Stai per iniziare una riunione. Sono tutti seduti.

Ti schiarisci la voce e pronunci queste parole: “Dichiaro aperta la seduta.”

In questo articolo scoprirai cosa significa esattamente dichiarare aperta una seduta e i passaggi precisi per farlo nel modo giusto (sì, esiste una formula).

Cos'è l'apertura di una seduta?

Dichiarare aperta la seduta è il modo formale per dare inizio a una riunione.

Quando il presidente dice, “Dichiaro aperta la seduta”, segnala che la riunione è ufficialmente iniziata.

Questo passaggio aiuta a sintonizzare tutti sulla stessa lunghezza d'onda. Le conversazioni laterali si interrompono. L'attenzione si sposta sull'ordine del giorno.

Senza un'apertura formale, le riunioni possono iniziare in modo disordinato e poco strutturato. Le persone arrivano alla spicciolata. Le chiacchiere si protraggono. Nessuno sa bene quando inizino le questioni importanti.

Cosa segnala

• La riunione sta iniziando
• L'ordine del giorno è ora operativo
• Il presidente assume il controllo formale
• I partecipanti devono concentrarsi e prepararsi a intervenire

Chi lo dice?

La persona che guida la riunione, solitamente il presidente o il responsabile, dichiara aperta la seduta. In alcuni casi, può trattarsi di un manager o di un project lead. Indipendentemente dal titolo, è la persona responsabile di guidare la riunione dall'inizio alla fine.

Apertura della seduta: procedura esatta – quando e come

Che tu stia gestendo una riunione del consiglio di amministrazione, una sessione di comitato o un check-in di team, ecco come procedere passo dopo passo.

Fase 1: Preparazione prima dell'inizio della riunione

Prima che qualcuno prenda la parola, assicurati che le basi siano pronte:

• Distribuisci l'ordine del giorno in anticipo. Tutti devono sapere cosa aspettarsi e cosa verrà discusso. Un ordine del giorno chiaro riduce la confusione ed evita perdite di tempo.
• Verifica di aver raggiunto il numero legale. Si tratta del numero minimo di persone necessario affinché la riunione sia valida. Senza di esso, potresti non essere autorizzato a votare o a prendere decisioni ufficiali. Se non sei sicuro di quale sia il numero legale, consulta il tuo statuto o il regolamento interno.

Fase 2: Inizia in orario

Rispetta il tempo di tutti. Se la riunione è fissata per le 10:00, non aspettare le 10:15 per iniziare. Iniziare in ritardo crea un clima negativo e rende più difficile mantenere la concentrazione.

Quando sei pronto per iniziare, assicurati che tutti siano seduti (o collegati) e attenti.

Fase 3: Usa le parole giuste

Il responsabile della riunione, solitamente il presidente, dovrebbe dire:

“Dichiaro aperta la seduta.”

Tutto qui. Chiaro, semplice ed efficace.

Nelle riunioni più formali, puoi aggiungere:

“Sono le 10:03 di lunedì 7 aprile 2025.”

Se usi un martelletto, questo è il momento per due colpi rapidi. Non è obbligatorio, ma aggiunge un tocco tradizionale e professionale, specialmente nei consigli di amministrazione o nelle organizzazioni ufficiali.

Fase 4: Fai l'appello

Dopo aver dichiarato aperta la seduta, il passo successivo è solitamente un appello nominale o una verifica delle presenze.

Il segretario (o la persona designata) legge i nomi e ogni partecipante conferma la propria presenza. Questo passaggio è fondamentale per documentare chi ha partecipato e verificare il raggiungimento del numero legale.

Nelle riunioni piccole o informali, un controllo visivo o un semplice “Ci siamo tutti?” può essere sufficiente. Tuttavia, per consigli di amministrazione, assemblee o contesti legali, un appello formale è imprescindibile.

Fase 5: Osservazioni preliminari o questioni organizzative

Prima di entrare nel vivo dell'ordine del giorno, prenditi un momento per:

• Saluti di benvenuto
• Presentazioni dei nuovi membri
• Eventuali brevi annunci o regole di base

Fase 6: Passaggio all'ordine del giorno

Una volta completati l'apertura della seduta, l'appello e le formalità preliminari, sei pronto per passare all'ordine del giorno.

“Iniziamo con il primo punto: approvazione del verbale della riunione precedente…”

Da qui in poi, la riunione è ufficialmente avviata.

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