Ouverture de séance : ce que cela signifie vraiment (et pourquoi c'est important)

Vous êtes sur le point de diriger une réunion. Tout le monde est assis.

Vous vous raclez la gorge et prononcez ces mots : « La séance est ouverte. »

Dans cet article, vous découvrirez ce qu’est réellement l’ouverture d’une séance et les étapes précises pour le faire correctement (oui, il existe une méthode).

Qu’est-ce que l’ouverture d’une séance ?

L’ouverture d’une séance est la manière formelle de débuter une réunion.

Lorsque le président déclare, « La séance est ouverte », cela signifie que la réunion a officiellement commencé.

Cette étape permet de mettre tout le monde sur la même longueur d’onde. Les conversations privées cessent. L’attention se porte sur l’ordre du jour.

Sans ouverture formelle, les réunions peuvent commencer de manière confuse et désorganisée. Les gens arrivent au compte-gouttes. Les discussions informelles s’éternisent. Personne ne sait vraiment quand les choses sérieuses commencent.

Ce que cela signifie

• La réunion commence
• L’ordre du jour est désormais en vigueur
• Le président prend officiellement les commandes
• Les participants doivent se concentrer et se préparer à contribuer

Qui doit le dire ?

La personne qui dirige la réunion — généralement le président ou le responsable — ouvre la séance. Dans certains cas, il peut s’agir d’un manager ou d’un chef de projet. Quel que soit le titre, c’est la personne chargée de guider la réunion du début à la fin.

Ouverture de séance : procédure exacte – quand et comment

Que vous dirigiez une réunion de conseil d’administration, une session de comité ou un point d’équipe, voici la marche à suivre étape par étape.

Étape 1 : Préparation avant la réunion

Avant que quiconque ne prenne la parole, assurez-vous que les bases sont en place :

• Distribuez l'ordre du jour à l'avance. Chacun doit savoir à quoi s'attendre et quels sujets seront abordés. Un ordre du jour clair dissipe les malentendus et évite de perdre du temps.
• Vérifiez que le quorum est atteint. Cela correspond au nombre minimal de participants requis pour que la réunion soit valide. Sans cela, vous pourriez ne pas être autorisé à voter ou à prendre des décisions officielles. Si vous n'êtes pas certain du quorum requis, consultez vos statuts ou votre règlement intérieur.

Étape 2 : Commencez à l'heure

Respectez le temps de chacun. Si la réunion est prévue à 10h00, n'attendez pas 10h15 pour commencer. Commencer en retard donne un mauvais ton et rend plus difficile le respect du planning.

Lorsque vous êtes prêt à commencer, assurez-vous que tout le monde est installé (ou connecté) et attentif.

Étape 3 : Utilisez les formules appropriées

L'animateur de la réunion — généralement le président — doit déclarer :

« La séance est ouverte. »

C'est tout. Clair, simple et efficace.

Pour les réunions plus formelles, vous pouvez ajouter :

« Nous sommes le lundi 7 avril 2025, il est 10h03. »

Si vous utilisez un maillet, c'est le moment de donner deux coups secs. Ce n'est pas obligatoire, mais cela apporte une touche traditionnelle et professionnelle, particulièrement dans les conseils d'administration ou les organisations officielles.

Étape 4 : Faites l'appel

Après l'ouverture de la séance, l'étape suivante consiste généralement à faire l'appel ou à vérifier les présences.

Le secrétaire (ou la personne désignée) énonce les noms et chaque participant confirme sa présence. Cette étape est essentielle pour consigner les présences et vérifier si le quorum est atteint.

Lors de réunions restreintes ou informelles, un contrôle visuel ou un simple « Tout le monde est là ? » peut suffire. Mais pour les conseils d'administration, les assemblées ou dans un cadre juridique, un appel nominal en bonne et due forme est indispensable.

Étape 5 : Remarques liminaires ou questions logistiques

Avant d'aborder l'ordre du jour, prenez un moment pour :

• Les mots de bienvenue
• Les présentations des nouveaux membres
• Les annonces rapides ou les règles de fonctionnement

Étape 6 : Transition vers l'ordre du jour

Une fois l'ouverture de la séance, l'appel et les préliminaires terminés, vous êtes prêt à passer à l'ordre du jour.

« Commençons par le premier point : l'approbation du procès-verbal de la réunion précédente… »

À partir de là, votre réunion est lancée.

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Vous avez ouvert la séance, suivi l'ordre du jour et conclu les discussions. Vient maintenant l'étape que tout le monde redoute : la rédaction et la diffusion du procès-verbal.

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