Vous avez probablement entendu des collègues parler de ChatGPT. Peut-être l'avez-vous déjà essayé une ou deux fois, mais vous ne savez pas comment l'utiliser au travail.

Vous vous demandez peut-être : Est-ce légal ? Dois-je le dire à mon patron ? Cela me rendra-t-il vraiment plus productif ?

Cet article présente les éléments essentiels de l'utilisation de ChatGPT au travail, des considérations juridiques aux cas d'utilisation pratiques.

Est-il légal d'utiliser ChatGPT au travail ?

Vous vous demandez peut-être si l'utilisation de ChatGPT au travail est légale.

La réponse courte est oui. Mais la réponse la plus longue dépend des règles de votre entreprise et de la manière dont vous les utilisez.

Aucune loi ne vous interdit d'ouvrir ChatGPT et de demander de l'aide. Il s'agit simplement d'un autre outil, comme Google Docs ou Excel. Ce qui fait la différence, c'est le type d'informations que vous lui donnez et la façon dont vous utilisez ses réponses.

Le premier risque est protection des données. Si vous collez des données confidentielles dans ChatGPT, vous risquez d'exposer des informations sensibles en dehors de votre entreprise. Cela peut inclure des informations sur les clients, des stratégies internes ou des dossiers RH. Une fois partagées, vous ne contrôlez pas toujours la manière dont ces données sont stockées ou utilisées.

C'est pourquoi certaines entreprises bloquent l'accès à ChatGPT. Ils veulent empêcher les employés de partager des informations sans se rendre compte du risque. Dans les domaines de la finance, de la santé ou du droit, les règles relatives à la confidentialité des données sont très strictes. Une erreur pourrait entraîner des problèmes juridiques pour votre entreprise.

Le deuxième risque est propriété intellectuelle. Le texte créé par ChatGPT peut soulever des questions quant à savoir qui détient les droits. Si vous utilisez l'IA pour rédiger un contrat, un argumentaire de vente ou la documentation d'un produit, vous devez vérifier si votre entreprise accepte le contenu généré par l'IA. Certaines organisations disposent déjà de politiques en la matière. D'autres non.

Le troisième risque est le respect des politiques internes de votre employeur. Même si la loi ne vous en empêche pas, c'est possible pour votre entreprise. De nombreuses entreprises rédigent actuellement des « politiques d'utilisation de l'IA » qui expliquent quand et comment vous pouvez utiliser ChatGPT. Si votre entreprise en possède un, vous devez le suivre attentivement.

• Votre entreprise dispose-t-elle d'une politique en matière d'IA ? Consultez les directives officielles ou demandez à votre responsable.
• Travaillez-vous avec des données sensibles ? Ne collez jamais d'informations confidentielles dans ChatGPT.
• Savez-vous comment la sortie sera utilisée ? S'il s'agit d'un rapport officiel, obtenez d'abord l'approbation.

Devriez-vous dire à votre patron que vous utilisez ChatGPT ?

Vous hésitez peut-être à dire à votre patron que vous utilisez ChatGPT. C'est normal. De nombreux employés l'utilisent discrètement, surtout lorsqu'ils ne font que faire des expériences.

La vérité, c'est que vous n'êtes pas toujours obligé d'en parler immédiatement à votre patron. Si vous ne partagez pas de données sensibles et que vous testez simplement l'outil, vous pouvez le garder pour vous. Cela vous permet d'explorer son potentiel sans vous poser de questions inutiles.

Pourquoi est-ce important ? Parce que vos premiers essais avec ChatGPT ne seront peut-être pas parfaits. Vous pouvez l'utiliser pour de simples résumés ou pour rédiger des idées. À ce stade, il s'agit davantage d'apprendre que de livrer. Le dire trop tôt à votre patron peut être source de confusion. Ils pourraient penser que vous remplacez votre travail par l'IA, au lieu de l'améliorer.

En préservant la confidentialité de vos expériences, vous vous donnez le temps de créer une valeur réelle. Vous pouvez tester différentes instructions, découvrir ce qui convient à votre rôle et comprendre dans quels domaines ChatGPT vous permet de gagner du temps. Une fois que vous le saurez, vous aurez quelque chose de concret à montrer.

Pourtant, il y a des moments où vous devez être transparent dès le départ. Si votre entreprise dispose d'une politique en matière d'IA, suivez-la. Si vous travaillez avec des données privées, n'utilisez pas ChatGPT sans autorisation. Et si le résultat de votre travail a un impact direct sur les clients ou les documents juridiques, impliquez votre responsable dès le début.

Comment implémenter ChatGPT dans votre travail pour gagner en productivité

A. Commencez par des tâches à faible risque

Commencez par tester ChatGPT sur des tâches simples et sûres. Demandez-lui de rédiger des courriels de routine, de résumer des articles publics ou de réfléchir à des idées. Cela vous permet d'expérimenter sans exposer de données sensibles ni enfreindre les règles. Au fil du temps, vous verrez comment cela permet d'économiser du temps et des efforts.

B. Utilisez des instructions claires et spécifiques

Obtenez les résultats dont vous avez besoin en rédigeant des instructions spécifiques. Indiquez à ChatGPT le ton, le format ou la longueur que vous souhaitez, par exemple « Rédigez un e-mail en trois phrases sur un ton amical ». Cette clarté permet d'obtenir des résultats plus précis et plus utiles.

Donnez-lui une référence dans la mesure du possible : il peut s'agir d'un texte, d'une transcription ou d'une feuille de calcul. Cela l'aide à correspondre à votre style et à vos intentions.

C. Divisez les tâches en étapes

Pour les projets plus importants, divisez votre travail en petits morceaux. Par exemple : demandez d'abord un plan, puis un résumé, puis une révision. Chaque invite est ainsi plus ciblée et plus facile à affiner.

D. Laissez ChatGPT vous poser des questions

Une technique efficace consiste à demander à ChatGPT de vous demander plus de détails avant de démarrer. Cela vous permet de clarifier votre propre façon de penser. Cela donne plus de contexte à ChatGPT, ce qui améliore les résultats.

E. Maintenir la supervision humaine

Vérifiez toujours attentivement les résultats de ChatGPT. L'IA peut faire des erreurs ou « halluciner ». Ne le considérez pas comme un décideur final. Votre jugement reste essentiel.

F. Mesurer les améliorations réelles

Suivez le temps que vous gagnez. Estimez combien de temps une tâche vous prendrait par rapport à la durée avec ChatGPT. Partagez ces gains avec votre équipe ou votre responsable. Vous constaterez les gains de productivité, et pas seulement l'utilisation des outils.

G. Tirez des leçons d'exemples concrets

De nombreuses professions utilisent déjà ChatGPT avec succès :

• Dans le domaine du conseil, des sociétés comme EY et Grant Thornton utilisent l'IA pour réduire le temps administratif de 7,5 heures par semaine. Cela permet aux gens de se consacrer à des tâches de grande valeur.
• Chez RocketAir, une entreprise de design qui gère une semaine de travail de quatre jours, l'IA aide au brainstorming, à la planification de projets et à la synthèse. Cela permet de raccourcir la semaine.

8 prompts et cas d'utilisation de ChatGPT pour votre travail

A. Résumez de longs textes en quelques secondes

Prompt :
« Pouvez-vous résumer ce [courriel/rapport/article] en moins de 300 mots ? »
Cela vous permet de digérer rapidement les informations. Collez le contenu et demandez un résumé concis avec des puces ou un ton spécifique. C'est un excellent point de départ, mais relisez toujours le résultat et vérifiez les faits.

B. Rédigez un e-mail de suivi poli mais ferme

Prompt :
« J'ai besoin d'aide pour rédiger un e-mail de suivi à la fois poli et ferme. »
Utilisez-le lorsque le ton est important, par exemple pour le rappeler à quelqu'un ou pour clarifier un malentendu. Vous pouvez inclure votre brouillon ou votre contexte. Il agit comme une deuxième paire d'yeux, resserrant votre message sans nuire à votre relation.

C. Transformez votre sentiment d'impuissance en action

Prompt:
« J'ai trop de choses à faire. Pouvez-vous m'aider à en faire une liste de tâches prioritaires ? »
Dressez la liste de vos tâches et laissez ChatGPT les trier par urgence ou par niveau d'énergie. Cela ne suffira pas toujours, mais cela donne de la clarté et de l'ordre lorsque votre esprit tourne.

D. Jeu de rôle et négociation

Prompt
« Agissez en tant que coach de négociation. Je dois demander une augmentation de 20 %. Incarnez mon manager, répondez aux objections et affinez mes réponses en temps réel. »
Il s'agit d'une préparation efficace pour les discussions salariales, les réunions avec les clients ou les discussions sur les conflits. Vous vous entraînez dans un espace sûr et vous affinez votre message avant le moment réel.

E. Transformez Mess en SOP

Prompt
« Transformez ce fil de discussion désordonné d'intégration des clients en une procédure standard étape par étape avec des listes de contrôle et des FAQ. »
Cela vous permet de transformer des communications désorganisées en processus structurés et reproductibles. Il est parfait pour les travaux de formation, de conformité et de mise à l'échelle.

F. Simplifier des idées complexes

Prompt :
« Expliquez [votre sujet complexe] en utilisant des analogies. »
ChatGPT peut décomposer des sujets lourds en termes simples. Par exemple, utilisez des métaphores culinaires pour expliquer l'informatique quantique, à des fins de formation ou d'intégration.

G. Établissez votre horaire quotidien idéal

Prompt :
« Aidez-moi à créer l'horaire quotidien ultime qui optimise la productivité et l'énergie. Tenez compte de mes heures éveillées de [heure] à [heure], y compris les tâches professionnelles, les pauses, les repas, l'exercice et le développement personnel. Restez réaliste et efficace. »
Cela permet de bloquer le temps, de déterminer les périodes de concentration les plus importantes et de créer une journée équilibrée.

H. Utilisez le framework Prompt qui change la donne

Modèle rapide :
« Vous êtes mon assistant expert doté de connaissances approfondies et d'un raisonnement clair. Pour chaque réponse, veuillez fournir :

• Une réponse directe et concrète
• Récapitulatif de votre processus de raisonnement
• Idées facultatives ou approches alternatives
• Un bref résumé ou la prochaine étape que je peux utiliser immédiatement »
  Cette structure permet d'obtenir des réponses plus réfléchies et utiles

ChatGPT pour les réunions : Noota

Les réunions prennent du temps. ChatGPT peut vous aider, mais il n'est pas conçu pour la capture de réunions en direct. C'est là Noota entre.

• Transcription en temps réel : Avec Noota, chaque mot de votre réunion est transcrit instantanément. Il fonctionne dans plus de 30 langues et se connecte directement à Zoom, Google Meet et Microsoft Teams. Vous pouvez l'inviter comme un collègue. Cela garantit qu'aucune idée n'est perdue et qu'aucun détail n'est oublié.
• Résumés intelligents : À la fin de la réunion, Noota crée un résumé clair. Il ne se contente pas de répertorier des phrases, il organise le contenu en points clés, en décisions et en actions. Ainsi, votre équipe repart en sachant exactement ce qui a été dit et ce qu'elle doit faire ensuite.
• Des suivis réalisables : L'une des fonctionnalités les plus puissantes de Noota est l'extraction automatique des tâches. Il met en évidence les engagements et les délais au fur et à mesure qu'ils apparaissent dans la conversation. Vous obtenez une liste de tâches prête à l'emploi sans avoir à réécrire vous-même les notes. Cela permet de garantir le bon déroulement des projets.
• Demandez à Noota : Au-delà des transcriptions et des résumés, Noota propose une fonction de chat appelée Demandez à Noota. Vous pouvez poser des questions directement sur le compte rendu de votre réunion,.

Vous souhaitez tirer parti de l'IA pour vos réunions ? Essayez Noota gratuitement dès maintenant.