Le fournisseur dispose-t-il d'une certification SOC 2 Type I ou Type II ? Vos enregistrements sont-ils chiffrés ? Pouvez-vous supprimer les transcriptions ?

Dans ce guide, nous comparons les meilleurs preneurs de notes IA conformes à la norme SOC 2 en fonction des mesures de confidentialité et de sécurité.

1. Noota

Noota est un preneur de notes IA axé sur la sécurité, certifié SOC 2 Type II et RGPD, offrant les mesures de sécurité et de confidentialité les plus robustes du marché.

Mesures de confidentialité et de sécurité

Pour les équipes gérant des conversations sensibles, les mesures les plus importantes incluent :

• Conformité au RGPD.
• Hébergement des données en Europe.
• Chiffrement AES-256 au repos.
• Chiffrement TLS 1.2 et TLS 1.3 en transit.
• Infrastructure Google Cloud.
• Gestion des clés de chiffrement via Google KMS.
• Environnements de développement, de test et de production séparés.
• Contrôle d'accès basé sur les rôles.
• Authentification multifacteur.
• Audits trimestriels des droits d'accès.
• Audits internes tous les 6 mois.
• Tests d'intrusion indépendants.
• Aucune donnée client utilisée pour entraîner les modèles d'IA.
• Option d'enregistrement textuel uniquement pour les équipes qui ne souhaitent pas stocker d'audio ou de vidéo.
• Options de rétention personnalisées pour les clients Business et Enterprise.

Fonctionnalités

Les fonctionnalités principales incluent :

• Enregistrement et transcription de réunions pour Google Meet, Zoom, Microsoft Teams, Webex et les conversations en personne.
• Enregistrement et transcription des appels, utile si votre équipe travaille également par téléphone.
• Résumés générés par l'IA qui extraient les points clés, les décisions, les questions, les blocages et les prochaines étapes.
• Modèles de réunion personnalisés pour adapter le résultat aux appels de vente, aux entretiens de recrutement, aux réunions clients ou aux mises à jour d'équipe.
• Actions générées par l'IA pour identifier ce qui doit se passer après la réunion.
• E-mails de suivi générés par l'IA afin que votre équipe puisse répondre plus rapidement après les appels.
• Historique des réunions consultable pour retrouver les conversations passées, les décisions ou le contexte client.
• Intégrations CRM et ATS avec des outils tels que Salesforce, HubSpot, BullHorn, Notion, Slack, et bien d'autres.
• Rapports IA et sorties structurées pour les équipes qui ont besoin de plus qu'une simple transcription brute.

Tarifs

Noota propose quatre principaux niveaux tarifaires :

• Gratuit : 0 €/mois par utilisateur, avec enregistrement et transcription illimités, minutes de notes IA limitées, stockage, automatisation des e-mails et applications mobiles.
• Professionnel : 19 €/mois par utilisateur, pour les professionnels et les petites équipes qui ont besoin de plus de notes IA, d'intégrations et de fonctionnalités d'espace de travail.
• Entreprise : 39 €/mois par utilisateur, pour les équipes qui ont besoin de fonctionnalités IA illimitées, de modèles personnalisés, d'analyses, de Zapier, d'un accès API et d'une automatisation de flux de travail plus poussée.
• Grandes entreprises : tarification personnalisée, pour les grandes entreprises qui ont besoin du SSO, d'intégrations personnalisées, d'un support dédié, du paiement sur facture et d'options de déploiement avancées.

2. Fireflies

Fireflies est un puissant preneur de notes IA conforme SOC 2 si votre équipe souhaite disposer d'une archive de réunions consultable.

Mesures de confidentialité et de sécurité

• Certification SOC 2 Type II.
• Conformité RGPD.
• Prise en charge HIPAA pour les clients Grandes entreprises éligibles avec la configuration appropriée.
• Conformité FERPA.
• Chiffrement des données de réunion.
• Options de stockage privé sur les plans Entreprise.
• Rétention des données personnalisée sur les plans Entreprise.
• SSO et SCIM pour la gestion des identités et des utilisateurs.
• Rôles de super administrateur pour un contrôle renforcé de l'espace de travail.
• Moteur de règles pour une gouvernance automatisée.
• Accès à la documentation de conformité via son Centre de confiance.

Fonctionnalités

Les fonctionnalités principales incluent :

• Enregistrement des réunions pour les appels en ligne et les réunions vidéo.
• Transcription automatique dans plus de 100 langues.
• Résumés générés par l'IA pour saisir les points clés de chaque réunion.
• Recherche de réunions pour que vous puissiez retrouver les décisions passées, les objections, les questions ou les suivis.
• Assistant IA AskFred pour poser des questions sur vos réunions.
• Éléments d'action et gestion des tâches pour identifier ce qui doit se passer ensuite.
• Extraits sonores et clips pour partager les moments importants des appels.
• Analyse du temps de parole pour comprendre la participation pendant les réunions.
• Intelligence conversationnelle sur les forfaits supérieurs.
• Analyse d'équipe pour les administrateurs des forfaits professionnels.
• Intégrations avec les outils de CRM, de collaboration, de productivité et de gestion de projet.

Tarification

Fireflies propose quatre principaux niveaux tarifaires :

• Gratuit : pour les particuliers qui souhaitent tester la transcription de réunions, les résumés IA, la recherche, les téléchargements, l'application de bureau, les applications mobiles, l'extension Chrome et l'accès API avec des limites.
• Pro : 10 $/utilisateur/mois facturé annuellement. Comprend la transcription illimitée, les résumés IA illimités, 8 000 minutes de stockage par utilisateur, les téléchargements, l'analyse du temps de parole, les éléments d'action, les intégrations illimitées et les crédits IA.
• Entreprise : 19 $/utilisateur/mois facturé annuellement. Ajoute le stockage illimité, l'enregistrement vidéo, le mode multilingue, l'intelligence conversationnelle, l'analyse d'équipe, les groupes d'utilisateurs et davantage de fonctionnalités d'administration.
• Entreprise : 39 $/utilisateur/mois facturé annuellement. Ajoute le SSO, le SCIM, la prise en charge HIPAA, le stockage privé, la rétention de données personnalisée, le moteur de règles, un gestionnaire de compte dédié et le paiement par facture.

3. Fathom

Fathom déclare publiquement être conforme à la norme SOC 2 Type II.

Mesures de confidentialité et de sécurité

Les principales mesures de confidentialité et de sécurité sont :

• Conformité SOC 2 Type II.
• Conformité RGPD.
• Conformité HIPAA.
• Disponibilité du DPA pour les examens de confidentialité et de traitement des données.
• Rapports et certifications de sécurité annuels.
• Rapports de tests d'intrusion.
• Prise en charge SSO et SCIM.
• Options de suppression des données client.
• Aucune vente de données utilisateur à des tiers.
• Sous-traitants IA non autorisés à s'entraîner sur les données utilisateur.
• Option de désactivation au niveau de l'organisation pour certaines utilisations d'amélioration de l'IA.
• Politiques de conservation des données personnalisées sur les forfaits Business.

Fonctionnalités

Les fonctionnalités principales incluent :

• Enregistrements de réunions illimités sur le forfait gratuit.
• Transcriptions illimitées sur le forfait gratuit.
• Résumés d'appels instantanés par IA après les réunions.
• Rechercher dans les appels pour retrouver les détails des réunions passées.
• Extraits et listes de lecture pour partager les moments importants.
• Éléments d'action générés par l'IA sur les forfaits payants.
• Résumés d'appels avancés sur les forfaits payants.
• Bot de réunion personnalisé sur les forfaits payants.
• Recherche globale dans les appels d'équipe partagés sur les forfaits d'équipe.
• Collaboration avec commentaires, dossiers et alertes par mots-clés.
• Vocabulaire de transcription personnalisé pour les équipes.
• Synchronisation CRM et des champs sur les forfaits professionnels.
• Mesures de coaching et tableaux de bord IA sur les forfaits supérieurs.
• Intégrations avec des outils tels que Slack, Salesforce, HubSpot, Notion, Asana, ChatGPT, Claude, Zapier, et bien d'autres.

Tarifs

Fathom propose un forfait gratuit généreux.

Ses principaux niveaux tarifaires sont :

• Gratuit : 0 $ pour toujours. Comprend des enregistrements illimités, des transcriptions illimitées, des résumés d'appels instantanés par IA, des extraits, des listes de lecture et la recherche dans les appels.
• Premium : 16 $/mois par utilisateur, facturé annuellement. Ajoute des résumés d'appels avancés, des actions générées par l'IA, un assistant de réunion conversationnel et un bot de réunion personnalisé.
• Équipe : 15 $/mois par utilisateur, facturé annuellement, avec un minimum de 2 utilisateurs. Ajoute la recherche globale dans les appels partagés, des listes de lecture des moments forts, la collaboration, un vocabulaire de transcription personnalisé et le SSO.
• Entreprise : 25 $/mois par utilisateur, facturé annuellement, avec un minimum de 2 utilisateurs. Ajoute la synchronisation des champs CRM, la Vue des affaires, les indicateurs de coaching, les fiches d'évaluation IA, les politiques de rétention des données personnalisées et des options de services professionnels.

4. Fellow

Fellow est également un preneur de notes IA conforme SOC 2.

Fonctionnalités

Les fonctionnalités clés comprennent :

• Enregistrement de réunions par IA pour les réunions en ligne.
• Transcription de réunions par IA en plusieurs langues.
• Résumés générés par IA avec les points clés et les prochaines étapes.
• Actions générées par IA pour identifier les responsabilités après la réunion.
• Ask Fellow, qui fonctionne comme un assistant IA pour l'historique de vos réunions.
• Ordres du jour des réunions pour préparer les conversations avant qu'elles n'aient lieu.
• Notes collaboratives pour l'alignement interne.
• Bibliothèque d'enregistrements pour centraliser l'historique des réunions.
• Canaux d'enregistrement personnalisés pour contrôler la manière dont les enregistrements sont partagés.
• Intégrations CRM avec des outils comme Salesforce et HubSpot.
• Intégrations de gestion de projet avec des outils comme Asana, Jira, Linear et ClickUp.
• Options d'enregistrement avec ou sans bot selon le contexte de la réunion.
• Masquage des transcriptions pour les forfaits Entreprise.
• Autorisations d'enregistrement avancées pour les forfaits Entreprise.

Mesures de confidentialité et de sécurité

Les mesures de sécurité importantes incluent :

• Conformité SOC 2 Type II.
• Conformité HIPAA.
• Conformité RGPD.
• Chiffrement AES-256 pour les données protégées.
• Chiffrement TLS 1.2+ pour les données en transit.
• Autorisations basées sur les rôles.
• SSO sur les forfaits avancés.
• SCIM et provisionnement d'utilisateurs sur les forfaits Entreprise.
• Journaux d'audit détaillés.
• Tests d'intrusion annuels par des tiers.
• Systèmes de détection d'intrusion.
• Masquage des transcriptions.
• Contrôles de pause et de reprise de l'enregistrement.
• Contrôle de domaine.
• Autorisations d'enregistrement personnalisées.
• Aucun entraînement d'IA sur vos données de réunion.

Tarification

Fellow propose plusieurs forfaits :

• Gratuit : 0 $/utilisateur/mois. Comprend des notes et enregistrements IA limités, des téléchargements audio et vidéo, des résumés IA, des transcriptions, des éléments d'action, Ask Fellow, et des intégrations avec Google Meet, Zoom, Microsoft Teams et Slack.
• Équipe : 7 $/utilisateur/mois facturés annuellement. Comprend 10 notes IA et 10 enregistrements IA par utilisateur et par mois, des automatisations de réunions, des intégrations de gestion de projet, des intégrations Confluence et Notion, et l'accès à l'API.
• Entreprise : 15 $/utilisateur/mois facturés annuellement. Comprend des notes et enregistrements IA illimités, des modèles de récapitulatifs de ventes, des modèles de réunions à l'échelle de l'organisation, des intégrations CRM avancées, le suivi des mots-clés et l'accès à l'API.
• Grande Entreprise : 25 $/utilisateur/mois facturés annuellement, à partir de 10 utilisateurs. Comprend des autorisations d'enregistrement avancées, le contrôle de domaine, le provisionnement des utilisateurs, les audits de sécurité et juridiques, l'analyse des réunions à l'échelle de l'organisation, les mises à jour de champs CRM basées sur l'IA, le masquage des transcriptions et l'accès à l'API.

5. Otter AI

Otter AI a récemment annoncé la réussite de son attestation SOC 2 Type II.

Fonctionnalités

Les fonctionnalités principales incluent :

• Transcription en direct pendant les réunions et les conversations.
• Résumés de réunions par IA pour saisir les points essentiels après l'appel.
• Identification des intervenants pour vous aider à comprendre qui a dit quoi.
• Enregistrement et lecture audio pour revoir les détails plus tard.
• Otter AI Chat pour poser des questions sur vos réunions.
• Modification collaborative de notes sur les forfaits payants.
• Importation de fichiers pour la transcription audio et vidéo.
• Recherche avancée pour trouver les moments importants dans toutes les conversations.
• Applications mobiles pour enregistrer les conversations loin de votre bureau.
• Vocabulaire d'équipe pour améliorer la reconnaissance des noms, des acronymes et des termes du secteur.
• Intégrations avec Zoom, Google Meet, Microsoft Teams, Slack, Salesforce, HubSpot et Zapier selon votre forfait.

Mesures de confidentialité et de sécurité

Les mesures importantes de confidentialité et de sécurité comprennent :

• Attestation SOC 2 Type II.
• Implication d'un auditeur indépendant.
• Contrôles de sécurité de niveau entreprise.
• SSO et SCIM sur les forfaits Entreprise.
• Capture de domaine pour la gestion des comptes d'entreprise.
• Module complémentaire de conformité HIPAA pour les clients Entreprise éligibles.
• Contrôles administrateur et d'espace de travail sur les forfaits d'équipe.
• Disponibilité de l'accord de traitement des données pour les examens professionnels et d'entreprise.
• API et webhooks sur les forfaits Entreprise.
• Relecture vidéo pour Zoom et Google Meet sur les forfaits supérieurs.

Tarification

Otter propose plusieurs forfaits :

• Basique : gratuit à vie. Comprend 300 minutes de transcription mensuelles, 30 minutes par conversation et 3 importations de fichiers à vie.
• Pro : 8,33 $/utilisateur/mois facturé annuellement. Conçu pour les particuliers et les petites équipes qui ont besoin de plus de minutes de transcription, d'importations de fichiers, de recherche avancée, d'exportation, de lecture et de collaboration.
• Business : 19,99 $/utilisateur/mois facturé annuellement. Conçu pour les équipes qui ont besoin d'une utilisation plus intensive, d'édition collaborative de notes, de fonctionnalités d'administration et de contrôles d'espace de travail renforcés.
• Entreprise : tarification personnalisée. Ajoute le SSO, le SCIM, la capture de domaine, la sécurité de niveau entreprise, un module complémentaire de conformité HIPAA, l'API Otter, les webhooks et un support client dédié.

6. Read AI

Read AI est un autre assistant de prise de notes IA conforme SOC 2.

Fonctionnalités

Les fonctionnalités principales incluent :

• Notes de réunion IA avec des résumés, des sujets et des points d'action.
• Transcriptions de réunions afin de revoir ce qui a été dit.
• Lecture audio et vidéo sur les forfaits supérieurs.
• Moments forts vidéo sur les forfaits Entreprise.
• Recherche IA dans les réunions, e-mails et messages.
• Analyse des réunions pour vous aider à comprendre la participation et l'engagement.
• Coaching orateur pour les utilisateurs qui souhaitent des retours sur leur comportement en réunion.
• Informations sur les e-mails et la boîte de réception pour Gmail et Outlook.
• Capture de réunions en présentiel pour les discussions hors ligne.
• Extension Chrome pour Google Meet, Gmail et les flux de travail du navigateur.
• Applications de bureau et mobiles pour Windows, macOS, iOS et Android.
• Intégrations avec des outils tels que Zoom, Google Meet, Microsoft Teams, Slack, Outlook, Salesforce, HubSpot, Jira, Notion, et bien d'autres.

Mesures de confidentialité et de sécurité

Le modèle de sécurité de Read AI se concentre sur la confidentialité, le contrôle d'accès et la gouvernance d'entreprise.

Les mesures importantes de sécurité et de confidentialité comprennent :

• Certification SOC 2 Type 2.
• Conformité au RGPD.
• Déploiements conformes à la HIPAA avec prise en charge des BAA sur les configurations Enterprise+ éligibles.
• Chiffrement en transit et au repos.
• Pas d'entraînement avec les données client par défaut.
• Contrôle utilisateur sur le partage des données.
• Options de suppression de compte et de réunion.
• Transparence des sous-traitants via le Centre de confiance.
• Provisionnement d'utilisateurs SCIM.
• SSO basé sur SAML.
• Capture de domaine pour éviter les comptes gratuits non gérés sous le domaine de votre entreprise.
• Politiques de rétention des données personnalisées pour les organisations ayant des exigences de conformité strictes.

Tarifs

Read AI propose plusieurs forfaits :

• Gratuit : inclut 5 réunions gratuites par mois, sans carte de crédit requise.
• Pro : pour les utilisateurs qui ont besoin de plus de rapports de réunion, d'intégrations et de fonctionnalités de forfaits payants.
• Entreprise : 22,50 $/utilisateur/mois facturé annuellement. Ajoute la lecture audio et vidéo, les moments forts vidéo, 200 crédits de téléchargement de fichiers par mois et un support premium.
• Entreprise+ : 29,75 $/utilisateur/mois facturé annuellement. Ajoute la conformité HIPAA, SAML et SCIM, la capture de domaine, la rétention de données personnalisée, 300 crédits de téléchargement de fichiers par mois et l'intégration de l'espace de travail.

FAQ

Qu'est-ce qu'un preneur de notes IA conforme SOC 2 ?

Un preneur de notes IA conforme SOC 2 est un assistant de réunion qui a subi un audit de sécurité indépendant basé sur les critères SOC 2.

C'est important car votre preneur de notes IA peut traiter des enregistrements, des transcriptions, des résumés de réunion, des éléments d'action, des informations client, des détails sur les candidats et des décisions internes.

Si votre entreprise utilise des notes IA pour des réunions sensibles, SOC 2 vous aide à comprendre si le fournisseur dispose de contrôles sérieux en matière de sécurité, de confidentialité, de disponibilité, de protection de la vie privée et de traitement des données.

Pourquoi SOC 2 est-il important pour les notes de réunion IA ?

Vos notes de réunion peuvent contenir des informations confidentielles.

Un appel de vente peut inclure des budgets, des objections et des prix. Un entretien de recrutement peut inclure les attentes salariales, le parcours personnel ou le feedback sur le candidat.

Une fois qu'un assistant de réunion IA enregistre cette réunion, les informations deviennent des données stockées. Le SOC 2 aide votre équipe à vérifier si le fournisseur protège correctement ces données.

Cela ne rend pas un outil sans risque. Mais cela donne à vos équipes informatiques, juridiques et d'approvisionnement une base plus solide pour l'évaluation des fournisseurs.

Quelle est la différence entre SOC 2 Type I et SOC 2 Type II ?

Le SOC 2 Type I vérifie si les contrôles d'une entreprise sont conçus correctement à un moment précis.

Le SOC 2 Type II va plus loin. Il vérifie si ces contrôles fonctionnent réellement sur une période donnée.

Pour la plupart des entreprises, le SOC 2 Type II est plus rassurant. Si vous gérez des appels clients, des entretiens d'embauche, des discussions juridiques ou des données d'entreprise, vous devriez généralement demander le rapport de Type II.

Le SOC 2 est-il suffisant pour sécuriser un assistant de réunion IA ?

Non, le SOC 2 est important, mais il n'est pas suffisant en soi.

Vous devriez également vérifier le chiffrement, les contrôles de rétention, le SSO, le SCIM, les journaux d'audit, les paramètres d'autorisation, la suppression des données, les sous-traitants, la politique de formation de l'IA et les flux de travail de consentement à l'enregistrement.

Pour les assistants de réunion IA, vous devriez être particulièrement prudent avec les enregistrements. Les fichiers audio et vidéo peuvent contenir un contexte plus sensible qu'un résumé écrit.

Devrais-je choisir un assistant de réunion IA certifié SOC 2 pour les appels de vente ?

Oui, surtout si vos appels de vente incluent des données clients, des prix, des objections, des budgets ou des discussions contractuelles.

Pour les équipes de vente, la sécurité n'est qu'une partie de la décision. Vous devriez également vérifier les intégrations CRM, la génération d'e-mails de suivi, les résumés d'appels, les fonctionnalités de coaching et les flux de travail de pipeline.

Noota est utile si vous souhaitez que les données de réunion deviennent des mises à jour CRM et des suivis structurés. Fireflies, Fellow et Read AI sont également pertinents si vous souhaitez des archives de réunions, de la gouvernance ou des analyses.

Devrais-je choisir un assistant de réunion IA certifié SOC 2 pour le recrutement ?

Oui, si votre équipe enregistre des entretiens ou des conversations avec les candidats.

Les notes de recrutement contiennent souvent des données personnelles. Cela signifie que vous avez besoin de contrôles stricts concernant l'accès, la rétention, la suppression et le partage.

Un rapport SOC 2 est utile, mais vous devriez également vérifier si l'outil prend en charge les flux de travail ATS, les modèles d'entretien, la gestion du consentement et l'accès restreint.

Que devrais-je demander aux fournisseurs avant d'acheter ?

Posez ces questions avant de choisir votre preneur de notes IA :

• Avez-vous une certification SOC 2 de type I ou de type II ?
• Pouvons-nous accéder au dernier rapport ?
• Entraînez-vous des modèles d'IA avec les données de nos réunions ?
• Où sont hébergées nos données ?
• Pouvons-nous définir des règles de rétention ?
• Pouvons-nous supprimer les enregistrements et les transcriptions ?
• Prenez-vous en charge le SSO et le SCIM ?
• Les administrateurs peuvent-ils contrôler qui accède aux notes de réunion ?
• Quels sous-traitants traitent nos données ?

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