à 3 heures, parfois une demi-journée.
• C'est plus stratégique. Vous parlez moins de tâches que de résultats.
• C'est multifonctionnel. Vous faites souvent entendre la voix d'autres équipes pour un meilleur alignement.

Qui devrait assister à une réunion trimestrielle

Votre réunion trimestrielle ne fonctionne que si les bonnes personnes sont présentes.
Voici celle d'une réunion trimestrielle du conseil d'administration :

Cercle stratégique de base

Commencez par votre trio de dirigeants.
C'est le PDG, le responsable financier et le responsable des opérations.

Propriétaires de revenus

Faites appel à votre responsable des ventes ou de la réussite client.

Responsable du produit ou du service

Si vous expédiez des produits, votre chef de produit est essentiel.
Si vous fournissez des services, votre responsable de livraison occupe ce poste.

Voix marketing

Votre responsable marketing rend compte de la portée, des prospects et de la promotion de la marque.

Partenaire humain

Invitez votre partenaire des ressources humaines ou des opérations humaines lorsque le recrutement, la rétention ou les changements de culture sont importants.

Analyste de données (facultatif)

Un analyste de données clarifie les indicateurs et les tableaux de bord sur place.

Chef de projet ou chef de cabinet

Un chef de projet enregistre les actions, les propriétaires et les dates avant que tout le monde ne parte.

Meilleures pratiques en matière de gestion des réunions trimestrielles

Ces huit meilleures pratiques permettent à la session de rester ciblée, axée sur les données et exploitable.

1. Définissez un objectif clair

Décidez à quoi ressemble le succès avant d'inviter qui que ce soit.
Choisissez une seule question en étoile, telle que « Sommes-nous sur la bonne voie pour atteindre le chiffre d'affaires du troisième trimestre ? »

Inscrivez cet objectif en haut de l'ordre du jour.
Lisez-le à haute voix au début de la réunion.
Il orientera chaque discussion et éliminera rapidement les sujets secondaires.

2. Partagez l'ordre du jour une semaine à l'avance

Envoyez un ordre du jour chronométré sept jours avant la réunion.
Incluez les propriétaires, les délais et les travaux de préparation requis.

Demandez aux participants d'ajouter des notes ou des questions dans le document.

3. Apportez des chiffres, pas des suppositions

Basez chaque sujet de discussion sur des données concrètes.
Utilisez un tableau de bord partagé qui est mis à jour en temps réel.

Extrayez les métriques la veille de la réunion et verrouillez l'instantané.

4. Time-Box pour chaque segment

Attribuez des blocs de temps stricts à chaque section.
Par exemple, « Examen des KPI — 20 minutes » ou « Risques liés à la feuille de route — 15 minutes ».

Afficher une minuterie visible à l'écran.
Lorsqu'il atteint zéro, notez les problèmes persistants dans un document « parking ».

5. Rotation de la propriété des sections clés

Permettez aux différents membres de l'équipe de présenter leur région chaque trimestre.
Cela renforce la responsabilisation et développe les compétences de présentation.

Fournissez un modèle de diaporama.
Il permet de conserver un style uniforme et de réduire le temps de préparation.

6. Encouragez une participation franche

Ouvrez en effectuant un rapide « contrôle du pouls ».
Demandez à chaque personne d'évaluer l'élan de l'équipe de 1 à 5.

Utilisez cette note pour détecter les tensions cachées.
Invitez ensuite d'abord des voix plus calmes pendant les discussions.

7. Enregistrez les décisions en temps réel

Désignez un preneur de notes dédié ou utilisez un outil d'IA comme Noota.
Enregistrez les décisions, les propriétaires et les dates d'échéance au fur et à mesure qu'elles se produisent.

Projetez les notes sur l'écran de la réunion.
Le fait de voir les mots en direct permet d'éviter des malentendus par la suite.

8. Terminez avec un plan d'action de 90 jours

Terminez la réunion en remplissant un tableau simple : Tâche, Propriétaire, Date limite.
Limitez les tâches aux cinq principales priorités.

Demandez à chaque propriétaire d'indiquer à haute voix la prochaine étape à suivre.
Cet engagement verbal favorise le suivi.

Les meilleurs indicateurs de performance clés à suivre pour votre réunion trimestrielle et comment les saisir

Avec les bons chiffres, vous pouvez identifier les tendances, détecter les risques rapidement et prouver leur impact. Voici les KPI typiques à rechercher lors d'une réunion trimestrielle :

4.1 KPI financier — Chiffre d'affaires par rapport à l'objectif

Il s'agit de votre numéro de titre.
Comparez le chiffre d'affaires enregistré par rapport à l'objectif trimestriel.
Divisez-le par gamme de produits ou par région pour identifier rapidement les lacunes.‍

Comment suivre: extrayez un instantané figé de votre CRM le dernier jour du trimestre.

4.2 KPI du client — Net Promoter Score (NPS)

Les clients satisfaits renouvellent et recommandent.
Le NPS demande : « Quelle est la probabilité que vous nous recommandiez ? » et obtient des scores de -100 à 100.

‍Comment suivre: envoyez une enquête automatisée deux semaines avant la fin du trimestre. Utilisez un widget dans votre outil d'assistance pour calculer le score en temps réel.

4.3 KPI du processus — Taux de réalisation des projets

Tu m'as promis du travail. Avez-vous expédié ?
Divisez les projets achevés par les projets prévus pour le trimestre.
Visez 80 % ou plus.‍

Comment suivre: Marquez le numéro Q sur chaque épopée de Jira.
Exécutez un filtre enregistré indiquant « Terminé » par « Planifié » pour le troisième trimestre.

4.4 KPI des employés — Délai d'embauche et coût par embauche

Le recrutement consomme de l'argent s'il traîne.
Le délai d'embauche mesure le nombre de jours entre la demande et la signature de l'offre.
Le coût par embauche fait la somme des annonces, des frais d'agence et du temps interne.‍

Comment suivre: Votre ATS enregistre déjà des horodatages.
Exportez un fichier CSV, calculez la médiane et tracez-la à côté du chiffre du trimestre dernier.

4.5 KPI d'engagement — Score d'engagement des employés

Les équipes motivées atteignent leurs objectifs plus rapidement.
Utilisez un court sondage de pouls comportant cinq questions sur la satisfaction, la croissance et le sentiment d'appartenance.

Comment suivre: Envoyer au milieu du trimestre.
Par rapport à la même mesure du trimestre dernier pour rattraper rapidement les baisses de moral.

4.6 KPI des réunions — Taux d'achèvement des mesures à prendre

Une réunion échoue si des tâches disparaissent dans Slack.
Suivez le nombre d'actions assignées qui ont atteint le niveau « Terminé » d'ici le trimestre suivant.‍

Comment suivre: enregistrez chaque action dans un kanban partagé.
Fermez la boucle de votre réunion trimestrielle en indiquant le pourcentage d'achèvement.

4.7 KPI des réunions — Retour sur investissement des réunions

L'atteinte du retour sur investissement établit un lien entre le temps passé et la valeur ajoutée. ◆ Salaire horaire moyen × nombre total d'heures passées par les participants ◆ par rapport à ◆ chiffre d'affaires estimé ou coûts économisés ◆. ‍

Comment suivre: Noota ou Flowtrace calculent les coûts automatiquement à partir des invitations du calendrier.
Ajoutez la colonne de valeur manuellement, puis vérifiez si le ratio est sain.

Ordre du jour et procès-verbaux des réunions trimestrielles

Un ordre du jour clair permet de maintenir votre réunion sur la bonne voie.
Copiez les modèles ci-dessous, déposez-les dans votre document et modifiez-les.

🗂️ Modèle d'ordre du jour de réunion trimestrielle

RÉUNION TRIMESTRIELLE — [Qx YYYY]

Date et heure : [MM/DD/YYYY — HH:MM]
Lieu/Lien : [URL de la salle ou de la vidéo]
Objectif : S'aligner sur les résultats du dernier trimestre et définir les priorités du prochain trimestre.

1. Bienvenue et objectif (5 min)
- Hôte : [Votre nom]
- Aperçu rapide des objectifs et des règles de base.

2. Contrôle du pouls de l'équipe (10 min)
- Table ronde : chaque participant évalue la dynamique de l'équipe de 1 à 5.
- Notez les tendances ou les préoccupations.

3. Révision des KPI (20 min)
- Présentateur : [Responsable des finances ou des données]
- Afficher la capture d'écran du tableau de bord. Surlignez les mesures en vert, jaune et rouge.
- Capturez les questions dans le « parking ».

4. Victoires et apprentissages (15 min)
- Présentateur : [N'importe quel chef d'équipe]
- Les trois meilleurs succès.
- La plus grande leçon que j'ai apprise.

5. Progrès de la feuille de route (20 min)
- Présentateur : [Chef de produit/projet]
- Fonctionnalités expédiées par rapport aux fonctionnalités prévues.
- Risques ou changements de périmètre.

6. Personnel et ressources (15 min)
- Présentateur : [People Ops/HR]
- Progrès en matière d'embauche, rétention, capacité.
- Besoins de formation ou de soutien.

7. Objectifs du prochain trimestre (25 min)
- Discussion de groupe.
- Rédigez trois objectifs clés et les principaux KPI.
- Mettez-vous d'accord sur les valeurs cibles.

8. Éléments d'action et propriétaires (10 min)
- Le chef de projet remplit le tableau en direct.
- Confirmer les délais et les responsabilités.

9. Fermeture du parking (5 min)
- Répondez aux questions ouvertes ou attribuez des propriétaires.

10. Récapitulation et bilan énergétique (5 min)
- Chaque participant évalue le niveau de confiance de 1 à 5.
- Derniers commentaires.


Comment personnaliser :
Remplacez le texte entre crochets.
Supprimez ou ajoutez des sections adaptées à votre équipe.
Ajustez les horaires si votre réunion dure plus longtemps.

📝 Modèle de procès-verbal de réunion trimestrielle

PROCÈS-VERBAL DE LA RÉUNION TRIMESTRIELLE — [Qx YYY]

Date : [MM/DD/YYYY] | Enregistreur : [Nom]

PARTICIPANTS
- [Nom], Rôle
- [Nom], Rôle
- [Nom], Rôle
Absents : [Nom], Motif

RÉSUMÉ
Objectif réaffirmé : [Copie de l'ordre du jour].
Score de confiance global : [Moyenne de 1 à 5].

POINTS FORTS DES INDICATEURS DE PERFORMANCE CLÉS
- Chiffre d'affaires par rapport à l'objectif : [Valeur] (▲/▼ par rapport à l'objectif).
- NPS : [Score] (▲/▼ par rapport au dernier trimestre).
- Taux de réalisation des projets : [Pourcentage].
- Délai d'embauche : [jours].
Commentaire : [Aperçu en une phrase].

DÉCISIONS MAJEURES
1. Approuver l'objectif de chiffre d'affaires de Q [Next] à € [Figure].
2. Suspendez l'expansion dans [Market] jusqu'à Q [Next+1].
3. Embauchez deux ingénieurs seniors pour l'équipe de la plateforme.

RISQUES ET MESURES D'ATTÉNUATION
- Risque : [Brève description].
Atténuation : [Propriétaire] à [Action] avant le [Date].

ÉLÉMENTS D'ACTION
| # | Tâche | Propriétaire | Échéance | Statut |
|---|------|-------|-----|--------|
| 1 | Mettre à jour les filtres du tableau de bord des KPI | [Data Lead] | [MM/DD] | Ouvrir |
| 2 | Projet de plan de campagne Q [Next] | [Marketing Lead] | [MM/DD] | Ouvert |
| 3 | Actualiser le deck d'intégration | [People Ops] | [MM/DD] | Ouvrir |

TERRAIN DE STATIONNEMENT
- Thème : [Brève note] → Propriétaire : [Nom].
- Thème : [Brève note] → Propriétaire : [Nom].


Notes et suivi de la réunion trimestrielle sur l'IA : Noota

Votre réunion trimestrielle prend fin. Si vous omettez un seul détail, l'élan peut s'éteindre. C'est là que Noota peut vous aider à :

• Transcription en temps réel : Noota rejoint votre appel Zoom, Meet ou Teams en tant que participant silencieux.
  Il enregistre chaque mot et étiquette automatiquement chaque locuteur.
• Résumés structurés : À la fin de la réunion, Noota commence à trier.
  Il transforme la transcription brute en un résumé clair et infaillible. ‍
• E-mails de suivi en un clic : Cliquez sur « Générer un e-mail » sur le tableau de bord de Noota.
  Il rédige un récapitulatif détaillé avec les tâches, les dates d'échéance et les liens.
• Intégration fluide : Noota se connecte à votre calendrier.
  Invitez-le comme un collègue et il arrivera à l'heure. La transcription arrive automatiquement dans votre CRM, ATS ou outil de projet. ‍‍
• Générateur de clips pour des gains rapides : Vous avez besoin de partager une citation percutante avec la direction ? Utilisez AI Clip pour couper un extrait vidéo de 15 secondes.

Vous souhaitez prendre d'autres mesures à la suite de vos réunions trimestrielles ? Essayez Noota gratuitement dès maintenant.