Die Terminvereinbarung für ein Vorstellungsgespräch artet oft in ein tagelanges Hin und Her per E-Mail aus.

Deshalb sollten Sie Ihren Kandidaten effiziente und präzise E-Mails senden.

Dieser Artikel liefert Ihnen acht sofort einsatzbereite Vorlagen und zeigt Ihnen, wie Sie Ihren Interviewprozess automatisieren und optimieren können.

So schreiben Sie eine E-Mail zur Terminvereinbarung richtig

Eine schlecht formulierte E-Mail zur Terminvereinbarung kann Sie Top-Talente kosten. So erstellen Sie eine effektive und ansprechende Einladung zum Vorstellungsgespräch:

Betreffzeile

Die Betreffzeile ist das Erste, was der Empfänger sieht; sie muss klar und präzise sein. Ein Betreff wie „Einladung zum Vorstellungsgespräch: Max Mustermann – Marketing Manager“ vermittelt sofort den Zweck Ihrer E-Mail und vermeidet die gefürchtete Unklarheit, die dazu führt, dass Nachrichten ungeöffnet bleiben.

Anrede

Sprechen Sie den Empfänger immer mit Namen an. Eine allgemeine Anrede wie „Sehr geehrte/r Bewerber/in“ wirkt unpersönlich. „Sehr geehrte Frau Schmidt“ oder „Guten Tag Herr Müller“ zeigt hingegen, dass Sie sich Zeit für eine persönliche Kommunikation genommen haben.

Einleitung

Ihre Einleitung sollte kurz, aber informativ sein. Nennen Sie Ihren Namen und den Grund für Ihre Nachricht. Das schafft sofort Kontext und zeigt, dass Sie organisiert und direkt sind.

Verfügbarkeit

Schlagen Sie mehrere Termine für das Gespräch vor. Zum Beispiel: „Ich stehe für ein Gespräch an folgenden Terminen zur Verfügung: 25. Juli, 10:00 – 12:00 Uhr; 26. Juli, 14:00 – 16:00 Uhr; und 27. Juli, 9:00 – 11:00 Uhr. Ich befinde mich in der Zeitzone EST.“ Durch das Anbieten von Optionen reduzieren Sie den Abstimmungsaufwand und beschleunigen den Prozess.

Bestätigungsanfrage

Bitten Sie den Empfänger höflich, den Termin zu bestätigen oder einen Alternativvorschlag zu machen. Zum Beispiel: „Bitte lassen Sie mich wissen, ob einer dieser Termine für Sie passt. Sollte keiner der Vorschläge passen, schlagen Sie mir gerne einen Alternativtermin vor, und ich werde mein Bestes tun, diesen einzurichten.“ Das zeigt, dass Sie flexibel sind und die Zeit des anderen wertschätzen.

Kontaktinformationen

Fügen Sie am Ende der E-Mail Ihre Kontaktdaten hinzu. Dies sollte direkt erfolgen, zum Beispiel: „Sie erreichen mich unter john.doe@example.com oder 123-456-7890.“ Die Bereitstellung dieser Informationen vermeidet unnötige Verzögerungen und sorgt für eine reibungslose Kommunikation.

Danksagung

Beenden Sie Ihre Nachricht immer mit einem Dankeschön. Bringen Sie Ihre Wertschätzung für die Gelegenheit zum Ausdruck und unterstreichen Sie noch einmal Ihr Interesse an dem Vorstellungsgespräch. Zum Beispiel: „Vielen Dank für die Berücksichtigung meiner Bewerbung. Ich freue mich darauf, bald von Ihnen zu hören.“

8 E-Mail-Vorlagen für die Terminvereinbarung von Vorstellungsgesprächen

Mit festen Vorlagen für die Terminierung von Vorstellungsgesprächen sparen Sie Zeit und sorgen für einheitliche Abläufe:

1. Einladung zum ersten Vorstellungsgespräch

Diese Vorlage verwenden Sie, wenn Sie einen Kandidaten zum ersten Mal zu einem Gespräch einladen.

Betreff: Einladung zum Vorstellungsgespräch: [Ihr Name] – [Jobtitel]

Hallo [Name des Kandidaten],

vielen Dank für Ihre Bewerbung auf die Stelle als [Jobtitel] bei [Firmenname]. Ihre Unterlagen haben uns überzeugt und wir möchten Sie gerne zu einem Vorstellungsgespräch einladen.

Ich stehe für ein Gespräch an folgenden Terminen zur Verfügung:

• [Datum 1], [Uhrzeit 1]
• [Datum 2], [Uhrzeit 2]
• [Datum 3], [Uhrzeit 3]

Bitte lassen Sie mich wissen, ob einer dieser Termine für Sie passt. Sollte keiner der Vorschläge für Sie möglich sein, schlagen Sie mir gerne eine Alternative vor, und ich werde mein Bestes tun, um dies einzurichten.

Ich freue mich auf Ihre Rückmeldung.

Viele Grüße
[Ihr Name]
[Ihre Position]
[Firmenname]
[Ihre Kontaktdaten]

2. Verschieben eines Vorstellungsgesprächs

Verwenden Sie diese Vorlage, wenn Sie einen bereits vereinbarten Interviewtermin verschieben müssen.

Betreff: Verschiebung des Vorstellungsgesprächs: [Ihr Name] – [Stellenbezeichnung]

[Name des Kandidaten/der Kandidatin],

aufgrund unvorhergesehener Umstände müssen wir das geplante Vorstellungsgespräch für die Position als [Stellenbezeichnung] bei [Firmenname] leider verschieben. Wir bitten die Unannehmlichkeiten zu entschuldigen und danken Ihnen für Ihre Flexibilität.

Ich stehe für das Gespräch an folgenden Terminen zur Verfügung:

• [Neues Datum 1], [Neue Uhrzeit 1]
• [Neues Datum 2], [Neue Uhrzeit 2]
• [Neues Datum 3], [Neue Uhrzeit 3]

Bitte lassen Sie mich wissen, ob einer dieser Termine für Sie passt oder ob Sie andere Zeitvorschläge haben.

Vielen Dank für Ihr Verständnis.

Mit freundlichen Grüßen
[Ihr Name]
[Ihre Position]
[Firmenname]
[Ihre Kontaktdaten]

3. Bestätigung des Vorstellungsgesprächs

Diese Vorlage dient dazu, Ihre Teilnahme an einem vereinbarten Vorstellungsgespräch zu bestätigen.

Betreff: Bestätigung des Vorstellungsgesprächs am [Datum] für die Stelle als [Stellenbezeichnung] bei [Firmenname]

[Name des Interviewers/der Interviewerin],

vielen Dank für die Einladung zum Vorstellungsgespräch für die Position als [Stellenbezeichnung] bei [Firmenname]. Hiermit bestätige ich meine Teilnahme am vereinbarten Termin am [Datum] um [Uhrzeit], der unter [Ort/Link für Remote-Interview] stattfindet.

Gerne würde ich in einem Gespräch erläutern, wie meine Fähigkeiten und Erfahrungen zu den Anforderungen Ihres Teams passen, und mehr über die Vakanz erfahren.

[Ihr Name]
[Ihre Kontaktdaten]

4. Einladung zum Telefoninterview

Diese Vorlage dient der Terminvereinbarung für ein Telefoninterview und enthält klare Angaben zu Zeit und Kontaktmöglichkeiten.

Betreff: Einladung zum Telefoninterview: [Ihr Name] – [Jobtitel]

Hallo [Name des Kandidaten],

wir freuen uns, Ihnen mitteilen zu können, dass Ihre Bewerbung für die Position als [Jobtitel] bei [Firmenname] in die nächste Runde gekommen ist. Gerne würden wir ein Telefoninterview mit Ihnen führen, um Ihre Qualifikationen näher zu besprechen.

Für ein Telefonat stehen mir folgende Termine zur Verfügung:

• [Datum 1], [Uhrzeit 1]
• [Datum 2], [Uhrzeit 2]
• [Datum 3], [Uhrzeit 3]

Bitte lassen Sie mich wissen, welcher dieser Termine Ihnen am besten passt, oder schlagen Sie bei Bedarf eine Alternative vor. Sie erreichen mich unter [Ihre Telefonnummer].

Ich freue mich auf unser Gespräch.

[Ihr Name]
[Ihre Position]
[Firmenname]
[Ihre Kontaktdaten]

5. Einladung zum Video-Interview

Nutzen Sie diese Vorlage, um ein Video-Interview zu vereinbaren. Sie enthält klare Anweisungen und alle notwendigen Details zur Videokonferenz-Plattform.

Betreff: Einladung zum Video-Interview: [Ihr Name] – [Jobtitel]

[Name des Kandidaten/der Kandidatin],

vielen Dank für Ihre Bewerbung auf die Stelle als [Jobtitel] bei [Firmenname]. Wir möchten Sie gerne zu einem Video-Interview einladen, um Ihre Qualifikationen näher zu besprechen.

Ich schlage Ihnen folgende Termine für das Video-Interview vor:

• [Datum 1], [Uhrzeit 1]
• [Datum 2], [Uhrzeit 2]
• [Datum 3], [Uhrzeit 3]

Das Gespräch findet über [Plattformname] statt. Bitte lassen Sie mich wissen, welcher dieser Termine Ihnen am besten passt, oder schlagen Sie bei Bedarf eine Alternative vor. Sobald der Termin bestätigt ist, erhalten Sie den Link zur Teilnahme am Meeting.

Ich freue mich darauf, mit Ihnen zu sprechen.

Mit freundlichen Grüßen
[Ihr Name]
[Ihre Position]
[Firmenname]
[Ihre Kontaktdaten]

6. Einladung zum Panel-Interview

Diese Vorlage dient dazu, einen Kandidaten zu einem Panel-Interview einzuladen und dabei die Namen und Positionen der Interviewer zu nennen.

Betreff: Einladung zum Panel-Interview: [Ihr Name] – [Jobtitel]

[Name des Kandidaten/der Kandidatin],

Ihre Bewerbung für die Position als [Job Title] bei [Company Name] ist in die nächste Runde gekommen. Wir möchten Sie gerne zu einem Panel-Interview mit unserem Team einladen.

Für das Panel-Interview stehen mir folgende Termine zur Verfügung:

• [Date 1], [Time 1]
• [Date 2], [Time 2]
• [Date 3], [Time 3]

Sie werden [Interviewer 1], [Title]; [Interviewer 2], [Title]; sowie [Interviewer 3], [Title] kennenlernen. Bitte lassen Sie mich wissen, welcher dieser Termine Ihnen am besten passt, oder schlagen Sie bei Bedarf eine Alternative vor.

Ich freue mich auf Ihre Rückmeldung.

Mit freundlichen Grüßen
[Your Name]
[Your Position]
[Company Name]
[Your Contact Information]

7. Einladung zum Zweitgespräch

Verwenden Sie diese Vorlage für die Terminierung eines Zweitgesprächs und weisen Sie auf eventuell erforderliche zusätzliche Schritte oder Unterlagen hin.

Betreff: Einladung zum Zweitgespräch: [Your Name] – [Job Title]

[Candidate’s Name],

vielen Dank für Ihre Teilnahme am ersten Gespräch für die Position als [Job Title] bei [Company Name]. Wir freuen uns, Sie zu einem Zweitgespräch einzuladen.

Für das Zweitgespräch stehen mir folgende Termine zur Verfügung:

• [Date 1], [Time 1]
• [Date 2], [Time 2]
• [Date 3], [Time 3]

Bitte bringen Sie zu diesem Gespräch [any additional documents needed] mit. Geben Sie uns bitte kurz Bescheid, welcher dieser Termine Ihnen am besten passt, oder schlagen Sie bei Bedarf eine Alternative vor.

[Your Name]
[Your Position]
[Company Name]
[Your Contact Information]

8. Erinnerung an das Vorstellungsgespräch

Diese Vorlage dient dazu, den Kandidaten vor dem vereinbarten Termin an das Vorstellungsgespräch zu erinnern, die Teilnahme zu bestätigen und letzte Details mitzuteilen.

Betreff: Erinnerung an Ihr Vorstellungsgespräch: [Your Name] – [Job Title]

[Candidate’s Name],

hiermit möchten wir Sie an Ihr bevorstehendes Vorstellungsgespräch für die Position als [Job Title] bei [Company Name] erinnern, das für den [Date] um [Time] geplant ist.

Das Gespräch findet unter [Location/Link for Remote Interview] statt. Bitte bringen Sie [any required documents] mit und bereiten Sie sich darauf vor, [specific topics if any] zu besprechen.

Wir freuen uns darauf, Sie kennenzulernen.

[Your Name]
[Your Position]
[Company Name]
[Your Contact Information]

Interviews automatisch einrichten und aufzeichnen

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• Automatisierte Terminplanung für Interviews : Noota synchronisiert sich mit gängigen Kalenderplattformen wie Google Kalender und Outlook. Noota sendet sowohl Ihnen als auch den Kandidaten vor dem Interview automatisierte Erinnerungen.
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