Sie stehen kurz davor, ein Meeting zu leiten. Alle haben Platz genommen.

Sie räuspern sich also und sagen: „Ich eröffne hiermit die Sitzung.“

In diesem Artikel erfahren Sie, was eine förmliche Eröffnung eigentlich ist und wie Sie dabei genau vorgehen (ja, es gibt eine feste Formel).

Was ist eine förmliche Sitzungseröffnung?

Eine förmliche Eröffnung ist der offizielle Weg, ein Meeting zu beginnen.

Wenn die Sitzungsleitung sagt: „Ich eröffne hiermit die Sitzung“, signalisiert dies, dass das Meeting offiziell begonnen hat.

Dieser Schritt hilft dabei, alle auf den gleichen Stand zu bringen. Nebengespräche verstummen. Die Aufmerksamkeit richtet sich auf die Tagesordnung.

Ohne eine förmliche Eröffnung können Meetings chaotisch und unstrukturiert beginnen. Leute trudeln nach und nach ein. Smalltalk zieht sich in die Länge. Niemand weiß so recht, wann es eigentlich richtig losgeht.

Was sie signalisiert

• Das Meeting beginnt
• Die Tagesordnung ist nun in Kraft
• Die Sitzungsleitung übernimmt offiziell die Führung
• Die Teilnehmenden sollten sich konzentrieren und auf die Mitarbeit vorbereiten

Wer spricht die Eröffnung aus?

Die Person, die das Meeting leitet – in der Regel der Vorsitzende oder die Vorsitzende bzw. die Sitzungsleitung – eröffnet das Meeting. In manchen Fällen kann dies auch eine Führungskraft oder ein Projektleiter sein. Unabhängig vom Titel ist es die Person, die dafür verantwortlich ist, das Meeting von Anfang bis Ende zu steuern.

Förmliche Eröffnung: Das genaue Vorgehen – Wann und wie

Egal, ob Sie eine Vorstandssitzung, eine Ausschusssitzung oder ein Team-Meeting leiten: Hier erfahren Sie Schritt für Schritt, wie es geht.

Schritt 1: Vorbereitung vor Beginn des Meetings

Bevor das erste Wort fällt, sollten die Grundlagen stehen:

• Verteilen Sie die Tagesordnung vorab. Jeder sollte wissen, was ihn erwartet und was besprochen wird. Eine klare Agenda vermeidet Unklarheiten und verhindert Zeitverschwendung.
• Prüfen Sie die Beschlussfähigkeit. Das ist die Mindestanzahl an Personen, die erforderlich ist, damit das Meeting gültig ist. Ohne sie dürfen Sie möglicherweise keine Abstimmungen durchführen oder offizielle Entscheidungen treffen. Wenn Sie sich über die erforderliche Anzahl unsicher sind, prüfen Sie Ihre Satzung oder internen Richtlinien.

Schritt 2: Pünktlicher Beginn

Respektieren Sie die Zeit aller Beteiligten. Wenn das Meeting für 10:00 Uhr angesetzt ist, warten Sie nicht bis 10:15 Uhr mit dem Anfang. Ein verspäteter Start sorgt für eine schlechte Stimmung und erschwert es, den Zeitplan einzuhalten.

Wenn Sie bereit sind zu beginnen, stellen Sie sicher, dass alle sitzen (oder eingeloggt sind) und aufmerksam sind.

Schritt 3: Klare Eröffnung

Die Sitzungsleitung – in der Regel der Vorsitzende – sollte sagen:

„Ich eröffne hiermit die Sitzung.“

Das reicht völlig aus. Klar, einfach und effektiv.

Bei formelleren Sitzungen können Sie zusätzlich hinzufügen:

„Es ist Montag, der 7. April 2025, 10:03 Uhr.“

Falls Sie einen Hammer verwenden, ist jetzt der Moment für zwei kurze Schläge. Das ist keine Pflicht, verleiht dem Ganzen aber eine traditionelle, professionelle Note – besonders in Vorstandssitzungen oder bei offiziellen Organisationen.

Schritt 4: Anwesenheitskontrolle (Namensaufruf)

Nach der Eröffnung folgt in der Regel ein Namensaufruf oder eine Anwesenheitsprüfung.

Die Schriftführung (oder eine beauftragte Person) verliest die Namen, und jeder Teilnehmer bestätigt seine Anwesenheit. Dieser Schritt ist entscheidend, um festzuhalten, wer anwesend ist und ob die Beschlussfähigkeit gegeben ist.

Bei kleinen oder informellen Treffen reicht oft ein kurzer Blick in die Runde oder die Frage „Sind alle da?“. Bei Vorstandssitzungen, Gremien oder in rechtlichen Kontexten ist eine formelle Anwesenheitskontrolle jedoch unerlässlich.

Schritt 5: Eröffnung und organisatorische Hinweise

Bevor Sie in die Tagesordnung einsteigen, nehmen Sie sich einen Moment Zeit für:

• Begrüßungsworte
• Vorstellung neuer Mitglieder
• Kurze Ankündigungen oder organisatorische Regeln

Schritt 6: Übergang zur Tagesordnung

Sobald die Sitzung eröffnet, die Anwesenheit geprüft und die Vorabinformationen geklärt sind, können Sie mit der Tagesordnung beginnen.

„Beginnen wir mit dem ersten Punkt: Genehmigung des Protokolls der letzten Sitzung…“

Damit ist Ihre Sitzung offiziell im Gange.

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