Slack vous permet désormais de capturer les principaux points à retenir là où se déroule la conversation.

Vous pouvez noter des idées dans Canvases, laisser Slack AI générer automatiquement des résumés de groupes et même connecter des outils externes pour tout automatiser à votre place.

Dans ce guide, vous allez apprendre à prendre des notes organisées dans Slack.

Comment prendre des notes sur Slack

Utiliser le canvas

Le Canavas sur Slack est un espace dédié intégré à une chaîne ou à un message direct, dans lequel vous pouvez créer du contenu formaté : ordres du jour des réunions, modèles de listes d'actions, résumés de réunions, hubs de ressources.
Voici comment commencer :

• Depuis une chaîne ou un DM, cliquez sur bouton plus en haut à droite (ou utilisez l'onglet Fichiers/Canvas de la barre latérale) et sélectionnez Toile.
• Ajoutez votre contenu : titres, puces, listes de contrôle, liens, images. Un canevas permet une mise en forme plus riche qu'un message de chat normal.
• Pour faciliter l'accès au canevas, ajoutez-le sous forme d'onglet dans la chaîne afin que votre équipe puisse y accéder rapidement.
• Utilisez des modèles internes : par exemple, créez un canevas récurrent « Notes de réunion » avec l'ordre du jour, les participants, les décisions et les prochaines étapes. Selon les cas d'utilisation, les équipes utilisent des canevas pour les synchronisations hebdomadaires et les briefings de projet.

Utilisez les Notes Huddles

Si votre réunion se déroule en direct dans Slack via un huddle, vous pouvez utiliser la fonction intégrée de Slack Notes sur le Huddle de l'IA fonctionnalité pour que vous n'ayez pas à tout griffonner.
Voici le détail de vous:

• Organisez une réunion sur la chaîne ou le DM où votre équipe se réunit.
• Cliquez sur Notes relatives à l'IA icône en bas de votre écran de discussion pour activer la prise de notes. Vous pouvez également configurer certaines chaînes pour que les notes AI démarrent automatiquement pour chaque réunion.
• Lorsque cette option est activée, Slack AI écoute la conversation (et les messages partagés dans le fil de discussion) et génère : la liste des participants, les sujets abordés, les actions à entreprendre et un résumé, le tout publié sur un canevas une fois le rassemblement terminé.

Meilleures pratiques pour Votre Workflow des notes

• Décidez à l'avance de l'emplacement de vos notes : par exemple, créez un onglet de canevas « Notes de réunion » dans chaque canal de projet, ou un onglet dans un canal dédié « Réunions d'équipe ».
• Utilisez une structure cohérente : en haut de chaque canevas (ou résumé du groupe), indiquez le titre de la réunion, la date/heure, les participants et l'ordre du jour. Suivez ensuite avec « Décisions », « Mesures à prendre (propriétaire/échéance) », « Prochaine réunion ».
• Taguez vos collègues : dans le canevas ou dans la note, utilisez @username pour assigner un suivi à quelqu'un. La visibilité et la clarté s'améliorent lorsque vous associez des noms à des tâches.
• Créez des liens vers d'autres ressources Slack : intégrez des fichiers, associez des conversations précédentes ou consultez d'autres chaînes le cas échéant : les canevas le permettent.
• Révision et archivage : À la fin de chaque semaine de réunion, passez en revue les canevas ou compilez les résumés, étiquetez-les correctement et archivez les anciens. Cela permet de garder votre espace de travail propre et consultable.

FAQ et résolution des problèmes liés à Slack Notes

Lorsque vous décidez de faire de Slack votre lieu de prédilection pour les notes, vous devez faire en sorte que le système soit fiable et prévisible. Vous trouverez ci-dessous les questions les plus courantes vous vous pourriez avoir à propos de Slack Notes, puis des conseils de dépannage qui vous permettront de gérer vos notes sans problème.

📋 Questions fréquemment posées

Q : Quelles fonctionnalités puis-je bénéficier pour les notes (canevas, notes de groupe IA) et sur quel plan ?
R : La fonctionnalité « Canvas » de Slack vous permet de créer des espaces de notes structurés (texte, listes, images) dans des chaînes ou des DM. Dans le même temps, des « notes de groupe IA » (résumé automatique, actions à effectuer, transcriptions) sont disponibles sur les forfaits payants dotés du module complémentaire Slack AI.
Q : Puis-je contrôler qui voit ou modifie ces notes/canevas ?
R : Oui, vous pouvez gérer les autorisations pour les canevas et les listes : décidez qui peut les consulter ou les modifier. Pour les notes Ai-Huddle, les utilisateurs de la même chaîne ou du même DM que celui où le huddle a eu lieu peuvent consulter le canevas.
Q : Les transcriptions de Huddle sont-elles considérées comme des messages consultables ?
R : Pas complètement. Alors que les notes d'IA incluent une transcription intégrée au canevas, la documentation de Slack indique des transcriptions ne sera pas apparaissent toujours dans les résultats de recherche.
Q : Comment activer la capture de notes par IA pour chaque réunion d'une chaîne ?
R : Dans les paramètres de la chaîne (cliquez sur le nom de la chaîne → Paramètres), vous pouvez activer « Démarrer automatiquement les notes AI pour chaque réunion dans #channel -name ».
Q : Et si j'utilise le forfait Slack gratuit, puis-je utiliser ces fonctionnalités de note ?
R : Les toiles sont disponibles (mais certaines restrictions s'appliquent) dans le cadre de différents plans. I Huddle Notes nécessite un abonnement payant et le module complémentaire Slack AI.

🛠 Résolution des problèmes courants (et mesures que vous pouvez prendre)

Problème #1 : Je ne trouve pas l'onglet ou l'option Canvas dans mon espace de travail.

• Assurez-vous que la version de votre espace de travail prend en charge les canevas. Vérifiez si vous utilisez un ordinateur de bureau ou un navigateur. L'onglet « Fichiers » peut s'afficher différemment.
• Si vous avez souscrit à un forfait gratuit, vérifiez le nombre de canevas ou de canevas autonomes que vous pouvez créer. Il peut y avoir des limites.
  Problème #2 : Confusion d'autorisations : qui peut modifier ou consulter les canevas ?
• Si quelqu'un crée un canevas et que les autres ne peuvent pas le modifier ni même le visualiser, vérifiez les paramètres « Partager » du canevas. Utilisez le menu à trois points → Gérer l'accès.
• Si votre espace de travail utilise le « partage limité » ou accueille des invités externes, les règles deviennent plus strictes. Vous aurez peut-être besoin d'un propriétaire/administrateur pour les ajuster.
  Problème #3 : J'ai activé les notes IA pour un groupe, mais le résumé n'apparaissait pas ou était incomplet.
• Vérifiez que l'un des membres du groupe a cliqué manuellement sur « Démarrer les notes IA » (une bannière apparaît sur l'écran du groupe).
• Notez que les contacts avec des invités externes peuvent ne pas être éligibles aux notes IA.
• Vérifiez également que votre espace de travail Slack a activé les fonctionnalités d'IA dans Paramètres → Gérer les autorisations → AI.
  Numéro #4 : La transcription est là mais je n'arrive pas à en rechercher certaines parties.
• Comme indiqué, les transcriptions sont intégrées dans des toiles mais peuvent pas être indexé pour la recherche.
• Solution : Une fois le canevas généré, ajoutez manuellement un titre récapitulatif et des balises afin de pouvoir le retrouver via des recherches par mot clé.
  Problème #5 : Mon espace de notes est en désordre : trop de canevas, dénomination incohérente.
• Créez une convention de dénomination : Date + Titre de la réunion + Chaîne.
• Archivez ou supprimez régulièrement les canevas ou les notes de groupe obsolètes.
• Utilisez des onglets de canevas dans les chaînes pour regrouper les éléments au même endroit et assurez-vous que les éléments épinglés mettent en évidence la version de référence actuelle.

Notes automatiques sur Slack : Noota

Lorsque votre équipe se réunit fréquemment, par le biais de réunions, d'appels clients ou de sessions de brainstorming, prendre des notes manuellement dans Slack devient un véritable casse-tête. C'est là que Noota intervient pour aider vous automatisez le processus :

• Automatise la transcription et le résumé de la conversation.
• Publie le résumé et les principales mesures à prendre sur la chaîne de votre choix dans Slack.
• Vous permet de choisir la façon dont le résumé est structuré, afin d'obtenir ce que vous besoin (décisions, prochaines étapes, propriétaires) plutôt qu'un tas de texte.

Voici comment cela fonctionne

1. Dans Noota, accédez à « Intégrations » et sélectionnez Slack. Cliquez Activez.
2. Accordez les autorisations requises : accès aux chaînes/conversations Slack et possibilité de publier les résumés des réunions sur un canal désigné.
3. Choisissez la chaîne Slack sur laquelle vous souhaitez que les résumés des réunions apparaissent (par exemple, #team -réunions, appels #sales). Noota vous donne la flexibilité de choisir les chaînes qui seront publiées automatiquement.
4. Configurez le modèle de résumé de Noota pour qu'il corresponde votre style de réunion (ordre du jour, participants, décisions, prochaines étapes). Réglez-le une fois et oubliez-le.
5. Après chaque réunion surveillée par Noota, vous trouverez le résumé automatiquement publié dans Slack. Ensuite, vous et votre équipe pouvez examiner, commenter ou agir.

Vous souhaitez automatiser la prise de notes sur Slack ? Essayez Noota gratuitement dès maintenant.