Het inplannen van een sollicitatiegesprek ontaardt vaak in een eindeloos heen-en-weer gemail dat dagen in beslag neemt.

Daarom is het belangrijk om efficiënte en to-the-point e-mails naar je kandidaten te sturen.

Dit artikel biedt je acht kant-en-klare sjablonen en laat zien hoe je het sollicitatieproces kunt automatiseren en verbeteren.

De juiste manier om een uitnodiging voor een sollicitatiegesprek te schrijven

Een slecht geschreven uitnodiging kan je toptalent kosten. Zo schrijf je een effectieve en aansprekende e-mail voor het inplannen van een gesprek:

Onderwerpregel

De onderwerpregel is het eerste wat de ontvanger ziet, dus deze moet helder en to-the-point zijn. Een onderwerpregel als "Uitnodiging sollicitatiegesprek: John Doe – Marketing Manager" maakt direct duidelijk waar de e-mail over gaat en voorkomt de gevreesde onduidelijkheid die ertoe leidt dat berichten niet worden geopend.

Aanhef

Spreek de ontvanger altijd aan bij de naam. Een algemene aanhef als "Beste kandidaat" kan onpersoonlijk overkomen. "Beste mevrouw Smith" of "Hallo meneer Johnson" laat zien dat je de tijd hebt genomen om je bericht persoonlijk te maken.

Introductie

Houd je introductie kort maar informatief. Vermeld wie je bent en waarom je schrijft. Dit geeft direct context en laat zien dat je georganiseerd en daadkrachtig bent.

Beschikbaarheid

Stel meerdere data en tijdstippen voor het gesprek voor. Bijvoorbeeld: "Ik ben beschikbaar voor een gesprek op de volgende momenten: 25 juli van 10:00 tot 12:00 uur, 26 juli van 14:00 tot 16:00 uur en 27 juli van 09:00 tot 11:00 uur. Ik bevind me in de EST-tijdzone." Door opties aan te bieden, beperk je het heen-en-weer mailen en versnel je het planningsproces.

Bevestigingsverzoek

Vraag de ontvanger vriendelijk om het tijdstip te bevestigen of een alternatief voor te stellen. Bijvoorbeeld: "Laat me weten of een van deze opties voor jou uitkomt. Mocht dit niet passen, stel dan gerust een ander moment voor, dan kijk ik wat ik kan doen." Dit toont aan dat je flexibel bent en hun tijd waardeert.

Contactgegevens

Voeg aan het einde van de e-mail je contactgegevens toe. Houd dit simpel, bijvoorbeeld: "Je kunt me bereiken via john.doe@example.com of 123-456-7890." Door deze informatie direct te verstrekken, voorkom je onnodige vertragingen en zorg je voor een soepele communicatie.

Bedankje

Sluit altijd af met een bedankje. Laat je waardering blijken voor de kans en benadruk nogmaals je enthousiasme voor het gesprek. Bijvoorbeeld: "Bedankt voor het in overweging nemen van mijn sollicitatie. Ik kijk ernaar uit om snel van u te horen."

8 e-mailsjablonen voor het inplannen van sollicitatiegesprekken

Het hebben van een set sjablonen voor het inplannen van gesprekken bespaart tijd en zorgt voor consistentie:

1. Eerste uitnodiging voor een sollicitatiegesprek

Dit sjabloon is bedoeld voor de eerste keer dat je een kandidaat uitnodigt voor een gesprek.

Onderwerp: Uitnodiging sollicitatiegesprek: [Jouw Naam] – [Functietitel]

Beste [Naam kandidaat],

Bedankt voor je sollicitatie naar de functie van [Functietitel] bij [Bedrijfsnaam]. We waren onder de indruk van je sollicitatie en willen je graag uitnodigen voor een gesprek.

Ik ben beschikbaar voor een gesprek op de volgende data:

• [Datum 1], [Tijd 1]
• [Datum 2], [Tijd 2]
• [Datum 3], [Tijd 3]

Laat me weten of een van deze opties voor jou uitkomt. Mocht geen van deze data schikken, stel dan gerust een alternatieve datum en tijd voor, dan zal ik mijn best doen om daar rekening mee te houden.

Ik zie je reactie graag tegemoet.

Met vriendelijke groet,
[Jouw Naam]
[Jouw Functie]
[Bedrijfsnaam]
[Jouw Contactgegevens]

2. Sollicitatiegesprek verzetten

Gebruik dit sjabloon wanneer je een reeds afgesproken interviewtijd moet verzetten.

Onderwerp: Verzetten interview: [Jouw Naam] – [Functietitel]

Beste [Naam kandidaat],

Vanwege onvoorziene omstandigheden moeten we het geplande interview voor de functie van [Functietitel] bij [Bedrijfsnaam] verzetten. Onze excuses voor het ongemak en we waarderen je flexibiliteit.

Ik ben beschikbaar voor een interview op de volgende data:

• [Nieuwe datum 1], [Nieuwe tijd 1]
• [Nieuwe datum 2], [Nieuwe tijd 2]
• [Nieuwe datum 3], [Nieuwe tijd 3]

Laat me weten of een van deze opties voor jou schikt, of dat je andere voorkeurstijden hebt.

Bedankt voor je begrip.

Met vriendelijke groet,
[Jouw Naam]
[Jouw Functie]
[Bedrijfsnaam]
[Jouw Contactgegevens]

3. Bevestiging van interview

Dit sjabloon is bedoeld om je beschikbaarheid voor een gepland interview te bevestigen.

Onderwerp: Bevestiging interview op [Datum] voor [Functietitel] bij [Bedrijfsnaam]

Beste [Naam interviewer],

Bedankt voor de uitnodiging voor het interview voor de functie van [Functietitel] bij [Bedrijfsnaam]. Hierbij bevestig ik mijn aanwezigheid bij het geplande interview op [Datum] om [Tijd], dat zal plaatsvinden op [Locatie/Link voor online interview].

Ik kijk ernaar uit om te bespreken hoe mijn vaardigheden en ervaring aansluiten bij de behoeften van uw team en om meer te horen over deze kans.

[Uw Naam]
[Uw Contactgegevens]

4. Uitnodiging voor telefonisch interview

Dit sjabloon is bedoeld voor het inplannen van een telefonisch interview, met duidelijke instructies over het tijdstip en de contactgegevens.

Onderwerp: Uitnodiging voor telefonisch interview: [Uw Naam] – [Functietitel]

Beste [Naam kandidaat],

We zijn verheugd u te kunnen mededelen dat uw sollicitatie voor de functie van [Functietitel] bij [Bedrijfsnaam] is geselecteerd voor de volgende ronde. We willen graag een telefonisch interview inplannen om uw kwalificaties verder te bespreken.

Ik ben beschikbaar voor een telefonisch interview op de volgende data:

• [Datum 1], [Tijd 1]
• [Datum 2], [Tijd 2]
• [Datum 3], [Tijd 3]

Laat me weten welke van deze opties u het beste uitkomt, of stel een ander tijdstip voor indien nodig. U kunt mij bereiken op [Uw telefoonnummer].

Ik kijk ernaar uit u te spreken.

Met vriendelijke groet,
[Uw Naam]
[Uw Functie]
[Bedrijfsnaam]
[Uw Contactgegevens]

5. Uitnodiging voor video-interview

Gebruik dit sjabloon om een video-interview in te plannen, inclusief duidelijke instructies en de nodige details over het videobelplatform.

Onderwerp: Uitnodiging voor video-interview: [Jouw Naam] – [Functietitel]

Beste [Naam kandidaat],

Bedankt voor je sollicitatie naar de functie van [Functietitel] bij [Bedrijfsnaam]. We nodigen je graag uit voor een video-interview om je kwalificaties verder te bespreken.

Ik ben beschikbaar voor een video-interview op de volgende data:

• [Datum 1], [Tijd 1]
• [Datum 2], [Tijd 2]
• [Datum 3], [Tijd 3]

Het interview vindt plaats via [Platformnaam]. Laat me weten welke optie voor jou het beste uitkomt, of stel indien nodig een ander tijdstip voor. Zodra het tijdstip is bevestigd, ontvang je een link om deel te nemen aan de meeting.

Ik kijk ernaar uit om met je te spreken.

Met vriendelijke groet,
[Jouw Naam]
[Jouw Functie]
[Bedrijfsnaam]
[Jouw Contactgegevens]

6. Uitnodiging voor panelinterview

Dit sjabloon is bedoeld voor het uitnodigen van een kandidaat voor een panelinterview, waarbij de namen en functies van de interviewers worden vermeld.

Onderwerp: Uitnodiging voor panelinterview: [Jouw Naam] – [Functietitel]

Beste [Naam kandidaat],

Je sollicitatie voor de functie van [Job Title] bij [Company Name] is geselecteerd voor de volgende ronde. We nodigen je graag uit voor een panelgesprek met ons team.

Ik ben beschikbaar voor het panelgesprek op de volgende data:

• [Date 1], [Time 1]
• [Date 2], [Time 2]
• [Date 3], [Time 3]

Je spreekt met [Interviewer 1], [Title]; [Interviewer 2], [Title]; en [Interviewer 3], [Title]. Laat me weten welke optie voor jou het beste uitkomt, of stel indien nodig een ander moment voor.

Ik zie je reactie graag tegemoet.

Met vriendelijke groet,
[Your Name]
[Your Position]
[Company Name]
[Your Contact Information]

7. Uitnodiging voor vervolggesprek

Gebruik dit sjabloon voor het inplannen van een tweede gesprek en vermeld eventuele extra stappen of benodigde documenten.

Onderwerp: Uitnodiging voor vervolggesprek: [Your Name] – [Job Title]

Beste [Candidate’s Name],

Bedankt voor je deelname aan het eerste gesprek voor de functie van [Job Title] bij [Company Name]. We nodigen je graag uit voor een vervolggesprek.

Ik ben beschikbaar voor het vervolggesprek op de volgende data:

• [Date 1], [Time 1]
• [Date 2], [Time 2]
• [Date 3], [Time 3]

Neem voor dit gesprek [any additional documents needed] mee. Laat ons weten welke van deze opties voor jou het beste uitkomt, of stel indien nodig een ander tijdstip voor.

Ik zie je reactie graag tegemoet.

Met vriendelijke groet,
[Your Name]
[Your Position]
[Company Name]
[Your Contact Information]

8. Herinnering sollicitatiegesprek

Dit sjabloon is bedoeld voor het sturen van een herinneringsmail vóór de geplande datum van het sollicitatiegesprek, om de aanwezigheid te bevestigen en eventuele laatste details door te geven.

Onderwerp: Herinnering sollicitatiegesprek: [Your Name] – [Job Title]

Beste [Candidate’s Name],

Dit is een herinnering voor je aanstaande sollicitatiegesprek voor de functie van [Job Title] bij [Company Name], gepland op [Date] om [Time].

Het gesprek vindt plaats op [Location/Link for Remote Interview]. Zorg dat je [any required documents] meeneemt en bereid je voor om [specific topics if any] te bespreken.

Ik kijk ernaar uit je te ontmoeten.

Met vriendelijke groet,
[Your Name]
[Your Position]
[Company Name]
[Your Contact Information]

Stel je interviews in en neem ze automatisch op

Wil je je interviewproces stroomlijnen? Noota, een AI-gestuurde interviewassistent, helpt je bij het automatiseren van deze taken:

• Automatiseer het inplannen van interviews : Noota synchroniseert met populaire agendaplatforms zoals Google Calendar en Outlook. Noota stuurt zowel jou als de kandidaten automatische herinneringen vóór het interview
• Neem interviews automatisch op: Zodra het interview is ingepland, stelt Noota de opname automatisch in. Of het interview nu plaatsvindt via Zoom, Google Meet of een ander platform, Noota verzorgt transcripties van de interviews. De AI analyseert het gesprek en markeert de belangrijkste punten, waardoor het makkelijker wordt om de prestaties van de kandidaat te beoordelen.

Wil je het inplannen en opnemen van je interviews automatiseren? Probeer Noota gratis.