6 Vorlagen für Besprechungsnotizen + ein automatisiertes Tool

Kennen Sie das Gefühl, nach einem Meeting nicht genau zu wissen, was eigentlich beschlossen wurde? Damit sind Sie nicht allein.

Meetings können schnell zur Zeitverschwendung werden, wenn sie nicht richtig strukturiert sind. Glücklicherweise hilft Ihnen das Protokollieren dabei, alle besprochenen Punkte festzuhalten und in konkrete Maßnahmen umzusetzen.

Doch wie stellen Sie sicher, dass Sie alles Wichtige notieren, ohne den Faden im Gespräch zu verlieren?

Dieser Artikel ist Ihr ultimativer Leitfaden, um Ihre Notiztechnik zu verbessern, und bietet Ihnen Vorlagen und Tools, mit denen Sie schneller ans Ziel kommen.

Die verschiedenen Arten von Meeting-Notizen

Nicht jedes Meeting erfordert die gleiche Art der Protokollierung. Manche erfordern eine präzise Mitschrift von allem, was gesagt wurde (Ergebnisprotokoll), andere halten lediglich die wichtigsten Entscheidungen und Aufgaben fest (Team-Meetings).

Hier sind einige Ansätze für die Protokollführung, die auf Ihre spezifischen Bedürfnisse zugeschnitten sind.

1. Handlungsorientierte Notizen

Kennen Sie diese Meetings mit klaren Zielen, bei denen jede Entscheidung zu neuen Aufgaben für Ihr Team führt? Dafür sind handlungsorientierte Notizen ideal. Sie konzentrieren sich auf das Wesentliche: Wer macht was bis wann und welche Ressourcen werden benötigt? Dieses Format verwandelt Diskussionen direkt in konkrete Aktionspläne.

Stellen Sie es sich wie eine To-do-Liste vor, die direkt in Ihre Meeting-Notizen integriert ist. Das spart enorm viel Zeit bei der Nachbereitung.

2. Brainstorming-Notizen

Bei Brainstorming-Sitzungen geht es darum, den Ideen freien Lauf zu lassen, statt sich in Details zu verlieren. Brainstorming-Notizen erfassen den Kern von Vorschlägen, Innovationen und Visionen, ohne sich mit Einzelheiten aufzuhalten. Sie können in Form von Listen, Mindmaps oder Flussdiagrammen erstellt werden, um die Zusammenhänge zwischen den Ideen visuell darzustellen.

Dies ist ideal, um die Kreativität anzuregen und später auf die im Meeting entwickelten Konzepte zurückzugreifen.

3. Zusammenfassende Notizen

Manchmal reicht ein kurzer Überblick über die besprochenen Punkte völlig aus, besonders bei informationsreichen Meetings. Zusammenfassende Notizen bieten einen prägnanten Abriss der Diskussionen, getroffenen Entscheidungen und wichtigsten Kernpunkte.

Sie sind äußerst nützlich für alle, die nicht am Meeting teilnehmen konnten, oder um wichtige Entscheidungen nachzuvollziehen, ohne seitenlange Details durchforsten zu müssen.

4. Ausführliche Protokolle

Für formelle Meetings, insbesondere bei regulatorischen Verfahren oder strategischen Entscheidungen auf hoher Ebene, können ausführliche Protokolle erforderlich sein. Diese Notizen sind oft streng strukturiert und enthalten jeden Tagesordnungspunkt, alle Wortbeiträge und die getroffenen Beschlüsse.

Sie dienen als offizielle Dokumentation für Archive und Audits und stellen sicher, dass alles wortgetreu festgehalten wird.

Die verschiedenen Methoden für Ihre Meeting-Notizen

Notizen zu machen ist schwieriger, als man denkt – es ist eine Kunst für sich. Glücklicherweise gibt es verschiedene bewährte Methoden, um dies effektiv zu tun.

Jede hat ihre Vorteile und lässt sich an die Art des Meetings sowie an Ihre spezifischen Bedürfnisse anpassen:

1. Die Cornell-Methode

Diese von Walter Pauk an der Cornell University entwickelte Technik ist aus gutem Grund ein Klassiker. Sie ist in drei Hauptbereiche unterteilt: eine Spalte für Schlüsselwörter oder Fragen, eine große Spalte für Notizen und eine Zusammenfassung am unteren Seitenrand.

Dieses Format hilft Ihnen dabei, Ihre Gedanken zu ordnen und die wichtigsten Punkte zu klären – ideal, um Informationen nach dem Meeting zu wiederholen und zu festigen. Die Cornell-Methode ist besonders effektiv für alle, die ihre Notizen gerne strukturiert und detailliert führen.

2. Mindmapping

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Für visuelle Denker kann Mindmapping eine Offenbarung sein. Bei dieser Technik zeichnen Sie Diagramme, die Informationen um ein zentrales Konzept herum verknüpfen. Dies hilft dabei, Zusammenhänge zwischen Ideen zu visualisieren und kreatives Brainstorming zu erleichtern.

Die Verwendung von Farben und Bildern macht das Notieren nicht nur angenehmer, sondern auch einprägsamer. Mindmapping ist ideal für Brainstorming-Sitzungen oder Meetings, in denen es um komplexe und kreative Themen geht.

3. Die Box-Methode

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Dieser weniger bekannte, aber äußerst effektive Ansatz besteht darin, die Seite in verschiedene Abschnitte oder „Boxen“ zu unterteilen, von denen jede einem anderen Thema oder einer anderen Kategorie gewidmet ist. Sie könnten beispielsweise eine Box für Fragen, eine für Ideen und eine dritte für Aufgaben festlegen.

Dies hilft Ihnen, die verschiedenen Elemente des Meetings visuell voneinander zu trennen und schnell auf die benötigten Informationen zuzugreifen. Die Box-Methode ist besonders nützlich bei Meetings mit mehreren Themen, bei denen Sie verschiedene Arten von Informationen gleichzeitig verarbeiten müssen.

4. Lineares Schreiben

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Manchmal ist Einfachheit der Schlüssel. Beim linearen Schreiben werden Informationen einfach in der Reihenfolge notiert, in der sie besprochen werden, wobei Striche oder Nummern für die wichtigsten Punkte verwendet werden.

Diese Methode ist schnell und intuitiv und eignet sich besonders für kurze Meetings oder wenn Sie große Mengen an Informationen ohne Unterbrechung festhalten müssen. Obwohl sie weniger strukturiert ist, kann sie mit etwas Übung und einem guten Sinn für Organisation sehr effektiv sein.

7 Tipps für effektives Notieren während Meetings

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Es ist schwierig, sich Notizen zu machen und sich gleichzeitig auf das Gespräch zu konzentrieren.

Damit Sie Ihre Effizienz maximieren können, finden Sie hier einige bewährte Methoden, um Ihre Informationserfassung zu optimieren.

1. Erstellen Sie eine Vorlage für Ihre Notizen

Erstellen Sie vor dem Meeting eine Notizvorlage, die sich an den Tagesordnungspunkten orientiert. Diese Vorlage sollte Abschnitte für Entscheidungen, offene Fragen, zu erledigende Aufgaben und Kernpunkte enthalten.

Ein vordefinierter Rahmen hilft Ihnen dabei, organisiert zu bleiben und sich von Beginn des Meetings an auf die wesentlichen Elemente zu konzentrieren.

2. Entwickeln Sie persönliche Abkürzungen

Entwickeln Sie Ihr eigenes System von Abkürzungen für Begriffe, die in Ihren Meetings häufig vorkommen. Verwenden Sie beispielsweise „Ent“ für „Entscheidung“, „Auf“ für „Aufgabe“ oder „F“ für „Frage“.

Dies beschleunigt das Mitschreiben und gibt Ihnen die nötige Aufmerksamkeit, um den Diskussionen aktiv zu folgen.

3. Priorisieren Sie die wichtigsten Punkte

Anstatt zu versuchen, alles wortwörtlich zu protokollieren, konzentrieren Sie sich auf getroffene Entscheidungen, zugewiesene Aufgaben sowie wichtige Übereinstimmungen oder Differenzen. Notieren Sie die Hauptgedanken und Antworten auf kritische Fragen.

Wenn etwas unklar erscheint oder eine weitere Untersuchung erfordert, notieren Sie es, um später darauf zurückzukommen.

4. Verwenden Sie Symbole zur Kennzeichnung der Wichtigkeit

Nutzen Sie einfache Symbole, um Informationen entsprechend ihrer Bedeutung zu markieren.

Ein Sternchen (*) könnte beispielsweise eine erforderliche Aufgabe kennzeichnen, ein Ausrufezeichen (!) eine innovative oder dringende Idee hervorheben und ein Fragezeichen (?) auf einen Punkt hinweisen, der noch geklärt werden muss.

5. Setzen Sie Technologie sinnvoll ein

Wenn Sie mit der Software vertraut sind, nutzen Sie digitale Tools, um effizienter Notizen zu machen. Apps wie Evernote, Microsoft OneNote oder Google Keep ermöglichen es Ihnen nicht nur, schneller zu tippen als von Hand zu schreiben, sondern Ihre Notizen auch strukturierter zu organisieren.

Darüber hinaus bieten diese Tools Optionen, um Notizen einfach mit anderen Teilnehmern zu teilen oder sicher in der Cloud zu speichern.

6. Fassen Sie in Echtzeit zusammen

Suchen Sie nach Möglichkeiten, lange oder komplexe Diskussionen in ein oder zwei Sätzen zusammenzufassen, die den Kern des Gesagten auf den Punkt bringen.

Dies hilft Ihnen nicht nur, laufende Diskussionen besser zu verstehen, sondern liefert Ihnen auch klare, prägnante Notizen für die spätere Durchsicht.

7. Gehen Sie Ihre Notizen direkt nach dem Meeting durch

Nehmen Sie sich nach dem Meeting ein paar Minuten Zeit, um Ihre Notizen durchzugehen und zu verfeinern.

Jetzt ist der richtige Zeitpunkt, um Abkürzungen zu vervollständigen, unklare Punkte zu präzisieren und die Informationen sinnvoll zu strukturieren. So sind Ihre Notizen bei der Nachbereitung von Aufgaben hilfreicher und lassen sich besser mit denjenigen teilen, die nicht am Meeting teilnehmen konnten.

6 Meeting-Notizvorlagen zum Kopieren und Einfügen

Die Verwendung einer Vorlage hilft Ihnen nicht nur dabei, organisiert zu bleiben, sondern stellt auch sicher, dass alle relevanten Informationen erfasst werden und für die Nachbereitung leicht auffindbar sind.

Hier finden Sie Vorlagen zum Kopieren und Einfügen für verschiedene Arten von Meetings:

1. Team-Meeting

Vorlage für Team-Meetings:

• Datum/Uhrzeit:
• Anwesende:
• Agenda:1.
• Wichtige Punkte:
• Zu erledigende Aufgaben:ein Text
  • Wer:
  • Wer: Was:
  • Bis wann:
• Zu klärende Fragen:
• Nächstes Meeting:ein Text
  • Datum/Uhrzeit:

2. CODIR (Geschäftsleitung)

Vorlage für CODIR-Sitzung:

• Datum/Uhrzeit:
• Teilnehmer:
• Behandelte Themen:ein Text
  • Strategie:
  • Finanzen:
  • Personal:
• Getroffene Entscheidungen:
• Zugewiesene Aufgaben:ein Text
  • Wer:
  • Wer: Was:
  • Frist:
• Nächste Diskussionsthemen:
• Kommentare:

3. Projektbesprechung

Vorlage für Projektbesprechung:

• Datum/Uhrzeit:
• Teilnehmer:
• Meeting-Ziele:
• Projektfortschritt:einige Texte
  • Aktueller Status:
  • Aufgetretene Probleme:
• Zu ergreifende Maßnahmen:einige Texte
  • Aufgabe:
  • Verantwortlich:
  • Frist:
• Risiken und Chancen:
• Nächster Schritt:

4. Kundentermin

Vorlage für Kundentermine:

• Datum/Uhrzeit:
• Teilnehmer:
• Kundenbedarf:
• Vorgeschlagene Lösungen:
• Kundenfeedback :
• Zu ergreifende Maßnahmen :ein Text
  • Wer:
  • Was:
  • Datum für Nachverfolgung :
• Zusätzliche Anmerkungen :

5. Vertriebsmeeting

Vorlage für das Vertriebsmeeting :

• Datum/Uhrzeit :
• Teilnehmer :
• Meeting-Ziele :
• Vertriebsstrategie :
• Probleme und Lösungen :
• Zu ergreifende Maßnahmen :ein Text
  • Wer:
  • Wer: Was:
  • Bis wann:
• Nächste Schritte :

6. Vorstellungsgespräch

Vorlage für das Vorstellungsgespräch:

• Datum/Uhrzeit:
• Bewerber:
• Angestrebte Position:
• Bewertete Schlüsselkompetenzen:
• Allgemeiner Eindruck:Text eingeben
  • Stärken:
  • Entwicklungspotenzial:
• Empfehlung:Text eingeben
  • Einstellung (Ja/Nein):
• Nächste Schritte:

Automatische Besprechungsnotizen: Entdecken Sie Noota

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